学院公文处理办法.docx

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1、学院公文处理办法第一章总则第一条 为使学院的公文处理工作进一步规范化、制度化，结合上级有关规定和学院实际，制定本办法。第二条公文是学院在党政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。第三条 公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等系列衔接有序的工作。第四条 公文处理工作应实事求是，做到准确、及时、安全、保密。第五条 学院党政办公室是公文处理的管理机构，负责全院的公文处理工作。各部门应有专门人员负责管理本部门的公文处理工作。第二章公文种类第六条适用于学院的公文种类主要有：（一）决定用于对重要事项做出决策和安排。（二）意见用于对重要问题提出见解和处理办法

2、。（三）通知用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。（四）通告用于公布院内各有关方面应周知或遵守的事项。（五）通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。（六）报告用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（七）请示用于向上级机关请求指示、批准。（八）批复用于答复下级机关的请示。（九）函用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。（十）会议纪要用于记载会议主要精神和议定事项。（十一）规定用于对特定范围内的工作和事务制定有约束力的行为规范（只适用于党的机关公文）。

3、第三章公文格式第七条 公文一般由发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等部分组成。（-）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，绝密、机密级公文还应当标明份数序号。（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明特急、急件。（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。（四）发文字号包括发文机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。（五）签发人。上行公文应当标明签发人。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。（六）公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成，行政公文标题可以不含发文机关。标题中除法规、

4、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。（七）主送机关指主要受理公文的机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（八）附件一般应当与主页装订在一起，并在正文之后、成文日期之前注明附件名称。附件顺序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。（九）发文机关名称应使用全称或者规范性简称。党的公文除决议、决定、规定、意见、会议纪要等文种外，正文之后都不得省略发文机关名称。单一机关制发的行政公文在落款处不署发文机关名称。（十）成文日期。一般署会议通过或者领导签发日期，特殊情况署印发日期。党的公文的成文日期使用阿拉伯数字，位于发文机关署名右下方；行政公文成文日期使用汉字（零定为。）O决议、决定、规定等不标明

5、主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。（十一）印章。行政公文除会议纪要和普发性公文以外，应当加盖印章；党的公文一般不加盖印章。（十二）公文附注。加括号标注于成文日期左下方。（十三）主题词。按上级机关的要求和公文主题词表标注，位于抄送机关上方。（十四）抄送机关指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。（十五）印发机关名称和印制日期应当在抄送栏之下标明，无抄送机关在主题词之下标明。（十六）公文用语应当遵守中华人民共和国国家通用语言文字法及有关规范，使用规范汉字。第八条公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm297mm）,左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实

6、际需要确定。第四章行文规则第九条 行文应当确有必要，注重实效。第十条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。（-）向上级机关行文，应当主送一个机关；如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。（二）向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。（三）院党政办公室根据授权可以代表学院对内、对外行文；其他部门一般不得对外行文，但可以在各自职权、业务范围内向学院所属单位行文。（四）同级机关必要时可以联合行文。部门之间对有关问题未协商一致，不得各自向下行文。（五）各职能部门以学院名义行文，或与有关部

7、门联合行文,须经院党政办公室审核并按规定程序办理。第十一条 向上级机关请示问题，应当一文一事，不能在非请示公文中夹带请示事项。请示应当送上级机关办公厅（室）按规定程序处理，除领导直接交办的事项外，原则上不应直接送领导者个人。第五章发文办理第十二条 发文办理包括公文的起草、核稿、签发、印制、用印和分发等程序。公文起草应当做到：（-）符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及其他有关规定。（二）观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确。（三）开门见山，文字精练，用语准确，篇幅简短，文风端正。（四）人名、地名、时间、数字、引文准确，汉字、标点、计量单位、数字的用法符合国家发布的标准和规定。

8、（五）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（六）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（七）文种、格式使用正确。（八）结构层次序数，第一层为一、，第二层为（一），第三层为L ,第四层为（1 y, o第十三条 公文文稿送院长审批前，应当由党政办公室进行校核。审核的重点是：报批程序是否符合规定；是否确需行文；内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律法规及其他有关规定。第十四条 公文签发以学院名义制发的公文，应由院

9、长审批签字后下发。第十五条 公文用印印记端正、清晰，上不压正文，下压成文日期。第十六条 公文分发上报的文件由承办部门上报，下发的文件在校园网上发布，各部门应做好存档工作。第六章收文办理第十七条 收文办理包括签收、登记、呈阅、分发、承办和催办等程序。（一）签收逐件清点，急件应当注明签收的具体时间。（二）登记逐项填写公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收文日期及办理情况。（三）呈阅党政办公室按照规定程序将公文送有关领导阅知或者批示。涉及到两个以上部门的，需报院长批示。需要两个以上部门办理的，应当指明主办部门。（四）分发党政办公室根据有关规定或者领导批示将公文分送有关领导和

10、部门。（五）承办主管部门对需要办理的公文进行办理。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应当直接答复呈文机关；凡涉及其他部门业务范围的事项，主办部门应当主动与有关部门协商办理；凡须报请上级机关审批的事项，承办部门应当提出处理意见并代拟文稿，一并送请上级机关审批。（六）催办党政办公室对公文的承办情况进行督促检查，并随时或者定期向领导反馈办理情况。第十八条 公文处理过程中，应当使用符合存档要求的书写材料。第七章公文管理第十九条公文由学院党政办公室派专职人员统一管理。第二十条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外,可以翻印。复制上级机关的秘密公文，须经院长批准或授权。翻印时，应注明翻

11、印机关、日期、份数和印发范围。复制的公文与正式印发的公文同样管理。公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印机关证明章。第二十一条绝密级公文由党政办公室指定专人管理，并采取严格的保密措施。销毁秘密公文，必须严格履行登记手续，由二人监销，保证不丢失，不漏销。第二十二条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤消时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人保管、借用的公文移交、清退。第八章公文立卷归档第二十三条 公文办理完毕后，应将公文的定稿、正本和有关材料收集齐全，按照档案管理的有关规定进行立卷归档。个人不得保存应归档的公文。第二十四条 两个以上部门联合办理的公文，原件由主办部门立卷归档，相关部门保存复制件。第二十五条 不具备归档和存查价值的公文，应当经过鉴别和单位负责人批准，定期销毁。第九章附则第二十六条 本办法自发布之日起实行。第二十七条本办法由党政办公室负责解释。