合同管理办法.docx

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1、合同管理办法1目的和适用范围11目的为加强XX信息技术股份有限公司（以下简称公司）的经济合同管理，防范与控制合同风险，维护公司的合法利益，根据国家相关法律法规和宝信软件相关管理制度，结合公司实际情况，制订本办法。1.2适用范围适用范围：本办法适用于公司各职能部门、各分公司（含智能制造研究院）的合同管理工作。劳动合同管理工作不适用本办法，公司另行制定相关管理办法予以规范。各子公司根据自身经营需要参考制定自身的管理办法。2引用标准2.1中华人民共和国民法典3术语和缩略语3.1 合同是指公司与平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。主要表现为以下形式：3.1.1

2、与公司主营业务相关的经营业务合同，包括建设技改工程、销售、采购、运输、技术、借贷、仓储、承揽、租赁、中介机构聘请、物业管理等日常经营行为形成的法律文件。3.1.2 公司长期投资相关的法律文件，包括备忘录、意向书、股东协议、合资合同、章程等；公司重组、改制、收购兼并、股权转让等资本运营行为和发债、对外担保等非日常经营行为形成的法律文件。3.2 “格式合同”是指针对公司主营业务领域日常发生的同类业务而预先拟订、并可重复使用的合同文本。3.3 合同管理是对公司订立、履行、变更、解除、终止合同的行为依法依规进行审查、监督、控制等一系列管理过程的总称。3.4 合同管理归口部门是指对公司合同实行集中统一监

3、督管理的专业管理部门。商务中心为公司合同管理归口部门。3.5 合同签订部门是指经公司授权可以对外进行项目洽谈、合同拟订的管理部门或者分公司（含智能制造研究院）。原则上，商务中心为公司采购、外协类合同签订部门，市场拓展分公司为公司销售类合同签订部门，各职能部门为相应职能管理类合同签订部门。如出现拟签战略合作协议等重大协议涉及公司采购、销售等具体业务合作细节的，重大协议牵头部门为合同签订部门，商务中心、市场拓展分公司参与合同洽谈及合同评审。3.6 合同履行部门是指负责项目实施及合同履行的相关部门或分公司。3.7 合同管理员是指公司配备的负责合同审查、合同台帐管理、合同数据统计分析、合同档案收集保存

4、等合同管理具体工作的人员。3.8 签约人是指有权代表公司签约的法定代表人或由其授权的委托代理人。3.9 委托代理人是指经公司法定代表人授权，代表公司对外签订合同的人员。4.管理职责4.1 商务中心是公司合同管理归口部门，职责主要是：4.1.1 负责拟定、修订合同管理办法，并组织实施。4.1.2 1.2组织公司格式合同的起草、审核、修订。4.1.3 1.3负责公司经营业务合同的法律评审和本部门业务合同的商务评审。着重审查法律适用、风险承担、争议解决等法律条款，关注知识产权权属、许可及利益分配、后续改进的权属等条款，以及合同条款是否存在显示公平、违法违规，合同形式及订立程序是否合法。4.1.4 负

5、责合同专用章管理。4.1.5 对合同履行情况进行跟踪管理，检查和督促各单位按合同约定履行，使合同管理动态、可控。4.1.6 负责组织协调处理合同争议，维护公司合法权益。4.1.7 负责公司合同台帐的建立和维护、合同档案的归档。发布日期：实施日期:4.2 合同签订部门4.2.1 负责本部门业务范围内各类合同签订前的计划审核、招投标申报、商务洽谈、合同文本草拟。4.2.2 负责发起和组织合同评审，汇总各部门合同评审意见，形成评审结论，将合同提交公司分管领导审批，办理合同签字盖章手续。4.2.3 参与合同评审，负责审查各方当事人主体资格是否合格、合同条款是否齐全、完整，合同约定是否明确、具体，负责评

