会务费管理办法.docx

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1、会务费管理办法1总则1.1 为加强XX信息技术股份与公司（以下简称XX或公司）会务费管理，规范和控制会务费支出，根据宝信软件会务费管理办法,结合XX实际，制订本管理办法。1.2 本办法适用于XX公司，各子公司结合自身情况制订不高于本办法会务费用标准的实施细则。2会务费使用及管理原则2.1 定义：会务费指公司为管理和组织经营活动而召开会议所发生的费用，包括会场、会议设备租赁费、会标制作费、会议材料印刷费、会议用餐费、必须由公司承担的外单位人员差旅费及与组织会议相关的其他费用。2.2 公司会议分为公司级会议、部门会议。公司级会议指由综合管理部归口管理的，经公司主要领导或分管领导批准的公司级会议。部

2、门会议是指各部门为管理和组织本单位业务而组织召开的各类会议。2.3 会务费纳入公司预算管理体系，采用“按实列支、挂钩经营、合理使用、年度考核”的管理方式。各部门应根据年度经营预算提出下年度本部门的会务费预算。经公司财务评价部审核平衡，公司主管领导批准后下达。每年预算可根据实际情况按追加预算审批程序作调整。3职责3.1 财务评价部负责本部会务费预算综合管理，制（修）订本管理办法，负责会务费用的报销审核及款项支付。3.2 综合管理部负责编制公司级会议计划及年度会务费用预算、在预算范围内统一安排公司级会务费用的使用，确认会议发票内容的真实性、登记会务费用台账。会议计划及台账明细包括会议名称、会议内容

3、、会议日期、参会单位及与会人数、会议地点、会议需要发生各项费用明细。3.3 各部门负责编制本部门会议计划及费用预算，在预算范围内按规定使用本部门会务费，严格执行人均费用标准，确认发票内容的真实性、登记会务费用台账Q3.4 党群工作部负责对公司会务费用支出情况进行监督检查。4会务费用标准4.1内部会议是指会议主题围绕XX业务且参会人员均为公司内部人员的会议。4.2 外部会议是指由XX承办的会议主题为外部业务的会议，以及会议主题围绕XX业务但有公司外部人员参加的会议。4.3 内部会议和外部会议区分不清楚时，原则上按照内部会议标准执行。4.4 各部门应充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降

4、低会议成本，提高会议效率。4.5 内部会议（含年度工作会议、年度管理研讨会等）应安排在自有场所举行，如需用餐，均安排工作餐（可采用自助餐形式），不得超过80元/人（含非酒类饮品费用）。会议期间可本着适量节约的原则安排茶歇。在本市举办的会议原则上不安排晚餐。不得以任何形式赠送纪念品。4.6 外部会议（出席对象主要是外单位人员）应尽量安排在自有场所举行，会务用餐（列支“会议费”）尽量以自助餐形式用餐，按一般公务招待标准；会议期间可本着适量节约原则的安排茶歇。会议期间，如与重要客户另行开展了商务谈判交流等活动并发生商务招待，按商务接待标准据实列支“业务招待费”，不得将业务招待费用列支“会议费”。会议

5、承办单位可按会议需要安排会议用车，对特别重要人员可安排接待用车。4.7 同城单位间会议，承办单位原则上不安排会议用车；跨区域大型会议，承办单位可根据会议需要安排会议用车。参会人员如额外发生费用，不得公款支付。4.8 各部门确需赠送带有公司1ogo纪念品，应向综合管理部申领。4.9 对于公司员工参加公司外单位召开的市内、外埠会议所发生的会务费、差旅费、住宿费及生活补贴、资料费等的管理，按照飞马智科市内外差旅费、调遣费及探亲费管理细则执行。4.10在本市召开的公司会议原则上不发生住宿费用，如遇特殊情况，需公司分管领导审批后方可开支上述费用。4.11禁止事项4.11.1不得到明令禁止的风景名胜区召开

6、会议。4.11.2内部会议严禁上白酒。4.11.3各类会议严禁提供香烟。4.11.4会议活动中不得赠送现金和购物卡、消费卡、商业预付卡等各种有价证券、支付凭证及贵重物品等。4.12原则上违反本标准规定，对未列入年度预算以及超范围、超标准开支的费用不得报销。5会议申请及实施5.1部门组织各类会议发生的会务费，计入部门成本。由部门审核后报经公司分管领导审批；公司组织各类会议发生的会务费，计入公司成本，经综合管理部审核并报公司分管领导批准后到财务评价部办理报销手续。6台账管理各单位应建立会务费明细台账，包括会议名称、会议主要内容、会议时间、会议地点、参加单位及与会人数、会议发生的费用开支内容、各项费

7、用预算及使用情况等（表式详见附件），详细记录每一笔会务费用开支明细，并对会务费使用的合理性、会议发票内容的真实性负责。7费用报销7.1 会议责任部门应在会议结束后及时办理报销手续。会务费报销时应当提供会议审批表（表式详见附件）、会议通知或会议议程、会务费用明细表（表式详见附件）、定点饭店等会议服务单位提供的原始发票等单据，开具内容为“会务费”的发票应同时提供水单。7.2 经办人员对发票的真实性负责，提交的报销发票应符合国家有关发票管理规定，严禁以虚假发票、白条作为报销凭据。7.3 负责举办会议的部门或个人应严格履行内部批准程序，由经办人录入报支系统、应经相关领导书面或在线审批后据实报销，财务评

8、价部审核无误后予以报销。7.4 会务费报销应以银行转账或银行卡方式结算，不得以现金方式与报支人结算。8考核8.1 会务费用纳入各部门绩效考核。各部门应统筹安排、节约使用。8.2 当年预算节余不结转下年度。9相关文件9.1 市外差旅费、调遣费及探亲费管理细则9.2 业务招待费管理办法10附表10.1XX会务费审批表10.2会务费用明细表10.3会务费明细台账11附则11.1本办法由财务评价部负责解释、修订。11.2本办法自发布之日起生效。12文件变更记录XX（管理）文件修改变更记录文件编号：修订部门：财务评价部序号更改原因修改后版本号修改人修改日期主要更改内容1拟稿：日期:审核：日期:会务费审批表日期：年月日部门经办人会议日期会议人数会议地点会议预算（元）会议内容成本列支（请打J）口公司口部门部门领导审核：年月日综合管理部负责人审核：年月日公司领导审核：年月日会议费用明细表金额单位：元会议名称：会议地点：会议时间：会议类型用餐/宴请（含酒水）其他费用明细费用合计参会人数人均总额外部会场设备租赁会场布置住宿费差旅费其他标准实际发生会议筹备加班60内部会议80外部会议300报销人：负责人审批:会务费明细台账（表式）台账登记人：单位：元序号会议名称主要内容会议时间会议地点参加单位与会人数费用开支内容各项费用预算实际使用情况经办人/审核人注：台账内容包括但不限于以上内容。