合同管理内部控制制度.docx

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1、*合同管理内部控制制度第一章总则第一条为进一步规范*（以下简称“本单位”）合同管理，根据中华人民共和国合同法、行政事业单位内部控制规范（试行）（财会（2012）21号）等相关法律法规规定，结合本单位实际与合同管理内部控制要求，制定本制度。第二条本制度所称合同指本单位与自然人、法人以及其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。【注：中华人民共和国合同法第二条】第三条合同管理内部控制目标是指通过梳理合同的签订、履行、变更、纠纷处理、存档等环节的风险点，确定相关的控制措施，强化合同全过程、动态管控，防范合同风险，维护本单位合法权益。第四条本制度适用于本单位的合同管理工作，下属单位参照执行。

2、本单位对外签订的战略合作协议、涉外合同、涉密合同，可从其特别规定。第五条合同管理的原则是依法签订、综合管理、程序规范、归口负责、分工协作以降低合同管理风险，实现合同管理与预算管理、收支管理、采购管理相结合。第六条合同管理内部控制的任务主要包括:（一）建立健全合同管理的内部控制制度；（二）合理设置合同管理岗位；（三）对合同管理实施归口管理；（四）加强对合同订立的管理；（五）加强对合同履行的控制；（六）加强对合同登记归档的控制；（七）加强对合同纠纷的控制；第七条为方便日常管理，根据本单位业务性质，把涉及的主要合同分为：（一）办公设施、设备、专用设备、办公用品等货物采购类合同；（二）审计、鉴证、信息

3、化、咨询等服务类合同；（三）建设规划、可行性研究、勘察、设计、工程造价、工程施工、工程监理等基本建设相关类合同；（四）劳务用工、人事管理类合同；（五）其他合同。第二章管理机构及其职责第八条党组会是本单位合同管理的决策机构；办公室是本单位合同管理的归口管理机构；合同执行科室是本单位合同管理的执行机构；办公室负责与合同有关的资金管理；纪检组是本单位合同管理的监督检查机构。第九条党组会的主要职责是：（一）审定本单位合同管理内部控制制度体系及相关政策；（二）审定合同纠纷调处的意见；（三）审定合同风险管理措施及实施结果；第十条办公室的主要职责是：（一）组织制定、更新完善本单位合同管理内部控制制度体系；（

4、二）负责示范合同文本的制定、修订及推行工作；（三）参与本单位合同的谈判工作；（四）会同办公室、法务部门等相关部门审核、监督本单位各类合同，建立合同评审电子台账和分类合同台账；（五）对合同的合法性、有效性及风险因素提出评审意见；（六）统筹负责合同履行过程中的进度跟踪、履约情况分析及问题处理等风险管理工作，组织研究合同风险管控措施并监督实施；（七）负责牵头组织合同纠纷调处；（A）负责对各合同执行科室合同经办岗进行培训、指导其合同管理工作；（九）负责合同的归档、保管、借阅及销毁等档案管理工作。第十一条合同执行科室的主要职责是：（一）负责合同相关方主体资格、信用信息、履约能力等信息的收集、初审工作；（

5、二）负责合同文本的草拟、报批及具体签订工作；（三）具体负责合同履行过程中的进度跟踪、履约情况分析及问题反馈与应急处理等风险管理，并对初始资料的真实性、完整性负责；（四）负责所经办合同的登记、管理及归档工作。第十二条纪检组是合同管理的监督检查机构，负责合同管理全过程的监督与检查，促进合同管理工作的完善。其主要职责：（一）合同管理制度的制定和落实情况；（二）合同资料保管和合同管理台账建立情况；（三）合同形式、内容的合法性与适宜性；（四）合同的签订和履行情况；（五）合同纠纷的处理情况；（六）合同管理人员的设置、教育培训情况；（七）对于在签订、履行和管理合同工作中，因违反合同管理制度，造成重大经济损失

