深入了解重建档案工程项目档案整理的要点.docx

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1、第一章工程项目档案整顿基本知识简介一、工程项目档案日勺基本概念工程项目档案附属性1、原始性2、真实性3、价值性二、工程项目档案日勺基本知识（一）工程项目档案整顿工作过程中基本术语，定义及其互相关系。1、建设项目与工程2、单项工程3、单位工程4、建设项目、单项工程、单位工程三者之间的关系建设项目、单项工程、单位工程的关系图5、工程项目文献工程项目文献包括前期文献、项目竣工文献和项目竣工验收文献。项目竣工文献重要由项目施工文献、项目竣工图和项目监理文献构成。6、项目文献及有关联定义日勺关系图项目动工前及工程准备阶段项目试运行及竣工验收阶段项目施工及竣工阶段7、工程项目文献归档、工程项目档案移交包括

2、两方面的内容：一是建设项目日勺设计、施工、监理单位在项目完毕时向建设单位或受委托日勺承包单位移交经整顿的文献；二是项目单位内部各机构将项目各阶段形成（或外部直接接受）并通过整顿日勺文献定期报送本单位的档案管理机构。工程项目文献归档、工程项目档案移交关联图（二）工程项目档案整顿的流程1蛀单位项目收分整顿项目建设汇总所有参与工程项目建设的各单位（含建设单位）工程项目档案整顿流程图D。I!1、搜集2、分类3、整顿与归档4、汇总整顿与移交第二章工程项目文献的搜集工程项目文献搜集包括两方面含义：一是各目文献产生或接受部门按有关规定积极将项目文献进行搜集并交给建设单位的档案部门；二是建设单位的档案部门要对

3、整个工程项目文献日勺搜集工作进行掌控，对滞交日勺工程项目文献要及时进行催交。工程项目文献搜集是工程项目档案管理日勺重要环节，也是档案工作的基础，只有做好项目文献的搜集工作，才能保证项目建设期间档案时齐全、完整和精确，为项目后续生产运行与维修提供保障，为项目的技术改善提供可追溯性的原始记录。工程项目文献产生于项目建设全过程，其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关建设部门和人员日勺职责范围、工作原则或岗位责任制，并有对应的检查、控制及考核措施，因此必须制定对应日勺工程项目文献搜集（归档）制度。工程项目文献搜集（归档）制度的内容，一般包括工程项目文献搜集（归档）范围、搜集（归档）责任部门、搜集（

4、归档）时间、份数、质量规定等。一、工程项目文献搜集责任1、项目前期准备阶段搜集责任（从提出项目提议书开始到建设准备）2、项目施工阶段搜集责任3、项目试运行阶段搜集责任二、工程项目文献搜集（归档）范围1、编制工作程项目文献搜集（归档）范围的原则2、工程项目文献搜集（归档）范围编制三、工程项目文献搜集的时间规定1、工程技术文献2、其他文献四、工程项目文献搜集的质量规定1、完整、精确2、原件3、清晰、整洁4、签章完备5、书写材料规定6、装订规定7、其他规定五、工程项目文献搜集的控制措施要做好工程项目文献的搜集控制，应注意工程项目文献时形成、积累、流转等前端控制，把搜集工作贯彻到工程项目文献的产生或接

5、受部门。尤其对于大型工程建设项目，参与工程项目建设日勺单位众多，而工程项目文献的搜集工作与各单位都有关，因此怎样做好整个工程项目文献的搜集工作，这就规定建设单位要统筹规划，要在项目管理制度（程序）以及管理方式、措施和措施等方面整体考虑和布署，以使工程项目文献日勺搜集工作到达事半功倍的效果。根据国内外大型工程项目建设的管理经验，工程项目文献搜集控制措施重要有：管理制度控制、工程协议管理控制、工程进度计划管理控制、工程质量保证体系控制、文档管理控制等五大控制措施。（见下图）。1、管理制度控制管理制度（程序）是实行科学管理日勺基础，也是管理工作日勺有效工具，工程项目文献日勺形成、积累、搜集、整顿与归

