档案管理制度汇编.docx

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1、档案管理制度汇编为规范我局档案管理，提高管理质效，增强信息安全，现编制完成档案管理制度汇编。附件：1.档案保密制度2 .档案鉴定销毁制度3 .档案借阅利用制度4 .档案室库房管理制度5 .档案立卷归档制度6 .档案人员的岗位责任制度7 .档案统计制度8 .档案数据安全保密制度9 .档案数据安全管理和维护制度10 .档案数据上网发布审查制度档案数据网上查询利用制度12 .档案数据移交管理制度档案保密制度一、综合档案室是保存各门类档案的重要部门，非档案人员未经许可不得进入档案室。二、档案工作人员要增强保密观念，严格遵守国家档案法和保密法所规定的保密纪律，不得泄露所藏档案的内容，不准擅自携涉密档案和

2、文件材料出档案室，不准出卖、盗窈档案机密，违者按情节依法惩处。三、档案人员要提高警惕，加强档案库房管理，提高保管水平，做好档案室和档案机密的安全，档案工作人员离开档案室要随手关门，严防档案被盗或遗失。本单位工作人员，人人有责，协助做好档案室的安全保卫工作。四、严格档案借阅制度，借阅档案的人员不得将档案转借，档案不准带回家中阅读，不准私自复制，不准带到公共场所；密级档案一律在档案室内查阅;非本单位人员一律不外借;阅档人员均有保守国家秘密的义务。五、档案室保管的绝“密”文件，按照密级范围管理。六、凡逢节假日前，档菜资料全部入柜，保管好门柜钥匙，确保档案安全。七、档案移交或经鉴定需要销毁时，一定要登

3、记造册，手续完备。八、档案部门定期对档案进行保密检查，如发现档案丢失或被盗，必须立即报告，及时追查，设法挽回损失，并依法追究有关人员的责任。档案鉴定销毁制度为准确判断档案价值,及时处置无保存价值的档案,特制定本制度。一、加强档案鉴定组织工作，由档案鉴定小组负责鉴定。二、按照档案行政部门的规定，依照本单位档案保管期限表对保管期满的档案进行鉴定。凡对本单位有长远利用价值并能反映本单位职能活动和历史面貌的档案列为永久保存；凡是在一定时期有利用价值的档案以定期保存（30年、10年）；凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。三、鉴定工作要坚持全面、历史、发展的观点，全面考究档案的价值，谨慎地

4、剔除无保存价值的档案。四、采取直接鉴定法，即由鉴定人员逐卷逐件审阅档案文件的内容，提出存毁意见，然后送交档案鉴定小组复审。可留可不留的原则上留存，保管期限可长可短的宜从长处理。五、经过鉴定,确需销毁的档案须由鉴定小组编写档案销毁清册及销毁报告。经本单位主要负责人批准，方可销毁。六、批准销毁的档案，应及时联系相关部门委托销毁，且要有2人以上专人监销；销毁完毕，监销人要在销毁清册签名并写上具体日期，注明销毁方式。档案借阅利用制度借阅档案本着既方便利用又安全的原则，使档案资料更好地为单位各项工作服务，特制定本制度。一、本单位借阅档案者，须办理档案借阅利用登记手续,写明借阅内容及利用目的，只限在档案室

5、或办公室内查阅。二、外单位借阅档案者，须持单位介绍信或个人有效证件，由相关业务处室报请分管领导批准同意后，方可办理档案借阅利用登记手续；档案不外借，只限在档案室内查阅。三、借阅者必须严格遵守保密规定，必须爱护档案资料,尊重档案史实，对所借档案应妥善保管，不得转借、拆散、涂改、调换、损坏、遗失、烧毁和泄密，阅后及时归还。违者依据档案法有关规定追加其责任。四、借阅办公会议记录及其他涉密档案，须填写审批单,经分管领导批准后方可查阅。五、科技档案、会计档案除形成档案的部门可以借阅外,其他部门原则上不得借阅。特殊情况须分管领导批准后，只能在档案室内查阅，不得复印、抄录。六、各处室查阅本部门工作范围内的档

