TLPM-QP722-01合同评审及管理程序.docx

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1、1O目的为规范和指引公司各部门对各种合同的订立、变更、解除及保管。防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，提高公司经济效益。结合公司实际情况,制定本程序。2.0适用范围适用于公司各部门、分支机构和其他直属单位（各管理处）对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等，包括买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同等。3. 0主要职责和权限部门/岗位工作内容总经理负责权限范围内的合同审批。分管领导负责权限范围内的合同审批。行政人事部负责从法律风险角度对公司合同的评审、校对工作。财务管理部负责从资金管理角度进行审核及权限内审批。品质管理部负责

2、从品质保证角度进行审核，负责常用合同的范本编制及修订。工程技术部负责从工程技术角度审核工程分包合同。责任部门负责合同的草拟、初审及履行；部门合同的存档管理。4.0定义4.1合同按类别分为三类:A类合同：是指向公司外提供服务的合同，如前期物业服务合同等。B类合同：是指为获取服务和物资的合同，如各类物资采购合同、服务外包合同等。C类合同：除A、B类以外的合同，包括劳动用工合同、各部门与内部班组、与政府相关部门、与公司签订的各种管理责任书等。4. 2按审批权限流程分为两类：10万元以上（含10万元）合同和10万元以下合同。5. 0方法和过程控制5.1 重要说明1.1 .1所有10万元以下的格式化经济

3、合同只需按物业集团审批权限流程审批，详见采购工作流程。1.2 .2所有10万元以上（含10万元）经济合同均需报董事长或其授权人进行审批，详见采购工作流程。5. 2合同的订立1. 2.1合同的订立应遵循事先签订的原则，所有合同须按此文件规定通过评审、签订生效后方可履行。5. 2.2公司所有格式化合同须在发布生效前进行评审。体系文件中格式化合同通过体系文件讨论的方式评审，其他格式化合同评审时填写策划方案/合同呈批表，按审批权限流程审批后方可完成订立。6. 2.3下列合同签订前不需评审：A.各部门与内部班组、与政府相关部门、与公司签订的各种管理责任书。8. 政府相关部门格式化合同，如：劳动用工合同等

4、。5.2.4A类合同的订立A.各部门接到客户要约后，应充分与客户沟通，并收集相关资料，在确定完全领会客户需求后，由责任部门负责人会同公司相关人员拟定合同（公司有格式化合同的须采用或参照公司格式化合同），并就服务品质保证能力、效益、风险控制、对方主体资格、履约能力、资信、合同条款等进行评估，填写策划方案/合同呈批表按相关审批权限流程进行审批，由公司总经理或其授权人以公司名义签订合同，加盖公司公章。B.对所有A类非格式化合同/协议，须按公司审批权限流程进行审批，同时必须经公司法律顾问给予法律专业审核后方能签订。5.2.5B类合同的订立A.签订B类合同前，须对供方的主体资格、履约能力、资信、价格、风

5、险控制及合同条款等进行评估，须评审时，服务项目外包类合同须向公司领导请示，并附合同草案，特约商户合同填写商业活动申请表（附合同草案），按审批权限报公司相关部门、领导审核/审批。本部门经理有权审批的合同，不须填写相关评审记录表。B.属公司部门之间的合同，由服务双方按审批权限报批，获准后，双方以部门名义签订合同，加盖本部门公章。C.审批权限如下：见公司合同评审及管理流程。D.对采购协议、服务/工程外包合同、对条款进行了修改的格式化合同，须在审批最后环节发送公司相关部门审核后方能签订。E.对所有经过审批的B类合同，以公司名义签订的合同（统一格式为“公司名称”），由公司总经理或其授权人签订，加盖公司公

6、章或合同章；以部门名义签订的合同（统一格式为“公司名称+部门名称”），由部门负责人签订，盖部门公章。5.2.6以部门名义签订的合同须由部门负责人亲自签署，如部门负责人休假、外出等原因不在时，应委托公司领导签订。5.2.7常见合同签署公司合同评审及管理流程。5.2.8以公司名义签订的合同一般加盖公司公章或合同章，要求对方必须加盖公司公章或合同章；以个人名义签订的合同一般由个人签字并按指模。5.2.9特殊原因滞后签订的合同，经公司总经理确定后执行。5.2.10签订合同应具备的条款内容及注意事项：A.条款内容：合同签订的日期、地点；合同当事人的名称、详细地址、电话，签字人的姓名和联系电话；合同的种类

