项目监理机构档案管理细则.docx

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1、工程监理档案管理细则一、目的为加强项目过程及竣工档案资料的归档管理，提高工程技术资料的延续性和严谨性，确保归档资料的完整、准确和及时性，促进公司及项目监理机构档案管理水平制度化、规范化，做到统一的分类、存档、编号、移交归档，使工程技术档案资料更好的服务于项目的各项工作及竣工结算，根据现行国家有关法律、法规、规范、标准和规定及公司相关制度和实际情况，特制定本实施细则。二、管理职责1、公司工程部负责对项目工程技术资料的收集、加工整理、立卷归档和移交进行指导、监督、检查。2、公司综合办公室是项目工程技术资料归档的职能部门，负责工程技术资料的接收归档，并在符合查阅的情况下给予工作支持。3、各项目监理机

2、构是工程技术资料管理的责任部门。负责本项目文件资料与质量记录的实施和管理。4、总监/项目负责人是工程技术资料管理的第一责任人，应亲自主持、指导项目监理资料的管理工作，应经常审核和检查项目监理资料的填写、收集、整理、归档等情况。对外发放监理工程文件和对内重要信息必须经项目总监或其授权代表批准并签署。5、资料员是工程技术资料管理的直接责任人，必须按照资料归档的规定要求进行过程管理活动，负责工程技术资料的接收、编号、登记、发放、回收、分类整理、保管、立卷归档和移交。6、各专业工程师是工程技术资料管理的主要责任人，对工程技术资料的形成、回复进行过程管理，配合归档。7、工程资料的日常管理应做到：注意时效

3、、及时整理、真实可靠、内容齐全、分类有序。三、档案管理工作内容1、负责各种工地会议纪要、施工方案、监理月报、工程报验单等的接收整理、登记、发放和借阅。2、负责工作联系单、变更单的接收、发放和登记。3、负责图纸、设备资料、技术协议、信函传真文件、综合文档等的接收、传递及移交公司档案室前的保管。4、及时向公司工程部移交公司规定的各类需永久或长期保存的资料档案。5、按规定向当地档案馆移交应进馆的档案。6、积极主动地向上级主管部门汇报档案工作情况，接受其监督、检查和指导。四、档案管理制度1、资料管理人员收到公司内部人员或相关单位人员给予的资料应及时登记，并应妥善保存各类档案和资料。2、资料管理人员应检

4、查文件档案资料的各项内容填写和记录真实完整，签字认可人员应符合相关规定的责任人员，并不得以盖章和打印代替手写。3、所有收发文应在收发文登记表上进行登记（按信息类别分别登记），应记录文件名称、文件摘要信息、文件的发放单位、文件编号以及收文日期4、工程档案资料按项目收集,档案应按系统分类统一存放档案盒贴上标签并做电子目录方便日后检索。5、设备档案资料按名称分类组卷，将一组内容上具有有机联系的材料组合成一个保管单位。卷内文件排列，依照设备材料的自然形成过程排列并做电子目录方便日后检索。五、归档文件的规定1、项目监理机构在工程竣工验收合格后30日内向当地城建档案馆移交一套符合规定的工程档案并取得建设工

5、程项目档案移交清单。2、项目监理机构在取得建设工程项目档案移交清单后15天内，按公司的规定向工程部移交工程资料档案。3、公司归档的工程技术文件应为原件（特殊情况需采用复印件的，应注明原件存放处）。文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。4、主送和抄送本单位的文件材料均应以原件归档。5、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面。图纸应采用国家标准图幅。书写材料的大小尺寸应规范，装订边空白间距应为25mm,装订边空白间隙内不能进行书写和留有信息。6、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张（70g/m2及以上）。图纸一般采用蓝图，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件

6、。7、不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法统一折叠成A4幅面（297mmX210mm）,图标栏露在外面。8、文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、黑色中性签字笔等，不得使用易褪色的红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。书写字迹工整，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。9、工程报验表、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单（含工程联系单）等表格均应用原件归档，各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名。10、所有竣工图均应加盖竣工图章。利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当

7、重新绘制竣工图。六、项目监理档案资料的立卷原则和方法1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。2、一个建设工程项目由多个单位工程组成时，工程报验、工程材料报验文件应按单位工程组卷，对于监理的管理文件可按建设工程项目进行组卷。3、立卷可采用如下方法：单位工程：可按照工程管理过程、施工过程控制组卷；建设工程项目：可按照单位工程施工过程、项目管理过程组卷。4、立卷过程中宜遵循以下要求：案卷不宜过厚，一般不超过40mni案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。5、卷内文件的排列文字材料按事项顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件

8、与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。卷内文件的装订：案卷可采用装订和不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用打孔左侧装订法或胶装，要整齐、牢固，便于保管和利用；装订时必须剔除金属物。七、工程技术资料管理工作考核1、项目监理机构在工程竣工验收合格后1个月内，向当地城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。2、项目监理机构在取得建设工程项目档案移交清单后15天内，按公司的项目移交公司资料清单向工程部移交工程资料档案。3、移交公司工程部的工程档案资料应按照公司