6、案，可直接到综合档案室办理借阅手续；借阅其他部门的档案，须经该部门负责人及办公室主任批准后，方可借阅。七、其他未经许可不得摘抄或者复印档案资料。不得翻印和抄录利用以外的档案资料。八、档案归还时，应当面进行认真清点，经查无误后方能签收。如发现档案损坏、拆散、涂改、调换、遗失、泄密等现象，应及时向办公室主任汇报并及时采取补救措施。九、对不符合借阅规定的，档案管理人员应予以拒绝。档案室库房管理制度档案是国家和人民的宝贵财富，档案库房是保管本单位档案的重要场所。为使档案得以安全保管，特制定本制度。一、确定专人负责管理，做好档案库房的管理工作。二、非档案管理人员不得进入档案库房。三、库房内严禁烟火。易燃

7、、导燃、易爆物品一律不准带入库房,亦不准在库房附近堆放。四、库房内电灯用毕后应立即关闭，必要时切断电源并认真检查,发现问题及时处理。五、随时注意库房门窗的开关和上锁，严加管理钥匙。六、消防设备保持齐备，每半年检查一次。七、定期检查库房，清理核对档案，发现问题及时报告,并采取措施予以处理。八、坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案九“防”（防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染）工作，确保档案完整安全。九、库房内经常要保持整齐清洁，同时根据气候变化情况，随时通风，调整库内温、湿室。十、接交进库房的档案，要认真清点，履行签字交接手续；档案外借，要认真清点，履行批准手续

8、，并保证按期归还。H一、档案人员调动工作时，应在离职前办理好档案库房的交接手续。档案立卷归档制度按本单位的档案管理条例，凡属立卷归档范围的文件材料，一律归档。实行部门立卷归档制度，原则上谁办谁归，随办随归，归档完毕定期向综合档案室移交，当面清点，确保移交手续完整。综合档案室对本单位各部门的立卷归档工作进行指导，协助检查。一、全宗卷主要内容：1 .档案综合管理方面的材料：全宗指南（全宗介绍）；立档单位大事记；组织机构沿革；档案工作机构设置和调整文件；档案工作人员任免文件；档案工作大事记；档案工作规章制度。2 .档案收集方面的材料：档案交接文据（包括各种门类如文书、业务、会计、基建、设备、照片档案

9、的移交表单）；档案移交目录；接收档案记录；征集档案记录；档案的来源和价值说明等。3 .档案整理方面的材料：档案分类方案、案卷目录说明（案卷序言或者归档文件说明：概况、现有机构及归档情况、几件大事等）、整理工作小结等。4 .档案鉴定方面的材料：成立和调整鉴定小组成员的文件、文件材料归档范围和档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案清册等。5 .档案保管方面的材料：库房安全记录、档案安全检查记录或报告、档案库房温湿度记录。6 .档案统计方面的材料：全宗内档案基本情况统计；档案分类统计；档案收进、移出登记；档案利用统计等。7 .档案利用方面的材料：档案借阅登记簿、档案利用效果

10、登记簿，档案编研材料如年鉴、专题介绍、基础数字汇集、各类文件汇编等。8 .档案管理新技术的应用方面材料：办公自动化开发应用情况；计算机辅助管理等情况的文字说明材料（含计算机软件安装及使用说明情况）、档案数字化方案、档案数字化成果说明、档案信息管理软件系统盘。整理要求：1 .全宗卷文件材料按内容分为八类，每一类按形成时间顺序逐件编号，并编制目录，每一件文件加封面。一类文件过多时分盒装，件号延续。2 .总之，凡是在档案管理活动中形成的对全宗状况及全宗历史有原始记录意义的文字、图表等材料应均入全宗卷。二文书档案归档范围：按照文件材料归档范围和保管期限表中所规定的文件材料，以及本单位在其职能活动中形成