6、审合同的知识产权权属、许可及利益分配、后续改进的权属、合同价款及支付、违约责任、双方权利义务等商务条款。4.2.4负责组织合同标的物的交付、验收。4.2.5及时向合同管理归口部门反馈合同发生的争议，并配合处理。4.2.6负责办理合同的变更或解除事宜，并报各部门评审和公司领导审批。4.2.7定期向合同管理归口部门报送本部门合同签订履行台帐和合同数据统计分析报表。4.2.8在合同履行完毕后，将合同正本、招投标文件以及合同有关的其他资料收集整理，建立合同档案及归档清单一并报送合同管理归口部门归档。4.3合同履行部门4.3.1参与合同评审，负责审查合同质量、工期、验收、质保、安全等技术条款、技术协议及

7、技术附件。4.3.2负责业务范围内合同按约履行。4.3.3配合对合同标的物的交付、验收。4.3.4协同收集与评价合同相对方的诚信情况及履约信息并及时反馈合同签订部门和合同管理归口部门。4.3.5及时向合同签订部门和合同管理归口部门反馈合同实施中发生的争议，并配合进行处理。4.3.6配合合同签订部门办理合同的变更或解除事宜。4.3.7及时向合同签订部门反馈合同履行进度、质量情况。4. 3.8及时收集合同归档所需的相关资料。4.4财务评价部4.4.1 参与合同评审，负责评审合同的资金风险，包括资金结算、支发布日期：实施日期：付条件、担保等财务条款。4. 4.2负责审核并办理合同款项收付。5管理要求

8、4.1 合同订立管理4.1.1 订立合同应当遵守国家有关法律法规和规定，做到合同主体、内容、形式、程序合法合规。4.1.2 签订合同前，合同签订部门应对合同相对人进行资信调查，了解工商登记信息、相应资质及履约能力等。4.1.3 对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，合同签订部门应当予以记录并妥善保存。4.1.4 签订合同，应采用书面形式，由法定代表人或经授权的委托代理人签署并加盖合同专用章或公司公章。未经授权或超越授权权限,不得对外签订合同。4.1.5 合同文本要做到标的清楚、内容齐全、条款完备、权利义务明确、平等互利、用语规范，避免

9、出现歧义表述，并注意慎重选择管辖地和争议解决方式。4.1.6 签约人不得在未确定主体、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、违约责任、争议解决方式等合同主要条款的空白文本上签字。4.1.7 合同相对人非由法定代表人签字的，合同签订部门应要求合同他方出示授权委托书，并审查签字人的身份证明材料。4.2 合同评审管理5. 2.1公司实行合同会签评审制度，相关部门应根据职责分工对合同进行专业审核，加强合同风险控制。5. 2.2合同评审主要包括专业技术、商务、财务、法律等评审。5. 2.2.1专业技术部门负责评审工作范围、质量、工期、验收、质保、安全等技术条款及技术附件。5.2.2.2合同签订部门负责

10、评审合同价款及支付、违约责任、双方权利义务等商务条款。5.2.2.3财务评价部负责评审资金结算、支付条件、担保等财务条款。5.2.2.4商务中心负责评审合同法律适用、争议解决等法律条款，以及合同条款是否存在显失公平、违法违规，合同形式及订立发布日期：实施日期:程序是否合法等。5.2.3合同评审应在合同订立前开展，不得出现合同签订后再评审。5.2.4适用格式合同文本的经营业务合同，合同签订部门自行评审。5.2.5非适用格式合同文本的经营业务合同，合同签订部门应按照相关规定组织相关部门对合同文本进行评审。5.2.6合同签订部门应向参与评审部门介绍合同的背景情况，并配合相关部门的评审工作。5.2.7

11、合同签订部门应当根据评审意见对合同文本进行修改。对评审意见未予采纳的，应当告知评审单位并说明情况。5.3 合同履行管理5.3.1 3.1合法有效的合同，应严格、全面履行，不得擅自变更、提前终止或解除。因特殊原因确需变更、提前终止或解除的，应按照相关规定履行合同评审、审批程序。5.3.2 合同应适当履行。合同相对方未按约履行合同义务（包括但不限于付款、交货、工期、质量等）时，应及时向相对方主张权利，要求其履行义务。严禁在相对方没有履行合同义务时提前履行合同，包括但不限于支付价款、交付设计、交付设备等。5.3.3 合同履行过程中，有足够证据证明可以拒绝履行、终止履行、请求撤销、代位行使、解除合同等

