保洁耗材管理方案保洁工具管理.docx

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1、目录一、耗材、四材管理方案21、采购管理方案21.1总则21.1 2职责和分工31.3 供应商及采购合同管理41.4 采购管理42、耗材及四材物料配置储备管理方案72. 1总则73. 2物料摆放管理74. 3物料盘点管理85. 4库房环境管理86. 5库房安全管理8一、耗材、四材管理方案1、采购管理方案L 1总则1）目的为了规范公司各类采购行为，明确公司各部门在采购活动中的职责分工，加强对采购活动的有效管理，保证公司采购活动遵守国家法律、法规和公司管理政策，保证采购质量，提高采购效率，降低采购成本，争取公司的综合最佳效益，特制定本制度。2）依据根据有关法律法规及公司相关管理政策等制定。3）适用

2、范围耗材、四材等的采购项目等。4）基本原则公司所有员工在进行合同与采购活动中应严格遵守本规定及公司有关政策、程序、制度，采购活动应尽量实现充分竞争，遵循公开、公平、公正和诚信原则，保证采购质量，努力降低成本；参与采购的相关人员应客观公正地履行耿责，遵守耿业道德，保守公司商业秘密，廉洁奉公；各部门须严格在批准的年度采购预算范围内，制定详细周密项目采购计划。过程进行不得以紧急采购或其他原因为由，或将项目化整为零，绕过必要的审批或回避竞争性采购方式。对处于关键路径上的突发性紧急采购，按紧急采购程序处理；公司所有采购不得由一个人单独完成采购全过程，双人制采购；采购应当优先采购低耗能、低污染、通过环境管

3、理体系认证企业的货物、工程和服务；采购和合同管理工作应做到有章可循、有人负责、有人检查、有据可查。每项采购和合同管理过程均需有完整的文件和记录。5）采购权限采购金额超过10000元，采购委员参与见证全过程。由采购秘书组织相关采购委员会成员参会进行讨论，讨论议题形成会议纪要以留备档；行政部采购人员负责公司日常1万元以下物品采购。1万元以上10万元以下参与人员增加分管副总、审计部负责人、财务负责人或财务主管、采购物品及设备的负责人及经办人；10万元以上采购招标委员会成员，必须参加人：分管副总、高管以外的其他委员、高管参加人数不低于三人（含）。1.2职责和分工合同采购过程中各职能部门应按分工履行应尽

4、的职责，使公司相关政策与程序得到有效执行，同时也应强调职能部门之间的团队协作，以取得在总体上的最佳效益。1）行政部的职责根据批准的采购计划，牵头组织并实施采购，包括负责组织资格评审、招标、评标和合同签订，负责完成采购流程并同相关部门完成验收入库；牵头组织招标文本的统稿及审核；负责在合同签订前牵头对合同文本的合法性、完整性、准确性和严密性进行审查；若采购合同履行过程中发生争议、仲裁和诉讼等法律事务，必要时向公司法律顾问进行咨询；负责组织合同谈判；办理支付申请；负责合同结算；负责合同执行情况的总结和分析，归档合同文件；建立并维护与公司采购相关的信息系统；负责临时采购或紧急采购的具体实施。2）相关归

5、口部门/技术部门/使用部门的职责编制年度各项采购预算，对超出预算的采购，提出预算变更申请；提出采购流程申请，确定采购物项和服务的质保等级，跟踪流程审批；提供潜在供应商信息；参与商务谈判；负责采购的验收。3）财务部的职责根据国家相关法律法规及合同的规定，审核支付所需文件、票据的有效性、合法性，办理相关支付手续。负责发票、交付款、尾款处理、验收入库等事项。4）审计部的职责对采购和合同管理活动的真实性、合规性以及效益性进行独立监督和评价；其中包括：监督一定金额以上采购项目的过程；根据需要，对采购项目的过程及合同管理进行不定期的监督和评价。负责整个采购流程的合理性、合规性、合法性，保证采购项目的最优化

6、。5）法务部的职责负责在合同签订前对合同文本的合法性、完整性、准确性和严密性进行审查，处理合同争议、仲裁和诉讼等法律事务。1. 3供应商及采购合同管理1）供应商的资质审查行政部招标采购人员负责组织供应商资格审查，从资质、信用、技术能力、财务状况、安全质保等方面进行审查；资格审查报告应经参加审查的全体成员签字，报授权人批准。2）供应商库的建立行政部建立供应商库，持续改进并完善。3）供应商库的维护行政部负责补充、复审和更新供应商库，并组织对供应商合同执行情况进行评价，将评价意见列入供应商库。1.4采购管理1）采购申请审批流程所有采购申请均需流程审批；各部门应根据需求分类别填写相关采购物品申请表，申

7、请获批准后的执行应严格控制，原采购项目范围如有变化，应补充审批并说明原因。2）采购方式采购方式包括竞争性采购和非竞争性采购，非竞争性采购应严格控制。竞争性采购包括竞争性谈判（一般不涉及）、询价采购；非竞争性采购包括议标、紧急采购和特殊物品采购。询价：指同时向三家或三家以上的潜在供应商进行书面询价，潜在供应商一次报出不得更改的价格条件后，选择价格最低或价格条件最优者为供应商。适用于采购标的规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。紧急采购：指公司在发生不可预见事件或突发事件时进行的采购。紧急采购应事先申请，经授权人批准后实施，事后应按相关规定补办审批手续特殊物品采购：指由于特殊要求产

8、生的指定性的采购。申请部门填写特殊物品采购申请表，申请获批准后采购人员方可实施采购。3）采购方式的选择采购方式由招标采购委员会提出建议，报主管领导批准。对于采购金额大于10000元（含10000元）的采购项目，应采用竞争性采购方式；对于采购金额小于10000元的采购项目，可采用非竞争性采购方式中的议标采购方式；低值易耗品、办公设备等常用物资的采购需与之前通过竞争性采购确定的供应商签订年度固定单价合同，由其统一供应。年度内凡属低值易耗品、办公设备等常用物资（含零星物资采购），不再单独向其它供应商采购。特殊情况经（副）总裁批准可不受采购金额限制采用非竞争性采购方式进行采购。4）竞争性采购对于竞争性

9、采购的项目，采购金额大于10000元，审计部门或招标委员会（暂无）介入监督。小于10000元的采购，由行政部根据采购流程实施采购。竞争性采购流程包括采购计划申报、询价、采购、请款、发票、入库、出库、盘点。1采购计划申报各部门通过0A办公自动化系统进行采购申报，流程审批通过后形成0A单据，采购人员根据单据内容核对库存情况后执行采购。2询价采购人员根据采购计划向潜在不少于3家供应商发出询价单，询价单中列出供应商名称，物资名称、型号、报价及交付日期等。物资采购员对其进行评估后，形成综合评价书面文档采购方案对比表，交由行政部经理，由主管副总裁及相关部门对其决定取舍。3采购采购人员根据询价情况，组织与其

10、中标单位签订合同，合同审批表送达相关部门逐级审核，常务副总裁审核同意后进行采购。由物资验收员验收合格后由仓库管理人员审核。4付款根据合同约定填写合同付款审批表。如为分次付款，申请人在申请时需明确前期付款金额，本次付款节点及金额。5发票、收款收据供应商出具发票并提供相关收据后执行付款。若有合同，在签订合同时可约定发票的提供时点及发票的类别是增值税专用发票还是普通发票。如果合同中未予约定，基于对公司有利的原则，应尽量让对方开具增值税专用发票。特殊情况下，如对方无法开具发票，需对方开具相关收据后，先执行付款后，由采购人员另行找寻替代替票，报销时需要提供由主管副总签字同意的书面说明。6入库、出库、盘点

