物业专项服务转委托招投标文件范本—外委物业管理信息系统软件招标文件.doc

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1、外委物业管理信息系统软件招标文件为了满足物业项目的日常办公和经营之需要，向入住的业户提供更好的服务，实现良好有序的工作流程，物业管理处决定使用物业管理软件对大厦实施物业管理。现阶段对多家公司的物业管理信息系统软件供应商进行评估，本着“公开、公平、公正”的原则进行筛选，选择软件实用性强、品质优良、价格合理、服务一流的软件公司。此次参加的软件公司请认真阅读本邀请函，将邀请函中要求的项目用文字进行详细的描述和解答。（一）物业项目概况（略）（二）审核要求1审核公司的资格条件（1）公司必须是独立法人单位。（2）具有为同等类型物业项目服务的工作业绩及实际操作经验。（3）具有相关的资质证明。（4）公司必须具

2、有工商局注册的营业执照。2文字说明书要求（1）邀请函回函的编写：使用简体中文，用A4幅面纸书写，并装订成册。（2）邀请函回函的递交：三份相同的文字说明书（由法人或授权委托人签署确认）及单位资格证明文件复印件（加盖该单位公章）封装在一个外装公文袋中，在外封上清楚注明项目名称和软件公司名称。（3）邀请函回函交回日期：于 年 月 日止，迟交的回函文件将不作考虑，同时，在回复时将邀请函回函的电子版一并提供。（4）评估：由物业公司组成评审组根据报价、企业信誉实力、企业服务能力等对回函文字进行评审。（5）邀请函回函注意事项：不得擅自涂改或修订回函的原文，若有任何修改建议，须另附文件。如有任何缺漏、重复或不

3、清楚的地方须立刻通知物业公司，改正有关的缺漏、重复或不清楚的地方。本公司保留进步商议的权利。（6）如对本邀请函有不理解之处，可在截止日之前向物业公司咨询。（三）物业管理系统软件需达到的要求1客户服务部模块功能要求（1）可以为掌握业户的基本情况提供信息的查询。包括业户单位名称、联系人姓名、地址、联系方式、钥匙发放、业户公司职员人员情况的记录及其变动情况、营业执照、注册资金、经营范围、业户单元编号、业户信誉情况、业户承租期限、业户免租期的具体时间、物业管理费的缴付情况记录等。（2）建立业户的信誉情况档案，违规记录（如一年中拒交、迟交次数，原因等）。收费管理是物业管理中非常重要的一种管理功能，它是保

4、证企业经营收入按时回收的重要手段。通过查询可以方便地掌握物业管理费收取情况、欠交总金额、业户欠费记录等。也可以进一步设定信誉级别及评价标准（还应参考其他方面，例如违章情况、非法经营、拖欠税款、群众举报等），动态地确定业户信誉等级，加强管理，或者作为处罚依据直至终止租赁合同。（3）可以掌握业户的基本情况并且提供工程报修信息的查询，包括业户单位名称、联系人姓名、单元号码、联系方式，维修项目、维修人、维修时间以及进行回访的情况等。（4）记录业户或来宾的投诉、问题性质、投诉方与被投诉方、处理回复等。（5）综合服务管理。直接反映出物业管理的水平与质量。可以使各级人员，从领导到具体服务人员，通过查询直接了

5、解物业的服务情况，存在的问题，问题的类属及性质，业户或顾客对服务情况的反映等。从中可以发现管理上存在的问题。同时也可以对从业人员的绩效考核提供依据。（6）对二次装修的施工要有时间、单元、状态、人员等基本情况登记。2工程部模块功能要求（1）对大厦管理内所有的机电设备设施及自有固有资产进行分类管理，从其采购到更换，对其厂家、名牌、型号、位置、数量、价格、维修计划、维修记录、保养计划、保养记录、巡查记录、保养计划、保养记录进行全面的管理（如强电系统查询系统需分为：高压配电查询系统、动力供电查询系统、照明查询系统、应急发电设备查询系统等）。（2）备品备件的出入库管理。完成大厦维修、维护物品的库存物品统

6、计、查询和出入库的统计管理。（3）可完成每月大厦每家公司的电、水表数据的统计、汇总和计算工作；显示公司名称、位置、上月底数，同时可查询每家公司的能源使用历史记录、累计用量、倍率等。（4）可查询各专业工具清单及工具借出、归还记录。（5）可自动生成各类工程/库管等报表。（6）二装管理。对于客户在大厦内部再次进行的装修情况进行管理，包括：图纸送审及审批情况、装修保证金缴纳情况、装修公司资料备案情况、监理公司合同登记情况、验收记录情况等。（7）楼层平面分布图与相应单元显示。3财务部模块功能要求（1）账务系统是财务管理系统的核心之一，与其他业务系统无缝联结，以资金流为核心反映企业的全面管理过程，总账系统