7、、编号和合同标的的种类、范围；合同标的的规格、标准、质量、数量和技术条件；合同履行的期限、地点和方式；价格条件、金额总数、付款方式和其他附带费用；合同违约的赔偿和其他责任；合同必须加盖法人单位的公章以及法定代表人的私章（或签名）；合同必须注明对方银行帐号、银行开户行，银行帐户名称必须与合同签署的名称一致。B.注意事项：合同用语、用词、用字和标点符号均要规范、精确和谨慎，对于可能与己方不利的部分更要慎重，避免被动。关于涉及金额、时间、数量等部分，用词不能含糊不清，避免引起歧义。数学量词要用法定词汇和法定测量单位，避免不必要的争论和误解；合同签订前,双方互验授权委托书、营业执照副本和签字人身份证复

8、印件,待合同签订后，上述文件与合同一起装订存档。5.3合同的变更、解除5.3.1在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。5.3.2变更或解除经济合同的，应当采用书面形式；5.3.3变更或解除经济合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理；5.4合同的履行5.4.1合同订立后，执行部门负责对合同的履行进行跟踪；财务部负责对合同的收、付款内容进行监督；其他相关部门给予必要协助。5.

9、4.2当合同当事人发生或可能发生违约时，或者发生与合同有关的争议时，执行人员须及时向部门负责人报告，由合同执行部门负责处理，公司相关部门协助。5.4.3合同的变更和解除要经过合同双方当事人的协商同意。当合同须变更、中止、续签时，责任部门应参照合同签订程序报审，另行签订合同或补充合同，或按审批意见执行。5.4.4公司在管项目应具有有效的前期物业服务合同/物业服务合同，合同执行部门的相关人员应当清楚并理解。A.各项目应把物业服务合同中相关要求向部门各级人员进行宣贯，确保各级人员理解服务合同的内容和要求；B.各项目应把物业服务合同中的相关要求在各岗位职责中加以明确；C.各项目应将物业服务合同中的相关

10、要求分解到部门人员。5.5合同纠纷时解决争议方式5.5.1合同双方在履行过程中发生纠纷时，平等协商解决；5.5.2合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告部门经理和公司总经理，并拟定处理意见，报公司总经理决定。对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告行政人事部和总经理。5.5.3公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报总公司相关职能部门。5.6合同的管理5.6.1经济合同由行政人事部保存原件；各部门资料管理员（财务部除外）负

11、责本部门合同及合同相关资料的复印件保管，并登记在合同登记表上；5.6.2相关部门因业务需要并经行政人事部经理同意，部门可保存合同复印件。劳动合同、员工外部培训合同由人事行政部保管。5.7合同的续签合同到期如需重新招标的按采购及供方控制程序进行；如需续签的，应至少提前一个月进行合同的重新报批（合同中有明确约定的除外）。5.8合同的考核与奖惩5.8.1公司全体员工应当严格遵守本程序文件，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。公司品质管理部负责本程序文件执行情况的监督考核。5.8.2对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或

12、挽回重大经济损失的，予以奖励。5.8.3合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失：A.未经授权批准或超越职权签订合同；B.为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书；C.应当签订书面合同而未签订书面合同。5.8.4合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失:A.因工作过失致使公司被诈骗；B.公司履行合同未经对方当事人确认；C.遗失重要证据；D.发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；E.合同专用章、盖章的空白合同、合同、授权委托书遗失未及时报案和报告;F.其他违反公司相关制度的。G.公司员工在签订、履

13、行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。5.O质量记录5.1T1PM-QR722-01-01策划方案/合同呈批表5.2T1PM-QR722-01-02顾客需求评审表5.3T1PM-QR722-01-03合同登记表5.4T1PM-QR723-KF01-03客户访谈记录表5.5T1PM-QR553-01-01工作联系单策划方案/合同呈批表合同名称合同编号供方单位名称联系人及电话注册编号注册资金注册地址资质等级合同内容及附件合同金额总额：元（付款方式：现金口转账口）付款周期：（年/季/月）周期付款金额：元合同起止日期一年月_日至年_月_日共年经办部门经办人经办部门意见相关部门会审财务部意见副总/总助意见总经理意见物业集团领导意见董事长或授权人意见注：1、相关部门指与该合同内容有关的工程部、品质部、管理处及法律顾问等。2、10万元以上均需报董事长或授权人审批。客户需求评审表客户需求评审内容:提出部门负责人：年月B品质管理部意见：签名：年月B主管领导意见：签名：年月B总经理意见：签名：年月B合同登记表部门：更新日期：专户月日序号合同编号合同名称签约方合同内容合同签定、起止时间合同金额登记时间备注归档:H期: