办公室管理(历届试题).docx

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1、一、筒答题1、简要说明会议纪要有什么作用？有弊两种形式？答：会议纪要具有沟通情况、交潦经验、统一认识、指导工作的作用。可以用于向上级汇报会议情况：也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行.有两种形式：（1）议决性会议纪要：（2）周知性会议纪要.2、筒要说明提高会议效率的一些基本做法？答：遵循法律法规：合理确定会议目标：确定必要的与会者：减少会议数量：缩小会议规模：简化会议程序；缩短会议时间：控制会议经费：分析会议成本。3 .文员进音是指什么？进方具有什么作用？应该注意什么？答：进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。作用：参谋作用；补缺作用：

2、增进关系的作用。注意：适事：适时：适地：适度。4 .文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？答：（I）会议名称：（2）会议记录人的名称、前章：（3）时间：（4）会议地点：（5）议题：（6）主持人、主席：（7）出席者名单；（8）会议的经过情形及结论：（9）相关的资料：（10）下次会议预定日期.6 .什么是文员的挡鸾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应怎样做？答：对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文m出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，H需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可.（D电话挡驾.上司不愿接听的电话,文员要告诉对方，哲时不能接或上司不在

3、，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。（2）来访挡驾.先问清来由，判断有无必要引见上司，或先作请示。（3）会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝.&文员处于社交场合时，弓I出的话题哪些是属于合适的？哪些是不合适的？答：合适的一（I）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题：（2）一般人喜闻乐见的话题；（3）显示地方或民族色彩的话题；（4）比较高雅的话题，如中外名著、展览会；（5）积极、健康的生活体验的话题：（6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。不合适的一（1）应当忌讳的话题.（2）令人不快的话题.（3）过于敏感的话题。（4）自

4、己不甚熟悉的话题“（5）夸耀自己的话题.（6）庸俗的、色情的话题.（7）不宜谈论的保密的话题.7 .文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？答：包括电子提示系统和人工提示系统.电子提示：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息,人工提示：设置基本办公日程表、固定活动日期一览表：使用提示性备忘录：准备约会表：准备特殊提示卡；准备交往提示文件。8 .文员根据单位需要向内或向外发文，需要经过哪一系列过程？答：1拟稿.2核稿,3签发。4编号.5缮印,6校对。7用印08登记9分发.二、设计题1、拟制定近三年或中长期工

5、作发展规划的工作研讨会，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？答：（1）座谈会邀请对象必须是对部门工作熟悉，能独立思考，有主见又敢于发表意见者：（2）座谈会以小型为主,人数以7、8人为宜：3座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合：（4）主持人负贡引导、组织，可不做记录：（5）详细的记录应由文秘人苏在不引人注目的座位上去做：（6）座谈会的时间不比刃格规定，可长可短：（7）会场也可准备些饮料、茶点，边吃边聊，可使气氛轻松。2 .外资公司总经理来访，恰逢生日，上司要求小陈购买礼物，小陈应如何办？要考虑哪些因索？答：（1）清楚总经理的爱好、文化背景、性格习惯等：（2）征求上司意见或同意，在允许的钱款额

6、度范围内选购礼物：（3）比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品：（4）赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装重新包装一下；（5）附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给对方总经理。3 .上海企业来访商议合作事项，由公室小李接待，他应做好哪些工作？答：1接受任务2、了解来宾3、制订计划4预订食宿5.迎接来宾6、商议日程6按排会谈8,陪同参观9、送别客人10,接待小节4 .文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？答I1整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结兑预支的出差费用。2回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出

7、工作汇报。3如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。4尽快恢史正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作.把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。5对在旅行过程中给予帮助和照朦的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。5 .总经理要到A公司洽谈业务，文员应怎样安排这个的会？答：首先，用写信的方式定约，等对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员确认.其次，正确告知总经理的姓名、目的、时间、地点、方式、所需要的时间等，日期的确定应有弹性，告知你或总经理的联系电话。第决定时间、地点时主意：（D星期一早上、周末下午，即将下班之前、午饭前后对方

8、的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子、公司有重大活动时，不要安排约会。（2）地点必须选择对方比较方便的地方，还应考虑礼仪规格、是否需保密、是否需就餐等。（3）约定后向上司汇报，并填写在日程表安排计划表上.如有必要，还应准备约会所需要的文件资料。6 .所谓“有问题”的来访者一般是怎样的？文员应如何应对？答：（D固执任性的来访者.死搅蛮缠、出言不逊、文m应充不妥协地反品进行解样并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度.可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信.（2）进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话给保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。（3）情绪激动的来访

9、者。如果来访者是男性，女文员应该找男同事帮忙：如果是女性，女文员可能会使她平价下来：如不行，找个成熟的女同事来帮忙。（4）腑人的老手.7 .文秘人员经常要代替上司选葬礼品，向他人送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做？答:在赠礼前必须搞清楚购礼的目的：还要清楚赠礼对象的身份、理好、文化背景、性格习惯等：还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可：要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方；赠送的礼物应去掠包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装以下：如果不是亲白送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、赞卡；文秘人员应

