国际贸易公司文档资料统一管理的制度.docx

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国际贸易公司文档资料统一管理的制度一、档案资料的管理规定1 .为保证所有文件、合同、各类档案资料能全面地保存并管理，同时也方便各部门有效地使用所有资料，公司的文档资料实行统一管理制度。2,由行政办公室负责公司所有文档资料保存和管理工作。3.各部门例会和重要会议均要有会议纪要并提交运营中心。4,所有业务合同原件一式三份，一份交客户，另两份分别由业务部、财务部存档，各业务部每月整理汇总合同清单。5.图书资料由各部门自己保管，但各部门需向运营中心提交清单，并在每次新增资料后及时向运营中心提交新增的资料清单。二、文档资料的主要范围1、公司所有重要文件包括决议、通知、通报、请示、报告、批复、公司信函、会议纪要、公告等；2、公司的各种规划、计划、总结等资料；3、各部门例会和重要会议的会议纪要；4、员工个人档案（员工信息表、个人简厉、体检表、身份证复印件、学历复印件及其它相关重要证件的复印件）以及员工奖罚记录、考勤记录、借用设备记录、绩效考核等资料；5、员工提案、述职报告等文字材料。三、文档资料的调用原则及规定1、调用文档要严格按照分级调用相关文档的原则。2、调用本部门文档，须经本部门经理申批。3、调用外部门文档，经双方经理同意并填写有关调用文档表格方可调用。4、未经批准任何人不得擅自越级或跨部门调用文档，违者按情节轻重予以处罚。