规范ERP系统静态主数据管理.docx

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1、规范ERP系统静态主数据管理【摘要】自管道局ERP系统上线以来，随着业务发展，静态主数据的日平均申请量约为20余次，日平均维护量达500余条。如果静态主数据不能及时、完整地进入到ERP系统中，将影响到系统的可信度和实用度，因此，静态主数据的管理显得尤为重要。管道局ERP三级运维主数据组，通过摸索创新、逐步改进，形成了一套符合内控要求，满足业务需要的主数据维护方法，实现了主数据维护流程的电子化，可全面掌握和控制主数据维护的过程，提高了静态主数据维护的质量和效率，确保了数据维护的及时性和准确性，为ERP系统的平稳运行，打下了坚实的数据基础。【关键词】ERP主数据管理一、引言ERP系统的数据基本上可

2、以分为两大类静态数据和动态数据。静态数据是ERP系统的信息根源，在整个数据的生命周期中基本保持不变，如财务相关数据，物料、客户、供应商主数据，公司、工厂代码等。本文所指的静态主数据主要是指物料、客户、供应商主数据，这些数据是ERP系统运行的支撑和前提。二、ERP系统静态主数据管理的重要性数据对ERP系统的重要性ERP系统中的数据量大面广，从不同角度可以有不同的分类，如静态数据和动态数据，显性数据和隐性数据，主数据和辅助数据。ERP系统就是根据这些基础数据，按照内部逻辑经过运算形成各种报告、报表，提供企业的经营生产状况，从而进行分析和决策。这些数据在业务流程中能直接影响到系统运算的结果。因此，数

3、据就如人体的血液，如果输入项目经验分享的是垃圾，输出的一定也是垃圾。从某种意义上说，随着信息化建设的深入，数据可谓是企业价值最大化的负焙之源m。静态主数据在ERP系统运行中的作用静态主数据是ERP系统中运行实际业务所必需的数据，不随时间或其他数据变化而变化,同时又是动态数据的基础。其质量决定了各个部门和业务环节数据的真实性和有效性，错误数据不但影响业务或财务工作，而且还会引起用户对系统准确性、严谨性的怀疑，将影响到系统的可信度和实用度，这不仅有悖于企业内部风险控制管理的宗旨，而且对任何信息系统来讲，后果都是致命的L2Jo由此可见，静态主数据是ERP系统有效运行的基础。静态主数据管理的重要性俗话

4、说：“三分技术，七分管理，十二分数据”，随着企业的业务发展，ERP系统中会持续不断的创建、维护静态主数据。如果缺乏对静态主数据统一化的管理，将造成数据不完整、数据重复或数据错误，最后将导致业务单据不准确、采购和库存管理失效、业务处理效率降低、业务风险加大等一系列问题。这说明静态主数据管理规范与否，将决定主数据的质量，以及对系统内业务的顺利进行和财务统计准确性的影响，因此，对静态主数据管理的要求显而易见。三、ERP系统静态主数据管理的做法静态主数据的管理是ERP系统运维的基础工作，所涉及的面非常广泛，它不仅需要出台相关的管理制度保障，更重要的是要具备一套严谨的流程和方法。静态主数据维护文档的管理

5、1）静态主数据维护文档的要求提交静态主数据维护申请时，需填写一组文件名一致,而文件类型不同的两个文件主数据维护申请单和数据导入模板。其格式和内容，既要符合内控的要求，又要满足静态主数据维护需要。申请单按照统一模板的要求填写，申请单数据申请内容要与相对应的导入模板数据保持一致，相关用户及单位负责人签字确认。数据导入模板中数据的基本视图要与中国石油公共数据编码平台（以下简称MDM平台）一致，扩展视图要经财务及相关业务部门确认无误后方可提交。主数据管理相关表单如图1所示。2）文档的命名规则为了满足内控检查需要，我们将主数据维护申请单和数据导入模板这两个文件命名规则设定为：“日期（年 月 日）一ERP

6、系统公司代码一数据类型一版本号（当日有效）一条数”。这种命名方式不仅便于归档，而且在内控检查时，能够迅速查找到所需的表单，并可根据日期、单位名称、数据类型进行文档的查询，其中的版本号和条数还开启工程建设信息化之路可应用于统计维护的数据量和区分同一单位在同一日期不同时间段提交的相同类型的数据文档。图1主数据管理相关表单20110928-G110-新增供应商-V1T条20110928-G110-新增客户-V1-1条静态主数据维护的管理1）静态主数据维护权限的限定鉴于静态主数据对于ERP系统运行所起的重要作用，统一创建、管理和监控主数据尤为重要。因此，管道局在ERP系统上线初始就将静态主数据导入、导

7、出、冻结、解冻等维护权限集中在局层面，由三级运维统一管理，普通用户没有权限进行静态主数据扩展视图的维护权限。2）静态主数据维护流程的设定静态主数据维护的流程涉及ERP系统各实施单位数据管理员，局本部有关部室审批人员及局ERP三级运维人员。数据维护的流程分为二个阶段：主数据编码申请（基本视图创建）阶段和扩展视图至公司代码阶段。基本视图创建阶段的操作主要在MDM平台进行，遵循MDM平台的管理要求。针对主数据扩展视图创建阶段，我们从提高各单位主数据维护申请正确率、实现局本部有关部门对主数据的审批职能，和规范局ERP三级运维人员对主数据的维护、反馈及文件归档等方面设定主数据维护流程包括五个步骤：查询、

