公司行政后勤管理制度.docx

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1、公司行政后勤管理制度1范围适用于总公司宿舍、电话、公务接待、图书报刊、用餐、工服及文明办公等后勤事务管理，各下属公司可参照本制度细化、完善本级公司后勤事务管理方面制度或办法并执行2 .控制目标为员工提供良好的后勤保障服务，维护公司形象，增强公司凝聚力3 .职责3.1 1综合管理部1）办理员工宿舍的租赁、分配和调整，办理相关手续,负责功能性设施设备的检查和维修2）拟定电话（固定电话和移动电话）费用使用标准，负责固定电话的配备和管理3）办理车补费用申请手续4）图书、报刊的购置、登记、保管、借阅及盘点等5）制定公务接待标准和年度费用预算，定期与签约（定点）酒店进行费用结算，对各部门及项目公司公务接待

2、工作进行指导、监督6）员工午餐的订购、发放及费用结算7）员工工服的订购、发放及日常监督管理8）维护办公环境和安全，督促各部门文明办公3.2 各部门1）配合做好后勤工作，杜绝浪费，维护公司形象2）员工住宿、电话、订餐、车补等的申报3）本部门日常业务往来客户的公务接待3.3 财务管理部4）审核后勤费用预算5）监控后勤费用开支6）审核后勤报销单据，办理报销手续7）审核车补费用合规性4 .员工宿舍管理4.1住宿人员范围（不含塘沽区范围员工）4.1.1XX实业公司工程技术人员及各级管理、服务人员。4.1.2外地员工可申请住宿；4.1.3因工作性质需要不能每天回家，可申请长期住宿4.1.4其他特殊情况，如

3、部门员工临时加班等，部门加班人员经部门经理同意，报综合管理部核准并根据情况进行安排。申请住宿人员于申请当天17点之前向综合管理部申报领钥匙，同时每住一天缴纳3元宿舍煤水电气使用费（综合管理部建立台帐统一收发管理）并于住宿结束次日17点前将宿舍钥匙归还综合管理部。4.2员工住宿的配备标准普通员工住宿标准配套设施备注2人/小间3人/大间床、床垫、衣柜、空调、热水器中层管理人员1人/间床、床垫、衣柜、空调、热水器高层管理人员1人/套限额2500元/套床、床垫、衣柜、空调、热水器高管提供床上用品，限额500元/套注：中、高层的界定以人力资源部职级规定为准1.3. 4.3住宿费用结算1.4. 1公司负担

4、员工宿舍的房费、物业管理费、冬季采暖费、有线电视费。1.4.2 员工本人自行负担宿舍水、电、燃气等费用。1.4.3 综合管理部每月20日一25日为各宿舍购电、水、燃气。宿舍长每月根据宿舍人员名单对员工收取每人使用的水、电、燃气等费用。1.4.4 各宿舍水、电卡由宿舍长保管。1.4.5 4住宿及退宿舍手续办理1.4.6 4.1需要住宿的人员应提前2天向综合管理部提报住宿申请，并填好住宿申请单和住宿承诺书（附件二），经综合管理部审核后，方可办理入住手续。新入职外地员工,在入职前2天，由人力资源部提前向综合管理部申报，经综合管理部审核，行政副总裁核准后方可入住。1.5. 2住宿人员履行退房手续时，需

5、由综合管理部作退房手续并清点个人保管的物品，清点无误后方可离开。如属个人原因导致公物损坏时，应照价赔偿。4. 4.3严禁离职人员滞留宿舍。5. 5住宿管理规定4.5.1 凡申请长住人员，每周必须保证住宿4天以上，不得长期闲置占用。4.5.2 住宿人员不得自行调换房间，如遇特殊情况时，向综合管理部统一申请办理。4.5.3 3住宿人员不得随意将亲友、同学等非本公司人员留宿。4.5.4 住宿人员不允许损坏生活设施，防碍和影响他人的起居。4.5.5 住宿人员应注意防火、防盗，以保证安全。4.5.6 住宿人员不允许擅自配房间钥匙，如有需求由部门向综合管理部统一申请办理。4.5.7 5.7住宿人员严禁在宿

