合同书管理制度.docx

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1、合同书管理制度第一章总则第一条 为了降低法律风险，为加强公司的合同管理工作，预防、减少和及时解决合同纠纷，保障企业及所属各单位的权益不受侵害，提高企业信誉和经济效益，根据中华人民共和国民法通则、中华人民共和国合同法等法律法规并结合本公司实际情况，特制定本制度。第二条本制度适用于本公司除劳动合同以外的所有公司对外签订的合同。第三条 本制度所称以上、以下、以内，包括本数。第二章合同的规范对外业务往来，部门单次涉及或采购金额满人民币 万元以上的,或涉及办公、技术咨询、服务、运输、知识产权、售后、维修、维护、租赁等，必须签订合同或协议。第四条合同内容由合同各方约定，合同文本可以参照公司示范文本订立。第

2、五条 合同双方权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。合同内容必须列明以下内容：（包括但不限于）合同各方主体的名称、通讯地址、法定代表人、联络方式、签约时间和签约地点、标的、数量、质量、运输方式及运费、款项或报酬、付款方式、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方式、合同附件等。第六条对外签订合同一律采用书面格式，不得采用口头或其它形式的协议。第三章合同的签订第七条对外签订合同，必须按本制度规定程序办理相关手续。第八条对外签订合同必须是本单位委托代理人或依职务具备代理资格成为委托代理人。委托代理人签订合同的，须有授权委托书，委托代理人在授权范围内行使对外签约权。第九条 按本制

3、度第四章规定进行合同评审会签通过的，视同公司内部授权委托签订合同，授权范围以本制度规定权限为准。对外签订合同如需提交授权签约委托书给对方当事人的，除进行合同评审会签外，必须申请授权委托书，并写明授权事项、权限、范围及有效期，不得携带空白授权委托书。授权委托书应填写加盖印章申请表并按相应程序申请加盖公章。第十条 任何越权代理或无权代理的行为，除公司予以书面追认外，一切责任由直接责任人和主管/分管领导承担，给公司利益造成损害的，公司将依法予以追偿。第十一条签约人在签订合同之前，必须认真审核对方当事人的情况。包括：对方单位是否具有经营资格、是否持续经营和经营期限、有否履约能力，及其营业范围、资信情况

4、等，对方签约人是否是法定代表人或法人委托人及其代理权限，防止上当受骗，防止签订无效合同，以及给公司带来法律风险。条十二条 签订合同，如涉及公司内部其它部门的，应事先在公司内部进行协商，统一平衡，然后签约。第十三条公司所有对外签订的合同、协议，必须执行合同评审会签程序，一律使用合同专用章，不得加盖公司其它印章（董事长、总经理特别审批的除外），不得使用财务专用章、部门章等其它印章对外签订合同、协议，否则，由此产生的一切责任由经办人员、部门领导和主管领导承担,并由公司内部进行问责。第十四条正式合同文本必须且仅限于法定代表人、公司负责人或委托代理人签字并加盖合同专用章生效。具体权限按下列执行（产品代理

5、合同除外）:一、凡属银行贷款合同、企业担保合同、重大资产处置等合同，由法定代表人或公司负责人签字。二、凡单项合同涉及金额XXX万元人民币以上的，或年度合作协议涉及金额XXX万人民币以上的，由法定代表人签字。法定代表人可特别授权公司负责人或其他公司领导签字，经办人副署。三、凡单项合同涉及金额XX万元以上不满XXX万元人民币的，或年度合作协议涉及金额XXX万以上不满XXX万元人民币的，由法定代表人授权公司主管领导签字，经办人副署，公司主管领导不得授权他人签字。四、凡单项合同涉及金额XX万元以上不满XX万元人民币的，或年度合作协议涉及金额XX万元以上不满XXX万元人民币的，由法定代表人授权部门主管领

6、导签字，经办人副署。部门主管领导不得授权他人签字。五、凡单项合同涉及金额不满XX万元人民币的，或年度合作协议不满XX万元的，由法定代表人授权经办人员签字。经办人员不得授权他人签字。第十五条产品代理合同均由销售部门经理、分管领导签字，经办人员副署。第四章合同的审批及工作程序第十六条合同正式签订前，必须按合同会签程序规定上报部门经理、分管领导、财务部、总经办等相关部门及公司领导审查批准后，方能正式签订。第十七条 公司各部门合同管理范围分布如下：一、总经办负责协调签订质量认证、质量咨询服务合同、产品供货质量协议、咨询服务合同、专用或专利技术许可合同、技术开发（合作）合同、产品供货技术协议、商标等知识

7、产权合同，是公司合同范本的草拟、审核和监督部门，并提供专业法律咨询服务等。二、采购部负责主管、协调签订原材料采购合同、货物运输合同、工器具采购合同、粮油采购合同、模具加工订做合同、日常维修五金备品配件采购合同、外协加工件合同、生产设备的大修、配件外协加工、技改类合同、加工承揽合同、成套设备引进合同、建设工程承包合同、设备及其配件装置采购合同，以及仓库/厂房/宿舍租赁合同的签订等。三、运营部负责主管、协调签订产品代理协议、市场策划/调查、参展、宣传广告合同，以及与产品销售有关的特殊合同等。四、电子商务部负责主管、协调签订网络推广类、外贸、出口合作、展会及经销商会合同等。五、其它部门均按部门职能规

