职业中等专业学校合同管理办法.docx

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1、XXXX职业中等专业学校合同管理办法第一章总则第一条为加强合同管理，防范法律风险，依据中华人民共和国民法典XX市国资委监管企业合规管理指引（试行）等相关规定，结合学校实际，制定本办法。第二条本办法适用于学校有关合同的管理。第三条学校相关业务主管部门具体负责按照本合同管理办法对合同的订立和管理。第四条本办法所称合同是指学校与平等主体的自然人、法人和非法人组织之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。劳动合同不适用于本办法。第五条本办法所称合同类型包括但不限于买卖合同、供用电/水/气/热力合同、赠与合同、借款合同、保证/抵押合同、租赁合同、融资租赁合同、保理合同、承揽合同、建设工程合同、运输合同、技

2、术合同、保管合同、仓储合同、委托合同、物业服务合同、行纪合同、中介合同、合伙合同、进出口合同等。第二章合同订立第六条订立合同应遵守依法、依规、审慎的原则。合同相对方应具有与订立、履行合同相适应的主体资格。业务人员应通过“国家企业信用信息公示系统”“企查查”“天眼查”“中国裁判文书网”“中国企业破产重整案件信息网”等手段查询合同相对方的主体资格及资信、资质、诉讼情况等信息，建立客户档案，实施档案管理，必要时应对新客户进行实地考察，核实客户信息。客户档案应包括但不限于客户名称、注册资本、法定代表人、住所、社会统一信用代码、登记状态、联系电话、电子邮箱、邮政编码、联系人、业务类别；客户类型、股权结构

3、、实际控制人、历史变更、企业年报；行政许可、行政处罚、列入异常名录信息、列入严重违法失信企业名单（黑名单）信息、法律诉讼、经营状况、经营风险等信息，及其他需要归档的材料。各部门应建立客户准入审批管理程序，业务人员依据客户档案发起审批流程，经部门负责人、分管领导审批通过后上传SAPERP获取客户代码。第七条在合同订立前，原则上不允许发生履行合同的行为，确须需要的，应事先经学校分管领导批准后方可办理。第八条合同文本原则上采用国家、行业和海湾集团公布的示范文本。确需使用非示范文本的应报海湾集团合同管理主管部门核准备案，未备案的应提交海湾集团常年法律顾问审核确认后，方可使用。海湾集团合同示范文本中除“

4、合同主体、标的、数量、质量、付款条件、履行地点、履行期限”等内容由各部门据实确定外，其它条款内容不得擅自变更。确需变更的，由学校履行内部审批程序并报海湾集团合同管理主管部门核准备案后，方可实施。第九条对于赊销和预付款采购合同，在签订前，应严格按照集团客户信用管理暂行规定的要求做好客户授信工作，防范信用风险。第十条订立合同前应要求合同相对方提供其加盖公章的资料，包括但不限于营业执照；合同专用章；法定代表人身份证明及其身份证复印件；合同经办人亲笔签名的授权委托书、联系方式的通知函及其身份证复印件；承运人的营业执照、运输经办人亲笔签名的授权委托书及其身份证复印件;运输工具、装置涉及运输危险物品或者违

5、禁物品的，应提供运输工具、装置及其人员符合国家安全运输要求的相关资质、资格证明；其它需要提供的材料。第十一条业务人员在发起合同审批流程前，应认真核对合同书内容的完整性和准确性，不得留有空白项，审批通过后不得擅自变更，确保所执行的合同文本与合同审批流程确定的合同文本完全一致。各单位应严格授权及权限管理，委托代理人应具有相应的授权及权限，未被授权或超出权限的，不得对外签署合同。对合同书签字或盖章时，委托代理人或印章保管人应确认所签署合同书及相关材料已通过审批，应加盖骑缝章或逐页签署。合同签署后，业务人员应核对合同书原件或回传电子件上各方印鉴、签名等信息是否与留存的信息相符。第十二条学校建立健全合同

6、印章使用管理制度，每个合同实行业务部门经办人、业务部门负责人、分管校长、校长逐级审核，确保合同的订立审批流程规范可控，未履行内部审批流程的，不得签署合同。对外签订合同，应使用公章或合同专用章，不得使用内部印章。第十三条合同内容一般应包括：合同相对方的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法；联系方式；其它需要约定的事项。第十四条订立合同应采用书面形式，合同书原则上应保留原件存档。以电子邮件方式能够有形地表现所载内容,并可随时调取查用的数据电文，视为书面形式。第十五条合同约定认同以电子扫描件方式签署生效视为原件的，应以合同约定的电子邮箱为

