商业资料：SIGMA优化资产采购系统项目计划书.docx

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1、6SIGMA优化资产采购系统项目计划书一、项目名称：优化资产采购系统二、项目目的：资产采购从金额上来讲,是行政后勤部第二大费用支出项目，需要加强管理;从客户满意度上来讲,采购业务的客户满意度一直处于较低的水平，有较大的改进空间.本项目主要通过优化采购周期、降低采购成本、提升采购质量三方面提升采购业务的水平,提高客户满意度.三、项目目标（交付物）：1. 项目总结报告（附数据、项目各项指标评测）2. 经项目组审核过的采购周期子项目报告3. 经项目组审核过的价格折扣子项目报告4. 标准化的资产采购流程5. 标准化的供应商管理体系（含选择及评估流程）四、项目范围（POS）为了降低公司运营成本,提升资产

2、采购业务的运作水平，自2001年9月17日2002年5月31日,在联想集团有限公司京区平台实施优化资产采购系统项目.项目将需工时1816工时,资金投入共计283000元（与节电项目一起,详细数据见第八条资源需求），项目预期使资产采购周期平均缩短26%、采购折扣率在现有基础上再提升3%的比例,采购合格率提升2个百分点.具体项目指标如下：采购种类项目指标实施前实施后外部采购采购周期平均（平均）（最长）通用类12.5天7天9天通用类（家具）47.542天44天通用类（签合同）16天10天12天通用类（签合同）（家具）51天45天47天通用类（采购组）20天15天18天通用类（采购组）（家具）55天5

3、0天53天通用类（招投标）35天28天32天通用类（招投标）（家具）70天63天67天专用类（审批建帐周期）4.5天2.5天内部采购采购周期办公用机9天5天7天C类内部领用（有现货）11天5天9天C类内部领用（订单生产）一服务器41天35天39天C类内部领用（订单生产）-其他27天20天29天外部采购通用类资产（详见附件四）折扣率现状折扣率目标家电类10.8%13%照/摄相器材类25.2%29%计算机外设类7.5%11%办公设备类32%35%专用类资产（详见附件五）折扣率现状折扣率目标网络设备17%18%软件54%60%外设18%20%电力设备14%20%生产设备18%20%仪器仪表17%20

4、%通讯视频8%15%五、项目组成员及其职责姓名职责倡导者（发起人）李淑明1、项目预算及全体人员的管理；2、批准任命Ieader及项目的时间、成本、工作范围；3、指导、培训项目1eader;项目管理者厂技展京造发北制术处Team1eader彭代莲江建兵1、对项目的最终结果负责；2、负责对项目组成员所需6sigma知识和工具进行培训和指导；3、牵头制定项目计划并推动项目按计划实施；4、负责项目组成员在项目工作中的绩效考核.核心成员熊久红赵董协调资源,将6SIGMA的推进与处内其他业务及项目融合起来;将项目组成员表现列入绩效考核.刘靖赵卉负责子项目”提升采购价格折扣及一次到货合格率”.负责价格折扣指

5、标的建立及数据收集；供应商考评体系的确立、渠道梳理；组织与供应商的谈判和签约；可打包采购资产的梳理及数据提供；拟定招投标文件并组织招标；客户需求分析;找标杆;对价格折扣率、采购合格率指标负责.赵卉负责专用类资产采购流程的优化.杜青负责子项目”缩短采购周期”.采购周期各项指标建立及数据收集；客户需求分析;优化通用类资产采购流程;建立采购流程中各岗位的作业标准；对采购周期指标负责.赵雪峰负责收货环节的控制及数据收集,一次到货合格率及返修率数据的提供.李秀芳负责汇总专用类采购周期数据；审核内外部采购原始数据,优化建帐环节及其他项目组成员刘凤姣负责报销环1了的优化及数据收集.杨振营赵英刚潭丽华陈霆蒋克

6、平李秀云冯凤英张聪杰陈晓真郭欣按规范填写原始数据收集表单,辅助自己的直接主管完成项目职责.六、项目推进计划WBSDICTIONARY（见附件二）项目甘特图（见附件六）标注里程碑资产采购项目里程碑制表日期：2001/9/11制表人：江建兵负责人：杜青、刘靖、赵卉里程碑交付物完成日期责任人最终成果1.项目总结报告（附数据、项目各项指标评测）2002/05/01江建兵100%2.经项目组审核过的采购周期子项目报告2002/05/01杜青3.经项目组审核过的价格折扣子项目报告2002/05/01刘靖4.标准化的资产采购流程2002/05/01杜青/赵卉5.标准化的供应商管理体系（含选择及评估流程）20

7、02/05/25刘靖6.渠道现状分析报告2002/05/25赵卉/刘靖中期目标1.采购周期新数据采集及分析报告2002/03/01杜青75%2.修订后的资产采购流程,通过审批2002/03/01杜青3.采购技能培训教材,实施培训2002/03/01杜青4.采购周期指标分析报告（应达到平均周期再次缩2002/03/01杜青短：通用类2天、专用类1天、内部领用15天）5.采购价格折扣、采购合格率指标的跟踪报表2002/03/01刘靖/赵卉6.价格折扣等指标的分析报告（指标包括价格折2002/03/01刘靖/赵卉扣、采购合格率,此时价格折扣应已达到项目预期即提升了3个百分点）7.供应商季度评估报告2

