公司级会议管理办法.docx

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1、公司级会议管理办法1目的和适用范围1I目的为加强XX信息技术股份有限公司(以下简称“XX”“公司”)公司级会议管理，贯彻落实上级关于改进作风、加强会议管理的各项规定，提高会议质量，防止会议泛滥、浪费资源、效率低下等风险，制定本管理办法。会议应坚持从严从简，勤俭节约，聚集解决问题，做好督办落实。1.2适用范围本办法适用于公司级会议。公司各部门、分子公司内部会议可参照本制度中相关规定和要求执行。2术语和缩略语公司级会议是指为实现公司既定目标而组织召开的涉及公司全局工作、调集公司重要资源、推进公司重大管理、启动公司级重大项目、开展公司级重要活动与培训，并由公司统一安排、纳入统一预算、公司领导主持，一

2、般由职能业务部门负责和相关部门配合的会议。3管理职责综合管理部是公司级会议的归口管理部门，主要职责如下：(1)负责定期审核、发布公司级会议清单；实施日期:发布日期:(2)负责审核会议相关费用;(3)负责审核会议相关材料发放范围；(4)负责协助会务安排；(5)负责督促会议责任单位做好会议决定事项跟踪督办和落实。会议责任单位按预算要求控制会议费用，并负责准备会议材料、参会人员通知、会务安排、会议组织、整理会议纪要(备忘)以及会议决定事项的跟踪、督办和落实等工作。综合管理部负责提供会议室、用车、用餐、住宿等会议相关服务。股东大会、董事会、监事会会议按照相关部门监管要求、公司章程及公司治理文件，可参照

3、本管理办法执行。4控制程序每年年初各部门应做好当年公司级会议安排计划，经综合管理部汇总、审核后发布，参见XX公司级会议清单。会议责任单位应按照年度计划，提前做好会议策划，并报综合管理部。各相关部门应齐心协力做好会议安排。会议责任单位应注意提升会议效率，控制会议规模和会议时间。根据会议的要求，会议责任单位应拟写会议纪要或备忘。按0004公文管理办法规定报送公司领导审签，经公司领导签发后由综合管理部负责下发。(关键控制流程)会议责任单位应根据会议纪要(备忘)要求做好跟踪、督办、反馈工作。(关键控制流程)会议应厉行节约。尽量在公司内部召开，简化形式；发布日期:实施日期:会议用餐安排自助餐或工作餐；倡

4、导无纸化会议，一般不印刷纸质会议材料；提倡使用虚拟会议、视频会议等。会议责任单位应认真对会议情况进行总结，优化会议安排。5报告和记录表式701AXX公司级会议清单702AXX会议通用规则6文件修改变更记录文件编号：0007修订部门：综合管理部序号更改原因修改后版本号修改人修改日期主要更改内容12拟稿：日期:审核：日期:发布日期:实施日期:701A公司级会议清单#会议名称周期时间会期地点主持人责任部门参会单位及人员1领导班子民主生活会年度2月半天公司内部党委书记党群工作部副总以上领导2职工代表大会年度3月半天集团内部工会主席党群工作部综合管理部职代会代表、列席代表3股东大会年度4月半天公司内部董

5、事长战略发展部股东，董事、监事、高级管理人员，律师事务所律师4董事会、监事会会议季度3、4、8、10月半天公司内部董事长监事会主席战略发展部董事、监事、高级管理人员，职能部门5董事会专门委员会会议季度3、4、8、10月半天公司内部委员会主任战略发展部委员会委员，相关职能部门6总经理办公会月度周一半天公司内部总经理综合管理部公司副总经理、总经理助理7党委理论学习中心组学习双月周一半天公司内部党委书记党群工作部党委委员8党委会月度周一半天公司内部党委书记党群工作部综合管理部党委委员治布日期：实施日期：共6页第4页#会议名称周期时间会期地点主持人责任部门参会单位及人员9纪委会季度1、4、7、10月半

6、天公司内部纪委书记党群工作部纪委委员10党建工作例会季度3、6、9、12月半天公司内部党委副书记党群工作部党委书记，党群职能部门，党总支、直属党支部书记11安委会每月每月半天公司内部总经理运行与安全管理部各部门、分子公司安全责任人、安全员12经营会季度每季度半天公司内部总经理财务评价部公司分管领导、各分子公司发布日期:实施日期:702AXX会议通用规则序号总体要求要点1减少会议数量(1)合理安排年度工作，做好会议筹划。(2)除已明确的会议外，原则上不临时增加会议。2控制会议时间(1)提倡开短会。年度综合性大会，原则上不超过3个小时，其他各类会议原则上不超过2.5个小时。(2)大会交流发言一般控

7、制在5-10分钟，讨论工作的会议，汇报发言时间一般不超过15分钟。(3)会议责任单位结合控制会议时间要求和议题内容，控制会议议题数。3控制会议规模(1)尽可能减少参加会议的领导人数，一般按照“谁分管、谁参会”的原则安排。(2)会议发言要简明扼要，突出重点。(3)一般会议只安排与会议内容密切相关的人员参加。非会议责任单位和部门，原则上1人参会。4创新会议召开方式(1)提倡利用“虚拟会议”、“网络会议”减少不必要的来回奔波。(2)提倡会前多做调研和交流。5提高会议效果(1)开有准备的会议，责任单位负责准备会议材料，议案和会议材料应经相关领导预审。(2)会议材料力求条理清晰、言简意赅。会议材料一般不

8、超过2,000字。各单位汇报发言要简明扼要、紧扣主题、突出重点，主要是对汇报重点内容进行补充说明。(3)简约PPT风格，内容上以解决问题为先导。6改进会议组织形式(1)一般性工作会议，不设主席台，不专门摆放花草，不设背景版。(2)公司内部会议不得发放礼品和纪念品。7认真落实会议决定事项(1)研究专题工作会议都要形成会议纪要，由责任领导审签后，3个工作日内下发，切实提高会议纪要质量。(2)会议各项决定事项一般应明确责任人，牵头落实有关工作，并将会议决定事项落实情况及时反馈主要领导。8加强会议管理(1)加强会议评估，评估会议必要性和召开形式。(2)加强会议计划性管理，尽量不开临时突发性会议。(3)加强会议保密管理。与会人员严格执行公司有关会议内容的保密规定。(4)加强会议礼仪，提升职业化水平。(5)严格控制会议经费。公司内部不安排宴请，安排自助餐或工作餐。发布日期:实施日期: