OA办公系统改造方案.docx

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1、OA办公系统改造方案一前百我们现行的OA系统是基于1otusDominos/NOTES4.6,要紧应用在DOn1inO邮件服务与公文流转方面。从98年以来，我省的OA系统已经在全省范围内广泛地推广及应用，成为公司所有员工最要紧的办公平台。OA系统的大力推广及广泛应用推动了公司的信息化进展，促进了广大员工信息化意识的提高。目前，我们在全公司范围内基本上做到了无纸化办公，并使各部门间的协调工作更加顺畅，提高了各部门的工作效率，得到了广泛的好评。特别是其他省的一些兄弟公司也纷纷借鉴我们的应用模式与数据库源代码，而且部分已经或者者正准备投入使用。但随着现代化办公理念的日新月异，我们在应用、保护的过程逐

2、步发现从98年开发后至今未得到升级的现行系统应用比较简单，平台也相对落后，已经不能够满足员工办公的需要。我们所设想中的OA系统应该是提供公司内部办公全方位服务的系统，在操作终端上应提供所有Web页的简单界面并提供Web查询功能，在服务提供上应完善公文流转系统、开发电子决裁系统、部门间信息共享系统等，并对外提供数据接口，在Web级或者数据库级与其它系统进行集成与信息共享！最终能够依托OA系统形成公司的内部网(INTRANET)o二、公司现行OA系统简介目前我们使用的OA系统于1998年开发，服务端基于Domino4,客户端使用Notes4.670省公司Server与地市公司Server通过复制同

3、步信息。在应用上要紧包含日常公文的流转，信息公布，讨论组,与利用Domino邮件系统实现通信。下面就现有模块及其存在的一些问题说明如下：1 .公文流转系统我公司现有的公文流转系统作为OA系统中最重要的一部分在全省范围内运转，实现了全公司无纸化的公文流转。要紧包含下列几部分：收、发文管理库：这两个数据库是公文流转中的核心部分，所有公文按照公司收发文规定的流程进行流转。在流转过程中，总公司与省公司之间、省公司与市公司之间的公文是以邮件的方式进行流转；省公司、市公司内部直接在收、发文两个数据库内通过定义一系列操作实现流转。各个发文部门通过相应模板进行发文，办公室人员能够定义如密级等文件的所有属性。由

4、于收发文具体流程比较复杂，在此不做详述。办公流程操纵库：在这个数据库中定义了各类办公流程，与在包含收、发文管理的各类流程中每个岗位的定义，与岗位的有关描述，如有关岗位的人员集合等。办公人员配置库：这是一个人员管理数据库，定义了使用各模块人员的基本信息与有关权限，还有人员的一些实时状态，如出差标记等。上述两个数据库是公文流转系统的基础，提供了具体流程的定义与用户权限的管理。存档库：这是基于Domino的一个文档库，用来存放公文流转结束后需要存档的有关文件。此外对此数据库通过借阅操纵模块管理，根据文件密级不一致也有有关权限操纵，还能够组合查询。出差留言库：办公人员出差登记的小模块，通过填写出差时间

5、段与公文授权人操纵在此人出差时公文的流转。办公人员作了出差登记后，在公文流转到该人员时能够选择提交给被授权的人员进行处理。正式发文库与阅文栏：在发文流程结束后，办公室综合处理人员能够将该文件公布为正式发文，同时在阅文栏上公布，供有阅读权限的人员阅读。在收发文流程中按提示进行操作。2 .信息公布信息公布平台是OA中应用较多的一部分，包含日常公司、与各部门需要公布的各类信息。要紧包含：通知栏，公司日常通知事务在此公布，可定义阅读群组与阅读期限，定期删除过期文档;部门专栏，全省各级公司同部门内部通知与资料、文件的公布，如个险专栏，教育培训专栏等；新闻性专栏，全省分地区公布的新闻信息，如“福建寿险”专

6、栏等。省公司与地市公司SerVe门,可通过复制对公布的信息进行同步。3 .讨论组利用Notes讨论组模板构造的各级讨论组数据库，通常是以部门为单位，用户以论坛的方式进行信息的交流。省公司与地市公司SerVer间也是通过复制对讨论的内容进行同步。4 .应用程序包含信息技术部值班登记、生日祝贺、考勤管理等一些小型应用。随着时间的推移，在开发、推广与保护系统的过程中，我们在积存了一定经验的同时，也发现了现行系统存在的很多问题，这其中具体包含：公文流转系统由于开发过程中设计不够严密，造成系统本身不够健壮，特别表现在使用过程中的“跳流转”功能，即当正常流转出现问题时的补救手段，会造成流程混乱。此外，由于

7、NoteS系统本身局限性，无法很好地避免冲突文档。由于公文流转系统中，大部分流程的操纵是通过写按钮事件的方式实现的，因此流程与岗位定义不够灵活，流转不够顺畅，可扩展性不强。 报表功能较弱，无法实现报表的灵活输出。 安装保护烦恼，没有直观的安装界面，也没有统一便利的保护管理工具，不利于管理员对系统进行保护。 系统底层架构比较混乱。由于整个系统的开发过程经手人员太多而且交接与文档不够充分，造成系统定义不清。 用户操作界面不够方便，部分功能的实现方法较落后，效率低To在通讯录等数据库与各级公司进行复制时，会不定期产生数据混乱，而且无法定位问题所在，造成保护工作量增加，由于在数据库权限管理上多借助于N

8、otes通讯录中的邮件用户及群组，当通讯录复制出现问题的时候会影响到一些数据库的使用。 对一些交互性强的数据库，通过自动复制同步信息的方式往往不够及时，满足不了实时要求。一些重要的信息无法有效的主动通知到用户。 文件归档时由于4版NOteS数据库本身的局限性，数据库的限额无法重新设置，而且数据库大小无法满足实际应用。 省公司与下属各市公司及县公司在日常办公过程中有许多需要相互交换的公文及数据，现在的交互模式是通过邮件系统进行交互。邮件系统交互这种方式，使交互过程过多地加入了人工干与，降低了系统的自动化程度，实时性不够，效率也受到一定影响，规范化标准化程度降低。综上所述，我们愈加感到办公自动化系

9、统改造的必要性、迫切性。三、目标通过改造的系统应当具有原系统的所有功能，同时也要兼顾用户的操作习惯，老用户无需太多的培训即可上手；界面清新有用，更具人性化，便于新用户入门；功能稳固可靠，符合实际办公流转需求；文档明晰充分，便于系统管理人员对系统进行管理及保护、再次开发。对本公司的办公自动化系统作战略的、客观的目标规划，要紧有如下目标：1) 稳固升级DominoR4至R6,保证升级后办公自动化应用系统与总公司及各省分公司各版本Domino的正常衔接；2) 升级本公司原有OA模式，移植原有数据至新系统，使用R6及各项新技术的特性，实现工作流的模块化定义，以扩展各类有关应用，将旧系统升级为先进、成熟

10、、稳固、健壮的办公自动化系统，实现平稳过度；3) 全面架构B/S方式的企业内部网，集成所有的Notes及增值平台应用，实现DOMINO平台与周边系统的连接，走向集成化道路。4) 实现应用系统具备知识管理的功能特征：统一企业门户，集成化、一体化，同时集成档案系统、数据中心、财务系统、业务系统等其他各类综合应用系统，实现文档一体化、数据无缝交互、高度资源共享。具体来说，将应用系统定位成一个集成化、一体化的广义办公应用系统，是本公司信息平台的基础：建设国内领先的企业信息化系统，让用户感到办公的乐趣，切实提高办公效率、管理效率与经济效益，真正实现办公电子化；建立巩固、强大的中国人寿福建分公司统一的办公

11、管理平台，建设内部统一的企业信息门户，实现网上办公，规范管理流程，提高整个企业的运作效率; 实现公司内部网络安全互联，建设统一的企业公文交换、资源共享平台，实现信息共享，提高决策效率与准确度； 与有关业务系统集成，及时从业务系统中提取数据与统计报表，提高办公效率，为领导提供决策根据； 建设完全个性化的办公平台，实现个性化定制，快速方便的个人信息获取，完全集成群件系统与关系数据库，建成统一的安全认证体系； 实现所有应用程序用户入口的统一，做到企业信息化系统简单、安全、有用、先进”的统一； 不仅满足目前的办公需要，而且能习惯公司未来的机构重组与工作流程的变化，成为企业高效运作不可或者缺的基础信息系

