某建筑工程公司行政管理制度范本.docx

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1、某建筑工程公司行政管理制度范本文件名称序号文件编号态变状改页码修改内容修改人审批人日期备注目的3 范围3 参考资料3 定义3 内容1资质管理42公文管理53印章管理114会议管理125写字楼管理156地盘/项目部管理167自有物资管理178通讯设备管理199复印机及打印机管理2110电脑及网络管理2211办公用品管理2712车辆管理2913交通管理3114食堂与伙食费用管理3215新闻、广告公布管理3516公关活动管理36附件XZ-FJO1文件样式39XZ-FJ02拟稿纸40附表XZ-FBO1借用证件、资料及书籍记录表38XZ-FB02会议签到表41XZ-FB03固定资产/耐用品使用登记表42

2、XZ-FB04固定资产配置申请表43XZ-FB05固定资产管理卡片44XZ-FB06资产调拨表45XZ-FB07固定资产/耐用品清理申请表46XZ-FB08员工移动通讯补贴审批表47XZ-FB09电脑设备询价单48XZ-FB1O设备维修单49XZ-FB11电脑应用检查记录表50XZ-FB12电脑消耗用品汇总表51XZ-FB13用车申请表52XZ-FBM车辆维修申请表53目的：为习惯公司业务进展需要，使公司的办公系统更加规范化、制度化、科学化。 范围：适用于深圳市中海建筑工程公司各部门、各地盘。 定义：行政管理是公司办公承上启下、对内协调、对外联络的纽带与桥梁，是为领导决策提供可靠根据，发挥参谋

3、与助手作用与后勤保障服务的重要手段。1 .资质管理1. 1公司执业资质管理1.1.1深圳市中海建筑工程公司的执业许可证及资质等级证书由行政公关部负责保管。1.1.2行政公关部与市场经营部负责办理公司有关经营资质的申报、定级、年审、变更等有关事宜，并负责储存有关文件。1. 1.3公司其他人员因公务须借用公司资质证书或者其它有关文件，须经主管副总经理、行政公关部经理批准后，办理借用手续（见附表XZ-FBO1）。2.公文管理2.1 公文种类：2. 1.1决定适用于对重要事项或者者重大行动做出安排。2. 1.2通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者者周知的事项。2. 1.3通知适用于批转下级单位的公文

4、，转发上级与不相隶属单位的公文；公布规章；传达要求下级办理与有关单位需要周知或者者共同执行的事项；员工职务任免与聘用。2. 1.4通报适用于表彰先进，批判错误，传达重要精神或者者情况。2. 1.5报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者者建议，答复上级机关的询问。2. 1.6请示适用于向上级机关请求指示、批准。2. 1.7批复适用于答复下级单位请示事项。2. 1.8函使用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问与答复问题等。2. 1.9会议纪要适用于记载与传达会议情况与议定事项。2. 2公文格式公文通常由发文字号、秘密等级、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄报抄送

5、单位等部分构成。2. 2.1文字号，包含单位代字、年份、序号。凡以“深圳中海建”名义制发的公文，其发文号统一由行政公关部编排。2. 2.2文秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”，其中“绝密”、“机密”、“秘密”公文应标明份数、序号。2. 2.3紧急文件应当标明“特急”、“急件”。2. 2.4标题应准确简要地概括文件的要紧内容，通常应当标明发文机关，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，通常不用标点符号。2. 2.5公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序与名称。2. 2.6公文除会议纪要外，应加盖印章。印章加盖应骑年压月。2. 2.7公文的成文时间，以领导人签

6、发的日期为准。2. 2.8文字从左至右横写、横排。发文统一用简体字。2.2.9公文用纸统一使用国际A4型（长297毫米、宽210毫米），左侧装订。以深圳市中海建筑工程公司名义发文，要使用相应的公司信笺纸，并加盖相应的印章（见附件XZ-FJO1）o2.3行文规则2.3.1单位的行文关系，应根据相互间的隶属关系与职权范围确定。2.3.2下级单位的重要行文，应当同时抄报直接主管领导。2.3.3“请示”应当一文一事，通常只写一个主送机关，切勿多头主送。如需同时送其他机关，应当用抄送形式。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。2.3.4“报告”中不得夹带请示事项。2.3.5受双重领导的单

7、位向上级机关请示，应当写明主送机关与抄送机关，由主送机关负责答复。2.3.6向上级机关的行文，通常应主报一个上级机关，如需报送其他有关的上级机关，可用“并报”或者“抄报”形式。通常情况下，下级机关不得越级行文请示问题，也不得越级抄报文件。因特殊情况务必越级行文时，应抄报被越级的上级机关。2.3.7草拟公文应当做到：A.情况属实，观点明确，条理清晰，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短;B.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日；C.结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.，第四层为“（1）”，第五层为“”；D.用