6、舍赌博。4.5.8住宿人员严禁打架斗殴及其它有关严重影响公司形象的事情发生。4.5.9住宿人员应共同维护宿舍卫生，由宿舍长安排卫生清洁表，每天安排人员轮流值日，以保证宿舍内环境整洁、干净。4.5.10综合管理部每月负责对宿舍进行一次清洁。4.6监督检查:1.1.1 6.1综合管理部定期（每月不少于2次）对员工宿舍进行卫生检查,检查结果不合格的宿舍长，取消其资格,更换新的宿舍长。1.1.2 对违反宿舍制度，又不听从宿舍长教育的员工，取消其住宿资格。1.1.3 宿舍内任何设备如果损坏由当事人照价赔偿。个人物品妥善保管，以免丢失。住宿人员应注意防火、防盗,以保证安全。5.员工电话管理5.1固定电话管

7、理：5.11申请安装：所有员工根据工作需要均可申请电话安装，综合管理部审核后，报请行政副总裁核准。5.12关于业务变更申请：各部门所用固定电话如需变更业务或拆改需经综合管理部审核后，报请行政副总裁核准。5.1.3使用：1）严禁拨打与工作无关的电话。2）员工在通话时，力求简短，不得长时间占用电话。3）每位员工要珍惜爱护电话设备，不得私自改装、并机等。5.14电话费用的管理：1）各部门固定电话费用在部门额度内据实报销，每月20日由综合管理部统一交纳，固定电话费用报销标准参见各部门固定电话费用标准。2）标准调整：因业务需要需补增电话费用或电话业务的部门，要事先提出申请，经权责主管确认，综合管理部审核

8、后，上报行政副总裁核准。3）异常情况处理：当部门电话费超出应报销额度时，综合管理部要调取通话明细进行核查，对于不合理部分的话费由使用部门或个人承担。若连续三个月部门电话费均超出费用标准，经综合管理部核实后均属于工作需要，部门可申请调整费用标准。5.2移动电话管理：5.2.1 移动电话配置：员工使用移动电话均需自行配置。5.2.2 费用报销标准：各岗位移动电话的话费使用标准参见XX实业移动电话费用标准，由综合管理部统一办理托收业务。5. 2.3具体操作：1）首次申请：员工入职后，经权责主管确认正式投入本岗位工作时，即可申请报销移动电话费。由申请人填写移动电话首次报销申请单，经部门分管领导确认后，

9、由综合管理部审核、行政副总裁核准后，财务部据此报销移动电话费用。2）员工移动电话费用管理：每月员工移动电话费用按照集团申请业务统一办理交纳，费用标准按照员工移动电话首次报销申请单执行，凡每月超出费用标准的情况按照规定超出部分由员工个人承担并在员工每月工资中扣除此费用。3）员工异动时，由申请人填写移动电话费用异动申请单，经部门分管领导确认后，综合管理部审核、行政副总裁核准后，财务部据此报销移动电话费用。4）移动电话费标准调整：凡因工作原因连续三个月话费超出话费标准的员工，由使用人提出电话费调整需求（填写移动电话费用异动申请单），部门分管领导审核其业务需要的真实性，综合管理部提供其近三个月话费清单

10、，并签署意见，行政副总裁核准后，综合管理部据此修订移动电话费用报销标准。6. 2.4使用：1）为了保证公司通讯畅通，凡享受公司报销移动电话费用的员工，须24小时开机，不得擅自关机，否则取消其本月移动电话费报销资格。2）公司综合管理部负责处理通讯中断的投诉事宜。3）如有电话号码变动，使用人需要事先通知综合管理部,经同意后才能使用新电话号码。4）员工违反本制度，综合管理部有权纠正，情节严重者向人力资源部提报，由人力资源部按奖惩管理制度规定处理。7. 公务接待管理6.1接待标准6.1.1工作餐标准：厅级以上干部（含随行人员）每人每天200元，县（处）级干部（含随行人员）每人每天IOo元；其他人员每人