12、统；四、实施内容与系统设计改造后的办公自动化系统由下列3大部分构成：通过数据中间件实现的系统集成；包含公文流转等模块的应用系统；与向用户主动提供服务的增值应用模块。外部应用系统是指除Domino系统外开发的基于生产数据的增值系统下面将分别介绍这三个构成部分。第一部分系统集成办公自动化改造的重要目标之一就是实现OA平台与业务系统的集成，也就是说实现Domino文档型数据库与关系型数据库之间进行相互的数据交换。使业务系统的数据在OA系统中表现，同时OA系统中的数据能反馈到业务系统中作为业务系统处理的数据源之一。这也是把办公系统建设成为企业内部办公门户的关键所在。具体来说，我们通过数据中间件来实现这

13、一过程。通过数据中间件实现与外部应用系统的集成目前我们基于生产数据后台数据库开发了多个外部应用系统，同时逐步向结构化、集成化的方向进展，但是由于现行办公自动化系统本身的局限性，我们一直没有能够有效的利用OA平台实现与外部系统数据的集成。在改造后的系统中，我们将通过数据中间件实时地、或者者定时地提取外部应用系统所产生的数据（外部应用系统是指除Domino系统外开发的基于生产数据的增值系统），比如各类统计报表，并将其传送到OA平台的DOmino数据库中去。这样我们便能够将我们现行的增值服务的被动响应方式改变为主动提供方式，从而大大增强了增值服务的深度。比如我们能够将外部的生产数据统计查询系统所产生

14、的数据报表定期、或者者不定期的通过数据中间件发送到OA用户的邮箱中，以邮件的方式传送给用户，或者者升级后的DominO邮件直接支持如SMTP、POP3等传输协议，通过外部应用模块直接与事实上现数据传送。同时还将通过数据中间件进一步实现从外部获取的数据在OA中的存储、查询、权限分配与各类应用。与其他关系型数据库的集成目前本公司要紧的关系数据库平台为InfornIiX与SQ1SerVer,在今后的可能拓展中能扩大OA与其他关系数据库的数据转换、存储与应用。基于上述需求，我们的设计架构应该满足如下功能要求:1 .能够实现与现有要求的业务系统之间的数据交换；2 .能够方便地扩展新的业务系统连接；3 .

15、在熟悉业务系统数据结构的前提下，尽量减少业务系统端的代码量。综上能够看出，我们使用的办公系统与业务系统集成的技术与策略上具有如下特点： 注重提取不一致来源的信息 注重信息的不一致表现方式 先集成办公系统内部信息，然后再集成外部信息，再集成业务应用的循序渐进的步骤 考虑到系统整合的复杂性，先集成信息，再集成应用，遵循从简到繁的步骤 使用通用的标准来储存、传输、显示信息(JDBC/ODBC/XM1/SOAP) 设计规范的架构与模型考虑到系统整合的耦合性，不改变原有的应用模式与操作方法，完全通过独立的额外扩展来满足扩充的需要。第二部分应用系统设计基于Domino6的Notes应用系统包含了可定义的各

16、类流转系统、档案管理、信息公布、与其他应用系统等。下面全面介绍这些系统的功能与特点。基于工作流定义引擎的各类流转动态工作流程管理是指对办公流程进行统一的规划管理。对具有一套固定工作方式的办公流程，可做相应流程规定。并可对工作流程做统一规划，系统管理员或者其他具有相应权限的人员能够对工作流程进行添加、删除与修改工作，以方便对工作流程的操纵。这是改造后的办公自动化平台的特点之一。工作流的定义能够通过图形化的界面进行管理，能够更加灵活、方便的设定各类办公流程，为办公自动化平台的各类应用提供了强大的可扩充性，针对应用系统的开发将不再拘泥于某种特定工作流程的代码编写，同时也更加利于保护人员对系统的管理与保护。