第二单元行政公文.docx

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1、第二单元行政公文行政公文因为使用范围广、使用频率高，具有法定效力和规范体式，因此是本课程学习的重点。本单元学习重点是：行政机关公文的概念、特点和分类；行政机关公文的构成要素和写作要素；公文文种的分类；通知、通报、报告、请示、函、会议纪要的写法。一、公文概述公文的概念和特点公文即公务文书，有广义和狭义两种理解。广义的公文指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中所使用的各种文字材料，包括法定公文和事务文书两大类。狭义的公文即法定公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。本书主要讲授国务院2000年8月24日发布的国家行政机关公文处理办法规定的13类公文。概括地说

2、，公文具有两大特征。从内容看，必须是公务活动内容的反映；从形式看，公文有着固定的体式，是一种程式化程度最高的文种。具体地说，公文具五个特点，即法定性、政策性、实用性、时效性和规范性。1、法定性公文是由法定机关或组织制发的，代表着法定机关或组织的意图，在法定机关或组织的权限范围内具有法定的权威性和约束力。2、政策性公文是处理公务问题的工具，其内容必须完全符合党和国家的各项方针、政策。3、实用性公文是为完成某项工作，或者针对公务活动中的某个问题而制发的，制发公文的目的就是解决实际问题，推动工作进行。4、时效性为了及时处理公务问题，对公文的制发、实施有严格的时间要求，对公文的效用也常常有时间限制。5

3、、规范性为维护公文的权威性和严肃性，从文种名称到行文关系，从制发程序到构成体式，国家有关部门都有严格规定。公文的拟稿人不得随心所欲地使用文种名称、设置行文关系或更改其固定的制发程序和构成体式。公文的基本功用公文的具体功用主要体现在:1、颁布法规，传达指示；2、反映情况，请示问题；3、联系工作，商洽公务；4、宣传教育；5、依据凭证。公文的分类可以从不同角度对公文进行分类，常见的分类方法有：1、按照行文关系和行文方向分类按照行文关系和行文方向的不同，可将公文分为上行文、平行文和下行文。上行文指下级机关向所属上级机关呈送的公文，主要有报告、请示等。平行文指向同级机关或不相隶属的机关送交的公文，主要有

4、函等。下行文指上级机关向下级机关发送的公文，主要有命令（令）、决定、通报、通知、批复、意见等。2、按照紧急程度分类按紧急程度的不同，可将公文分为紧急公文和普通公文。3、按照保密要求及机密等级分类按有无保密要求，可将公文分为保密文件和普通文件。4、按照具体职能分类等。按具体职能不同，可将公文分为法规性公文、指挥性公文、报请性公文、知照性公文、联系性公文和实录性公文。二、公文的体式公文的体式主要指公文的构成要素、格式及印装规格。体式固定、规范是公文的一大特征。公文的构成要素和格式公文由眉首、主体、版记三个部分构成。1、眉首部分又称文头部分，通常由公文份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关

5、标识、发文字号、签发人等要素构成。公文份数序号：是印制公文的顺序编号。秘密等级：涉及国家机密需要控制阅读对象的公文，要标明秘密等级。根据国家保密法，秘密等级划分为绝密、机密、秘密三等。紧急程度：需要加快处理的公文，可根据时限紧迫程度，标明“特急”或“急件”。发文机关标示：发文机关标示用发文机关全称或规范化的简称，后面加“文件”组成。发文字号：为便于登记、管理而在发出公文时由发文机关编的序号，一般包括机关代字、年份、序号三个部分。年份、序号用阿拉伯数字标识，年份应标全称，序号不标虚位。如：“国发（2002）2号”。签发人：发文机关批准发出文件的领导人。公文都需要领导人签署后才能发出。一般外发公文

6、不必印出签发人姓名，上行文则要标注签发人姓名，以示负责和便于上机机关查询。2、主体部分又称行文部分，通常由公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、成文日期、公文生效标识、附注等要素构成。公文标题公文的标题要能准确、简要地揭示公文的主要内容，并能透视文种。发文机关名称、发文事由和公文种类是公文标题的基本构成要素，由此产生公文标题的四种形式：发文机关+事由+文种，如国务院关于解决当前供销合作社几个突出问题的通知。事由+文种，如关于解决当前供销合作社几个突出问题的通知。发文机关+文种，如国务院通知。文种，如通知。主送机关负有公文处理责任的受文机关，也是公文的主要受理机关。使用全称或规范化的简称。上行

7、文一般只有一个主送机关；下行文可以有多个主送机关。正文公文的具体内容，是公文的主体和核心。比较复杂的公文其正文一般包括开头、主体、结尾三个部分。公文的开头有多种方式，如目的式（先写明发文目的以引起注意）、根据式（先写明作为行文依据的方针、政策、法规、规定等，以增加公文的权威性）、缘由式（通过情况的介绍、问题的提出或意义的明确，使受文者了解行文的缘由，从而引起受文者对文件内容的重视）等。正文的主体是核心的核心，公文的基本内容在这里表述。其写法因公文文种的不同而不同。正文的结尾有多种写法，包括归结、说明、申明、祈请、期望等不同方式。许多公文也不设结尾。附件说明附在主件之后，对文件内容起说明和补充作