7、主要进行凭证的录入、查询、审核、过账、汇总等操作，自动生成总分类账、试算平衡表、资金日报表等账表；同时提供往来管理、提供多币种处理、特别提供一科目任意种辅助核算，用于个人管理、部门管理、项目管理、跨年查询、组合查询客户资料等。同时与其他系统结合，提供全面企业管理与控制功能。（2）账簿管理。建立各类明细分类账、数量金额总账、数量金额明细账、多栏账、核算项目、分类总账。（3）报表。提供各类报表输出，科目余额表可根据科目级次分级列示，自定义报表格式灵活，形式多变。（4）月末处理。自动完成月末计提、分摊、转账的过程，自动完成期末外汇调整，结构汇兑损益，生成转账凭证，自动结转损益。（5）往来管理。按余额

8、自动核销，供往来对账单业务，随时和往来单位进行往来核对，保证往来账项金额准确。（6）应收管理系统。系统能对企业的应收账款（包括应收账款，其他应收款，应收票据）进行全面的核算、管理、分析、预测、决策。具有强大的分析管理功能，贴近企业对应收账款实际管理的需要。主要内容包括：销售发票、合同信息、提保等业务资料录入；应收账款核销；提供应收账款回款分析；周转分析、往来对账；信用管理；并能根据不同设置提供债权、催款提示等。（7）收费管理主要是指：物业管理费、能源费、有偿服务费等相关费用。计算应交费用（可以是按不同周期收取固定物业管理费形式，或者按固定房产单位物业管理费，加收水、电、气、空调等产生的相关费用

9、），下达交款通知书，收款记录及收款汇总。4人事部模块功能要求（1）人事档案管理是该系统中主要管理功能之一，主要包括：员工的姓名、年龄、民族、政治面貌、学识与技能状况、学历、学位、其他专业培训情况及相关证明材料；经历及此前的从业情况及其变化情况；专长、发明创造、专利等证明材料。（2）机构管理模块。企业（上、下两级）机构设置，岗位配备，定编人数；人员编制及目前在岗状况；岗位变动与人员调整记录及相关文件管理；现有人员情况汇总分析，包括人员总数、分布情况，从而人员在不同管理层中的性别结构、学历结构、以及不同学历、不同年龄从业人员的总体任职功能等。（3）合同管理。劳动合同一经签署，具有法律效力，它是以后

10、解决劳资双方纠纷的法律依据，必须妥善管理。合同原件扫描输入，以保证电子档案的法律效力。劳动保险，福利待遇档案：按劳动合同法规定从业人员所应享受的社会保险、医疗保险、失业保险、生育险、住房公积金等的详细记录。（4）综合服务管理。服务人员在岗、轮休的工作调度安排及安排记录，以便于问题发现时，直接下达任务、进行督办或者事后的责任追踪。（5）绩效考评管理。主要包括：出勤管理，职员的业务水平、技能级别及培训考核结果。建立不同岗位职工考核的指标体系，要求指标体系全面，客观，是可量化的指标，并且定下相应指标的重要程度，以及对员工进行综合评价。（6）固定资产管理。能自动生成有关固定资产的凭证，自动计提折旧，利

11、用本系统的数据，生成有关决策用报表，提供固定资产投资、保养、修理等决策依据，处理固定资产的账务核算，计提折旧及设备管理。（7）采购管理。采购系统按采购订单、收货单、退货单、购货发票、报表、系统维护设置模块，分别完成单据的录入、修改、删除、审核、打印等，实现常规购进、分期付款购入等多种业务，此外，还可以处理购入商品溢余或短缺、进货退出、进货退补价、购货折扣和折让等几种异常情况。（8）库存管理。库存系统按出库、入库、调拨、盘点、报表、系统维护设置模块，完成外购入库、销售出库、盘盈盘亏、其他出入库、锁库等多种业务，对企业商品管理的业务操作进行全面的控制和管理，实现合理控制商品库存，减少成本；同存货核

12、算系统结合能及时反映出物料资金占用的状况和结构。（9）文件处理系统。包括收文管理、发文管理等模块。5“其他”模块功能要求（1）增加公告栏：各级员工均可在此查询公司统一发布的消息。（2）增加查询功能：按权限设置，对公司人员公布的相关信息。（3）增加物业管理BBS：供公司内员工分享各自的工作经验、教训。（4）增加提醒功能：对于公司活动、安排任务等提前设置的信息，进行到期、到点的提醒服务。6备注（1）软件需具备数据共享或链接网络的特性，即具有高度的集成性，如安防监控、巡更、自控可以被物管模块调用。（2）模块/软件平台要具有开放和兼容性、可扩展性，便于日后增加和修改相关内容及强大的升级空间。（3）模块

13、/软件平台不仅提供于使用，还可以提供到其集团内部的房地产项目。（4）需要根据员工的不同部门和工作职责定义不同的操作权限。（5）提供本软件系统的备份软件、用户手册等必备物品。（四）软件系统的其他内容1软件系统的报价（1）客户服务部管理模块的软件价格： 。（2）工程部管理模块的软件价格： 。（3）人事行政部管理模块软件价格： 。（4）财务部管理模块软件价格： 。（5）系统软件整体价格： 。2其他费用（1） 元。（2） 元。3系统软件的售后服务和人员培训情况（见表6-5-23）系统软件的售后服务和人员培训情况表6-5-23序号提供售后服务内容备注1免费的售后服务内容要求（略）2付费的售后服务内容要求（略）3系统软件的保修期要求（略）4物业人员的培训情况（略）