LZ-QP-01文件与资料控制程序.docx

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1、东莞市绿展电子科技有限公司文件与资料控制程序文件编号1Z-QP-O1发行日期2019-04-01版本/版次A/0管控状态受控页次第1页共6页文件修订履历版本修订理由与内容简述修订日期拟定制订发行副本章：审核相；准1目的建立一套统一的文件管制体系，对文件和资料的编写、审批、发放、更改、保管和报废等整个过程进行有效控制，从而指导系统相关人员按正确的规程作业，促进整个管理体系的顺利运作。2适用范围适用于本工厂质量管理体系文件和资料管理，如：质量手册、程序文件、作业指导书、表格及外部文件、资料等。3定义3. 1质量手册：是规定本组织质量管理体系的文件。3.2 程序文件：含有为进行某项活动和过程所规定途

2、径的文件。3.3 作业指导书：是为协助程序文件达成所推展制订的指引文件。3.4 表格：是为证明系统执行有效之记录。3. 5外部文件是指非本工厂制定，但直接支持质量管理体系的文件，它包括但不局限于外来生产设备技术文件、外来工艺文件（如客户提供图纸等）、外来标准（如IS09001标准等）、法律法规。3.6 受控文件：是指所有使用的受发放、更新及作废等控制之文件。3.7 非受控文件：是指所有作为参考使用的文件，并不受发放、更新及作废等控制。4职责和权限4.1质量手册4. 1.1由ISO文件编写组制订。5. 1.2总经理负责审核、批准。4.2程序文件1.1.1 1由ISO文件编写组制订。1.1.2 管

3、理者代表审核。1.1.3 总经理负责批准。4.3作业指导书4.3.1由各部门主管制订。4.3.2由管理者代表/总经理审核、批准。4.3.3有关影响组织架构方面之作业指导书均由总经理批准。4.4 其他内部文件4. 4.1相关工作人员负责制订。5. 4.2各部门主管审核。4.5 文控中心负责对受控文件的发放、更改、报废进行控制及工厂规定的正本的保管，并负责本公司的文件总览表、文件发放与回收记录、文件更改发放与回收记录、文件和资料的保管、更新。4.6 各部门主管负责保存受控文件副件，保证在其部门使用的是适宜版本，并负责其部门的受控文件副件之保管、更改。5作业内容5.1 文件的申请5.1.1 各部门根

4、据管理需要，制订相关文件，填写文件申请（更改、补发、报废）单经管理者代表批准后方可编写文件。5.2文件的编写5.2.1文件编写由体系统一打印。5.2.2文件编号1Z-流水号一QM：质量手册QP：程序文件WI：作业指导书/规范类文件一W1：外来文件公司代码质量记录编号：1Z-QR-口口口流水号文件类别公司名称5.2.3文件类型：QM表示质量手册（一级文件）QP表示程序文件（二级文件）W1表示作业规范/指导书（三级文件）QR表示质量表单/记录W1表示外来文件5.2.4文件登录：本工厂受控文件统一登录于文件总览表，若有需要时可将文件总览表发行至各部门以用来对照所持文件是否最新有效的版次文件。5.2.

5、 5文件版本/版次管制：本工厂文件最初原始本版本/版次为A/0,依次变更为A/1、A12、A/3、A/4、A/5当经过5次变更或有大幅度修改时版本/版次应为B/0,同一份发行的受控文件版本必须相同，各页版次可不相同。5.2.6文件编写、保存5. 2.6.1本工厂程序文件采用统一文件编写格式，质量手册和三阶文件，文件编写格式根据实际自行规定，程序文件格式如下：1目的2适用范围3定义4职责和权限5作业内容6相关文件7相关附件文件内容清楚明了，不得涂改、损坏。5.2.6.2文件保存：5.2.6.2.1文件应建立并实行档案管理，以便查阅版本版次变更之文件。体系统一回收并填写在文件发放（回收）记录表上，

6、保留一份旧版原稿文件，加盖“参考文件”印章，保管于体系，以便作下次更新资料之参考作用，其余文件即时作废处理。5.2.6.2.2文件持有单位需确保文件的清晰准确，若有模糊或其它破坏应填写文件申请（更改、补发、报废）单向体系部申请更换。5.2.6.2.3文件持有单位应定期清点文件，保持文件的正确性和有效性。5.2.6.2.4文件管理应专人负责，需置于干燥方便阅读之处。5.3 文件发放、回收、更改5. 3.1文控中心文控员根据各部门主管签批的文件分派所需文件，并在受控文件副件之每页的右上角盖上“文件管制印章”，分发给各部门批准持有人。6. 3.2文控中心文控员将发放情况记录在文件发放（回收）记录表上

7、，受控文件副件持有人必须在此表内签署确认。体系部文控员负责将文件资料记录于文件总览表上。7. 3.3当受控副件持有人，因某种原因遗失或损坏所持之受控副件时，应填写文件申请（更改、补发、报废）单申请补发文件。交管理者代表批准后，文控中心文控员按流程发放文件，有关人员在此表上签收确认，文控中心文控员负责在文件发放（回收）记录表上备注。8. 3.4当文件有更改需要时，申请者填写文件申请（更改、补发、报废）单提出文件更改给部门主管审核，经管理者代表批准后，交文控中心文控员按流程发放。9. 3.5文控中心文控员须将更改文件的章节修改内容记录在相关文件修订履历上。10. 3.6有关质量管理体系标准由文控中

8、心向外联络并提供于相关部门，而有关新产品质量标准则由工程师负责确认并提供。11. 3.7凡经修改的受控文件之章节，在分发的同时，必须将相应的过期受控副件的有关章节文件一并收回。12. 3.8文控中心文控员须将收回的过期受控文件副件在每页的空白处盖上“红色作废印章”。5.4 非受控文件5.4.1如需向外（如认证公司、客户、顾问等）提供非受控文件作为参考时，申请者须填写文件申请（更改、补发、报废）单经管理者代表批准后方可向文控中心索取。5.4.2在发放时，文控中心负责在非受控文件的每页的空白处盖上“参考文件”印章,以说明该文件不会受到更新、回收之控制。5.5外来文件管制：5. 5.1客户提供图纸合约评审相关要求由销售部保管。6. 5.2各部门主管签收到外部文件时需交于体系部。外来文件仅作参考使用时，则由体系部编号加盖“外来文件”印章。统一登录于文件总览表并注明外来文件后，由文控中心文控员发放给相关部门及保存。7. 5.3外来文件发生更改时，文控中心应作相应变更。8. 5.4文控中心应常与外来文件所属单位联系，以确认其有效性，从而保证其参考价值。6 .相关文件6.1 质量记录控制程序7 .相关附件7.1 文件申请（更改、补发、报废）单7.2 文件总览表7.3 文件发放（回收）记录表