8、002/03/01赵卉/刘靖中期目标1.对确立为谈判对象的供应商的考察报告2002/01/01赵卉/刘靖50%2.与供应商签署的合作协议2002/01/01赵卉/刘靖3.大金额采购招标的标书样本及招标报告2002/01/01赵卉/刘靖4.建立优化后采购周期的新的数据采集体系2001/12/015.对于新采购流程的宣贯培训教材,培训实施2001/12/016.审批完的新流程,投入实施2001/12/01中期目标1.采购周期数据采集体系（指标定义、数据收集表2001/10/30杜青25%单、收集制度、测算方法等）2.采购流程优化的需求调研报告2001/10/30杜肯3.梳理完的流程（以对流程进行了

9、优化，并向上报2001/10/30杜青/赵卉批）4. 新流程下采购周期的分析报告（应达目标周期平均缩短：通用类3天、专用类1天、内部领用2.5天）5. 价格折扣率、采购合格率指标的收集体系（指标定义、数据收集表单、收集制度、测算方法等）6. 通用类价格折扣现状及改进目标报告7. 专用类价格折扣现状及改进目标报告8. 通过报批的供应商管理规范9. 供应商原始数据分析报告（通过分析数据,确立下一阶段的谈判对象及谈判计划）10. 客户需求报告2001/10/302001/09/302001/09/302001/09/302001/10/302001/10/302001/10/30杜青赵卉/刘靖刘靖赵

10、卉刘靖赵卉/刘靖赵卉/刘靖七、项目标志第四项项目描述中的各项指标均达成，并给出第三项项目交付物中的5项交付物即标志着项目的成功./1、项目资源需求及收益预测资源需求：项目从2001年9月17日开始至2002年5月31日结束,预计投入工时1816工时、资金投入：与节电项目一起共需资金：共计283000元外部培训1（咨询公司）20万元；内部培训1（二次培训及采购技能培训）：3万元；差旅费（2人6次）：48000元活动费（项目中期及终期,顺利完成项目计划和目标时使用）：5000元收益预测：直接收益：价格折扣的提高节约了采购成本2000万*3朝60万从2001年5月份以后每年可节约22000万*3炉6

11、60万间接收益：采购周期平均缩短了26版审批环节的签字人次减少，可大大节约采购的人工成本；采购合格率的提高也会有效降低人工成本；以上指标的改善会大大提高采购业务的客户满意度.对部门持续改善的贡献：1 .形成了标准化的资产采购流程及供应商管理体系2 .摸索了6sigma项目管理的方法,积累一定的经验,可供其他业务处参考；3 .培养了一些具有6sigma理念、善用6sigma工具解决问题的团队，为后续推动6sigma的应用起到促进作用；九、项目的柔性：时间（最小）一资源（中）Te围（最大）十、项目风险管理计划资产采购项目风险表表1风险号严重度发生的频度可探测程度总体威胁1流程审批时间长HHHH2原

12、始数据不准确HHMH3核心成员流失HM1H4相关部门协调失败HMI1W5成员渎职MMI1M表2风险号预防行动应急行动起动信号起动人员1领导层在流程讨论的关键阶段介入沟通,启动临时性操作办法流程签批在计划时间内无结果刘靖/杜青2加强数据采集过程的监控抽查力度核对原始数据抽查时发现5%数据不符刘靖/赵卉/杜青3加强沟通、明确项目意义及对自身影响,准备后备人员后备人员接手核心成员流失熊久红4获得上层领导支持上层协调项目组协调失败江建兵5培训和教育，建立监督检查机制，准备后备人员沟通,后备人员接手未按计划完成阶段目标江建兵-、团队公约1、 计划阶段1.1 沟通形式：会议、邮件1.2 参加人员：核心成员

13、-熊久红、赵萱、杜青、刘靖、赵卉、李秀芳、赵雪峰1.3 完成时间：2001年9月17日1.4 成果：经批准的总项目计划书、各自职责的甘特图.2、 实施跟踪阶段2. 1在计划完成时间内对进展进行交流,遇困难或新问题时随时沟通；3. 2由各任务的责任人按时完成实施各阶段的回顾及分析报表,提交江建兵；4. 3由江建兵汇总阶段成果,提交倡导者.3、 对项目计划和目标的调整：调整流程：如因特殊原因需对计划或目标进行调整，核心成员以数据为基础提出理由和建议,经项目组讨论,评估影响,达成一致后交项目管理者和倡导者批准，只有经项目管理者和倡导者批准后的变更方可生效.4、 项目文件管理4.1 需要存档的文件：凡是与项目相关的具有保存或参考价值的文件，如不同版本的项目计划书、项目原始数据记录表格、流程文件、管理规定文件、调查报告、分析文件;项目成员参加会议考勤记录、项目会议纪要等.4.2 文件存档的方式：电子、纸质5、 沟通机制6、 1会议： 核心成员每周五上午9：30-10：30召开一次例会,进行项目进展回顾，并商讨解决存在的问题;必要时组织临时会议； 向倡导者汇报：两周一次,遇重要问题的决策时