合同管理规范（合同管理办法）.docx

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1、合同管理规范第一章总则第一条为规范公司合同管理，规范企业经营行为，防范与控制合同风险，有效维护企业的合法权益，预防合同纠纷，促进XX企业依法经营、依法管理，保持公司健康持续发展，根据中华人民共和国民法典等有关法律、法规结合我分公司实际，特制定本规范。第二条适用范围（一）适用于XX公司名义对外签订的合同或者协议。（二）具有合同性质的意向书、备忘录等法律文件的管理适用本办法。（三）廉政合同和劳动合同的管理，按照其他相关规定执行。（四）公司为签订合同进行的资信调查、意向接触、商务谈判，以及合同的起草、审查、签订、履行、变更、解除、争议处理等活动，应当按照本办法的规定执行。（五）公司各部室（中心）、各

2、分公司公司不得作为经济合同的签订主体,合同的签订主体仅限于公司，不得对外提供担保，对外签订合同，一律使用公司的合同专用章，不得使用内部机构章或财务专用章。（六）合同签订工作应当在合同开始实际履行前完成。合同生效后，合同执行部门应当严格按照合同的约定全面及时履行合同义务，跟踪和监督合同对方履行合同的情况，保障实现公司合同权益。第三条原则（一）全面管理原则。对外开展经济活动应当签订合同，并且应当履行合同审批流程。（二）合法合规原则。签订合同应当符合法律法规及公司内部管理规定的要求。（三）全程控制原则。对合同的谈判、起草、审查、签订、履行等各环节进行全过程管理，有效防范合同风险。（四）高效支撑原则。

3、应当根据经营管理需求，采取多种手段，不断提升合同管理效率，有效支撑业务经营活动。（五）分工协作原则。合同归口管理部门、合同协助管理部门、合同承办部门和合同执行部门应当按照各自分工履行相应的合同管理职责，协作配合开展合同管理工作。（六）签订合同应当遵循平等协商、公平自愿、诚实信用的原则。（七）合同管理实行综合管理与专业管理相结合的原则。综合部负责对合同实行综合管理，财务部根据有关财务制度负责对合同进行专项管理。承办部门负责对合同实行专业管理。第四条定义（一）合同是指公司为了某种经济目的，依照中华人民共和国民法典及其有关法规规定，对外签订的，明确双方权利义务关系的书面协议，包括以书面形式及口头形式

4、订立的合同，不包括劳动合同。（二）重大合同是指分公司签订标的额在人民币五十万元以上的合同。（三）合同争议是指各单位依法订立的合同因不能履行、不能全部履行或不能按期履行所引起的民事争议。（四）合同示范文本是指为提高交易活动效率，根据国家法律法规规定，由集团公司、省公司和分公司确立的文本。（五）虚假合同是指通过虚签合同、假借合同形式规避财经法律法规要求，规避公司财务管理制度和规范；或者以合法形式掩盖非法目的，破坏公司正常管理秩序、实现不法利益获取、给公司造成损失或可能造成损失的合同，主要包括但不限于通过假借合同形式，虚构对外合作业务内容、虚构交易活动项目、虚拟交易主体、虚构工作量进行结算、擅自提高

5、结算标准、采用低进高出或高进低出等方式实现资金转移、钱款套取或利益输送等不法目的。（六）合同倒签是指合同双方在合同签订生效之前已经开始实际履行合同内容，而在合同履行过程中或在合同履行完毕后补签合同的情形。主要表现为合同签订日期晚于合同期限的起始日期。第二章职责第五条综合部是公司的合同综合管理部门，主要履行以下职责：（一）组织贯彻国家和上级主管部门有关合同的法律、法规和规章；（二）拟定合同管理的规章制度，并负责组织实施；（三）参与重大合同、涉外合同的可行性研究、谈判；（四）负责公司负责人有关授权委托事宜；（五）负责合同服务平台使用的指导、规范；（六）负责合同印章的管理和使用；（七）负责收集合同文