6、档工作应制度化、程序化。工程建设项工作均离不开文献与记录，文献控制、记录控制是工程建设管理活动的重要构成部分。IS09001-2023质量管理体系规定及GB/T19001-2023质量管理体系规定对文献控制、记录控制有明确规定，建设单位应充足运用工程建设项目日勺质量保证体系，建设单位应充足运用工程建设项目的质量保证体系，使项目勘察、设计、设备供应、施工、监理单位以及建设单位自身建立健全起完善日勺文献编制、公布、审批、更改、分发控制、搜集、整顿、归档及保管等管理制度（程序）。这些管理制度应渗透于工程建设项目日勺各项活动及工作程序之中，将工程项目文献材料日勺搜集、积累、整顿、归档工作贯彻到工作计划

7、以及有关人员的职责范围，进而保证文献搜集工作日勺有效实行。2、工程协议管理控制工程建设项目一般采用业主或建设单位全面负责下的协议管理模式，项目的勘察、设计、设备供应、土建施工、安装、监理、调试等工作均通过协议委托承包单位承担。协议是项目各项工作的法律根据，协议双方按协议的规定履行各自的责任。因此，应运用协议这种有效的手段来做好工程项目文档工作，协议中规定承包单位在文档文面日勺责任，文档管理纳入协议管理。工程项目文献搜集在协议管理控制方式重要包括如下内容：（1）协议条款控制在协议签订时，把工程项目文献交付日勺范围和类别、文献日勺介质和数量、文献提交日勺规定、应遵照的文档管理程序（文献格式及内容）

8、等内容列入协议文本，使文献提交及有关事项具有协议根据。为此，文档管理部门应直接参与协议谈判或通过审查协议有关章节，来保证文档有关规定列入协议文本。（2）工程建设项目验收控制在有关工程管理制度程序中应制定档案部门参与协议执行监督和协议项目验收的规定。在协议执行期间，文档管理部门要参与协议管理，监督承包工程单位与否按协议规定提交文献；在协议项目完毕时，文档管理部门要参与对协议执行状况日勺审查，确认承包工程单位与否按协议规定提交了完整的协议规定日勺文献。在项目的临时验收、最终验收前，建设单位协议管理部门（或其他部门）可以以“临时验收/最终验收技术评审单”的形式征求各技术、施工以及档案等部门的书面意见

9、。文档管理部门在收到“临时验收/最终验收技术评审单”时，检查该协议的文档提交状况，并予以答复。如文献提交不完整，协议管理部门将暂不予出具验收证书，规定承包单位履行完协议责任后，才予以出具验收证书。（3）协议项目文献归档跟踪控制文档管理部门规定协议部门及时将已签订的协议文本及时向文档管理部门归档，文档管理部门在接受协议文本后，档案人员应仔细阅读协议文本中有关文献提交章节，理解协议文本有关文献提交的详细范围和规定，及时建立“协议项目文献归档跟踪信息表”（以信息数据库或OFFICEEXCE1表单形式建立），作为协议项目文献动态归档跟踪控制时根据。“协议项目文献归档跟踪信息表”应包括日勺信息有:协议号

10、、协议名称、项目竣工时间、文献提交内容（协议管理文献、工程技术文献）、估计提交时间、文献提交联络人（协议管理联络人、技术管理联络人）、提交状态（已归档、未归档、不需归档等）等。并提前与文献提交单位（联络人）建立工作接口（联络），贯彻协议项目文献提交准备工作。在协议执行及文献的搜集、提交过程中，应对“协议项目文献归档跟踪信息表”中的有关信息进行及时更新，以便做好整个工程所有协议项目文献日勺归档跟踪管理、控制，有效保证档案材料的完整及时归档。同步，对逾期未提交项目文献的状况采用措施（直接发文催交等）。3、工程进度计划管理控制工程项目文献能否及时交付将直接影响到工程与否能按照工程进度计划执行。因此，

