商业银行国际业务档案管理办法.docx

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1、第一章总则1第二章管理原则和方法1第三章归档范围2第四章档案的整理和归档5第五章保管期限6第六章附则6附件7第一章总则第一条为进一步规范国际业务档案管理，保证国际业务档案的安全和完整，依据国家外汇管理局及XXX银行（以下简称本行）XXX银行行政办公管理制度等相关规定，特制订本办法。第二条本办法所称国际业务包括国际结算业务和国际贸易融资业务，其中国际结算业务包括但不限于：出口信用证、出口托收、进口代收、汇款等业务；国际贸易融资业务包括：进口信用证、进口信用证项下押汇、汇出汇款融资、出口信用证项下押汇、出口发票融资、对外担保等业务。第三条本办法所称国际业务档案,是指在办理国际结算及国际贸易融资业务

2、过程中形成的具有凭证依据作用和参考利用价值的专业技术材料的总称，是XXX银行档案的重要组成部分。第四条本办法适用于总行贸易金融部及总行授权开办外汇业务的异地分支行。第二章管理原则第五条国际结算业务档案实行统一领导、分级管理的原则，各国际业务经办行形成的档案资料，应按照业务办理程序及时、规范、全面收集整理，逐步实现综合管理。第六条各国际业务经办行负责国际结算业务档案的收集、整理和归档工作，并对档案资料的真实、完整、有效、保密等负责。第七条国际贸易融资业务档案作为法人客户信贷档案的一部分,应由经办行按照本行信贷业务档案管理办法收集归档，并留存信贷业务审查审批表、信贷业务出账通知书、相关单证资料和国

3、际贸易融资业务处理所需的资料、凭证用于业务备查。第三章归档范围第八条各档案收集、整理部门应按业务条线做好档案管理建立工作。从类型上，国际业务档案可分为管理类和要件类。其中管理类档案主要包括客户首次办理国际结算业务时提交的企业营业执照等相关证照和有效授权印鉴卡等。要件类档案主要包括客户办理每笔国际结算业务时提供的业务资料以及在业务办理过程中形成的有关材料。（-）国际结算业务管理类档案归档范围包括（但不限于）：企业客户申请开户基本资料、监管机构要求保留的业务资料和审批文件等。（二）国际结算业务档案要件类归档范围包括：相关业务办理中形成的各类纸质档案，包括客户申请文件、单证文件、机制业务文件、其它文

4、件。1 .出口信用证交单客户交单委托书、寄单面函、商业发票、提单或其它运输单据等主要单据复印件及信用证、信用证修改复印件（如有）、收汇水单、收汇及往来电文。2 .出口托收业务客户交单委托书、寄单面函、商业发票、提单或其它运输单据等主要单据复印件、收汇水单、收汇及往来电文。3 .进口代收业务来单资料、合同等商业单据、对外付款/承兑通知书、付汇支取、购汇凭证留底、拒付、承兑和付汇往来电文草稿及ACK。4 .汇入汇款业务水单、收汇电文、客户证明材料（如需）、往来电文草稿及ACKo5 .汇出汇款业务（1）对公贸易：汇款申请书、付汇水单、进口货物报关单、合同、协议发票等商业单据、汇款往来电文草稿及ACK

5、。（2）对公非贸：汇款申请书、付汇水单、合同、协议发票等商业单据、完税证明（如需）、汇款往来电文草稿及ACK。（3）对私：汇款申请书、身份证明、其他证明材料、汇款往来电文草稿及ACK。第九条国际贸易融资业务要件类档案中应包括但不限于：（一）进口信用证业务1 .授信业务审查审批表。2 .信贷业务出账通知书。3 .保证金资料（含支取、购汇、入帐留底）。4 .开证申请书。5 .进口信用证协议。6 .合同等商业单据。7 .开证电文草稿及开证电文ACK。8 .开证修改申请书和电文往来草稿及ACK。9 .来单单据。10 .进口信用证到单/付汇通知书。11 .对外付款/承兑通知书。12 .购付汇凭证留底。1

6、3 .拒付（如发生拒付）、承兑（远期信用证项下）和付汇往来电文草稿及ACK。14 .本行要求的其他资料。（二）进出口贸易融资业务1 .授信业务审查审批表。2 .客户融资业务申请书。3 .贸易融资协议。4 .合同、提单、发票等主要商业单据的复印件。5 .经核验真实的进口货物报关单复印件（进口融资业务）。6 .信贷业务出账通知书。7 .还款记录。8 .本行要求的其他资料。（三）对外担保1 .开立保函申请书（附保函/备用证文本）。2 .担保协议。3 .基础合同及其他反映交易背景的资料。4 .信贷业务审查审批表。5 .反担保资料。6 .开出保函报文草稿及ACK;7 .国家外汇管理及及有关部门的批复（如

7、有）。8 .索偿通知及赔付报文（如有）。9 .客户同意赔付证明（如需赔付）。10 .外汇局同意赔付的核准件（如需赔付）。11 .外汇赔付往来报文（如需赔付）。12 .注销申请书及通知单。13 .本行要求的其他资料。第四章档案的整理和归档第十条国际结算业务档案按年度归档，国际业务经办人员应按业务发生时间顺序整理装盒，并于次年1月底之前按年度、业务品种及业务编号归档（业务编号采用国际结算系统自动生成的业务流水号）,档案装具采用装档案盒管理。档案盒上标有业务品种、年份、业务编号、保管期限数等项目。第十一条国际结算业务档案中的管理类档案和要件类档案分别单独排序。管理类档案按照业务发生时间先后顺序排放，

8、要件类档案按照业务品种-业务编号顺序排放。（一）国际结算业务档案编号编制规则如下：1 .国际结算业务管理类：档案类别一案卷数序号。2 .国际结算业务要件类：档案类别一年度一业务品种一业务编号。（二）国际结算业务档案的档案类别代码如下：1 .国际结算业务管理类档案：01。2 .国际业务要件类档案：02。3 .业务品种代码采用英文缩写表示：汇出汇款：OR汇入汇款：IR出口信用证交单：BP出口托收：OC进口信用证：1C进口代收：IC外汇保函：1G第十二条国际贸易融资业务结卷后，授信审查审批资料由业务经办人员按照法人客户信贷业务档案管理办法的有关规定进行整理和移交。第五章保管期限第十三条根据各类国际业

9、务档案不同的保存和利用价值，国际业务档案的保管期限分为永久保管和定期保管两种。（一）凡有关业务纠纷或涉及法律纠纷的国际业务档案，以及具有史料价值各类国际业务档案资料为永久保管。（二）国际结算业务要件类档案保管年限为业务结清后再保存5年；国际贸易融资业务纸质档案保管年限按本行相关信贷档案管理制度执行；管理类档案除监管机构另有要求外，保管期限为5年。（三）归档前所有的热敏纸质的传真件必须复印后才可以归档。第六章附则第十四条属于国家秘密和XXX银行商业秘密的文件资料，归档部门的档案管理人员应在卷内目录“备注”栏内注明密级和保密期限,以免造成泄密、失密现象。第十五条对于今后创新的国际结算及国际贸易融资业务的档案管理参照本办法的规定执行，档案的具体内容按照相应的业务管理办法执行。第十六条本办法由总行贸易金融部负责解释。第十七条本办法自发布之日起施行。附件国际业务档案封面