学校办公自动化系统OA系统项目建设设计方案.docx

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1、学校办公自动化系统OA系统项目建设设计方案11背景和建设目标在教育管理与信息技术紧密结合的今天，办公自动化系统的开发和应用（以下简称“0A”）是高校办公系统发展的必然趋势，是高校加强自身建设、改革与发展的客观要求，也是打造“信息化校园、节约型校园”的必然选择，OA不仅提供了相当于自动办公环境的平台，提高了工作效率，而且节约了管理成本，提升了我校整体的信息化管理水平。对于规范管理，提高工作效能，节余人财物等方面有着重大意义，建设目标如下：1 .建立一个友好的、多功能的、全方位的网络环境下的、轻松的桌面办公环境，解决整个系统中领导间、部门间的协同工作以及上下级之间请示、批复等下情上达、上情下达信息

2、传递。2 .建立一个学校内部信息共享和交互的平台，实现学校内部信息的共享和员工的协同工作。同时办公自动化系统是基于其他专业系统之上的应用系统，实现在办公自动化系统的同一架构下与原有其它系统信息的共享。3 .建立一个易维护、易二次开发、易扩展的系统，通过提高系统的稳定性，尽可能地降低信息系统的维护工作量，通过流程、组织等的用户自定义，满足不断变化的用户需求，适应为信息系统的后续深层应用开发和与其他应用系统的整合的需要。4 .建立一个安全的应用系统，系统应该提供网络级、系统级、应用级的多层安全控制体系，充分保证系统的整体安全；5 .建立一个灵活适用的系统，本着长远规划的眼光建立广域网范围内的应用系

3、统，既要考虑到现状，又要考虑将来的业务发展和组织机构变化；办公自动化信息系统以计算机技术和网络技术为基础，通过对现有业务模式进行更有效的重组，以规范办公业务、提高办公效率。提供不同个体、部门、单位之间交流、共享、协作和协同的基本信息平台。系统支持拖、拉、拽等功能,每个用户都可以建立自己的共享知识库，任意设置共享权限。办公自动化系统已经发展到以知识管理为核心的新一代办公自动化。在实践中，由于网络的便捷带来的人们对信息共享的需求，使得企业更多地积累外界信息和企业内部知识，并在它们之间不断地交互与碰撞中使知识获得再生和增值。办公自动化不应只是人际办公的计算机化，而是融入新的管理方式，融知识管理于办公

4、自动化中。通过新系统，办公自动化为领导层、业务层提供全新高效的工作模式。事实上,现在的办公已经不再是简单的文件处理,不再是单纯的行政事务了。现代办公的任务是提高整个企业的运作效率，进而提高企业的核心竞争力。知识管理可以帮助企业解决知识共享和再利用的问题。知识管理是一个系统工程，目标是帮助企业发现潜在知识、定位拥有专门知识的人、传递知识、和有效利用知识。知识管理意味着在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，使他们采取最适合的行动，避免重复错误和重复工作。OA的核心是知识。不是模拟和实现了工作流的自动化，而是优化和完善工作流中每一个单元和每一个工作人员运用知识的过程。1. 2.系统方案特点1 .系

5、统主页采用类Porta1技术，用户可以任意定制私人桌面模块，还可以整合其他应用系统，进行门户统一管理。2 .以“信息管理平台”构建OA基础应用架构，为知识管理夯实基础。3 .系统菜单树支持拖、拉、拽、事项代办、新建目录、上传附件、自定义菜单等功能。4 .系统支持组织机构分层共用一套系统和一套服务器，操作互不影响，各自建立部门内的公文收发流程、会议管理等。5 .系统支持分层组织架构信息送报采编、系统整合等功能。6 .工作流管理体系，用户可以自定制自己需要的业务流程和业务OFFICE文档模板。7 .系统支持可视化流程定制。8 .严格的工作流程跟踪、监控和催办。9 .办公系统与MSOffiCe的We

