企业保持、保留的成文信息管理控制程序.docx

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1、ZZZZ有限公司企业标准保持/保留的成文信息管理控制程序Q/ZZZZ529-2023代替Q/ZZZZ529-20181目的为使质量/环境/职业健康安全/能源信息在企业内各职能部门和层次间及和外部顾客间的沟通交流，增进理解和提高管理体系过程的有效性。2范围适用于内部沟通、顾客沟通和数据分析要求而进行的管理过程。3引用标准下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。Q/ZZZZ526质量/环境/职业健康安全/能源管理手册Q/

2、ZZZZ531顾客满意度控制程序Q/ZZZZ519事件、不符合纠正预防措施及改进控制程序Q/ZZZZ506保持的成文信息管理控制程序Q/ZZZZ521保留的成文信息管理控制程序Q/ZZZZ609应急准备和响应管理制度Q/ZZZZ666改进控制程序4职责4.1总裁负责内外信息沟通交流传递的职责、权限得到规定。4.2管理者代表负责信息沟通交流的实施。4.3综合财务中心（人事质企管理部）负责人力资源信息收集与处理，4.4技术质量中心（各研发室）负责新产品开发及技术/质量类文件的编制。4.5技术质量中心（总师办）负责质量/环境/职业健康安全/能源信息反馈的归类2023-02-28实施2023-01-0

3、1发布收集、统计及处理。4.6技术质量中心（质保部）负责生产过程、产品特性状况与趋势信息的收集、统计分析。4.7营销中心（营销管理部）负责产品销售和服务信息传递、收集、统计分析与反馈工作。4.8生产供应中心负责物资供应、生产计划、装备运维、ERP（MOE）数据录入维护、环境/职业健康安全/能源信息传递、收集、统计分析与反馈工作。4. 9其他部门（车间）配合做好信息反馈与收集工作。5程序5.1信息管理组织系统5.1.1为了保证质量/环境/职业健康安全/能源管理体系的信息传递处理及时、有效，形成闭环管理，由技术质量中心（总师办）负责全公司信息系统的管理工作。5.1.1各部门负责本部门信息的收集、反

4、馈和处理等工作。5. 2信息的分类5. 2.1按信息的发生状况分为常规信息和异常信息。a常规信息是指日常性的反馈及上报的各类以报表为载体的信息。b异常信息是指在产品、服务或活动中由于突发事件而产生的信息。5. 2.1.1异常信息根据其影响程度分为A、B、C三类。A类信息a影响产品性能，危及人身安全，引起顾客、相关方强烈抱怨，不符合国家法律、法规，有损公司信誉和形象的信息；b影响大、损失较严重的质量/环境/职业健康安全/能源事故的信息。C由于放松管控使体系处于（或可能）失效、崩溃状况的信息。d在信息流转过程中无法解决或在短期内频繁出现的B类信息。B类信息a影响产品正常生产、危及职工健康安全/能源

5、的信息；b由于产品、服务或活动造成的对质量/环境/职业健康安全/能源管理体系有影响；相关方要求能及时解决的信息；QZZZZ529-2023c质量/环境/职业健康安全管理体系审核的不合格/不符合项及采取纠正措施的信息；d在协调过程中无法解决或在短期内频繁出现的C级信息。C类信息a仅涉及本部门影响较小的质量/环境/职业健康安全/能源管理体系信息；b一般的不合格/不符合或有差异项信息；c相关方偶然抱怨且涉及面较小的信息。5. 3信息来源5. 3.1按信息来源分内部信息和外部信息。5.3.1.1内部信息a产品生产制造过程中的检验和试验结果；b生产现场的质量动态和职业健康安全/能源条件的变动；C管理体系

6、的内部审核结果；d方针、目标、指标和管理方案的制订、评审和修改；e群众性技术革新和合理化建议。5. 3.12外部信息a顾客对产品质量的意见和要求；b现场服务人员为顾客服务的结果和供方质量控制状况；C上级部门对产品质量/环境/职业健康安全/能源管理体系工作的要求；d顾客或相关方对质量/环境/职业健康安全/能源管理体系的意见。5. 4信息的收集和反馈5. 4.1各部门按信息填写“信息反馈处理单”在Q/ZZZZ519中表2获取表格，按信息流程进行反馈、传递和处理。5. 4.2市场销售部在收到顾客A类或B类信息时，应填写“信息反馈处理单”，传递至综合财务管理中心（人事质企管理部），由综合财务管理中心（

7、人事质企管理部）督导相关部门及时妥善处理。5. 4.3当企业内部出现A类或B类信息时，应填写“信息反馈处理单”，报综合财务管理中心（人事质企管理部），由综合财务管理中心（人事质企管理部）督导相关部门及时妥善处理。QZZZZ529-20235. 4.4各部门应及时向员工传达企业的相关内外部信息，听取员工意见和建议，以达成共识。5. 5信息的分析和处理5.5 .1各部门每年以报表的形式进行年度信息处理的汇总，并年度归档要求进行部门存档处理。同时将信息汇总上报综合财务管理中心（人事质企管理部）进行备案。5.6 .2相关部门按规定的时间上报各种常规信息，综合财务管理中心（人事质企管理部）督导相关部门及

8、时妥善处理。并对异常信息做好调查、分析及督导整改工作，在每月的质企例考核中对责任部门（人）考核,在内网中予以公布。5.5.3当发生A类信息时，各部门应立即呈报综合财务管理中心（人事质企管理部），也可越级上报总裁或条线副总裁进行处置。5.5.4当发生B类信息时，综合财务管理中心（人事质企管理部）督导有关部门分析寻找问题产生的原因，组织落实纠正和预防措施。5.5.5各部门负责处理C类信息。5.5.6当责任部门对信息的归属有争议时，可向综合财务管理中心（人事质企管理部）反馈，综合财务管理中心（人事质企管理部）应核实信息内容，提出处理意见。5.5.7各部门每年度对信息进行综合分析，并提出建设性的措施报

9、综合财务管理中心（人事质企管理部），综合财务管理中心（人事质企管理部）负责综合分析后，提交管理评审。5.5.8当接到涉及重要环境因素和重大危险源信息时，公司办应会同有关部门分析产生的原因，并按相关程序进行处置。5.6信息传递和处理时间的规定5.6.IC类信息应在当天处理完毕。5.6.2B类信息首次接收部门四小时内完成信息传递，责任部门应在三天内完成原因分析和纠正和预防措施的落实。5.6.3A类信息首次接收部门四小时内完成信息传递，责任部门应在四天内完成原因分析和纠正/预防措施的落实，需经试验验证的可适当放长。5.6.4对于重大事故，发现人或责任人应立即报条线副总裁，并在二十四小时之内报出“信息反馈处理单”或处理。5.6.5综合财务管理中心（办公室）在收到政府部门、上级主管部门和其他相关方的环境、职业健康安全/能源等方面文件时，应及时报告总裁或管理者代表，并按要求在相应范围内传达贯彻。5.7各部门应定期将报表和有关信息记录分类、归档、保管。6相关记录Q/ZZZZ519信息反馈处理单附加说明：本标准由ZZZZ有限公司综合财务中心（人事质企管理部）提出。本标准主要起草人：ZZZZ本标准所代替标准的历次版本发布情况：Q/ZZZZ528-2004/2007/2010/2018