8、用的文字材料。是公文的有机组成部分。成文日期公文上标注的成文日期应以机关负责人签发的日期为准。公文生效标识加盖印章是公文最后生效的标志。公文除会议纪要和以电报形式发出的外，均应在落款处加盖印章。对正文有关内容或有关事项的注释、说明。3、版记部分又称文尾部分，包括主题词、抄送机关、印发机关、印发时间等要素。主题词标示公文的内容特征和归属类别的关键性词组。公文标注主题词，是适应公文电脑化管理的需要，方便公文的存档、管理和检索。抄送机关名称抄送机关指除主送机关之外需要执行或了解公文内容的其它机关。使用全称或规范化的简称。印发机关负责印刷、发送文件的机关，通常是发文机关的办公厅（室）。印发时间指文件印

9、刷完成的时间，不同于成文时间。公文的印装规格公文用纸、排版、印刷、装订的规格和要求。这部分请大家自己学习。三、公文写作的基本要求要熟悉党和国家的方针政策及有关法规、规定要了解实际情况要遵循各项行文规则1、文种的选用要正确文种的选用，主要应考虑两个因素：一是行文关系，二是发文目的和公文内容。2、行文关系的确定要妥当主要应注意以下几点：行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，-一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。同级政府、

10、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。属于部门职权范围内的事物，应当由部门自行行文或联合行文。属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。向下级机关或本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义

11、向上级机关负责人送“请示”、“意见”和“报告”。受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。3、制发程序的安排要合理公文的制发也即发文办理，是以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。四、公文写法命令（令）1、命令（令）的用途依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。命令（令）属于典型的下行文，是上级机关向下级机关发布的带有强制执行性质的指挥性公文。2、命令（令）的写法命令一般由标题、编号、正文、签署四部分组成。标题：标题有三种形式

12、发文机关（或发文机关领导人职务名称）+文种，如中华人民共和国国务院令、中华人民共和国主席令。发文机关+事由+文种，如国务院关于在我国统一实行法定计量单位的命令。文种，如嘉奖令。编号：中央人民政府和国家首脑颁发的命令单独编号；地方人民政府发布的命令使用一般公文的发文号。正文：不同作用的命令写法不尽相同。命令（令）主要包括发布令、行政令和嘉奖令等几种。发布令，是用以发布各种法规或规章的命令。主要写明发布的法规或规章的名称、通过或批准的机关或会议、通过或批准的时间及施行时间。法规或规章全文紧接在命令之后同时颁布。行政令，是宣布施行重大强制性行政措施时使用的文种。主要写明发布命令的缘由、命令的具体内容

13、。缘由要简短扼要、理由充足，措施要明确具体、条目清晰。嘉奖令，是宣布奖励事宜时使用的公文。主要写明嘉奖缘由、嘉奖事项、发出号召。签署和日期：署名可以是发文机关，也可以是发文机关的首脑。署名之后写明签署的日期（年、月、日）。3、写作命令（令）的注意事项内容要符合有关法律和政策态度要鲜明文字要简练，结构要严谨，中心要突出，语气要肯定。决定1、决定的用途对重要事项或者重大行动做出安排；奖惩有关单位及人员；变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定是一种重要的指挥性和约束性公文，可以由领导机关制发，也可以由会议作出。2、决定的写法决定一般由标题和正文两个部分组成。标题标题一般为：作决定的机关（或通过决

14、定的会议的名称）+事由+文种，在标题下面用括号标出作决定的日期，有的还标明由什么会议通过。如广东省人民代表大会常务委员会关于召开广东省第七届人民代表大会第二次会议的决定（1988年12月12日广东省第七届人民代表大会常务委员会第五次会议通过）。正文正文通常包含决定的缘由和决定事项两项内容，因决定的种类不同而不同。对重要事项作出安排的决定，往往涉及方针政策、规章制度、国际关系、机构调整、人事安排等方面，要写明决定的依据和决定内容。见例文全国人民代表大会澳门特别行政区筹备委员会关于澳门市政机构问题的决定。对重大行动作出安排的决定，凡布置工作的，要写明为什么作；作什么；怎样作（即工作的目的、意义；工

15、作的内容；工作的步骤、方法）。见例文中共中央国务院关于反腐败斗争近期抓好几项工作的决定。3、写作决定的注意事项要作好调查研究。要做到观点鲜明。公告1、公告的用途向国内外宣布重要事项或者法定事项。公告通常以国家的名义发出。某些部门经授权，也可以代表国家对内或对外发布公告。2、公告的写法-一般由标题、正文、署名和日期三个部分组成。标题标题的写法主要有两种：发文机关+文种，如中华人民共和国全国人民代表大会公告；发文机关+事由+文种，如中华人民共和国海关关于简化进出口旅客通关手续的公告。正文公告的正文内容比较单一，篇幅比较简短，一般只限于宣布具体事项。请见例文中国保险监督管理委员会关于审核保险兼业代理人有关事项的公告。署名和日期通告1、通告的用途公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。2、通告的写法一般由标题、正文、署名和日期三个部分组成。标题标题的写法