采购控制程序.docx

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1、采购控制程序1目的对供方和分包方的评定、采购的实施过程、采购物资及分包项目完工的验证等进行控制，确保采购的物资和分包项目的服务符合规定的要求。2适用范围适用于公司所需的物资采购和分包服务全过程实施的控制。3职责3.1总经理负责采购（分包）计划、物资采购合同和分包服务的协议与合同的审批。3.2分管领导负责采购（分包）计划的审核，及合格供方和分包方的批准。3.3物资采购部门负责各项业务所需物资采购计划的编制与评审，并组织实施与验证。3.4运行管理部负责组织合格供方和分包方的评定，编制合格供方和分包方的名录。3. 5业务实施部门负责本部门使用物资和分包项目的请购；负责采购物资和分包项目完工的验证。4

2、. 6物资保管部门负责生产资料的入库验收，发放、登记及管理。4程序4.1采购的种类采购的种类分为：物资的采购、专项分包两类。1.1 .1采购物资的分类将采购物资按其对影响最终产品质量、环境、职业健康安全特性的影响程度分为重要物资和一般物资。重要物资：直接影响最终产品关键质量特性的主材，包括苗木和种子、钢筋和水泥、装饰面材和管线材料等；对环境、职业健康安全影响重大的农药、化肥等辅助材料及车辆、园林专用设备等。一般物资：间接影响最终产品关键质量特性，对环境和职业健康安全影响一般的材料和设备。1.2 .2专项分包的分类专项分包分为：劳务分包、特种设备租赁、技术服务、土建分包、水电分包、绿化分包等。4

3、. 2供方和分包方的选择与评定4. 2.1合格供方的选择评定原则和方法对列入重要物资的供方，对其生产经营许可和资信、经营业绩、材料及设备的质量保障、环保特性、安全性能等要求，符合国家有关法律、法规的规定，如：具有必要的“合格证”、“植物检疫证”等；以及供货的组织实施能力、交货期、售后服务等方面，采取证件核查、调查评价、样品评价、书面能力调查、业绩评价等方法予以综合审查与评定。同一材料或设备需评定三个以上的合格供方。4. 2.2合格分包方选择评定的原则和方法对候选的分包方,应从施工经营许可和资质、资信、从业人员的结构和素质、机具装备、类似施工经验和业绩，组织实施的专业能力，技术、质量、环境、安全

4、施工管理的保隙能力等方面，采取证件核实、调查评价、样品评价、书面能力调查、业绩评价等方法予以综合审查与评定。同一专项分包需评定三个以上合格分包方。4. 2.3合格供方和分包方评定的实施运行管理部组织采购部门、业务实施部门等相关人员，对候选的供方和分包方，按选择评定的原则逐一评分，分别记录在供方评定表和分包方评定表中，提出侯选的合格供方和分包方。侯选的合格供方和分包方，提交分管领导批准确认后，列入合格供方（分包方）名录。4. 2.4合格供方和分包方的评价（评定）周期与变更合格供方和分包方，每年第一季度评价一次，对上年度与公司发生业务关系的供方和分包方的履约实施情况进行评价；并与评定或评价合格的供

5、方和分包方，签订年度环保、安全、廉洁经营协议书。对供货的品种有不合格记录的供方，每年第一季度需重新评定。对某一个品种在一年内，供货连续两次或累计四次验收不合格的，则从该品种的合格供方（分包方）名录中剔除。对分包服务有不合格记录的分包方，每年第一季度需重新评定。对分包的项目因业主一次性验收不合格、整改后验收仍不合格的分包方，应从合格供方（分包方）名录中剔除。4. 3采购（分包）信息采购信息以技术文件、请购单、采购分包计划、采购订单和项目分包协议等方式体现，应清楚地说明对物资采购和分包项目服务的技术规范和验收标准，以及质量、环境、职业健康安全的要求，并对采购物资的名称、品种、规格、数量、交货期、交