6、b无缝集成。10 .文档流转过程痕迹保留、留痕查看、手写批注、电子印章。11 .系统支持手机短信平台。12 .符合XM1标准，遵循国家电子政务标准化指南。1.3.系统功能设计系统功能结构图如下:办公自动化系统主体功能模块为：系统配置、系统管理、公文管理、信息管理、会议管理、办公事务管理、日程计划、个人办公、印章管理、网上调查、档案管理、公告管理、全文检索、统计管理、消息管理。1.3.1.系统配置办文操作：定义办公处理流程中所涉及到的操作，如拟稿、审核、签发等。这些操作可根据用户实际办文中的习惯来定义。角色管理：根据用户在办公处理过程中的实际情况，可将办公自动化系统的用户群划分成不同的组，如：文

7、件编号组、文件教对组、文件打印组等。在角色管理中，角色划分得越细，越能体现办公用户在办公过程中承担的职责。数据维护：数据维护主要是为定制模板标签服务的。一般来说，数据维护是在设计模板标签已经定制好的，办公系统的系统管理员不用对其进行任何的操作。当然如果需要，可以进行名称上的修改。文种设置：公文文种设置。如通知、公告、决定等。发文设置：公文流转过程中发文字号的设置，如：司企字、司党字、司办字等。收文设置:在公文流转中所涉及到的主送单位、成文后所要送往的单位设置。分组管理：对一些角色进行分组管理，如果用户拥有该组，则他就具备组中所有的角色，优化了系统性能。日志管理：主要记录用户的删除、增加、修改操

8、作信息，如用户删除某个文件，系统就会记录此次操作，包括删除文件名、操作者、时间等信息，方便管理员或者领导查看，进一步提高系统安全性。系统设置I系统配置I系统管理图角色管理1.3.2.系统管理系统管理包含以下操作：部门管理:对公文流转中所涉及到的部门进行管理。以树图的信息显示出来。用户管理：对办公自动化系统所涉及到的用户进行管理模板管理：对办公中所涉及到的公文模板进行管理。流程管理：在办公过程中，部分公文在日常办理中办理程序是固定不变的,即可在流程管理中建立相应的流程，以便提高工作效率。密码管理：密码管理主要是为部分用户在修改密码后，而将密码忘记的，这时，系统管理员可对这一类型的用户密码进行重新

9、设置。印章管理：对办公中所涉及到的电子印章进行管理。主题词维护：主题词在公文中是必不可少的一部分。在系统配置时，将国家规定的主题词录入，以便用户查询。公用通信录管理：公用通信录主要是为方便办公而设置的，用户可通过公用通信录来查询办公用户群其它用户的用户信息。留层次结构北京林业大学守下级部门15国际学院图部门管理1.3.3.公文管理公文管理是办公自动化系统中一个非常重要的组成部分，它以适合我国国情的公文办理过程为背景，实现了整个办文过程的计算机自动化。并且在公文管理系统的设计过程中充分考虑了我国计算机应用水平的现状、领导日常办公的习惯、领导批示的方便性、与手工办文系统的一致性等方面，不仅方便了领

10、导办公，而且极大地提高了办公效率。由于公文管理系统设计的完整性和开放性，它也非常适合于各种大型企业和政府机关的办公需要。公文流转是办公自动化应用系统的核心模块，它负责人与人之间、人与系统之间、系统与系统之间的信息交换和提供协同工作的平台。本系统自然态的工作流设计，不会导致系统软件对突发事件或特殊事件处理的不适应。在系统中，公文的每一个下一步流转都是由上一步的操作决定的，不需要在公文流转之前定义流转的规则，避免了由于系统规则的设定而不适应工作流中不规则的应用。而这种自然态的流转又是基于系统角色设计的，从这种意义上来说,流转又是有其遵守规则的。公文流转完全通过WWWBrOWSer进行办理。本系统面

11、向组织和角色进行管理，考虑了通用的工作流设计。系统用户的角色设置具有部门属性，在目前的软件系统中，组织的定义支持多达五个层次，可以满足各种规模的政府机关和企业集团的需要。公文流转参与人（参与公文流转的用户）以角色来分类。角色类似于工作岗位。每一任务并不直接分配给参与者，而是分配给某一特定的角色。在组织机构或者人事变动的情况下，若某流转任务仍然存在，角色也会维持不变，只需要把需要变更的人员配以相应的角色便能反映人事变动的调整，因此，本系统的设计具有其不可替代的广泛适应性。参与者与角色在数据库角度来看，属于一对多或多对多的关系。每一参与者都可担当一个或多个角色，例如：办公室秘书可同时担当公文起草人