10、准备一张节日礼物名单.上司可以在上面作一些增减，表示是否I可意你提的建议或者提出一些其他的意见以及标明价格范围：为r避免所送礼物的重熨，文秘人历应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录8 .文员在准各上司旅行时要考虑屏些项目？履行哪些职贵？答：（I）准备旅行计划和旅馆信息.旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间。座位情况、旅馆情况.（2）制定约会计划。约会计划表包括：城市名和省名，日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址、电话。（3）为商务洽谈收集资料。（4）决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单.（5）考虑行李问题.通过航空公司出

11、版的旅行手册或旅行行社代办人信息。为每件行李准备识别标签。(6)安排差旅费“(7)建立旅行-一旅馆信息资料库。(8)办理旅行保险.9 .公司办周年庆，文员应准备什么？答：(I)客人的选择，确定名单，再请上司核定.(2)确定时间。如果是涉外宴请，宴请时间应该按照国际惯例，征询客人的意见，要避免选择对方的重大节假日.(3)会场的选择。要考虑宴会的性质，客人的数量以及预算费用等,考虑宴会的形式与气氛、交通是否方便、场地大小是否合适、菜式、有无停车场。(4)拟定菜单。应符合对方的饮食习惯、从宾客的身份、宴请层次、目的等方面去考虑，至少要提供2分菜单供上司挑选“(5)寄发请柬.，宴请需要发请柬，请柬上应

12、写明邀请人姓名，被邀请人姓名、宴请的目的、方式、时间、地点以及若装要求，要求回函及其他说明等.请柬一般耍提前一至二周发出。(6)席次的挎列.以社会与年龄作优先考虑来安排，在请柬上应注明席次号。三、案例分析题1 .某厂的冰箱爆炸，因用户在其中放置烟竹，从中可以为文秘人员的信访工作提供哪些有益的启示？答：(1)信访工作也不完全是被动地等人们写信，打电话或告上门来，文秘人员也应该注意到社会上的反馈.(2)有些事涉及本单位的利益或信誉，应及时向领导汇报，采取主动出击的方法。(3)文秘人员虽不是专业人员，不能解决技术性的问题，但文秘人员应具有细心、敏感的工作方式和作风，能从其他角度帮助领导解决问题.2

13、.现将下列文件合成3-4个案卷，井拟制案卷标题.答：标题一：市教委、北京广播电视大学关于招生工作的通知、请示、批品.(1),(4)、(5)标题二：北京广播电视大学关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、决定、通知。(2)、(8)标题三：北京广播电视大学招生工作计划、年度工作总结.(3)、(12)标题四：北京广播电视大学各系关于开学准备、加强学生思想工作、提高教学质员的报告.、10X(11)3.海金精密仪器公司技术部为公司创收益，总经理决定奖励技术部，把相关事宜交由卜小姐负责，回答一下问题.(1)卜小姐应该安排什么时间、地点宴请比较好？答：应安排在本周的星期五下班后宴请，这时周的工作已结束

14、，第二天是休息，晚一点也不影响工作.找个比较安静幽雅的餐馆，包个单间，总经理与大家上下级可交流感情。(2)卜小姐用怎样的方式通知技术开发部的成员？答：卜小姐应到技术开发部去向大家表示祝贺，并当场邀请.如果用电话通知，不能产生亲切感和更理想的气泉(3)宴请结束一结账，只花了1500元，对余下的500元，卜小姐买纪念品发放好不好？答：宴会快结束时卜小姐可把技术部负贡人拉到一边，把500元交给他，悄悄说：“我和总经理回去后，你们可不受拘束再饮一杯，或找个卡拉OK唱唱歌，明天把发票交给我就行.”发放纪念品会给公司其他人员知晓，造成不必要的麻烦.(4)除了宴请，卜小姐还可以建议用其他方法来鼓励技术开发部

15、吗？效果怎样？答：可以建议总经理给每个人发奖金，还可以建议在全体职工大会上表扬技术开发部，这样可以激发其他部门的积极性.4 .某公司安排僮法语的小沈和秘书小陈弁加与法国公司的商务会谈，结果会谈失败.小沈和小陈在接人特物、言谈举止方面有何不妥之处？正确的做法应该是怎样的？答：(1)衣着.二位女士穿若打扮不符合会谈工作要求，而且也影响了范总的形象，小陈的穿着打扮干扰谈判、影响工作，破坏工作场所安静.(2)犯生习惯,小陈用手空茶叶，不卫士，引起客商不满，使得谈判一开始就不顺利，(3)应变能力,小沈应该对领导的作风、性格有所了解,有针对性地弥补领导的不足“范总经理与客商争执，她应采取补救措施，可以将上

16、司借故引开，并示意上司忍耐些，使谈判维续，而不是指责客商.(4)领导权威.小沈收到上司批评，即使是过头话，也应保持冷好，不反驳，应理解上司的难处“找适当的机会，用适当的方式说明情况，交流思想和感情。5 .A公司预订的宾馆包房被B公司使用了，造成2周年的庆祝活动不欢而散.(1)为什么A公司庆祝活动未取得预期效果？答：A公司负贡预订的文秘人员没有对预订的时间、地点进行确认，准符工作不充分导致活动没有取得预期效果。(2)如果你是A公司的文秘文员，你应如何组织这次活动？答：应把这次活动的细节详细列出，每个项目由专人负货：由专人负员预订，初步确定以后向上司汇报，再向娱乐总汇负员此事的人确定。活动前一天或前两天，再和对方确认一下时间、日期、地点：案例中领导和嘉宾应由公