6、货地点、运输方式、供货商、价格等信息和分包项目的实施内容、工期、分包方、造价等信息做出明确的约定。4.3. 1采购（分包）计划物资采购部门依据承包订单或承包合同，对拟购的物资从产地或货源、数量及质量、价格和供货商等方面进行市场调研;通过公开竞标或比质比价的方式,择优推荐供货商（重要物资供方在合格供方（分包方）名录中选择），在使用部门提交的物资采购（加工）申请单（拟首次使用农药品种，须附该品种的MSDS资料）的基础上，编制物资采购计划审批表，提交物资使用部门经理核实，运行管理部初审，分管领导审核，总经理批准；对单个项目物资采购价值量超过80万元及其以上的，须提交运行管理部组织公司领导、物资采购部

7、门和材料使用部门等相关人员通过会议的形式进行评审，并将评审意见记入项目分包（计划）合同评审表中，提交分管领导作出评审结论，报总经理批准。实施部门依据承包订单或承包合同的要求和生产需要，对需分包的项目，在合格供方（分包方）名录中，通过公开竞标或比质比价等方式，择优推荐项目分包方，编制在项目实施资源配置计划或基地O月生产作业及资源配置计划中，提交运行管理部初审，分管领导审核，总经理批准。对单个项目专项分包总价值量超过50万元及其以上的，须提交运行管理部组织公司领导、业务实施部门等相关人员通过会议的形式进行评审，并将评审意见记入项目分包（采购计划）合同评审表中，提交分管领导作出评审结论，报总经理批准

8、。4.3.2物资采购订单和项目分包协议物资采购订单：物资采购部门依据审批的物资采购计划审批表，下达物资采购订单，物资采购订单的内容至少应包括：采购物质的名称、品种、规格、数量、单价、质量要求，交货时间和地点，结算方式与付款办法，违约处理意见等，提交供货商确认后，以此作为正式签订物资采购合同的主要依据。项目分包协议：实施部门依据审批的项目实施资源配置计划或基地O月生产作业及资源配置计划，与分包方组织签订项目分包协议。项目分包协议的内容至少应包括：所分包的内容、工期、质量、安全、文明施工等要求，结算方式与付款办法，交工后必须提供的服务，违约处理意见等，以此作为正式签订项目分包合同的主要依据。4.

9、4采购（分包）的实施4. 4.1物资的采购实施与验证物资采购部门依据物资采购计划和采购订单的约定，组织采购，并按相关方环境、职业健康安全影响控制程序的要求，对可能影响环境、职业健康安全的供方行为施加必要的影响，采购物资到位后，按监视和测量控制程序的要求，由采购员组织物资使用部门责任人或仓库保管员、部门经理和质检员予以验证，记入物资（设施）验收单中；物资的储存和发放，详见物资管理制度。物资不合格或不符合要求的，填写不合格品（不符合项）处置（整改）单，按不合格品与持续改进控制程序的规定进行处理。4. 4.2项目分包的实施与验证实施部门依据项目分包协议的约定，在分包项目实施前，对分包的有关人员，进行

10、分包项目施工和服务要求的交底，审核批准分包方编制的施工或服务实施方案，并据此对分包方的施工或服务条件进行确认和验证，包括确定分包方从业人员的资格与能力，验证分包方的主要材料、设备和设施；在项目实施过程中，对分包方施工质量进行监督检查，对施工质量达不到要求的及时提出限期纠正要求，并对纠正实施情况跟踪复查；对影响环境、职业健康安全的行为按相关方环境、职业健康安全影响控制程序的要求施加必要的影响；并将相关验证与检查情况分别记录在工程施工项目综合自查表、绿化养护项目综合自查表和花卉苗木生产基地综合自查表中。项目施工完工后，按监视和测量控制程序的要求，由实施部门提交运行管理部组织公司领导、实施部门等相关