6、本及相关档案、合同资料的立卷归档；（A）负责对合同审签流程上载资料是否齐全进行审查；（九）配合处理合同争议、诉讼、仲裁等事宜（十）省公司和分公司赋予的其他职责。第六条纪委办公室是公司合同监察部门，主要履行以下职责:（一）合同履行情况的监督检查，负责合同履行过程中遇到的违纪违规情况的处理；（二）负责对合同中廉洁诚信承诺书及有无关联情况的审查。第七条财务部根据财务制度、审计制度及预算支出情况，对合同实行专项审核，主要履行以下职责：（一）负责审查合同项目预算；（二）对合同条款中约定的收/付款方式的提供建议，并对其合理性及经济风险进行分析、审查；（三）审查合同相关条款是否符合国家财会、税务相关法律法规

7、制度和公司内部财会、税务管理规定；（四）负责合同收付款的财务处理工作；（五）及时汇总、提供合同收付款情况；（六）负责合同印花税的申报和贴缴；（七）其他相关合同管理职责。第八条承办部门是合同的专业管理单位，应当履行下列职责：（一）具体负责所承办的合同的谈判、招标；（二）负责组织审查合同对方主体资格、业务经营资质、资信情况、履行能力；（三）负责合同稿的草拟和初审，并按规定在合同管理系统上起草合同、提交审批，并根据审核人员的审核意见修改合同；（四）负责办理合同的授权委托、签署、盖章等手续。（五）建立和管理本部门合同台帐，对每份合同的履行进度、收付款情况进行登记，负责与合同相关的数据统计；（六）负责本

8、部门合同资料的管理，确保合同资料的完整；（七）根据合同履行需要，将合同文本及相关材料移交合同执行部门Q根据合同履行需要协助执行部门及时解决合同履行中出现的问题；（A）协助处理合同纠纷；（九）其他相关合同管理职责。第九条 合同需求及执行部门应当履行下列职责：（一）负责合同前期需求的整理，对合同中有关技术要求、服务标准、验收等条款提出建议。负责对合同项目建设及可行性研究，按照公司有关规定进行送审报批;（二）在合同管理系统上对合同进行协助审查、会签；（三）负责合同履行，包括组织合同验收及出具验收报告，并收集和保留合同履行中的相关材料、凭证和证据等；（四）建立和管理本部门合同台帐，负责与合同相关的数据

9、统计；（五）按照合同归档管理部门的要求负责合同移交归档等工作；（六）若有必要，负责合同履行所需的相关报批、备案或公证手续；（七）负责办理合同付款等相关手续；（八）处理合同纠纷，协助合同归口管理部门处理合同诉讼、仲裁，收集和提供与合同纠纷、诉讼、仲裁相关的证据材料；（九）其他相关合同管理职责。第十条业务主管部门职责：（一）负责对签报内容、招投标情况、合同内容进行审核；（二）负责对合同的实际履行进行监督；（三）负责支撑及配合承办部门在合同履行事宜上的协调。第三章管理规范第十一条 签订合同，应当遵守国家法律、法规和规章的规定，遵守本办法规定以及公司各项管理规定，严格履行规定的签订程序。合同条款应当明

10、确、完备；形式应当符合法律、法规要求，凡在经营管理活动中以分公司名义与外界发生经济往来的，应当签订书面合同。严禁合同对方当事人以传真、信函的形式签字盖章。第十二条合同签订标准：（一）成本类合同：1 .按费用性质分类：（1）业务技术支撑费、租赁费（临时性租赁除外）、财产保险费、劳务费、业务外包费、网元及电路租赁费、客服外包费、欠费催缴费、咨询费、社会渠道酬金（应有授权渠道商代理业务的协议、合同）、培训费（不含培训材料制作及培训用具购买）、审计费、聘请中介机构费、招聘费（只含支付给招聘中介的费用）、仓储费，不论金额大小，均须签订合同；（2）物业管理费（基站租用房屋物管费除外）5000元以上须签订合

