秘书实务重点.docx

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1、秘书实务（楷体是要结合书本看看具体怎么做的）一、填空题1 .秘书处理事务的过程就是通常所说的秘书实务，即秘书主体通过具体操作，直接作用于实际事情和物体的过程。2 .秘书系统的基本要素：主体要素；手段要素；对象要素3 .决策辅助的特征：经常性；多功能性；综合性；全过程性4 .决策辅助的原则：定位原则；超前原则；信息原则；协调原则；谏净原则5 .信息的特征：客观性；传感型；易变性；共享性6 .处理信息的原则（信息沟通的原则）：保真性原则；适用性原则；及时性原则；系统性原则；预测性原则：浓缩性原则7 .通过多种渠道搜集信息，秘书系统搜集信息的渠道主要有：日常工作渠道；信息网络渠道；媒体网站渠道；信息

2、调研渠道；非正式渠道8 .信息储存的要求：系统；安全9 .督查的主要方法：电话督查；书面督查；实地督查；会议督查10 .秘书与领导者的对立统一关系的同一性的具体表现：目标一致性；智能互补性；人格的平等性二、名词解释1 .秘书机构：是指在一个组织系统中，根据领导系统的工作需要设计并配置的，由两个及以上的秘书人员组成的，具有共同目的和明确工作规范的综合性辅助部门，又称秘书部门。2 . “头脑风暴法”：就是克服遵从压力的一种有效方法，其宗旨是鼓励提出任何种类的方案设计思想，同时禁止对各种方案的任何批评。三、简答题（自行选择背诵补充）No. 1秘书系统运动的基本原则p28答：（一）整体性原则秘书系统是

3、一个由若干要素组成的整体。是要素之间相互联系，相互渗透作用的综合体。秘书系统作为一个整体发挥功能时，不是“部分+部分=整体”，而是“部分+部分整体”。有相当一部分领导未能考虑到秘书系统的整体性作用和价值。因此得不到秘书活动本身蕴藏巨大功能的补偿，因而时常抱怨、责难秘书人员和秘书部门；秘书人员则因不能充分体现自己的价值，得不到领导的理解和支持，变得麻木、被动，处处逃避责难。这二者有相互作用，造成恶性循环。所以要用整体性的眼光和价值标准，重新审视和评价秘书系统的活动与功能。（二）有机关联性原则首先是指秘书系统内部的关联性。其次是指秘书系统与外部环境的有机关联性。秘书系统对上联系着领导决策系统，对下

4、联系着执行和受控系统，对外联系着上级领导系统和其他各种相关的系统。（三）动态性原则动态性原则强调秘书系统的各个要素在时间上的连续运动发展。这种连续的运动变化，包括秘书人员的交替和相耳竞争、秘书组织的调整和完善、秘书信息的输入与传递反馈、秘书手段的革新和物化工具的改善等等。（四）目的性原则秘书系统的整体运动是朝着共同的目标方向发展的，这个目标方向，就是辅助领导者实施管理。No. 2秘书机构设置的原则p35答：（一）适应性原则首先，秘书机构的设置应与秘书系统的目标相适应。其次，秘书机构的设置应与领导活动的特点相适应。再次，秘书机构的设置应与社会和时代大环境相适应。（二）适度性原则（二）群体知识结构

5、两方面：i是指具体有不同知识特点的秘书个体的合理组合。整体烦人知识优势在于个体之间能够相互取长补短。二是指不同知识水平的秘书个体的比例结构。要根据秘书业务结构的实际需要，合理组合不同层次知识水平的秘书人才，最大限度地发挥人才资源的整体效益。（三）群体智力结构智力指人认识、理解客观事物并运用知识、经验等求解问题的能力，包括学习、理解、计划、思维、语言表达等方面。秘书机构当然需要由智力优秀的人才组成。有吧秘书分成智囊型、秀才型、管理型、技能型等。不同的秘书人才适合承担不同的秘书分工。（四）年龄结构年龄结构是秘书系统结构中的一个重要的亚结构。不同年龄的人有不同的体力和智力，适合承担不同的分工。比如：