12、、公文校核人等角色。而每一角色亦可以由一个或多个参与者担当，例如：公文乘办人可以同时由多名人员负责。角色由组别及角色二个层次组成，使角色具有部门的概念。在规模比较大的机构，很多部门内都有类似的岗位，角色加上组别分类更有效处理流程的设计。流转由一系列的任务组成，而工作项则是业务过程的其中一个事件。例如,校核稿就是公文流转过程中的其中一个工作项。任务是相应的角色需要执行的事情，一个任务只能配以一个角色，但一个角色可同时担当多个任务。例如：公文起草是一个任务,公文校核又是另一个任务，但经办人可以同时担当这个角色。任务分类得越精细,系统的灵活性越高。例如：办公室副秘书长在当时分管四项审批工作，但因为组

13、织机构变动，改为担当其中两项。若只用一个任务处理所有四项审批工作，在体制变动时所牵涉的改动相对大了很多。过程当任务完成后，经办人决定下一个任务是什么。这个过程和公文人工流转的抉择过程是完全一样的。业务过程是某一类重复性活动的整体处理过程。它由一系列的任务与流程组合而成。每一组业务过程都有一个起始点及一个或多个结束点。起草文稿可以是一个流程的起始点，扫描来文也可是一个起始点，签发后归档可以是一个流程的结束点，不同意签发转交回经办人归档也可以是另一个结束点。所有业务过程处理过的活动状态都存有纪录，作为跟踪、监控与统计用途。参与者若被赋予特定的权限,可以对业务过程的活动进行跟踪、监控及统计。公文流转

14、系统记录下所有活动的详细内容，包括任务、角色、签收时间、完成时间、执行人、发送人等等。目的是让用户能实时知道某一事务处理的状态，并提供统计数据，让领导清楚业务运行环境的真实情况，作为进一步提高效率与管理的依据。角色与参与者可以是一对多或多对多的关系，所以系统提供选项，选择下一个任务的角色拥有者，当此任务流往具有多名参与者共同承担同一角色的任务时,选择这些参与者的工作集合形式：“与”和“或”的关系。“或”就是当某一参与者首先签收确认，此任务便会从此角色移往该参与者，其他同一角色的参与者便不再有此工作项。“与”就是其他同一角色的参与者都必须签收确认，否则此公文不能进行继续处理。系统在决定流向下一任

15、务处，会把所有同一角色的参与者列出，让当前任务的执行者决定应交给谁。发文管理发文管理包括以下操作：发文拟稿：草拟文件或者处理未完成的发文。文件发送：对办结的成文文件进行分发。发文监控：在公文流转过程中，对公文流转情况进行监控，必要时可以改变公文的流转。发文催办：对迟迟未办理文件的用户进行催办。发文归档：对办结成文的文件进行归档，移交档案室进行妥善、安全管理。待办文件：显示等待用户办理的文件。已办文件：显示用户已经办理的文件。党政办公室意见:主办单位领导意见：主办单位及拟稿人;管理员（北京林业大学）核稿人:发文编号:北林党发（2007）OO1号密级;普通标题：研讨我校科技如何继续快速发展主送：北京林业大学抄送：附件二主题词:科技修改文件图发文稿纸北京林业大学拟文稿纸人X领导签发：同意印发。彩帽也2008年1月15日UI领导会签意见：同意，请尹校长签发。I良方I2。8年1月日印国I相关单位会签意见：同意。11马I2008年1月I1日I印党政办公室意见：请研究生院会签后，送请国良书记批示。I辉邹2.圜F主办单位领导意见：卜事杨卜洛研究生院会签后报校领导审定；EPDUUH年1月巾日主办单位及拟稿人:周仁水（纪监审）核稿人