GB9001质量管理体系程序文件---文件控制程.docx

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1、文件控制程序1、目的对公司质量/环境/职业健康安全管理体系（以下简称:管理体系）范围内有关的产品和服务有关的文件进行控制，以确保各相关场所使用的文件现行有效。2、范围适用于公司管理体系范围内与产品和服务有关的文件控制，包括外来文件。3、职责3.1 公司总裁负责确定公司管理方针和管理目标，负责批准和发布质量/环境/职业健康安全管理手册（以下简称：管理手册）。3.2 管理者代表负责管理手册的审核和程序文件的批准。3.3 公司质量技术部是公司管理手册及程序文件的归口管理部门，并负责本部门第三层次文件和资料的归档管理。3.4 各单位/公司职能部门负责编写和管理本职责范围内的管理规定、技术性文件（第三层

2、次文件）。4、流程4.1管理体系文件的管理4. 1.1管理体系文件的编制、审核、批准、发布：1）管理手册：由质量技术部负责编写，管理者代表进行审核，公司总裁批准发布；2）程序文件：由质量技术部组织编写，部门经理审核，管理者代表批准发布；3）其它管理文件：由公司各核算单位（以下简称单位）/公司职能部门负责编制，各单位/公司职能部门负责人进行审核，报分管领导批准发布。4. 1.2管理体系文件的发放：管理手册、程序文件发放则由质量技术部填写文件分发、回收记录表（见附件2）,经批准后各单位指定接收人签字保管。其它管理文件则由各单位/公司职能部门负责人批准发放,接收人签字。4.2技术文件的管理4.2.1

3、 技术性文件的编制、审核、批准、发布，由各单位技术部门负责产品技术文件的编写，由产品技术负责人进行审核，报产品主管/技术主管批准，涉及技术指导性文件应经过单位技术负责人批准；4.2.2 技术性文件的发放：由各单位/公司职能部门根据工作需要确定发放范围，发放应经过相关领导批准，接收人签字。4. 3外来文件的管理4. 3.1公司各单位/公司职能部门应指定人员负责与公司产品和服务相关的外来文件管理，并按公司发文规定进行分发和控制。4. 4文件管理的有关要求4. 4.1管理体系文件编号说明：1）公司层面文件编号（包括公司职能部门编制的管理文件）:Q/THK XXX - XXXX年号 文件顺序号（用阿拉

4、伯数字表示,从400到499）； 泰豪科技股份有限公司企业标准代码2）文件附件编号：.文件附件采用该文件编号，并根据文件附件的顺序分别标明“附件1、附件2、附件3”顺延；3）各单位管理办法或实施办法编号（以“GL”表示，“G”和“L”分别为“管”和“理”二字汉语拼音第一个字母）单位名称缩写。例如：电源DY （XX电源技术公司）；电力DL（电XX气事业部）；部门序号：销售部：1XX,技术研发部：2XX,质检部/质量安全部：3XX,采购部：4XX,制造部/生产部:5XX,其它：6XXQ / THK - XX-GL. XXX -XXXX1年号（如:2013）管理规定部门序号管理规定属性代码L-单位名

5、称（如:LY） 企业名称代码 企业标准代码4. 4. 2产品设计、工艺、工装、检验等技术文件的编号按各核算单位技术部门的规定执行；5. 4. 3文件的使用:A、管理体系文件分为受控文件和非受控文件，并可以使用电子和纸质文本。电子版本文件由质量技术部以PDF形式发放或在公司内部网站上进行公布；纸介文件则由质量技术部直接发放。受控文件必需在文件封面加盖“受控”红印章；B、使用文件的各类人员，必须正确使用文件并遵守有关规定，未经文件更改程序，不得随意在已颁布/正式实施的各管理体系文件中进行增减、修改；文件应保持清晰，标识清楚，不得在文件中随意涂画;C、文件使用中损坏/丢失的处理，纸纸文件损坏或丢失后

6、，文件使用者可直接向文件发放部门提出书面申请，由所在单位/部门领导签字确认，发放人在原发放表上做标识后，给予重新更换或补发；电子版本保存的文件损坏或丢失后，可以向上级主管说明原因并重新获取。4. 4. 4文件的保存：使用部门在收到文件后，应指定专人按相关规定保存该文件，以保证使用人员/部门及时得到适用版本的文件；4. 4.5文件的更改，根据组织结构、产品、工作流程、相关法律、法规、规章制度等变化情况，必要时应对相关文件组织进行评审、批准后实施更改：A、管理手册、程序文件的更改：由质量技术部更改申请者填写文件更改申请/批准单（见附件3）,经分管领导批准后进行更改，并将更改后的正稿及相应的文件更改

7、申请/批准单交由原发文部门按原发放清单进行发放，同时收回相应作废文件，在文件分发、回收记录表（见附件2）上做相应记录；更改标识为“更改页次-顺序号”，如：文件控制程序共4页的第3页第一次更改，标识为：3/4-kB、其它管理文件的更改：由公司各单位/公司职能部门自行按规定办理；C、产品图样和技术文件的更改：批准、更改方式及更改标识按技术部门的规定办理。4 4 6文件的回收、作废:A、文件的回收：由原文件发布或发放部门负责，对失效的受控文件应及时进行回收，并填写文件分发、回收记录表（见附件2）；B、文件的作废：各单位/部门对回收的文件应及时进行处置，对需销毁的文件应经主管负责人同意；对留作资料的须加盖“作废保留”印章；原版本文件作废后，应及时将作废文件撤出。5、相关文件5.1记录控制程序6、附件附图1：文件控制流程图附表1：文件分发、回收记录表附表2：文件更改申请/批准单附表3：质量/环境/职业健康安全管理体系文件清单