某公司行政部运作管理制度(DOC 20页).docx

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1、某公司行政部运作管理制度（DoC20页）东莞XXXXX有限公司行政部制定:日期:审核:日期:批准:日期:版次修订简要生效日期目录一、行政部组织架构与职能1-5页行政部组织架构1行政部组织职能的权力1行政部主管职责2前台岗位职责2人事岗位职责3总务/后勤岗位职责3保安岗位职岗4业务推广岗位职责47S及安全岗位职责5二、规定、制度、要求5-17页前台工作5-6人事工作6-10总务/后勤工作11保安工作12-13业务推广工作14-177S及安全工作17三、附件附件一人员招聘与录用作业指导书附件二人事资料管理工作指引附件三清洁日工作记录表附件四清洁日常工作指引附件五厂报实施方案附件六7S活动管理规范附

2、件七安全管理制度版本/版次A0页次I1/17行政部组织架构与职能一、组织架构及职能描述1、行政部组织架构：总务/后勤业务推广7S及安全产品推广文化宣传2、行政部组织职能的权力:职责1），根据公司总体战略规划，执行各项决议并对公司经营计划有建议权职责2:依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权力职责3:依照制度，按规定程序，实施对其他部门或者员工处罚的建议权职责41）依照制度，对公司员工违反行政制度的处罚建议权职责5:依照制度，对公司行政资源（如：办公设备等）合理调动与安排的权力职责6部门内部员工聘任、解聘的建议权制定/日期审核/日期批准/日期文件名称文件编号FZAVI-ADM-006行政部

3、部门营运规程版本/版次A/0制定/日期审核/日期批准/日期页次2/173、行政部主管职责：职贲1:，制定并审查办公、行政、总务、安全保卫、公关等行政管理有关关规章制度文件职责2:拟定审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等各小组工作计划方案职责3:根据公司阶段性目标与年度计划，制定所属部门的年度目标、计划与措施职责4:组织行政部自查与职能检查工作，及时发现问题、解决问题职责5；，负责企业各系统思想、文化建设与宣传，筹划增强员工凝聚力的宣传与教育职责6:）配合总特助对外联系、公关及法律事宜的组织、安排与实施（如：政府、村委等）职责7:）组织公司有关法律事务的处理工作，指导、监督检查公司保密工作

4、的执行情况职责8；:负责考核行政部各小组工作情况并向总经理汇报与建议有关情况职责9:）贯彻落实本部岗位责任制与工作标准，加强与有关部门协作配合职责10；负责公司突发事件的处理及总经理临时交办的其它工作4、前台岗位职责职贲1:，负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或者协助保安处理职责2）熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的通常性问题，提供常规的非保密信息职责3:，负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建档职责4负责公司文件、通知的分发，做好分发记录并储存，配合有关部门文件的打印、）/免印、文字处理等，做好外来信件与报纸的分发整理职责5）负责管理前台办公用品

5、及办公设备的清洁保养职责6,保护前台区域内的整洁，进行该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常保护与保养职责7，对工作中出现的各类问题及时汇报，提出工作改进意见职责8,完成上级交办的其他或者临时工作文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0页次3/176、职责1；负责人员招聘、选拔、录用、辞退及有关手续办理、培训安排、员工合同及档案职贲2；负责人员社会保险办理，工伤事故处理等有关工作职责3；负责行政人事的通知、通告及通常文件的拟定、公布职责4制定并实施年度人力岗位培训计划，统筹实施年度员工绩效考评T-职责5)负责员工工资的统计核算，办理考勤、奖惩、差假、调动等工作职责6公司文具、福利用品申请

6、及管理职责7,配合管理者代表工作，负责公司文控文件的修改、更新、发行、/受控印章管理作废管控，公司V-职责8,完成上级交办的其他或者临时工作总务/后勤岗位职责职责1)负责公司饭堂日常的人、事管理及物资申请、查核职责2；负责公司清洁日常的人与事管理职责3；负责公司员工宿舍的日常管理，设施调配，住宿安排等工作职责4；负责公司通常基建，日常维修，厂务建设的跟进与处理职责5；,公司办公设备、后勤设备的调配、保护与资产管理职责6),完成上级交办的其他或者临时工作制定/日期审核/日期批准/日期文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0页次4/177、保安岗位职责职责1）负责整厂7S的计划制定、日常

7、检查、成绩评比等工作职责2；）负责整厂消防安全的检查及其管理工作职责3；）负责7S与安全设施、设备的管理与保护职责4:,负责7S与安全工作的教育培训与宣传工作职责5；,负责执行7S与安全工作的奖罚提报与申请职责6:,负责7S与安全的制度建设与完善职责7,完成上级交办的其它情况规定、制度、要求及指引一、前台工作1 .日常要求1.1 热情、大方、活泼、自然，有问有答、待人礼貌、办事灵活、效率高；1.2 公司高层领导或者其他重要客人通过前台，应起立，热情、主动致意；13熟悉公司组织结构、经营理念、要紧业务内容及其内部电话联系情况；14保持前台工作区清洁，维持前台区域秩序，不聊天，不吃零食，不大声喧哗

