银行会计档案管理办法.docx

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1、银行会计档案管理办法第一章总则第一条为加强会计档案管理，根据中华人民共和国会计法、中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、财政部、国家档案局颁布的会计档案管理办法、人民银行制定的银行会计档案管理办法和银行会计基本制度的有关规定，结合银行实际，特制定本办法。第二条会计档案按照存储的介质不同，可分为纸质会计档案和电子会计档案。纸质会计档案是指以纸为介质保存的会计档案；电子会计档案是指以磁盘、光盘、缩微胶片等磁性介质为载体保存的会计档案。第三条各类业务系统新产生的会计档案应于投产前报运营管理部门审批。总行运营管理部负责确定总行业务系统新产生的会计档案类别及保管期限，各分行运营管理部门（或

2、承担会计档案管理工作的业务部门，以下同）负责确定本行自行开发的业务系统新产生的会计档案类别及保管期限。第四条会计档案的管理及其检查、指导工作，在会计档案移交前由产生会计档案的业务部门负责；会计档案移交后由各行档案管理部门负责。电子会计档案的保管、备份及翻录工作由技术部门负责，并能满足查阅及打印要求。第五条本办法适用于银行各级行。第二章会计档案的范围第六条会计档案是银行业务经营活动中形成的重要史料和证据，包括以纸质及磁性介质保存的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料。具体包括：（-）会计凭证类：记账凭证（包括批柜员记账凭证）、原始凭证、日终结账报表及其他会计凭证。（二）会计账簿类：总账

3、、明细账、日记账、固定资产卡片账、辅助账簿及其他账簿。（三）财务会计报告类：月度、季度、半年度、年度财务会计报告，包括会计报表及附表、会计报表附注和文字说明及其他财务会计报告。（四）其他类：日报表，银行存款余额调节表，对账单，各类登记簿，会计电子化系统开发和修改的文档资料，会计档案移交清册，会计档案销毁清册，会计监管档案，开销户资料，其他应当保存的会计核算专业资料。第三章会计档案的归档第七条纸质会计档案归档。各级行每年形成的纸质会计档案，由产生会计档案的业务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，按保管期限分类，建立会计档案登记簿（见附表1）。归档要求如下：（-）会计档案立卷采用年度/保管期

4、限/档案类别的分类方法。即先将同一年度形成的会计档案按保管期限分开,再将同一期限的凭证、账簿、报表分开组卷。（二）会计凭证的整理与装订。凭证应按日装订，凭证过多的可分若干册装订，凭证过少的可将同一月份若干日（不得超过5天）的凭证合并装订（用封面隔开），但须按日顺序排列。已装订成册的凭证，应在凭证封面上逐项填写清楚，编列顺序号，注明日期、保管期限及档号，由装订人员和会计主管人员在加封处盖章。（三）账簿的整理与装订。各种活页分户账应分科目按账号顺序按年装订，账页过多的可分若干本装订。各种登记簿应分类别按保管年限分别整理，计算机打印输出的登记簿和手工活页登记簿按年装订；手工订本式登记簿以本为单位单独

5、装订按年归档。各种销讫卡片账，按销账日期顺序按月或季装订。在年度中间更换的旧账页或结清户账页，应按科目或账号顺序排列，妥善保管，年度终了全部账页更换完毕，再按年度整理装订。装订成册的账页，要填写“账首”和“账页目录”，并且另加封面、封底，在装订处加封，登记账簿封面，注明账簿名称、年度、保管期限及档号，由装订人员和会计主管人员在加封处盖章。（四）报表的整理与装订。日报表按月装订，月报表、业务状况报告表（月/年）按年装订。装订时应加封面、封底，并在装订处加封。封面注明报表名称、年度、保管期限及档号，由装订人员与会计主管人员在加封处盖章。（五）会计电子化系统开发和修改文档资料的整理与装订。会计电子化