11、同；（3）维修费10000元以上须签订合同；（4）广告宣传费、促销费、客户服务费30000元以上须签订合同；2 .按业务性质分类：（1）实物采购（招待费除外）30000元以上须签订合同；（2）按月计费的服务合同（双方约定固定金额并在一定期限内提供服务），不论金额大小均须签订合同。以上标准分别按费用性质和业务性质两个维度进行规定，只要符合任何一项即应签订合同；集团分摊费用或者业务主管部门收取费用不受上述标准限制；若有公司相关文件或者政府机关部门等相关通知、文件、收费证明等则不受上述标准限制；上述金额以每次发生额为准。（二）固定资产投资类：除以下情况可以不签订合同外，固定资产投资活动均应签订合同：

12、1 .保证金；2 .青苗赔偿费用；3 ,零星的基站搬运费用；4 .小于10000元的零星采购;5 .办理房产证、土地证发生的相关税费等费用；6 .工程建设中涉及到的地方政府及行政单位收取的地方规费。第十二条合同管理实行综合管理与专业管理相结合的原则。综合部负责对合同实行综合管理，财务部、相关部门负责对合同进行专项管理。承办部门负责对合同实行专业管理。第十三条全州的合同示范文本由州公司综合部归口管理和解释，并统一审批提交省公司法律事务部审批发布。第十四条合同准备（一）合同承办部门应当在合同事项按相关规定获得批准、取得合同订立依据后，启动合同订立流程。（二）合同承办部门应当按照法律法规和公司的有关

13、规定选择合同对方当事人。按规定应当采取招标投标方式选择合同对方当事人的，应当严格按照招标投标的有关规定执行。（三）合同承办部门应当对合同对方当事人的主体资格、业务经营资质、资信情况及履约能力等进行调查和审核，合同对方当事人应由其法定代表人或其书面授权人在合同上签字,并加盖其单位公章或合同专用章。（四）合同承办部门在进行合同谈判过程中，应当优先使用公司的合同示范文本作为谈判依据；如属于采购类项目，合同示范文本应作为招选文件（包括招标、比选、询价、竞争性谈判等采购方式）商务部分的内容，要求供应商进行应答。（五）采用招标投标方式订立合同的，合同承办部门应当在招标投标文件正式发出之前，组织相关专业人员

14、进行充分的商务、技术和法律论证。（六）合同承办部门负责前期项目招标、合同谈判、合同起草等工作的主要合同经办人需具备以下条件：L熟悉经办合同项下的相关业务，具备相关业务工作经验；2 .熟悉公司内部合同审批流程，掌握公司合同管理制度和相关合同管理要求；3 .具备基本的合同法律常识，并对经办合同涉及的相关法律风险有一定程度的了解。4 .在合同管理系统上获得合同起草资格认证考试。第十五条合同起草（一）合同承办部门应当通过招标投标、谈判等方式与对方当事人就合同条款达成一致,并根据结果起草合同。对重大合同或根据合同承办部门的需要，合同归口管理部门、合同执行部门可以派员参加项目招标投标、合同谈判及合同起草。

15、（二）合同起草的内容由当事人约定，必须具备以下条款：1、合同名称、合同各方的全称、法定地址；2、合同标的、数量、质量（货物、劳务、工程项目等）；3、合同价款或者报酬、税费、付款方式、合同收款方账户名称、开户银行和银行账号等信息；框架协议原则上应当在合同正文中明确约定最高限额，确因特殊原因无法约定的,承办部门应预估该合同可能结算的最大金额，并在合同审批表中填写，以确保合同在规定的权限内执行；4、合同的履行期限，地点和方式；5、验收的标准和方法；6、关于合同变更、转让和终止的约定；7、违约责任；8、解决争议的方法；9、法律法规规定或合同当事人约定的其他条款；10、合同内容涉及国家保密事项或公司商业秘密的，应当在合同中规定保密条款;11、涉及知识产权的合同，应当规定知识产权条款，对知识产权权益归属等问题做出明确约定；12、合同标的的质量应按照国家标准或行业标准。没有国家标准或行业标准又难以确切描述质量要求的，应该封存样品，以样品质量为准。（三）对于已经发布合同示