8、；1.5 着装得体，精神面貌朗爽，训练有素；1.6 谢绝一切推销。2 .具体工作内容3 .1前台接待来访有客人来访需问清找谁、客人姓名、公司名称、是否有约，并打电话通知有关人员到前台迎候；公司副总级以上的客人经电话核实后通知秘书，然后引导到指定接待室，并给其倒水。如有关人员暂时不能接待时，需请客人稍等，并向客人说明情况。制定/日期审核/日期批准/日期文件编号FZ/WI-ADM-006文件名称行政部部门营运规程版本/版次A/0页次6/172. 2接听电话接听电话要口齿清晰、语气与蔼、耐心细心解答对方提出的问题，如遇到不能解答的咨询或者业务问题，尽可能转接有关部门有关人员接听，切忌态度生硬、死板。

9、在接听找公司高层领导电话时应注意细心分辩，问清具体事由、来电公司名称、人员姓名、职务等，如无法分辩则转秘书或者文员处，说向其说明情况。2.3国内、市内快递的统一收、发工作发件：公司员工在前台领取并填写国内或者市内快递单后，把耍寄的文件资料、物品交至前台（物资出厂须有申请单，经保安核实后再封装邮寄），并注明交寄时间，收件人等及其他特别要求，由前台统一寄出。寄件人所填写的快递单第一页，留前台存底已便查询与结算。收件：前台收件后须进行归类、登记并及时发放，收件人领取时须在登记表上签字。2. 4接待用品的申请工作人员须不定时检查备存接待用品情况（如：饮用水、纸巾等），发现不足时应立即申请与跟催到位（特

10、别是接到接待通知后，应将接待工作准备到位）。2 .5灵活机动的处理前台各项临时事务及其他行政工作。3 .基本要求与技能3.1 普通话标准、流利，能说、听广东话；3. 2形象气质佳，为人热情大方，性格开朗；3. 3办公软件应用熟练，做事心细、主动，有好学上进心；3.4通过公司礼仪及有关培训二、人事工作1日常要求11办事灵活、效率高，热情、细心、工作能动性强；I 2熟悉公司组织结构、经营理念及其国家、地方有关法律法规；II 3工作业务素养好，领会能力与机动能力强，能快速同意新事物；III 4心理素养好，能承受工作压力；2.具体工作内容制定/日期审核/日期批准/日期文件编号FZ/WI-ADM-006

11、文件名称行政部部门营运规程版本/版次A/0页次7/172.1人员招聘根据公司进展规划及部门人力需求，利用一切渠道招揽人才（如：人才网、现场、社会广告、内部员工介绍、内部提升等等），及时填补岗位，满足部门需要。有关工作指引参考附件一人员招聘与录用作业指导书2.2工伤及社保办理2.2.1社会保险缴费工资申报程序参保单位在每年5月至6月，根据本单位职工上年度月平均工资收入，向经办的社保部门申报下一年度的缴费工资，缴费工资经社保部门核定后原则上一年不变。缴费工资申报的方式有如下几种：（一）磁盘报送：申报单位自备U盘或者3.5磁盘到社保部门下载以单位编号命名的*年度缴费工资申报表；单位填写林年度缴费工资

12、申报表后，用A4纸打印出申报表（一式两份，需盖单位公章），与磁盘一并交回至社保部门。（二）网上申报：已申请网上申报服务的参保单位通过网上申报系统申报缴费工资。（具体操作请上.dgsi.dg.gov.查询。）（三）纸质申报：填报社保部门打印的*年度缴费工资申报表（一式两份，需盖单位公章）。2.2.2退保程序参保人是非本市农村户籍，离开东莞时无法办理转移手续，可申请办理退保。单位为参保人办理停保手续（个人参保状态为“停止缴费”）,并缴清了社保费。（如当月停保的，务必缴清当月费用才能够办理退保手续）参保人本人携带下列资料到最后参保地的社保机构办理：（1）养老保险退保一次性失业保险生活补助申报表（盖单

13、位公章）；（2）本人身份证原件及复印件一张。（委托他人办理的，还需提供受委托人身份证原件、复印件一张与公证机关出具的委托书原件）社保机构核发养老失业保险待遇领款单。参保人凭本人身份证与养老失业保险待遇领款单在办理当天内到指定银行领款。退保不需要社保卡。制定/日期审核/日期批准/日期文件编号FZVI-ADM-006文件名称行政部部门营运规程版本/版次A/0页次8/172.2.3职员工参保/退保手续办理流程参保流程:制定/日期审核/日期批准/日期文件编号FZVI-ADM-006版本/版次A/0页次9/17单位退保流程:说明：A.每月最后一个工作日，社保局停止受理任何网上申报业务；8 .每月5日之前，社保局从公司账户扣除当月社保费用（在此期间本月新退保人员不可退社保）；C.每月10日之前进入单位综合申报草稿箱（审核已通过）打印上月社保月报表加盖公章后提交给社保（一式两份，社保局盖章后，公司留存一份）。制定/日期市核,，旧期批准/口期文件编号FZAVI-ADM-006文件名称行政部部门营运规程版本/版次