9、要求装订成册，与工程管理部办理相关移交手续。4、项目资料的归档、移交与本项目完工兑现挂钩:4.1对于未能向当地城建档案馆移交工程档案的项目，不予兑现.4. 2已经完成向当地城建档案馆移交工程档案，但未按公司要求移交工程档案的项目，在本项目进行完工兑现核算时，扣除核算完成金额的10%,并限期补齐资料。4.3移交公司的工程档案资料内容不全、装订不符合要求且不予整改的，在本项目进行完工兑现核算时，扣除核算完成金额的5%,由工程部指派专人整理。附录一文件分类及档案编号档号/分册档号/分期档号/分类缩微号/卷名各类文件所包含的具体资料内举A册管理文件一期或二期（顺序编码）A1类：项目机构文件A1/项目机

10、构文件监理合同、监理项目机构设置通知书、总隹总监代表任命书、监理处印章启用文件、1K知书、项目机构图、监理人员上岗证（含U全员）、监理进场服务时间业主确认函、工）公司营业执照、资质证书A2类：监理体系文件A2-a监理规划、细则监理规划、桩基工程监理实施细则、土方：!施细则、基坑支护工程监理实施细则、基砧实施细则、人防工程监理实施细则、防水：!施细则、主体结构工程监理实施细则、钢经理实施细则、砌体工程监理实施细则、装作监理实施细则、幕墙工程监理细则、建筑丰理实施细则、建筑给排水工程监理实施细贝气工程监理实施细则、通风空调工程监理名旁站监理实施细则、见证取样监理实施细贝A2-b监理行政文件制度、岗

11、位职责、公司内控、管理文件、公内部会议纪要、内培记录、晴雨表、业主范表、工程获奖证书、监理业务手册A2-C监理行为文件监理工程师通知单（进度、质量）及回复庠作联系单A2-d监理记录文件监理月报、监理日志、监理旁站记录、监强书、监理工程师检查记录表、音像文件、初A3类：合同文件A3a合同文件施工合同、分包合同、合同交底书、工程开审表、工程临时延期申请表、工程暂停令、延期审批表、工程最终延期审批表、A3-b费用审批文件监理费用收取台账、工程款支付申请表、J证书、费用索赔申请表、费用索赔审批表、证A4类：工程建设各方函件A4-a建设方函件红线控制点、建设工程图纸审查文件（含节工程地质勘察成果审查文件

12、（含地质勘察报审核意见书、施工许可证、工程质量监督考程质量安全登记表、工程联系函件A4-b施工方函件承包单位通用申报表、工程联系函件A4-c政府文件政府下发文件A5类：评估文件A5-a评估文件施工单位自评报告（专业分包一桩基、幕荒消防、人防等）、监理单位评估报告、参建耳价意见报告（勘察、设计）、质量事故及处=A5-b验收文件桩基各项检测报告、各分部、子分部验收证部验收会议、单位工程竣工验收会议记录；块强度统计、评定记录；砌筑砂浆强度统亍录；防水工程试水检查记录；单位工程质重核查记录；单位工程安全和功能检验资料也功能抽查记录；单位工程质量竣工验收记号工报验表、竣工验收报告、工程竣工验收备项目竣工

13、交付使用备案证A6类：会议文件A6/会议纪要例会纪要、专题会议纪要（进度、质量）、事监理相关的会议纪要B1类：监理单位安全管理文件Bl-a安全监理目标、制度、细则1 .项目安全监理目标及组织架构、职责分法2 .制度：安全监理责任制度、安全教育培训全方案审查制度、安全生产检查制度、安4制度、安全监理报告制度、安全旁站监理带监理档案管理制度3 .安全文明施工监理实施细则、临时用电非危险性较大分部分项工程专项监理细则、心案Bl-b安全方案审查文件施工组织设计、安全文明施工方案、临时片应急预案、塔吊安拆专项方案、特种设备厚援预案、重大危险源应急准备及相应施工方四口及临边防护方案、悬挑卸料平台专项方架搭

14、拆方案、多塔防碰撞方案、消防应急游Bl-c安全制度审核文件1 .审查施工单位安保体系、施工单位安全住任制、架构；2 .审查施工单位安全奖罚、考核制度；3 .审查施工单位安全保障措施；4 .审查总、分包单位是否按规定进行合同备5 .核查总、分包单位是否签订安全管理协议Bld安全投入审核文件1 .审查施工单位安全防护、文明施工措施矍划2 审查安全文明措施费支付3 .落实安全文明措施费的投入4 .审查安全防护用品的合格证Bl-e安全管理人员资质审查文件1 .审查总分包单位项目经理、项目负责人、安全主任、安全员的任命和从业资格；2 .审查三类人员安全考核合格证（企业法公理、安全主任）3 .总分包单位安全资质和安全生产许可证审4.检查并收集总分包单位各类从业人员执（特种作业人员证件每月更新）Bl-f安全监理记录文件1 .安全日记2 .安全监理通知单、整改回复单3 .安全旁站日志（基坑工程、爆破与拆除工吊装、模板工程、脚手架工程、塔吊加节E理）4 .安全周检、月检报告5 .安全会议纪要6 .安全奖罚记录7 .安全监理工作联系单Bl-g安全检查验收文件1 .现场施工机具、临电、脚手架、模板、走备、卸料平台、深基坑等进行检测检查验的全质量标准化达标实施手册）2 .机械月检记录3