8、O开启工程建设信息化之路项目经验分享申请、审批、创建、确认。如图2所示。申请 审批维护确认数据管理员在ERP系统杳询编码是否已经存在本公司代码下数据管理员通过ERP运维平台提交主数据维护申请根据数据类型.相关职能部门进行网上审批ERP三级运维进行数据维护数据管理员对已经维护数据进行确认包为仁?因与同邺台-基础数据运维系统M尸：朱嶙 门：信曾理郡3D协办工作石办电中工作安巳办给工作H司王M2012-11-20 10 21 E1曾道设过侯2012-11-20 S 50 N建设公司王影2012-11-20 08 49 MMC- III文件共章rnoMf 2012-10-25王真名尖财民主救需申描隼2

9、012 16N.!务供庄育/工慢妥的痘备费142012-10-26 平白作手AB2012-10-26 MOWSUIttUl20121G舞图2静态数据申请过程业务管理协同平台的建设与应用1）业务管理协同平台建设的目的为了提高ERP系统的运维效率，使运维工作更加高效、规范。2011年12月管道局业务协同平台正式上线应用。主数据维护模块作为其中的一个子模块（图3）,替代了原来的通过发送邮件进行主数据维护的工作方式，提高了主数据维护的工作效率，以更好地实现静态主数据管理工作的科学性、有效性，使静态主数据的维护更加规范、顺畅。除办工作20121120-01 iO-|IWl9-Vl-2*20l2H2(H5

10、l50-Wit；P-Vi-l20121 laHJlGU 第*应 10 Vl-1图3主数据管理是管理平台的一个子模块2）业务管理协同平台应用优势（1）规范主数据维护的流程。为了实现对静态主数据维护流程节点的过程控制，准确掌握主数据管理工作的各种过程信息，将主数据维护流程中的步骤嵌入到平台上主数据维护各个环节的工作流程中，这样，可减少人为因素对流程规范应用的干扰，实现主数据维护流程的规范管理。图4为平台主数据维护工作流转图。主数据组审核关闭无效申谙1结束申谙人确认图4主数据审批流程(2)提高主数据维护的效率。平台具有的任务提醒功能，可实现对数据维护流程中的各个环节实时提醒，使数据维护申请能够在第一

11、时间传达，完成审批、维护、确认工作，使静态主数据能够及时应用到ERP系统中，提高了静态主数据维护的效率，能自动提示待办，效果如图5所示。任务提醒诲有新任务需要处理，标题：主数据维护申请20130122-G160-新增供应商-VIT 条 口色)二叮 10：57图5平台待办提醒(3)满足主数据管理的其他功能。主数据维护平台可多维度查询各单位及全局主数据维护信息(工作量、数据类型、审批意见)；加强对各单位主数据维护申请权限的设置管理；并能够客观地对主数据考核提供依据。将主数据管理工作更加规范、透明，提高了主数据维护相关岗位人员的工作效率，项目经验分享使静态主数据的管理工作更加高效、科学，是提升ERP

12、系统主数据管理水平的重要手段。关于主数据的其他功能如图6所示。3W加图6关于主数据的其他功能静态主数据管理的保障措施1）建立静态主数据三级核查机制所谓主数据三级核查机制，是指第一级业务人员对主数据的维护属性进行收集并核查;第二级为各单位主数据管理员填写主数据维护属性模板和申请单并核查签字；第三级是ERP三级运维主数据维护人员对主数据维护申请单和数据模板进行核查，并将核查及维护意见反馈给各单位数据管理员。2）编制静态主数据维护操作规范将主数据维护的方法、流程、文档要求等编制成操作规范，不仅便于数据管理员在实际应用中参照使用，还可作为数据管理人员岗前培训教材，实现知识的传承和共享。使数据工作更加标

13、准，业务交接更加顺畅，避免因人员的更迭而影响数据的维护和使用。3）加强静态主数据管理的培训与考核ERP系统对主数据管理人员的素质要求比较高，不仅要熟练应用MDM平台（中石油公共数据编码平台）和ERP系统的相关操作，还要会核查并纠正业务人员提报数据的错误;不仅要会用熟练应用Excel表格处理大量数据，还要了解会计科目的常识性知识等。有了这些技能，主数据管理员就可以从容面对维护工作，优质高效地完成各项任务。同时，为了提高数据维护的正确性，对各单位提报的数据进行考核。考核分为三个方面：申请单是否符合内控要求，数据的准确性，以及是否存在提交重复数据。通过考核促进主数据管理质量的提升。开启工程建设信息化之路四、结束语只有确保静态主数据的准确性、及时性和严谨性，才能确保ERP系统正常运行。静态主数据管理可以通过数据的统一录入、流程的规范应用及数据的集中管理，米提高静态主数据的质量。其次，通过主数据管理，还可强化对ERP系统共性数据的统一管控，为数据的模型管理打下基础，加快各信息管理系统与ERP系统的集成，从而更好地优化ERP中的业务流程，提升ERP的运转效率。综上所述，ERP系统静态主数据的管理，一要领导的高度重视，二要管理制度的保障，三要借助管理平台加强维护。只有切实做到这些方面，才能真正做好ERP系统静态主数据的管理。