6、的人员的责任追究情况；（A）与合同事务相关的其他情况。第三章合同订立管理第十三条合同订立，指的是两方以上当事人通过协商而于互相之间建立合同关系的行为。第十四条合同订立的形式，有书面形式、口头形式和其他形式。法律、行政法规规定采用书面形式的合同，应当采用书面形式订立。合同相关方约定采用书面形式的，应当采用书面形式。书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。第十五条合同的内容由合同双方约定，应当包含以下条款：（一）合同双方的名称或者姓名和住所；（二）标的；（三）数量；（四）质量；（五）价款或者报酬；（六）履行期限、地点和方式；

7、（七）违约责任；（A）解决争议的方法。第十六条合同订立审批流程：（一）合同执行科室收集合同相关方资料，对合同相对方的主体资格、资信情况进行审查;（二）合同执行科室牵头组织合同谈判；（三）合同执行科室草拟合同文本；（四）合同执行科室牵头组织合同评审，法务部门对合同合法性进行审核；办公室对合同审核，主要审核合同是否有资金来源、合同付款时间、付款条件等；（五）合同执行科室对评审过的合同进行修订完善，合同执行科室负责人审核通过后，报分管领导进行审批；（六）合同执行科室组织审批完成后的合同签订工作；（七）合同执行科室进行合同归档及登记；（A）按合同备案管理相关要求对各类合同进行备案；影响重大、涉及较高专

8、业技术或法律关系复杂的合同的签订，由党组会研究决定。合同有关事项需报有关主管部门批准的，必须经批准后才能签订正式合同。合同执行科室应按照相关规定的审批程序提请完成合同签订流程。第十七条合同订立的主要控制点包括：（一）未明确合同订立的范围和条件，对应当订立合同的经济业务未订立合同，或者违规签订担保、投资和借贷合同，导致单位经济利益受损失。（二）故意将需要招标管理或需要较高级别领导审批的重大合同拆分成标的金额较小的若干不重要的合同，规避国家有关规定，导致经济活动违法违规。（三）对合同对方的资质审查不严格，对方当事人不具有相应的能力或资质，导致合同无效或引发潜在风险。（四）对技术性强或法律关系复杂的

9、经济事项，未组织熟悉技术、法律和财会知识的人员参与谈判等相关工作，对合同条款、格式审核不严格，可能是单位面临诉讼的风险或造成经济利益损失。（五）未明确授权审批和签署权限，合同专用章保管不善，可能发生未经授权或者超越权限签订合同的情形。第十八条合同调查的管控措施：（一）审查合同对方的身份证件、法人登记证书、资质证明、授权委托书等证件原件，必要时，可通过发证机关查询证书的真实性和合法性，在充分收集相关证据的基础上评价主体资格是否恰当。（二）获取合同对方经审计的财务报告、以往交易记录等财务和非财务信息，分析其获利能力、偿债能力和营运能力，评估其财务风险和信用状况，并在合同履行过程中持续关注其资信变化

10、。（三）对合同对方进行现场调查，实地了解和全面评估和分析其合同履约能力。（四）与合同对方的开户银行、主管税务机关和工商管理部门等沟通，了解其生产经营、商业信誉、履约能力等情况。第十九条合同谈判的管控措施：（一）组建素质结构合理的谈判团队，谈判团队中除了有经验丰富的业务人员外，还应有法律、技术、财会等方面的人员参与谈判。（二）收集国家相关法律法规、行业监管、产业政策、同类产品或服务价格等与谈判内容相关的信息。（三）关注合同核心内容和关键细节，具体包括合同标的数量、质量或技术标准，合同价格的确定方式与价款支付方式，履约期限和方式，违约责任和争议解决方法、合同变更或解除条件等。（四）对于影响重大、涉

11、及较高专业技术或法律关系复杂的合同还应当聘请外部专家参与合同的相关工作，并充分了解外部专家的专业资质、胜任能力和职业道德情况。（五）在谈判过程中加强保密工作。（六）对谈判过程中的重要事项和参与人员的主要意见，应当予以记录并妥善保存，建立严格的责任追究制度。第二十条合同文本拟定的管控措施：（一）本单位对外发生经济行为，除即时结清方式外，应当订立书面合同。（二）合同文本一般由本单位合同执行科室起草，由办公室组织审核；重大合同或法律关系复杂的合同应当由法律专业人士参与起草；各部门应当各司其职，保证合同内容和条款的完整准确。（三）国家或行业有合同示范文本的，可以优先选用，但对涉及权利义务关系的条款应当