11、为了保证工程项目文献及时交付，提议将承包单位项目文献交付纳入工程进度计划管理，对工程项目文献交付实行控制。纳入工程进度计划管理时详细方式和规定如下：（1）承包单位根据工程进度计划和协议规定编制详细日勺”项目文献目录”，“项目文献目录”应包括每份文献日勺文献编码、版次、题名、计划提交时间及实际提交时间等基本信息，并定期（每季度）对“项目文献目录”进行更新、升版。（2）规定承包单位应在协议签订后3个月内将“项目文献目录”提交建设单位，“项目文献目录”应根据工程实际状况定期（每季度）更新、升版，更新、升版后需及时提交建设单位。内容提议在协议条款中予以规定、规定。（3）在工程项目执行过程中，建设单位在

12、收到“项目文献目录”后，应对“项目文献目录”进行审查（需运用计算机信息系统将“项目文献目录”与实际接受日勺文献目录信息进行对比、核查），及时掌握工程项目文献交付状况，对未按计划提交的文献及时正式发文进行催交，保证项目文献及时搜集、交付。该控制措施比较适合产生工程技术文献数量较多的协议项目。4工程质量保证体系控制质量保证体系保证工程建设各项工作（包括文档管理工作）符合法规、规范和原则规定的有效手段。文档管理纳入质量保证体系控制重要体目前两方面；（1）文献控制和记录控制是质量保证日勺重要构成部分,建设项目质量保证大纲必须规定文献控制和记录控制的规定，并明确负责单位及其责任。(2)工程项目建设单位质

13、保部门应对内部各部门及外部承包单位实行监督验证，定期时行质量保证监查和监督，验证文档管理制度及其实行日勺有效性，保证文献控制和记录管理有效，实际上也是为了保证工程项目文献的搜集。质保部门也可以邀请档案管理人员参与质量保证监查和监督活动。在质量保证监查和监督的基础上，建设单位文档管理部门也可以建立文档管理工作检查制度，定期开展文档专题检查工作，及时协调处理文档管理存在日勺问题。5、文档管理控制在搜集工作方面，通过文档管理部门开展日勺工程项目文献搜集控制措施有如下几方面：(1)工程项目文献接受和分发归口管理实行提议建立工程项目文献接受和分发归口管理机制，尤其对工程建设项目日勺建设单位。工程项目文献

14、接受和分发归口管理机制建立方式：首先，在制度和管理程序中明确规定，所有文献，包括从外部接受时和对外发送的工程项目文献必须首先交由文档管理部门统一处理；另首先，将、邮寄、电子邮件等文献收发途径纳入文档管理部门统一控制范围，防止文献通过以上途径流失。通过工程项目文献接受和分发归口管理措施，把工程文献日勺进出渠道进行归口控制，使项目文献由被动搜集变为积极接受。项目文献接受和分发归口管理流程见下图。图1-6工程项目文献接受和分发归口管理流程图(2)档案归档计划编制及归档跟踪管理文档管理部门通过编制“工程项目档案年度归档计划”,并按年度归档计划开展工程项目文献搜集工作。”工程项目档案年度归档计划”日勺内

15、容应包括：应归档工程项目文献类目(文献名称)、归档部门、归档负责人、计划归档时间等信息。编制“工程项目档案年度归档计划”，可以采用先规定各部门自行填报、”工程项目档案年度归档计划”，文档管理部门对各部门填报、提交的“工程项目档案年度归档计划”进行审核并汇总，与各部门到达共识后，正式公布“工程项目档案年度归档计划”，该工作可在每年年终开展。第二章工程项目档案分类方案的编制一、工程项目档案分类的原则1、遵照工程项目档案形成规律2、便于保管运用3、维持职能导向4、兼容其他5、可扩展6、原则统一二、工程项目档案分类体系设计与制定（一）工程项目档案分类方案日勺编制措施工程项目档案分类方案编制一般通过工程项目档案内容分析、类目划分、类目排序、类目编号确定、类目表制定五个环节完毕（见下图）。工程项目档案分类方案编制流程图（二）档案分类方案内容简介一种完整日勺档案分类方案应包括分类阐明、使用简介和类目表三部分构成。O1要行性研究01前期工作02项目提议书0301设计技术文献02工程设计02工程计算书