12、法定情形或约定情形发生时，应按照法律、法规规定通知合同相对方，并采取相应措施。5.3.4 转让合同权利义务的，需遵循国家法律的相关规定，法律严禁转让的，一律不得转让；允许转让的，应严格按照法律规定履行转让手续，并将转让后各方的权利义务关系以书面协议的形式确认，签订书面协议应当按照合同评审、审批流程办理。5.4 合同专用章管理5.4.1 1公司合同专用章由公司综合管理部刻制，公司发文启用。合同专用章使用损耗需重新刻制的，应重新办理申请刻制手续。5.4.2 合同专用章由商务中心专人保管，保管人员如发生离职、离岗或调岗应办理合同专用章交接手续。5.4.3 使用合同专用章要如实在合同专用章使用登记台帐

13、上登记相关内容。5.4.4 合同专用章专供签订合同时使用，严禁外借、转让和利用合同专用章牟利。外出签订合同确需携带合同专用章的，应由合同发布日期：实施日期：签订部门填写合同专用章外借审批表，经公司主管领导批准后，在合同管理归口部门办理外借登记手续，使用结束后及时归还。5.4.5 公司签订合同经合同评审、审批流程，报公司法定代表人或委托代理人签字后方可加盖合同专用章，不得在未确定主体、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、违约责任、争议解决方式等合同主要条款的空白文本上加盖合同专用章。5.4.6合同专用章因使用损耗、业务调整、公司名称变更或撤销等原因不再使用的，合同管理归口部门应及时到政府相关

14、部门办理合同专用章缴销手续，并将缴销证明留存归档。5.4.7合同专用章遗失的，应立即向公司主管领导报告，并在当地市级以上报纸上刊登遗失作废声明。5.5合同基础管理1.1.1 5.1公司应设定合同管理岗位，配备合同管理员。合同管理归口部门必须配备专职合同管理员，合同签订部门应当配备专职或兼职合同管理员，合同履行部门根据工作需要可以配备兼职合同管理员。合同管理岗位应设定必要的任职资格条件，并对合同人员开展相应的知识技能培训或业务交流研讨，提高业务能力。1.1.2 5.2为有效防范合同风险，根据国务院国资委和中国宝武钢铁集团有限公司的要求，公司各部门、各分公司除使用格式合同文本的经营业务合同外，其余

15、合同全部进行法律审核。1.1.3 商务中心负责组织公司格式的起草、审核、修订工作。经会签审定的格式合同不得擅自变更。格式合同的内容因法律法规的修订或经营活动的变化需进行修改的，合同签订部门应及时提出修改意见。1.1.4 合同履行完毕后，合同履行部门协助合同签订部门及时整理合同相关材料，建立合同档案，整理合同归档清单，一并移交合同管理归口部门Q合同管理归口部门按照公司档案管理部门的要求进行归档。1.1.5 公司应建立健全内部保密制度，加强对有关人员的保密教育，在合同管理过程中，对谈判方案、项目信息、合同文件等商业秘密严格保密。5.5.6合同管理归口部门负责建立、维护公司合同签订履行台帐。发布日期：实施日期：合同签订部门负责建立本部门的合同签订履行台帐，如实记录合同签订履行情况，并按照合同管理归口部门的要求，定期提交合同台帐和合同数据相关报表。6相关文件6.1法律事务管理办法7报告和记录表式7.1 合同签订履行台帐7.2 合同专用章使用登记台帐7.3 合同专用章外借审批表7.4 合同评审表8文件修改变更记录XX信息技术股份有限公司（管理）文件修改变更记录序号更改原因修改后版本号修改人修改日期主要更改内容