2-集团会议管理制度.docx

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1、集团会议管理制度第一章总则第一条为进一步规范公司会议管理，不断提高会议质量和效率，有效降低会议成本，结合公司实际，特制定本制度。第二条会议管理的原则：精简、高效、务实、注重结果。第三条本制度明确了公司会议的种类、会议的组织、会务的管理等工作相关内容，适用于公司各种类型的会议。其中，合资公司会议管理需遵从所在企业有关规定。第四条会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司级会议、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议或各级党委政府（有关部门）召集企业有关人员参加的会议不受此限。第五条会议提拟人或主办单位、部门负责会议的组织工作，并

2、有权对违反本制度的行为提出处罚。第六条集团公司行政中心负责公司会议的统筹协调及本制度的实施监督。第二章公司会议的种类第七条公司举行的会议按周期分为两类。（一）定期会议：指公司及下属各单位、部门按照规定定期召开的会议。如：每周例会、半年工作会议、年度总结表彰大会等。（二）不定期会议：召开时间没有特别规定，根据实际需要随时召开的会议。第八条公司举行的会议按级别分为五类：（一）公司级会议：主要包括董事长（总裁）办公会、股东大会、半年工作会、年度总结表彰大会、年终述职会、职代会、党内民主生活会等；（二）专题性会议：公司生产、建设、营销、技术、财务、人事、采购、安全等业务综合会（如经营分析会、生产调度会

3、、安全生产工作会等）；（三）部门（单位）会议：各分子公司、加油站、集团各职能部室召开的工作会；（四）班组（小组）会：由各党、工、妇、团小组会，项目组、工作组及其他班组小组会议；（五）上级或外单位在公司召开的会议：接待会、现场会、报告会、办公会、业务会、商务会（如洽谈会、座谈会、推介会、联谊会等）。第三章公司会议的提拟与审批第九条公司各类定期会议无须提拟和审批。第十条公司临时行政会议、公司年度有关会议由集团公司总裁直接提拟或由议题涉及业务的主办单位或部门负责人提拟，会议层次由集团公司总裁批准。第十一条单位和部门会议由各单位、部门自行安排，但会议时间、地点、参加人员等，不得与公司级会议冲突。第十二

4、条具体提拟和审批情况如下：（一）公司级会议：报请集团公司董事长、总裁或书记批准后,由集团公司行政中心负责组织召开；（二）专题性会议：由集团公司总裁或副总裁批准，有关单位或业务部门负责组织；（三）部门（单位）会议：由各分子公司、加油站、集团职能部室主要负责人批准，有关单位或部门负责组织；（四）班组（小组）会：由各党、工、妇、团小组长，项目组、工作组决定并主持召开；（五）上级或外单位在公司召开的会议：由各单位行政部门受理安排，并报请集团公司分管领导审批，会议或接待层次较高的须报请集团公司董事长审批，有关业务对口部门或相关单位、集团公司行政中心协助做好会务工作。第十三条凡列入公司年度计划的会议（见附

5、件1）如需改期,或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门应提前3天完成会议提拟和报批手续，并通知集团公司行政中心调整会议计划；未经报批同意，任何人不得随意打乱正常的会议计划。第四章公司会议会前准备第十四条会议通知遵照以下规定：（一）已列入公司计划的会议，期中无调整的，不再另行通知,由相关组织单位和部门按计划直接通知与会人；（二）属下列情况之一者，按“谁提拟、谁通知”的原则进行会议通知：1 .未列入会议计划而临时提拟的会议；2 .虽然已列入例会计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明；3 .其它提拟人认为应另行通知的情况。（三）会议通知一般应提前2天以上，通知对象为

6、与会人、会务服务提供部门；（四）会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议或涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，应进行书面通知，并辅以电话通知。第十五条会议的其它准备工作遵照以下规定：（一）按照“议题明确、重点突出、务实高效”的原则，会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作;其中，属于集体讨论类型的会议（如跨部门的沟通协调会、专题讨论会等），各单位、部门应在会议召开前2天，按要求将所需在会上讨论的议题（见附件2）报送至会议提拟部门，由会议提拟部门对各种议题进行总结归

7、纳，列出讨论提纲（见附件3）,并大致分配各项议题的讨论时间，所有议题讨论时间总和最长不超过3小时。在会议开始前1天将会议议题等相关资料发于所有参会人员。其他会议根据实际情况，提前或现场将会议所需文件材料准确分发到与会人员。（二）会务服务提供部门应根据会议通知要求或领导要求，在会议开始前1天做好会务准备工作，如落实会场、会场布置、会议器材、茶具茶水、录音（像）、安保通勤等会议所需的各种设施、用品等，同时，要做好会场照明、通风、温度控制等工作。（三）集团公司召开的公司级会议会务服务统一归口集团公司行政中心负责。（四）各单位、各部门在集团公司召开的会议需用公共会场的,应向集团公司行政中心书面提出，并

8、统筹安排。（五）会议开始前，参会人员应自觉准备好记事本、钢笔（签字笔）等会议记录工具；对于公司级会议，集团公司文秘人员须额外准备好录音笔。第五章公司内部会议的组织与记录第十六条会议组织遵照“谁提拟、谁组织”的原则。公司例会、临时行政会议一般应控制在12小时，根据会议进行情况确需延时的不受时间限制。第十七条会议接待。会议接待由会议主办部门负责，原则上于会议召开前20分钟到会场。第十八条会议签到。与会人员应在公司会议签到表（见附件4）上签到，会议召开前5分钟签到完毕或遵从会议通知时限要求。第十九条会议主持。公司级会议一般由集团公司董事长、总裁或书记主持；专题性会议、多个部门参加的临时行政会议原则上