8、定办理相关联合同的签订。第十八条 签订工程承包建设、货物采购（包括但不限于设备采购、订做模具、五金备品配件采购、工器具采购、广告礼品采购、办公用品采购等，原材料、助剂和工业燃料采购等）、技改项目、报废物处理、物流、保险、知识产权、广告宣传、技术咨询、劳务、服务及其它类型业务合同必须按如下工作流程和会签程序执行：六、合同主管部门根据公司计划会同相关部门，按照招标、密封比价或“货比三家”的原则，确定供货方式和供货厂商，与对方当事人洽谈后，拟定合同草案。七、合同主管部门拟定的合同草案应附合同评审表及其它相关材料（包括但不限于批文、会议纪要、签约方营业执照副本复印件、国税证复印件、地税证复印件、法定代

9、表人身份证复印件、经办人身份证复印件，招标资料等），由部门和分管领导、总经办签署评审意见。八、合同主管部门应当将审批后的合同书、合同审核表或立项通知书、报价单、有关会议记录、招标等资料交财务部存档。九、财务部按照公司授权权限规定，对于符合规定的，给予登记并在合同上加盖公司合同专用章，并将合同留下一份原件存档备案，其余退交合同主管部门处理；同时.，财务部每月XX日前将所有合同的履行期限情况，以邮件的形式告知总经办，以便及时监督合同。第十九条 外出签订合同工作程序一、原则上不得携章或者携带加盖合同专用章的空白合同外出签订合同。二、必须携章或者携带加盖合同专用章的空白合同外出签订合同的，经办部门应当

10、向总经办提交草拟的合同文本，并依照规定办理授权委托书，经公司负责人审批后，财务部登记、编号、盖章备案。经审批后同意携章外出签订合同的，财务部或相关部门应派员携章会同经办部门外出签订合同。三、经办人员返回公司后，不论是否已签订合同，都必须于一日内将授权委托书或空白合同交还财务部处理，不得连续使用授权委托书；携章外出签订合同的，经办人员返回公司后，必须于当天将合同专用章交还财务部。第二十条 如法律规定或实际需要，合同可呈报上级主管机关鉴证、批准，或报工商行政管理部门鉴证，或请公证机关公证。第二十一条凡已在财务部登记盖章并需要对方当事人签字盖章的合同，主管部门及经办人员必须在合同登记后一个月内把回签

11、后的合同原件交财务部归档备案。第二十二条 凡与合同（包括协议书、意向书等）有关的传真、邮件、往来函件等，各部门必须安排专人妥善保管，统一备案。第五章合同的履行第二十三条 合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信用”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行。第二十四条 合同履行完毕的标准，应按合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。第二十五条财务部、总经办应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理、汇报。否则，造成合同不能履行或不能完全履行的，应追究有关人员的

12、责任。第六章合同的变更、解除第二十六条 变更合同条款、解除合同、中止合同、续签合同及终止合同，必须按照公司合同规定程序重新审签。第二十七条变更、解除合同的手续，应按本制度第四章规定的审批权限和程序执行。经公证机关公证的合同，在达成变更、解除协议后，必须报公证机关重新公证。第二十八条 变更、解除合同的，一律采用书面形式。第二十九条变更、解除合同的，在未达成或未批准之前，原合同仍有效，应继续履行。第三十条 以变更、解除合同为名，行以权谋私、损公肥私、假公济私之实的，一经发现，公司有权解除其劳动合同，并追究其法律责任。第七章合同纠纷的处理第三十一条 合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，合同经办

13、部门应按中华人民共和国合同法等有关法规和本制度规定处理。第三十二条合同主管部门难以解决合同纠纷，并要求发送律师函、提起诉讼或申请仲裁等法律方式协助解决的，由总经办负责，合同经办部门协助处理。经办人对纠纷的处理必须具体负责到底。第三十三条 以法律方式协助处理合同纠纷的程序是：一、经办人填写“合同纠纷处理申请表”（一式二份），连同相关资料,经部门主要领导、分管领导或公司领导审批后，送交总经办。二、总经办整理后按公司领导批示处理。第三十四条 凡由总经办处理的合同纠纷，合同经办部门必须提供下列证据材料（原件或影印件）：一、合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、图表、往来邮

14、件、微信等。二、送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证。三、货款的承付、托收凭证，有关财务账目。四、产品的质量标准、样品或鉴定报告。五、有关违约的证据材料。六、其它与处理纠纷有关的材料。第三十五条对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方公司公章或合同专用章。第三十六条对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的法院调解书、仲裁决定书或判决书的，由总经办向人民法院申请执行。第三十七条合同纠纷处理完毕的，总经办应及时通知有关部门，并将有关资料汇总、归档，以备查考。第八章合同的管理第三十八条合同专用章由财务部刻制，严禁任何人私自刻制、使用。财务部必须设置专人专管合同专

15、用章，未经公司负责人批准，任何人不得携章外出。第三十九条合同专用章应严格按授权的范围使用，不准混用、代用或借用。第四十条合同专用章应妥善保管，若有遗失，除立即登报声明作废外，还要追究有关人员的经济责任和行政责任。第四十一条 财务部必须认真做好合同管理和基础工作。具体要求如下:一、建立合同档案。每一份都必须有一个编号，不得重复或遗漏。每一份合同包括合同正本及附件，合同文本的登记，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议，均应妥善保管。二、建立合同管理台帐。财务部必须建立公司合同管理总台账，其主要内容包括：序号、合同编号、经办人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况及备注等。台账应逐日填写，做到准确、及时、完整。第九章工作责任第四十二条对合同、资料登记备案不完善的，可对相关责任人进行问责直至辞退处理；造成公司损失的，应当承担赔偿责任。第四十三条 公司的“公章”、“合同专用章”、“财