11、的、办理完毕、具有保存价值的各种文件材料。归档时间：一般各类文件在次年3月份底前收集完毕，次年6月底前完成归档工作。归档要求：按DA/T22-2015归档文件整理规则的要求整理，具体有：1 .归档的文件材料要齐全完整。已破损的文件应予托裱、修复，字迹模糊或易退变的文件应予复制。2 .凡文件尺寸大于A4纸规格的，可进行折叠，但注意减少折叠次数，折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外；小于16开纸规格的要托裱。3 .根据文件材料基本归档范围和保管期限表的规定，准确地划定档案材料的保管期限。4 .归档文件整理遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。5 .按照档案行政管理

12、部门规定的要求对归档文件按件装，各种编号规范标准，题名准确，打印书写清晰工整。三科技档案归档范围：按照文件材料归档范围和保管期限表中所规定的基建材料、设备材料等。归档要求：按GB/T11822-2008科技档案案卷构成的一般要求整理。（一）基建档案每一项基建工程分成前期准备、设计、施工、竣工、使用维护等五个阶段文件进行立卷归档。归档时间：项目完工3个月内移交全部档案资料，最迟不能超过6个月。跨年度的大项目，可分阶段归档。归档要求：1 .凡是归档的基建文件材料都必须完整、准确、系统，按工程项目分别组卷，卷内文件要进行系统排列、编号和编目，并按297mmx21Omm的规格折叠成统一的幅面。2 .归

13、档单位必须填写移交清单一式两份，移交方和综合档案室共同查对清楚之后，在清单上签字，双方各保存一份备查。（二）设备档案归档范围：本单位外购贵重设备（环境监测设备等），购置文件（申请报告、批复、合同、协议）；随机文件：（使用说明书、维修手册、装箱单、合格证）；使用维修文件（安装调试记录、检验记录、保养、维修记录）等。归档时间：即时归档（维修、年审后归档）。归档要求：为了保证归档质量和文件材料的安全完整，档案员应参加设备、仪器的开箱验收工作，清点随设备、仪器的文件材料。四、会计档案归档范围：按照会计档案管理办法的规定，结合本单位财务工作中形成的会计报表、会计账簿、会计凭证、其他会计核算材料（银行对账

14、单、会计档案移交、保管、销毁清册等）情况进行归档。归档时间：当年会计档案，在会计机构保管一年后，期满后由会计部门编造清册，移交综合档案室。归档要求：按会计档案管理办法及DA/T39-2008会计档案案卷格式要求整理。每年形成的会计档案完整齐全，应由会计机构按照会计档案立卷要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管、移交清册（移交清册应列明会计档案名称、档号、册数、起止年度、保管期限等内容），保管一年。期满后，由会计机构将会计档案和移交清册，移交综合档案室统一保管。五专业档案归档范围：见文件材料归档范围和保管期限表及生态环境局档案分类方案及编制说明。凡是本单位在公务活动中所规定的业务文件材料

15、，以及本单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的各种业务文件材料。归档时间：一般在次年的6月底前完成归档工作并编造清册，移交综合档案室。归档要求：按各行业、各专业系统规定的要求整理；其中行政执法档案无系统规定的，行政执法档案（行政审批、行政处罚、行政强制等）根据关于印发行政执法案卷评查办法、行政许可案卷质量基本标准、行政处罚案件档案整理规则、文书档案案卷格式相关文件执行。六专题档案归档范围：一般是指本单位在组织、承办重大活动过程中直接形成的有保存价值的文件、声像、实物等不同形式的，能够比较完整地揭示和反映某一专题的历史记录。归档时间：一般是在活动结束之日起4个月内向同级国家档案馆移交；因特殊情况需要延期移交档案的，须经同级档案行政管理部门同意。归档要求：重大活动形成的全部档案独立构成全宗，应在同级档案行政管理部门的指导下开展，收集范围由同级档案行政管理部门确定。组织承办单位在制定重大实施计划时应当同时制订重大活动档案收集方案，明确重大活动档案管理的责任部门和人员，落实相应的保障措施。七特种载体档案特种载体档案包括声像、照片、光盘、实物档案等。（一）声像档案归档范围：凡是本单位在公务活动中产生的具有凭证和参考价值录音、录像等，应当作为声像档案归档保存。归档时