7、载体进行传输，且我方的电子邮箱应为企业邮箱，与合同相关的电子信息保存等要求应按照企业邮箱管理规定执行。禁止使用个人微信、QQ等传输方式签署合同。第三章合同履行第十六条合同生效后，应按照合同约定全面履行义务,实现合同目的。应根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。合同履行过程中，应避免资源浪费、环境污染和生态破坏。第十七条合同履行过程中，应积极收集与权利义务相关的事实证据并妥善保管。相关证据材料须客观真实、准确有效。第十八条在合同履行过程中，若发生数量、质量、规格、型号等异议，或发生权利义务变更、争议事项解决等情形时，须采用书面形式或以该合同约定的电子邮箱进行传输、联系。第十九

8、条合同履行过程中，发生变更事项的，应由合同相对方协商一致后签署书面补充协议书确定。补充协议书的签订，应按照本办法规定办理签署手续。法律、法规规定变更合同应办理批准、登记等手续的，依照其规定执行。第二十条应加强合同履行管理，实时全程掌控合同履行情况，避免迟延履行或其它违约情形的发生，出现逾期、违约或损害风险时，应立即采取应对措施，保障实现权益。因合同履行发生变更或争议的，应友好协商，妥善解决，达成一致的，按照本办法第十九条执行。经协商不能达成一致的，由业务部门按学校相关规定提交海湾法务部门进行法律审查。法务部门负责组织查清事实、分辨是非，提出审查意见并协助解决。经审查，合同各方能够变更履行的，按

9、照本办法第十九条执行；协商不成的，由各单位按相关规定决定启动诉讼程序，并于三日内报集团备案。第二十一条须加强合同履行过程中的法律风险管控，采取切实有效的措施，避免或减少损害、损失的发生，充分做好各项风险防范和维权准备工作。第四章合同管理第二十二条建立合同履行终结审批管理程序，对重要或重大合同实施履行终结管理。对其他合同可实施履行终结简易管理，完善客户档案。重要或重大合同由学校自行据实确定。新客户、工程、维修、大额、长约等合同应列为重要或重大合同，实施履行终结管理。合同履行完毕或项目竣工验收后十日内，业务人员应依据合同履行情况（包括但不限于标的物交接、验收、款项结算、质保期、售后服务、争议解决、

10、客户评价等事项）及相关凭据发起合同履行终结审批流程，经部门负责人（项目负责人）、财务负责人、业务分管领导审批通过后，将评价结果一并纳入客户档案管理并按本办法相关规定办理合同资料归档。第二十三条学校按职责分工确定责任部门实施合同管理，确保合同的订立、审批、签署、履行、变更、解除、终止、归档、争议解决等事项符合本办法规定。合同管理部门对合同履行过程中发现的问题应及时要求限期整改。未限期整改或整改不符合要求的，应按照本办法和学校有关规定追究相关责任部门及责任人的相应责任。第二十四条合同发起部门是合同履行的首要责任部门,应安排专人按照本办法做好合同实施的管理工作，其他部门应协助保障合同的订立、履行、管

11、理等工作符合本办法和学校的相关管理规定。第二十五条各业务承办人员是合同实施的首要负责人,应全过程跟踪保障合同的订立、审批、签署、履行、变更、解除、终止、归档、争议解决等事项符合本办法和学校的相关管理规定，有效防范各类风险，实现合同目的。第二十六条合同原件及其它合同资料的归档、保管、检查、借用等工作，应严格按照国家和学校档案管理办法实施，学校指定责任部门或责任人实施统一管理。第二十七条合同原件及其它合同资料的借用，通常仅提供复印件或电子扫描打印件，确需借用原件的，应报请借用部门的分管领导审批。第二十八条借用人员须妥善保管借用资料的原件，借用完毕后应及时归还。借用的资料不得毁损、遗失、泄露或擅自提供给任何组织或个人。不得损害单位的合法权益，造成损害的，应承担相应责任；涉嫌违法犯罪的，依法移送司法机关处理。第五章监督检查第二十九条违反本办法，造成学校的名誉或荣誉及人身、财产损失的，学校将依据违规经营投资责任追究管理办法等有关规定，追究相关单位及责任人的相应责任。第三十条海湾集团合同管理主管部门定期对学校的合同管理工作进行指导评估和监督检查。第六章附则第三十一条本办法由学校办公室负责解释。第三十二条本办法自发布之日起实施。