6、系统开发和修改的业务需求书、系统功能说明书和操作手册等档案资料应于系统投产或修改应用后，按年分别装订。装订时应加封面、封底，并在装订处加封。封面应注明系统名称、年度、保管期限及档号，由装订人员、会计主管人员及相关技术人员在加封处签章。（六）其他纸质会计档案的整理与装订，按有关规定执行。第八条电子会计档案归档。保存电子会计档案资料的磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质，应按档案资料的保管机构/年度/保管期限/类别加以分类保管，实物介质还应编号，张贴标签并加装介质封套,注明档案资料名称、年度、保管期限及档号，由经办人在标签和介质封套上盖章，登记会计档案登记簿归档保管。以磁性介质保管的电子会计档案，技术部

7、门应保证会计档案的正确性和完整性，并能满足阅读及打印要求。第九条会计档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管的期限分为3年、5年、15年三种。会计档案保管期限，从档案所属年度终了后的第一天算起。同一介质上有不同保管期限会计档案的，应按最长期限保管。本办法规定的会计档案保管期限（见附表2）为最低要求，各一级分行可根据各地的具体情况适当延长会计档案的保管期限，但不得缩短保管期限。第十条有悬案待查或尚待清查的账务，其会计档案保管期限无限延长，直至查清。第四章会计档案的保管第十一条纸质会计档案的保管。县级以上分支行根据实际情况设置专用档案保管库保管纸质会计档案。当年形成的会计档案，在会计年度终了后,

8、可暂由产生会计档案的业务部门保管1年，期满后，由产生会计档案的业务部门编制移交清册一式两份，一份留存，一份随会计档案交本单位档案管理部门统一保管；未设立档案管理部门的，由产生会计档案的业务部门指定专人保管。各级行会计档案保管人员必须按照本办法规定的会计档案保管年限对纸质会计档案分类管理，在会计档案登记簿中逐项编号、登记，并及时入库（柜）保管，确保会计档案完整无缺。第十二条电子会计档案的保管。采用磁性介质保存的电子会计档案能够纳入会计档案管理系统的，应在系统中加以分类，并按本办法规定的会计档案保管年限进行保管；其他电子会计档案应按本办法第八条的规定进行分类、编号归档，并及时入库（柜）保管。技术部

9、门应对电子会计档案实行双备份，异地保管。第十三条同一会计档案采用不同介质保存的，应以电子档案为主，纸质档案为辅。除随传票装订的档案及其他必须打印的档案外，其余会计档案可不再打印，统一纳入会计档案管理系统或采用其他磁性介质储存和查询。对于需定期审核的电子会计档案，应指定人员对电子会计档案的完整性和正确性进行审核，并及时做好核对结果的记载工作。第十四条会计档案保管库（柜）必须保持整洁卫生,做到防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物。采用磁性介质保存的会计档案还应做好防磁工作。第十五条会计档案保管人员应会同技术人员定期检查会计档案，及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其他技术处理。光盘、磁盘还应由技

10、术人员定期翻录，确保其保存质量。第十六条会计档案保管人员岗位变动，必须办理交接手续。第五章会计档案的移交第十七条纸质会计档案的移交。各级行在业务经营活动中形成的各种纸质会计档案，由各级行集中妥善保管，不再向地方档案馆移交。移交本单位档案管理部门保管的会计档案，原则上保持原册的封装。个别需要拆封重新装订整理的，必须由档案管理部门、档案生成部门经办人共同拆封整理，以分清责任。纸质会计档案在系统内移交，按照如下程序办理：（-）由交出单位造具会计档案移交清册（见附表3）,详细列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、交出单位、接收单位、经办人、监交人等内容。（二）

11、移交单位的管辖行档案管理部门和运营管理部门共同派员监督移交。（三）交、接双方和监交人按照会计档案移交清册所列内容，当场逐册核对无误，并在会计档案移交清册上签盖双方单位公章、经办人和监交人名章。会计档案移交清册一式三份，交、接双方和管辖行各一份。（四）会计档案移交接收单位保管。第十八条电子会计档案的移交。纳入会计档案管理系统中保管的电子会计档案，可通过系统进行档案的移交，移交完毕后打印会计档案移交清册,交、接双方在会计档案移交清册中签盖双方单位公章和经办人、审批人名章。会计档案移交清册一式三份，交、接双方和管辖行各一份。其他电子会计档案的移交应在会计档案移交清册中注明介质的编号、介质中保存的会计