9、由集团公司副总裁及以上人员主持，集团公司董事长另有授权的，从其授权；单位和部门工作会一般由本单位、本部门主要负责人主持；班组（小组）会一般由组长主持。会议主持人须遵守以下规定:（一）主持人原则上应在会前510分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备；（二）主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明；（三）会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率；（四）属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对需集体议决的事项应加以归纳和复述

10、，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见；（五）主持人应将会议确定决议事项、实施人（单位或部门）、达成标准和时间等向与会人明确。第二十条会议发言。会议发言有正式发言和自由发言两种，前者一般是领导报告，后者一般是讨论发言。（一）正式发言时，发言者应口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要;如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场；发言完毕，应对听众的倾听表示谢意；（二）自由发言时，发言者应讲究顺序和秩序，不能争抢发言;发言应言简意赅、紧扣议题、观点应明确；与他人有分歧，应以理服人，态度平和，听从主持人的指挥，不能只顾自己；（三）如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，

11、对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态；（四）属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发口第二十一条会议记录。公司各类会议原则上应指定专人负责记录。会议记录由会议主办部门负责以笔录（或录音）形式对会议情况记载。如有录音，会议录音需作为音像资料存档备查和保存。集团公司董事长或总裁主持的公司级重要会议、临时行政会议原则上由集团公司文秘负责会议记录工作，集团公司董事长另有指定的,从其指定；各单位、各部门应常设1名会议记录员（一般为本部门的内务文员）负责记录；会议记录遵照“谁组织、谁记录”的原则,如有必要，主持人可根据本原则

12、及考虑会议议题所涉及业务的需要,临时指定会议记录员。会议记录人员应遵守以下规定：（一）做好会议的原始记录，在下列情况下，应整理会议纪要:1 .每周六上午由集团公司总裁主持召开的周例会，月度经营分析会，季度经营分析会，年中、年度工作总结表彰大会，以及各类临时行政会议；2 .需会后对会议精神的贯彻落实进行跟进的会议；3 .主持人要求整理会议纪要的会议。要求会议记录人员在会议结束后24小时内整理好原始记录，按照会议纪要格式要求（见附件5）,形成会议纪要。（二）会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性；（三）会议记录人员要在会议进行期间认真记录，对结论性发言做重点记录；（四）妥善保存会议原始记录本

13、，用完后的记录本应作为机要档案及时转呈公司档案室统一归档备查。（五）负责会场内外紧急事项的转达，应注意掌握分寸，谨慎行事。在会议进行中，对可能发生的临时变动如调整议题、增加与会人员等，会议服务人员应及时根据领导指示采取应急措施，妥善处理。第二十二条会议纪要签发。公司级会议纪要需报呈集团公司董事长、总裁或书记签发。其他会议纪要由各单位主要负责人签发。会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。第二十三条会议总结。会议结束后，原则上应由会议组织单位负责人召集全体会议工作人员以召开总结会的形式对整个会议的组织和服务工作进行全面的分析和总结，做出客观评价，肯定成绩,找出缺点和不足，加以改进。第六章公司内部会

14、议的跟进与落实第二十四条集团公司董事长或总裁主持的会议，会议决议、决策、确定事项须会后跟进落实的，由集团公司行政中心负责督促和检查；各分子公司、加油站、集团职能部室内部会议由本单位办公室、本站、本部室自行负责督促和检查。会议主持人另有指定的,从主持人指定。第二十五条会议跟进与落实的依据以会议纪要为准。第二十六条会议跟进与落实的方式。主要采取按期督查和定期督查两种方式对督查事项进行督查。对会议安排的一般性和办理时限较短的工作实行按期督查，即按照该项工作的完成日期，根据工作进度进行督查；对会议安排的重大事项和办理时限较长的工作实行定期督查。（一）对于公司级会议，以会议纪要为依据，由集团公司行政中心

15、负责填制会议督办事项登记表（见附件6）；（二）对于需进行会议督办的事项，各承办单位、部门要认真办理，并及时向集团公司行政中心反馈情况；（三）集团公司行政中心对承办单位反映的困难要及时进行反映和协调，对执行不力，互相推诿，敷衍了事的要随时报告集团公司总裁，并进行问责和通报。（四）对办理进展缓慢，可能影响规定时限和办理结果的，要及时催办；首次催办采用口头形式，再次催办以催办单形式；承办单位或承办人对于承办事项在规定时间内没有完成的，或情况特殊需要延长办理时间的督查事项，承办单位或承办人必须在事项到期前，书面提报延期申请。延期申请应写明申请延期的原因和预计完成时间，并报告工作进展情况，经承办单位主要

16、负责人审核同意后,报集团公司行政中心初审，集团公司行政中心初审后根据具体情况报呈集团公司董事长或总裁审批。第二十七条办结审理。会议督办事项按要求办结后，承办单位、部门须及时将办理结果书面报送至集团公司行政中心，集团公司行政中心将对办理结果进行现场查验初审，对保质保量完成的，上报集团公司董事长、总裁或分管领导审结，并在会议督办事项登记表上做好记录，备注中标明“结项”字样；对于未完成的，查明未完成原因，并根据实际情况，下达完成时限及时跟踪督办。重大紧急事项的督办结果及有关情况，要及时向集团公司董事长报告。会议督办结果作为承办单位、部门及责任人年终考核评比的重要因素之一，集团公司行政中心对年内公司会议督办事项及其办结情况要认真记录，综合评价，为年终考核评比