11、人员予以验证，并在项目管理综合检查表予以记录。对施工不符合要求的或分包项目不合格的，填写不合格品（不符合项）处置（整改）单，按不合格品与持续改进控制程序的规定进行处理。4. 4.3例外采购（分包）因特殊情况造成重要物资在原有合格供方（分包方）名录中的供方不能供货，而项目实施急需时，由物资采购部门提交例外采购（分包）审批表，由运行管理部初审，报分管领导审核，总经理批准后实施例外采购。并将供货的实施情况记入例外采购（分包）审批表中，以此纳入合格供方的评定。因特殊情况造成分包项目在原有合格供方（分包方）名录中的分包方，不能承担施工时，由项目实施责任部门提交例外采购（分包）审批表，由运行管理部初审，报

12、分管领导审核，总经理批准后实施例外分包。并将项目分包的实施情况记入例外采购（分包）审批表中，以此纳入合格分包方的评定。4. 4.4供方财产管理对无法当场验收的，应由采购员安排妥善保管受其控制的供方财产，如发现供方的财产丢失、损坏或其他不适用的异常情况时，应在顾客（或相关方）财产清单中予以记录并及时报告供方，与供方协商处理。5. 4.5物资采购合同和项目分包合同物资采购部门依据物资采购订单和验收单，拟定苗木采购合同或其它物资采购合同，按照文件控制程序的要求，提交审核批准。签章手续的办理，详见印章使用管理制度。实施责任部门依据项目分包协议和项目验收与结算单，拟定项目分包合同，按照文件控制程序的要求

13、，提交审核批准。签章手续的办理，详见印章使用管理制度。4. 5采购的数据分析每年一月和七月，物资采购部门或项目实施部门，对采购的物资和项目分包服务实施的履约情况，按数据分析控制程序的要求，进行数据的收集、分析与评价，编制数据分析结果报告，并将分析结果作为合格供方和分包方综合评价的依据。5. 6记录保存（1）物资采购订单由物资采购部门负责记录与保存。（2）顾客（或相关方）财产清单由实施部门负责记录与保存。（3）下列表单由实施部门负责记录与保存，并传递到采购部门：a）物资采购（加工）申请单b）物资（设施）验收单（4）下列表单由实施部门负责记录与保存，并传递到运行管理部备查:a）项目实施资源配置计划

14、b）基地月生产作业及资源配置计划c）项目分包协议d）环保、安全、廉洁经营协议书e）例外采购（分包）审批表f）项目分包合同g）供方评定表h）分包方评定表i）合格供方（分包方）名录j）项目管理综合检查表k）不合格品（不符合项）处置（整改）单（5）下列表单由实施部门记录与保存，报财务管理部备查：a）采购合同b）物资采购计划审批表（6）下列表单由实施部门记录与保存，报综合管理部备查a）项目分包（采购计划）合同评审表b）数据分析结果报告并按记录控制程序的规定进行控制。5相关/支持性文件5.1 程序文件（1）文件控制程序（2）相关方环境、职业健康安全影响控制程序（3）不合格品与持续改进控制程序（4）监视和

15、测量控制程序（5）数据分析控制程序（6）记录控制程序6. 2作业文件与管理制度（1）分包方管理规定（2）印章使用管理制度（3）物资管理制度6记录表单7. 1原始表单（1）供方评定表（2）分包方评定表（3）合格供方（分包方）名录（4）环保、安全、廉洁经营协议书（5）物资采购（加工）申请单（6）物资采购计划审批表（7）物资采购订单（8）项目分包协议（9）苗木采购合同（10）项目分包合同（11）例外采购（分包）审批表（12）项目分包（采购计划）合同评审表9. 2引用表单（1）环保、安全、廉洁经营协议书（2）项目实施资源配置计划（3）基地月生产作业及资源配置计划（4）项目分包协议（5）物资（设施）验收单（6）顾客（或相关方）财产清单（7）项目管理综合检查表（8）不合格品（不符合项）处置（整改）单（9）