11、货品送达后办理验收、入库、出库、盘点等相关程序。货物在验收入库、使用出库、期末盘点时需遵循办公用品领取及归还管理办法、固定资产管理制度等具体管理要求执行。5）非竞争性采购1非竞争性采购主要是议标采购，指与独家供应商进行议标采购的方式，议标应严格控制。2如确实无法进行竞争性采购或有足够的理由说明议标对公司最为有利且满足下列条件之一的，可采取议标采购:(1)曾在该供应商处采购了货物、设备、技术或服务，出于标准化的考虑，或因需要与现有的货物、设备、技术或服务配套，并考虑到原先的采购能有效满足需要，且与目前的市场价格相比，采购价格合理，而不宜另选其他货物或服务来予以代替，可继续向原供应商采购；(2)因

12、某些特殊原因。6)紧急采购在特殊情况下或者高管紧急需要时可直接采取紧急采购的方式，紧急采购事后应补齐采购手续。若采购流程需要的单据和相关报销手续没有补齐，财务部不予报销。2、耗材及四材物料配置储备管理方案2.1总则1为加强对物料的存储管理，方便物料的存取，特制定本制度。2本制度适用于物料存储管理。3物料的存储保管，原则上应以物料的属性、特点和用途规划设置仓库，并根据仓库的条件考虑划区分工，合理有效使用仓库面积。4物料存储原则有以下两点。安全可靠原则。本着安全可靠的原则合理安排垛位和规定地距、墙根、垛距、顶距。分类摆放原则。物料品种、规格、型号等结合仓库条件分门别类进行堆放，要做到过目见数，作业

13、和盘点方便，货号明显，成行成列，清洁整齐。2. 2物料摆放管理1吞吐量大的落地堆放，周转量小的用货架存放。落地堆放的物料以分类和规格的次序排列编号，上架的物料以分类号位编号。2物料存储要统一规划、合理布局、分类保管、编号定位。贵重物料要设专库或专柜保管，易燃、易爆和危险品要单独按规定存放。3物料的计量单位要按照通用的计量标准实行，对不同的物料采用不同的计量方法，保证同一种物料前后计量单位的一致性和准确性。4原则上编号采取四号定位法。第一位表示库房或货场的编号。第二位表示货架或货场内分区的编号。第三位表示货架层次或货场分排的编号。第四位表示物料位置或货场垛位的编号。5物料码垛要牢固、整齐，要留有

14、工作通道，便于保养、清点、收发，应当按照种类、包装、体积、重量合理堆码。所有物料均应上架，对不能上架的大件物料，应按合同号集中放置，并做标识，无合同的按规格分类存放。放在室外的大件物料必须遮盖。6库存物料在装卸、搬运过程中要轻拿轻放，不可倒置，保证其完好无损。7物料仓管员对所经管的成品库存及仓运设备应负安全使用之责，如果破损应立即向仓库主管反映并委托修护。2.3物料盘点管理1仓库建立库存数量帐，每日根据出入库凭单及时登记核算，月终结账和实盘完毕后与财务部门对账。2经常进行盘点，做到日清月结，按规定时间编报库存日报和库存月报。3库存成品应定期或不定期盘点，填写成品盘点表。4仓库所有数据须录入ER

15、P系统内。2. 4库房环境管理1库房内应干燥整洁、地面平坦，仓库门窗应完好，所配备锁匙、库门开启实行专人管理。2仓库灯光应充足，能满足仓库夜间操作要求，仓库电源线不得有裸露现象。3仓库应配置足够的消防器材，定期检查是否失效，并做好记录。仓库的消防器材应放在容易发现、拿取的位置。4库内应画线标明位置、通道等，库内通道应畅通，不得有物品阻碍。5仓库地面应保持无灰尘、无碎屑、纸屑等杂物，库内应具备清洁工具（扫帚、墩布、垃圾箱等），各仓库的推车、扫把等工具应集中摆放在固定、合理的位置，不得随意乱扔。2. 5库房安全管理1建立健全出入库人员登记制度，入库人员必须经得物料仓管员同意，并且登记之后方可在物料仓管员的陪同下进入仓库。入库人员一律不得携带易燃、易爆物品，不得在仓库吸烟。入库搬运时，要根据物料特性及大小、轻重的不同选择合适的