6、“老秘书”实践经验较丰富，处理实际的能力较强，但是体力下降，智力上也相对不如中青年秘书。青年秘书则是经验不足，中年秘书则兼有二者之长。秘书组织的年龄结构，要求要根据其特点，妥善安排好工作，发挥更好的作用。（五）性格特征在一个秘书群体中，性格相同或类似，容易产生隔阂和冲突，不利于形成整体合力，提高工作效率。只有把内向与外向、稳健和敏捷不同性格的秘书人员科学地组合在一起，才能形成性格互补，避免性格冲突，有助于发挥每个秘书人员的作用。No. 4决策辅助的主要环节p42（-） 发现问题，提供决策课题，协助领导系统确定决策对象和目标（二）搜集并提供信息，为领导系统的决策提供科学依据知识性信息；法律政策性

7、信息；事实性信息；经验性信息（三） 拟写和预审备择方案；审决策方案（目的性，可选行，差异性）；审公文（四） 组织专家和有关方面对策文件进行咨询、评估、论证、听证组织专家对备择方案进行咨询、评估、论证：一是要全面掌握有关智囊机构或有关专家的情况。二是协助领导系统选择适当的论证形式和方法（头脑风暴法、反向头脑风暴法、德尔菲法、名义群体法）：组织有关方面对决策文件进行听证。（五） 反馈信息，检出偏差，提高决策的正确性内反馈与外反馈：前者三方面工作：决策执行预测；决策信息比较；谏浮正反馈与负反馈。No. 5督查保证的特点p54答：1.权威性：秘书系统实施督促检查的事项涉及本级或上级领导的决策或者批示，

8、而非秘书系统本身的业务，常常事关重大,因此秘书系统的督促检查都是借领导系统的名义，代表领导机关和领导者的意志，具有与较强的权威性和严肃性。2 .时限性：这种时限性是领导系统的决策或者批示明确要求的。即使是一些完成时限较宽的督查事项，也应当按计划实施督查,以保证领导的决策和批示事项按时完成。3 .时效性：推动决策事项的贯彻落实，这既是开展督查工作的目的，也是检验督查工作效果的标准。秘书系统的督查工作一定要在时效性上狠下功夫。No. 6秘书系统关系协调的作用主要表现表现为三个方面：P59答：（一）协助领导系统开展协调，作为领导系统管理职能的延伸和补充。（-）为领导系统实施有效管理协调好上下、左右、

9、内外的各种关系，创造良好的组织内部氛围和外部环境。（三）为秘书系统本身开展工作搞好与各职能部门以及内部的协调，提高秘书系统的亲和力和秘书工作的效率。No. 7能力补偿答：一般来说，领导者的能力要比秘书强，但是领导者也非全能者。在有些方面，需要秘书予以能力补偿。作为一个称职的秘书，至少应该在以下几方面给予领导者的能力补偿： 首先是写作能力补偿。写作，特别是应用文写作，这是秘书的看家本领。 其次是办事能力补偿。办事干练，井井有条，这是秘书必备的能力素质，也是秘书取得领导者上市的重要因素。 再次是协调能力补偿。现代管理需要具备较高的协调能力。在为提供事务服务的过程中，做好微观协调，予以协调能力的补偿

10、。No. 8秘书在领导者沟通和交往的过程中，如何正确运用语言呢？第一， 语言得体。即秘书的语言运用要适合双方的地位和身份。从维护领导者的权威和自尊出发，秘书通领导者进行沟通，无论采取口头方式还是书面方式，语言必须非常得体。第二， 言之有理。无论是请示汇报工作还是交流沟通思想，秘书都要实事求是，言之有物，言之有理。夸夸其谈，弄虚作假都会使领导者反感。第三， 掌握策略。语言表达的策略是多样的，必须因人、因事、因时、因地，灵活运用。比如，一般的工作汇报课正面切入，开门见山。而向领导者进谏进言，则应当旁敲侧击，委婉含蓄。第四， 正确运用辅助手段。语言表达的辅助手段包括语气、语调、节奏路、手势、身势、表

11、情等。同一句话，由于运用的辅助手段不同，表达阿德意思和产生的效果也不同。比如高嗓门和语调清婉给人的感觉就不同。No.9接待的原则pl31 （第二本书）1 .热情大方对于来访的客人，不论其身份地位，秘书人员都应该平等对待，热情诚恳，使客人有宾至如归的感觉。接待时秘书应该主动关心客人，对于来访者的政党要求，应尽量予以满足，不能满足的也应讲明情况和理由，力求得到对方的理解。2 .以礼相待接待工作，能体现秘书的文明素养。在接待工作中，秘书人员无论是言谈举止，还是衣着打扮都要符合礼仪规范。3 .细致周到接待工作内容繁杂，设计许多部门和人员，这要求秘书人员在接待工作中开动脑筋，综合考虑，做到细致入微，善始

