企业内部控制规范之采购(采购方式 验收程序).docx

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1、企业内部控制规范一一采购1岗位责任与授权批准制度1. 1采购岗位责任制度内控制度名称内控制度编号制度受控状态执行部门监督部门生效日期采购岗位责任制度第1章总则第1条目的为明确采购业务管理的相关部门和岗位的职责权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督，特制定本制度。第2条 采购业务的不相容岗位至少应当包括以下五个方面。1 .请购与审批。2 .供应商的选择与审批。3 .采购合同的拟订、审核与审批。4 .采购、验收与相关记录。5 .付款的申请、审批与执行。第2章 采购业务管理岗位责任6 3条总经理岗位责任1 .审批采购部门的各项规章制度。2 .审批年度采购预算和采购计划。3 .审议批准

2、合格供应商名单。4 .审批预算及计划外采购项目。5 .审批采购订单和重要采购合同。第4条财务总监岗位责任1 .审核采购部门各项规章制度。2 .审核年度采购预算和采购计划。3 .审核预算及计划外采购项目。4 .根据权限审批采购订单和采购合同。第5条采购部经理岗位责任1 .制定采购部规章制度和工作流程。2 .编制年度采购预算和采购计划。3 .审核采购合同和采购订单。4 .在授权范围内签订采购合同。5 .办理大宗物资及重要物资的采购项目。6 .组织进行合格供应商的选择和评审工作。第6条采购员岗位责任1 .进行市场调查，填写询价比价单。2 .负责起草采购合同和编制采购订单。3 .提出采购付款申请。4

3、.实施采购，办理退换货事宜。5 .建立、更新与维护供应商档案。6 .参与对供应商质量、交货情况等的评价工作。第7条财务部经理岗位责任1 .审核采购合同及付款申请。2 .审议会计提交的付款凭证。3 .参与合格供应商的评审工作。4 .参与商定对供应商的付款条件。第8条 应收账款专员岗位责任1 .核对原始单据并入账。2 .根据原始凭证，开具付款凭证。3 9条出纳岗位责任根据采购凭证和原始票据，支付货款。4 10条请购部门经理岗位责任1 .编制本部门年度采购预算和采购计划。2 .推荐提供部门所需物资的合格供应商。3 .根据物资需求情况，提交请购单。4 .参与检验采购物资的质量，以及合格供应商的选择评审

4、。5 .对不合格及报废物资提出处理意见。6 11条 质检部经理岗位责任1 .事先检验采购物资样货质量。2 .负责检验所购物资的质量。3 12条技术部经理岗位责任1 .提供对所购物资的专业技术建议。2 .参与对特有物资的技术检验工作。3 13条仓储部经理岗位责任1 .负责外购物资的入库验收工作。2 .负责外购物资的标识、保管以及收发工作。3 .负责提出外购物资的补仓申请。第3章附则4 14条 本制度由采购部会同公司其他有关部门解释。5 15条 本制度自 年 月 日起开始实施。6 . 2采购授权审批制度内控制度名称内控制度编号制度受控状态执行部门监督部门生效日期采购授权审批制度第1章总则第1条目的

5、为明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职权范围和工作要求，特制定本制度。第2条 采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。第3条 严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。1 .采购员应当在职权范围内，按照审批人的批准办理采购与付款业务。2 .对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，采购员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。第4条对于重要和技术性较强的采购业务，采购部应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批,防止出现决策失误而给公司造成严重损失。第2章 采购业务程序第5条请购使用部门、仓储部

6、门及其他相关部门根据公司采购预算、实际经营需要等提出采购申请，经部门经理签字后，及时向采购部门提出采购申请。第6条审批采购部经理、财务总监、总经理根据规定的职责权限和程序对采购申请进行审核审批。1 .采购预算内采购金额在2万元以内的，采购部经理审批；采购金额在2万5万元的，采购部经理审核，报请财务总监审批；采购金额在5万元（含）以上的，由财务总监审核，报请总经理审批。2 .超预算或预算外采购项目均由财务总监审核，总经理审批。3 .对不符合规定的采购申请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。第7条采购1 .采购部经理根据经过审批的请购内容，组织采购员进行采购。2 .采购员进行市场调查，

7、进行比质、比价，拟定供应商名单，经采购部经理审核并提出参考意见后，交总经理最终确定合格供应商名单。3 .采购部根据合格供应商名单进行采购谈判，采购员拟定采购合同后，交采购部经理审阅，报相关负责人审批后签订采购合同。（1）采购计划范围内金额在2万元以下的采购合同，需由财务部审核后交采购部经理签订采购合同即可。（2）采购计划范围内金额在2万5万元以内的采购合同，需交财务部审核，财务总监审批后授权采购部经理签订采购合同。（3）采购计划范围内金额在5万元以上的采购合同，经财务总监审核、总经理审批后交授权采购部经理签订采购合同。（4）采购计划外的所有采购合同，需由财务部核对后，交财务总监审核，总经理审批

8、后授权采购部经理签订采购合同。第8条验收质检部门根据公司有关验收规定对采购的物资进行验收并入库，对丁在验收中发现的问题应及时通知采购部，采购员根据验收情况进行办理。1 .验收过程中出现的采购商品或劳务数量不符合公司规定的情况，采购员需提出解决方案，报采购部经理审批。2 .采购商品出现重大质量问题，由采购部经理组织召开问题解决会议，邀请质检部、财务部、技术等相关人员参加；采购部负责编写问题解决方案，经总经理审批后负责处理。第9条付款1 .财务部应付账款会计对采购业务的各种原始凭证进行审核，具体审核采购的各种单据和凭证是否齐备，内容是否真实，手续是否齐全，计算是否正确。2 .应付账款在2万元以内的