12、档案资料文件名称等内容，按照纸质会计档案的移交程序进行移交。第十九条机构分设后，原机构保留的，会计档案继续由原机构保管；不保留原机构的，会计档案应经分设各方协商后由其中一方保管；机构撤并的，会计档案应移交账务接收机构保管。第六章会计档案的调阅第二十条会计档案原件一律不准外借，严防丢失和泄密。第二十一条纸质会计档案的调阅。内部调阅纸质会计档案，由调阅人提出申请，并填写会计档案调阅登记簿（见附表4）。会计档案移交前，由产生会计档案的业务部门负责人或网点负责人批准即可调阅；移交后，需经会计档案管理部门主管和产生会计档案的业务部门负责人批准后，方可调阅。法律、法规授权的外部部门查阅纸质会计档案时，应持

13、有效证件，经单位负责人或其授权人批准，在专人陪同下查阅。（-）查阅会计档案时，应有专人负责，协助查阅。严禁查阅人在会计档案保管室（或库房）自行查找、查阅。（二）查阅人所需的证据和有关资料，可以抄录、照相、复印或复制，不得在会计档案上涂画，严禁将会计档案拆封、抽换和借出。（三）查阅会计档案的介绍信、查询书等法律文书应附于会计档案调阅登记簿后，并将查阅日期、查阅人、抄录复制情况等内容在档案封底和会计档案调阅登记簿详细记录，由审批人、经办人及查询人共同签章，以备查考。第二十二条电子会计档案的调阅。内部调阅电子会计档案，由调阅人提出申请，会计档案管理部门主管同意后进行登记。调阅完毕，由经办人从系统中打

14、印或手工登记会计档案调阅登记簿，由审批人、经办人及调阅人共同签字确认。内部人员如需纸质会计档案，应由会计档案管理部门主管指定人员为其打印，并在会计档案调阅登记簿中手工登记。法律、法规授权的外部部门调阅电子会计档案，经单位负责人或其授权人批准，核实调阅人身份证件后，由经办人根据协助查询通知书上的查阅事项调出电子会计档案，并打印成纸质档案提供给调阅方查阅。调阅完毕，从系统中打印或手工登记会计档案调阅登记簿，由审批人、经办人及调阅人共同签字确认，并将调阅方提供的相关证明文件附于其后，以备查考。给内外部人员提供的纸质会计档案，均应注明用途，以分清责任。第七章会计档案的销毁第二十三条纸质会计档案的销毁。

15、保管期满的纸质会计档案，除本办法第二十五条规定的情形外，必须严格按以下程序销毁：（-）由县级以上分支行档案管理部门会同产生会计档案的业务部门提出销毁意见，造具会计档案销毁清册（见附表5）,详细列明要销毁的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间，并由行长在会计档案销毁清册上签署意见，报经一级分行运营管理部门批准后，方可销毁。（二）销毁纸质会计档案时，由本行档案管理部门、运营管理部门和审计部门共同派员监销。（三）监销人在销毁会计档案前，必须按照会计档案销毁清册所列内容对要销毁的会计档案进行清点核对，确保无误。销毁后，在会计档案销毁清册上签章，并连同监销情况报

16、一级分行备案。第二十四条电子会计档案的销毁。纳入会计档案管理系统保管的电子会计档案，由系统根据用户输入条件筛选出保管期满的会计档案，形成销毁申报文件，经档案管理部门、产生会计档案的业务部门负责人审核，行长同意后，逐级报一级分行运营管理部门审批，由技术人员从系统中清除经批准销毁的电子会计档案。销毁完毕后，从系统中打印会计档案销毁清册并加盖保管部门公章及经办人、审批人名章。会计档案销毁清册一式三份，档案管理部门、一级分行运营管理部门和技术部门各一份。以磁性介质保管的其他电子会计档案，应在会计档案销毁清册中列明保存介质的编号、介质中保管的会计档案资料文件名称等内容，按照纸质会计档案销毁的程序进行销毁。电子会计档案的销毁