11、每天80元。6. 1.2招待餐标准：厅级以上干部（含随行人员）每人不得超过500元；其他人员每人不得超过200元。并严格控制陪餐人数。7. 13住宿标准：安排在公司签约（定点）的酒店住宿。厅级以上领导可安排套间或单间，其他人员安排住标准间。住宿费根据签约（定点）的酒店具体价格进行结算。未经允许，客人住宿期间房费以外的消费自行支付。8. 14应从严控制参加接待的人员。被接待人员在5人（含5人）以下的，接待人员原则不得超过3人；被接待人员在6人（含6人）以上的，接待人员原则不得超出被接待人员的50%。对于接待特别重要的客人，参加接待人员可适当放宽。9. 2接待过程管理10. 2.1接待申报1）对公

12、司邀请、政府机关或主管部门安排视察、检查和指导工作的客人接待和全公司性综合会议接待由行政管理员填报公务接待签报单，报综合管理部经理审核，行政副总裁审批。由综合管理部落实接待工作。11. 部门召开的全公司性专业会议接待，由主办部门填报公务接待签报单申请，分管领导审批，综合管理部协助主办部门落实接待工作。12. 前来联系业务、洽谈经贸活动的客户接待，由对口部门填制公务接待签报单，经分管领导审批，由对口部门落实接待工作。13. .2接待计划对重要接待，接待对口单位应制订接待计划，接待计划可列入公务接待签报单中一并上报。制订接待计划时应注意以下事项：14. 待计划内容应尽量详细周密。日程安排要体现出高

13、效率、快节奏；15. 要内容应包括：食宿地点和标准、礼仪安排、陪同人员、交通用车、宣传报导等；16. 待标准。17. 2.3接待前期准备1）明确参加人员。接待对口部门视接待需要确定参加人员，如需其他部门相关人员参加，则通知该部门经理，由其落实参加人员。18. 配接待任务。召集参与接待工作的全体人员，将任务逐项分配，把责任落实到人。19. 待对口部门要在宾客到达前，检查落实接待各环节安排情况，发现问题，及时纠正。6.2.4接待实施1）迎接宾客。对一般来宾，由接待对口部门经理安排相关人员前往迎接；对上级领导和重要来宾，则由公司领导亲往迎接，相关人员陪同。2）安排食宿。接待人员应严格按照公司核定的食

14、宿地点和标准进行安排。3）商定活动日程。住宿用餐安排妥后，接待人员应与来客中的负责人商定活动日程，如需变动，在充分尊重来客意愿基础上，对原定日程作适当修改，并向公司领导汇报，及时通知有关单位。4）组织活动。接待人员要按日程精心安排组织各项活动,预订返程车（机、船）票。6.3接待费用结算公务接待费用结算根据“谁接待、谁负责”的原则进行管理。6.3.1各部门及下属公司公务接待费用由总公司财务管理部年初下达，年度内限额使用，不允许突破。各下属公司可根据情况将本级公司接待费用进一步分解到各部门。1.1.1 2公司领导参加的公务接待，由综合管理部统一结账。对口部门负责的接待，由各对口部门自行结账，费用计

15、入本部门年度公务接待费限额内。6.3.3 对口部门如需在公司签约（定点）酒店用餐，应事先通知综合管理部，由综合管理部授权签单，待综合管理部定期与签约（定点）酒店结算后，费用计入对口接待部门年度公务接待费限额内。6.3.4 综合管理部每月与签约（定点）酒店结算一次费用。在非签约（定点）酒店住宿、用餐，对口接待部门或部门凭有效发票按现行报账程序报销。7.图书、报刊管理7.1 图书、报刊订购1.1.1 11公司各部门在每年年初、年中根据本部门业务需要制定书报费预算，预算经公司领导批准后，各部门经理可在预算额度内合理安排购买业务参考书籍，依公司规定的请购程序办理，否则，费用自理。1.1.2 各部门在每月一日前将本部门需订购的图书、报刊在请购单上详细列出书名、用途并经部门经理签字确认后转交综合管理部审核。1.1.3 各部门经理依图书、报刊目录及各部门请购是否满足业务需要审核请购单，审核合格的请购单交综合管理部图书管理员（由综合管理部指定本部门员工担任）购买。购买图书为专业书籍时，各部门应协助购买。各部门当月请购金额超出本月书报费用预算时，请购单需行政副总裁签定同意。1.1.4 书籍购入后，图书管理员填写报