12、进行认真审查，并根据实际情况进行适当修改。（四）本单位有合同标准文本的必须使用标准文本，没有标准文本的要做到：条款不漏项；标的额计算准确、标的物表达清楚；质量有标准、检验有方法；提（交）货地点、运输方式、包装物和结算方式明确；文字表达要严谨，不使用模棱两可或含混不清的词语；违约责任及违约金（或赔偿金）的计算方法准确。（五）由签约对方起草的合同，本单位应当认真审查，确保合同内容准确反映单位诉求和谈判达成的一致意见，特别留意“其他约定事项”等需要补充填写的栏目，如不存在其他约定事项时注明“此处空白”或“无其他约定“，防止合同后续被篡改。（六）本单位合同文本须报经国家有关主管部门或同级财政部门审查或

13、备案的，应当履行相应程序。第二十一条合同审查管控措施：（一）审核人员应当对合同文本的合法性、经济性、可行性和严密性进行重点审核，关注合同的主体、内容和形式是否合法，合同内容是否符合单位的经济利益，对方当事人是否具有履约能力，合同权利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确等。（二）建立会审制度，对影响重大或法律关系复杂的合同文本，办公室应当组织合同执行科室、办公室等相关部门进行审核，各相关部门应当认真履行职能。办公室主要审查违约责任、争议管辖权等实质性条款是否合法、完整、明确、具体，文字表述是否无歧义；合同执行科室对质量条款、技术要求等内容进行技术审查；办公室对支付条款等内容进行经济审查。（三）

14、认真分析研究，慎重对待审核意见，对审核意见准确无误地加以记录，必要时对合同条款做出修改并再次提交审核。（四）每位审查人员应当对做出的审查结果负责，办公室对合同审查的结果负全面责任。第二十二条合同签署管控措施：（一）严格划分各类合同的签署权限，对外正式订立的合同应当由本单位法定代表人或由其授权的代理人签名或加盖有关印章，授权签署合同的，应当签署授权委托书。本单位应当要求相关部门和工作人员按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同，严禁超越权限签署合同。（二）严格合同专用章保管制度。合同经编号、审批及本单位法定代表人或由其授权的代理人签署后，方可加盖单位合同专用章。只有符合合同管理程序的合同文本才能

15、加盖合同印章。合同专用章必须由专人保管，保管人应当记录合同专用章使用情况以备查。用印后保管人应当立即收回，并按要求妥善保管，以防止他人滥用。如果发生合同专用章遗失或被盗现象，应当立即报告单位负责人并采取妥善措施，如向公安机关报案、登报声明作废等，以最大限度地消除可能带来的负面影响。（三）采取恰当措施，防止已签署的合同被篡改，如在合同各页码之间加盖骑缝章、使用防伪印记、使用纸质合同书、使用不可编辑的电子文档格式等方法对合同内容加以控制，防止对方单方面改动合同文书。（四）按照国家有关法律法规等规定，需办理批准、登记等手续之后方可生效的合同，单位应当及时按规定办理相关手续。第二十三条办公室用印管控措施：严格用印制度。合同经编号、审批及单位负责人或由其授权的代理人签署后，方可加盖单位公章。单位法人章必须由专人保管，保管人应当记录合同专用章使用情况以备查。用印后保管人应当立即收回，并按要求妥善保管，以防止他人滥用。第二十四条合同备案管控措施：（一）合同备案和台账建立。办公室建立合同台账，列明合同编号、类型、经办科室、经办人、合同单位、签订时间、地点、金额、标的物、归口科室、履行情况等；（二）合同订立后需经有关主管部门批准或登记的，经过批准或登记后生效；按照有关法律法规应当进行公证的，必须进行公证。第四