9、，财务部经理审批；应付账款在2万5万元的，财务部经理审核，财务总监审批；应付账款在5万元以上，财务总监审核，总经理审批。3 .预付款与定金在I万元以内的，财务部经理审批即可；预付款与定金在I万3万元以内的，报财务总监审批；预付款与定金在3万元以上的，由总经理审批。4 .审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证，交出纳办理货款支付，并通知采购员联系供应商。第3章采购账务处理5 10条 财务部在采购单据齐全的情况下，按照会计核算规定及时、准确地编制记账凭证。6 11条 将请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票以及进口物资的报关单等支持性凭证附在记账凭证的后面。如凭证资料较多，也可另外装

10、订成册，注明索引号后存档。7 12条 每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账。8 13条对账1 .财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核对。2 .取得供应商对账单，审核其余额与企业“应付账款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，公司与供应商的月末余额应保持一致。第4章附则3 14条 本制度由采购部会同公司其他有关部门解释。4 15条 本制度自 年 月 日起开始实施。5 16条相关文件表单1 .问题解决方案。2 .会计核算规定。2请购与审批管控办法2. 1采购申请管理办法采购申请管理办法执行部门监督部门生效日期内控制度

11、名称内控制度编号制度受控状态第1章总则第1条 公司为明确商品或劳务采购的申请与审批规范，特制定本办法。第2条 本公司所有部门的请购，除另有规定外，均依本办法的规定处理。第3条责权单位1 .采购部负责公司所需物资的采购工作。2 .财务部负责采购物资的货款支付工作。3 .物资使用部门和仓库部门提出采购申请。4 .财务总监、总经理根据权限审批采购项目。第2章 请购审批规定5 4条 原材料或零配件的请购1 .需求部门请购（1）原材料或零配件由需求部门根据采购计划或实际经营需要提出请购申请。（2）仓库材料保管员接到“请购单”后，查看材料保管卡上记录的库存数，将库存数与生产部门需要的数量进行比较。（3）当

12、生产所需材料和仓库最低库存量合计已超过库存数量时，则同意请购。2 .仓储部门请购（1）仓储部门在库存材料已达到最低库存量时提出请购申请。（2）仓库主管签字的“请购单”需要通过两方面的审批。采购员审查“请购单”，检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量。如果采购员认为请购申请合理，则根据所掌握的市场价格，编制采购预算。 经采购员签署同意的“请购单”交财务部进行审核，如果该项请购在经营目标和采购预算范围内，财务部签字确认后交采购部门办理采购手续。第5条临时性商品的请购1 .临时性商品的采购申请由使用部门直接提出。2 .使用部门需要在“请购单”上对采购商品做出描述，解释

13、其目的和用途。3 .“请购单”需由使用部门负责人审批同意，并经财务部经理、财务总监和总经理签字后，采购部方可办理采购手续。第6条 经常性服务项目的请购1 .经常性服务项目指的是由同一服务机构或企业所提供的某些经常性服务项目，如公用事业、期刊杂志、保安等服务项目。2 .使用部门最初需要这些服务时，提出“请购单”，由财务部、总经理进行审核、审批。第7条 特殊服务项目的请购1 .特殊服务项目请购是指保险、广告、法律和审计等服务采购申请。2 .总经理、董事会或股东大会进行审议批准。3 .审议人员参照过去的服务质量和收费标准，分析申请人提供的需要内容，包括选定的广告商、事务所及费用水平等是否合理，经总经

14、理批准后，这些特殊服务项目方能进行采购。第8条 资本支出和租赁合同1 .对于资本支出和租赁合同，应该由经办部门提出请购，总经理、董事会或股东大会进行决策。2 .对重要的、技术性较强的资本支出行为或租赁合同内容，应当组织专家进行论证，并实行集体决策和审批，防止出现决策失误，给公司造成严重损失。第3章请购单规定第9条 “请购单”的开列和递送1 .“请购单”的开列（1）请购经办人员应依库存量管理基准、用料预算，参照库存情况开立“请购单（2）各部门在生产、基建、维护中需采购的各类物资、工具、仪器仪表、房屋装修、维修等各类开支,都必须按“计划内采购请购单”和“计划外采购请购单”所列内容填报。（3）请购单

15、经使用部门负责人审核后，依请购核准权限报有关领导签字批准，并根据内部管理要求编号，送采购部门。2 .需用日期相同且属同一供应商提供的统购材料，请购部门应依请购单附表，以“一单多品”的方式提出请购。3 .紧急请购时，由请购部门在“请购单”中注明原因，井加盖“紧急采购”章。4 .材料检验必须经过特定方式进行的，请购部门应在“请购单”上注明要求。5 .物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况填制“请购单”提出请购要求。第10条免开“请购单”部分1 .总务性用品免开“请购单”，并可以“总务用品申请单”委托总务部门办理采购。总务用品分类如下。(1)礼仪用品如花篮和礼物等。(2)招待用品如饮料和香烟等。(3)书报、名片、文具等。(4)打字、刻印、账票等。2 .零星采购及小额零星采购材料项目。3