12、善终，抱着认真，严谨的工作态度。4 .勤俭节约接待代为往往投入一定的人力、财力、物力，秘书人员应厉行节俭，精打细算，坚决抵制讲排场等陋习，做好接待工作。5 .安全保密这是秘书接待工作的重要原则，尤其是高层人士的政事来访，保证安全和保守秘密就显得更为重要了。包括住宿安全，交通安全,餐饮等；会议保密，文件保密和活动安排保密等。No. 10签约仪式中需注意的礼仪p204在签约仪式上，双方虽没有了洽谈时的警觉和自律，气氛显得轻松和谐，但仍应讲究浅语礼仪。1 .注意服饰整洁、挺括参加签约仪式，切不可随意着装，因为着装反映了签约一方对签约的整体态度和对对方的尊重。不临时签字人还是随行人员，都应以正装出席。

13、2 .签约者身份、职位对等，站立有序双方签约者的身份、职位应对等，过高或者过低都会造成不必要的误会。主签约、人以外的人员站立的位置和排序也有讲究，不可自以为是。3 .遵守“轮换制”惯例在国际商务礼仪中，每个签字人在由己方保留的合同文本上签字时，按惯例应当名列首位。因此，每个签约人均应首先签署己方保存的合同文本，然后再交由他方签字人签字。这一做法称为“轮换制”，含义实在位次排列上，轮流使有关各方均有机会居于首位一次，以示机会均等，各方平等。4 .主签人互换文本在对方文本上签字后，双方主签人应禽兽互换文本，而不是由助签者代办。歌签字人应热烈握手，表示祝贺，也可以互换使用的签字笔以表示纪念。场内其他

14、人员鼓掌祝贺。5 .喝香槟庆祝双方举杯共饮香槟酒时，不能大声喧哗叫喊，碰杯要轻，而后高举酒杯示意，浅抿一口即可，注意举止要有风度。如果涉外签约仪式，在注意签约仪式礼仪的基础上，还应注意以下几点：(1) 根据国际惯例，待签的合同文本应同时使用有关各方法定的官方语言，或是使用国际上通用的英文。法文。不宜望文生义。(2) 还需在签字桌上插放有关各国的国旗。插放国旗时，在其位置与顺序上必须按照礼宾次序。(3) 我方人员在外国参加签字仪式，应尊重该国举行签字仪式的传统习惯。No. 11送礼的基本原则p216认真研究和把握送礼的基本原则，是送礼活动得以孙俪进行的重要前提1 .轻重原则礼品的贵贱厚薄，往往是

15、衡量叫亡人的诚意和情感浓烈程度的重要标志。但它们并不总是成正比。因为礼品是言情寄意表礼的,它仅仅是人们情感的寄托物，人情无价物有价，有价的物只能寄情于其身，而无法等同于情。礼品既有物质的价值含量，还有情深的价值含量。“千里送鹅毛、折柳相送”便是如此。挑选礼物勿忘情字，要具有定的纪念意义。争取做到“少花钱，多办事，多花钱,办好事2 .时机原则中国人很讲究“雨中送伞”、“雪中送炭”，即十分注重送礼的时效性，因为只有在最需要时得到的才是最珍贵的，才是最难忘的。因此，要注意把握好送礼的时机，包括时间的选择和机会的择定。一般来说，时间贵在及时，机会贵在事由、情感和需要的程度。3 .效用性原则同一切物品一样，当礼以物的形式出现时，礼品本身也就具有价值。要视受礼者的物质生活水平，有针对地选择礼品。物质生活较为贫寒时，以实用性的礼品为主；相反，则选择艺术欣赏价值较高，趣味性较强和具有思想性、纪念性的礼品。4 .投好避忌的原则由于民族、生活习惯、生活经历、宗教信仰以及性格、爱好的不停，人们对同一礼品的态度不尽相同。所以在送礼时要把握住“投其所好，避其所忌”的原则。四、案例分析（根据案例自行解答题目，这里只是理