唐山钢铁有限公司01文件控制程序.docx

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1、文件编号KH/CX01版本号A/0受控状态|受控|文件控制程序编制部门:审核人:批准人:2013年2月28日发布2013年3月1日实施唐山市丰南区凯恒钢铁有限公司发布修改履历版号修改状态修改条款修改内容批准人实施时间A0毕秋生13. 3. 11目的为规范管理体系各类文件的管理，特制定本程序。2适用范围本程序适用于与管理体系覆盖范围内所有部门、生产厂等相关文件的控制。3职责3. 1总经理负责批准并颁布管理体系方针、目标、指标及综合管理手册。4. 2管理者代表负责审核综合管理手册，批准程序文件、作业文件。5. 3办公室为体系文件主管部门：1）负责组织编写综合管理手册；2）负责体系文件的管理、更新、

2、评审、文件发放及作废文件收回销毁；3）负责公司体系策划运行所需的外来文件的收集、送批、传阅督办和回收归档。3.4各部门、生产厂负责主管程序文件编写、审核；本部门、生产厂作业文件和记录表式的编制、更改、审核、发放管理。4内容4. 1文件编制公司内部编制的管理体系文件，包括：手册、方针、目标、指标、程序文件、作业文件（如公司专业管理的管理制度、管理办法、操作规程、作业计划等）。4. 1. 1综合管理手册的编制综合管理手册由办公室组织编制。综合管理手册应符合管理体系标准的要求，并体现出标准要求在公司的实际管理过程和管理方法。6. 1. 2程序文件的编制程序文件的编写策划方案由办公室提出，报管理者代表

3、批准后进行编制。7. 1.3作业文件的编制各部门、生产厂依职能提出作业文件的编写需求，报办公室备案，经管理者代表批准后编制。1.2 外来文件的收集与管理4.2 . 1法律法规及其他要求按法律法规及其他要求与合规性评价控制程序进行。4.3 .2各级政府、协会及其相关行政主管部门的来文统一交办公室，办公室按照要求进行标识，建立台帐，及时呈公司领导审批后，送有关部门、生产厂承办。各承办部门、生产厂按要求承办完毕后，将文件交还办公室。1.3 体系文件的标识4. 3. 1文件的编号规定5. 3. 1. 1综合管理手册的编号KH/SC I年代号手册简称公司简称4. 3.1.2程序文件的编号KHCX- X序

4、列号程序文件简称公司简称4. 3.1.3作业文件的编号KH/ZY - XI 序列号 部门代码 作业文件简称公司简称4. 3.1. 4外来文件沿用原文件的编号4. 3. 2文件受控状态标识4.3.2.1对已经确定的文件发放范围内的部门、生产厂或人员，采用“受控”发放，使用“受控”状态发放文件的部门、生产厂或人员，持有文件被修改或换版时，均须得到有效内容；4.3.2.2除上述发放范围内的任何部门或人员需用文件时，均采用“非受控”发放，使用“非受控”文件的部门或人员，其文件被修改或换版时，不必得到有效内容。4. 3. 2. 3以“受控”状态发放纸质文件时，须按顺序编好受控号（受控号以两位阿拉伯数字表

5、示，从“01”开始，使用红色字体，受控号应是唯一的），以便文件管理控制。文件以“非受控”状态发放时，不编受控号。受控状态及受控号均采用红色图章盖印。4.32.4图纸、技术、工艺文件采用图号、标准号、工程号或合同号等唯一性编号为标识。图纸、技术、工艺文件修改以修改人的盖章签名和修改日期为受控状态的标识。4. 4文件审批4. 4.1综合管理手册的审批丸综合管理手册初稿及相关记录表式，由办公室通过网络发往管理者代表、公司领导、体系覆盖的各部门、生产厂一把手征求意见；b.办公室汇总分析各反馈意见，修改完善初稿，形成送审稿；c.办公室组织人员对手册中的不适宜处讨论修改处理措施，必要时组织被征求意见的人员

6、召开文件审定会;d.汇总审定意见，并据此修改完善形成手册报批稿，经管理者代表审核后，报总经理批准。4.4. 2程序文件、作业文件的审批a.初稿经文件编制部门、主管领导初审后，复印初稿及相关记录、管理流程送公司主管领导、文件涉及的职能部门、生产厂征求意见；b.汇总分析各反馈意见，修改完善初稿，形成送审稿，对争议较大的申请召开审定会；c.将送审稿送原征求意见部门、生产厂确认。必要时召开审定会，对文件中的不适宜处讨论修改处理措施；d.根据确认或审定会结果汇总审定意见，并据此形成报批稿，经部门、生产厂审核签字后，报管理者代表批准。4. 5文件发放4.5. 1手册、程序文件、作业文件统一由办公室负责发放

7、；4. 5. 2文件发放方式4. 5.2.1手册、程序文件、作业文件用电子文件或纸质文件发放。4. 5. 2. 2为使用、控制方便，工艺规程、岗位说明书、操作规程等文件以电子文件或纸质文件发放。文件发放时，应填写“文件发放、回收登记表”，进行双方交接签字。办公室应妥善保存已经审批的文件原件。4. 6文件有效性评审办公室每年年初组织体系文件的主管部门、生产厂对其主管的体系文件实施一次系统性的适宜性评审，并汇总评审结果，对发现的不适宜处依照规定进行更新与修改（包括标准变更），文件的适宜性由管理者代组织评审。4. 7文件更改4. 7.1办公室随时收集各相关部门、生产厂对管理手册、程序文件、作业文件等

8、文件的各类有效性评审意见，及时组织对文件更改申请或建议进行评价，确定修改方式；4.7. 2办公室根据评价结果、有效评审结果的处置措施等，及时对文件进行局部更改或换版，以符合实际情况及有效执行文件的要求。4. 7. 3文件修改或换版后，将作废的文件或文件的修订部分按如下要求收回：作废文件或文件的修订作废部分，在发放新版或新修改部门文件时，进行回收，并做好回收记录，确保在使用文件的所有场合都使用有效的版本。4. 7. 4收回的作废文件按如下要求处置：回收的作废文件，由文件的主管部门集中销毁，并作好文件销毁记录。为法律或其它目的所需保留的任何作废文件和资料，由主管部门批准后，加盖“作废”章，防止误用

9、。4.8文件的保存、归档1. 8.1各部门、生产厂建立“受控文件清单”，对使用的体系文件和资料实行动态管理,按规定期限保存或归档。4. 8. 2各文件主管部门、生产厂每季对各使用部门、生产厂的文件和资料进行定期检查,使之保持有效状态。5. 8. 3管理手册、程序文件原件及各种规定归档的体系文件、技术文件和资料原件归档保存，办公室每年年底进行归档保存。5相关文件5.1 KH/CX-05法律法规及其他要求与合规性评价控制程序6相关记录6.1 受控文件清单6.2 文件发放、回收登和销毁记表附：部门代码办公室BG供应部GY烧结厂SJ财务部CW生产技术部SCJS炼铁厂LT安全部AQ销售部XS炼钢厂LG机动部NY质检部ZJ轧钢厂ZG环保部HB人力资源部RL动力厂DL保卫部BW基建部JJ4