8、词用字准确、规范。文内使用简称，通常应当先用全称，并注明简称；E.草拟公文应使用统一的拟稿纸并签署拟稿人姓名。草拟、修改与签批公文，不得使用铅笔或者圆珠笔。不得在文稿装订线外书写；F.公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数与词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字务必使用汉字外，应当使用阿拉伯数码；G.属于部门职权范围的事项，应当由部门自行发文。部门的发文，通常只需报送分管领导与有关行政部门，避免滥送；H.各平行公司与不相隶属公司之间告知事项、联系工作、商洽业务，使用函件相互行文。2.4公文办理2.4.1公文办理分为收文与发文。收文办理通常包含传递、签收、登记、分发、批办

9、、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。2.4.2收到上级机关及深圳市政府各部门及有关单位的公文后，均应由行政公关部进行编号登记并及时送阅处理。原件存行政公关部。2.4.3凡以公司名义制发的公文，其文稿由各有关部门草拟，经拟稿部门经理核签，并交行政公关部复核（如与其他部门业务有关文件，还应进行会签）。行政公关部负责确定发文范围、印发份数与缓急程度，呈公司主管总经理签发。2.4.4经公司总经理或者分管领导签发的文件底稿，应退回行政公关部进行登记、编号、打印、用印与发出。2.4.5凡以公司名义制发的公文，其发文字号为：深中海建（直属部门）代字（年份）第（序号）号。直属部门代字：人力资源部“人”

10、行政公关部“行”市场经营部“经”工程管理部“工”合约商务部“合”财务资金部“财”编号中“序号”为部门发文的流水号，以三位数表示，比如财务资金部2003年所发第一份文，编号为“深中海建财字(2003)第001号”需要办理的公文，行政公关部应及时送公司领导批示或者者交有关部门办理。2.4.6审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名与审批时间。其他人圈阅，应当视为同意。2.4.7公文送公司领导签发之前，应当由行政公关部(文秘部门)进行审核。审核的重点是：是否符合有关法律、法规，是否与有关部门会签，文字表述、文种使用、公文格式是否符合本制度等。2.4.8传递秘密公文，务必采取保密措施，确保安全。利

11、用计算机、传真机等传输秘密公文，务必使用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。2.5发文范围下行文主送：各部门、各项目部下行文抄送：公司领导传阅、行政公关部、行文部门存档2.6公文立卷、归档与销毁2.6.1公文办完后，应当根据有关规定，及时将公文定稿、正本与有关材料整理立卷。2.6.2各部门对本机构发出或者签收的各类公文要有专人负责公共场所，实施分类管理、妥善储存、年终归档、适时销毁的原则。2.6.3公文归档应当根据其相互联系、特征与储存价值分类整理立卷，要保证档案齐全、完整，个人不得储存应当归档的公文。2.6.4没有归档与存查价值的公文，通过鉴别与主管领导批准，能够定期销毁。销毁秘

12、密公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。2.7项目文件资料管理为了统一公司项目文件编号，便于文件资料的分类及检索工作，也便于将来进行计算机管理，对公司项目范围内的发文编号及管理详见IS09000质量体系文件。2.8保密管理规定2.8.1目的为增强企业在行业中的竞争力，防止公司商业机密的泄密，使公司每位员工在思想上树立高度的保密观念，在行动上养成良好的保密习惯。2.8.2保密范围A.人事资源部的人事档案与不宜公开的人事资料；B.市场经营部的投标、报价分析表与投标会议纪要；C.合约商务部的投标、报价数据资料；D.财务资金部的财务报表及财务保密资料；E.工程管理部的技术标书方案及有关资

13、料；F.其他。2.8.3保密纪律A.不该说的机密，绝对不说；B.不该问的机密，绝对不问；C.不该看的机密，绝对不看；D.不该记录的机密，绝对不记录；E.不在不利于保密的地方存放机密资料；F.撰制机密文件过程中，对涉密事项应严格保密，不得扩散；G.电脑中的机密资料，应该妥善储存，以免泄密；拷贝涉及机密的资料应当事先报告部门负责人；未经他人同意，不得擅自打开别人电脑，浏览他人电脑储存的资料;H.不得向外泄露公司内部重要业务活动与技术、经济指标；1 .不得向外泄露秘密、内部信息与资料；J.坚持会议保密制度，不准在会外随便讨论会议内容；禁止随意携带秘密文件资料外出。2. 8.4机密文件的制定有关部门在

14、制订机密文件时，撰稿人要严格按照保密纪律办事，不得随意谈论机密内容。各部门应指定一人负责机密文件的起草与保管工作。机密文件经领导审定后,经办人应在文件的右上角盖上阅后退回、阅后销毁等字样或者注明秘密等级，以便确定机密文件的传阅范围。3. 8.5机密文件的传递各部门收到机密文件后，应作全面的登记与借阅记录。机密文件传递均按照秘密、机密、绝密等三个密级，由公司指定专人传送有关领导传阅。领导传阅毕，应及时交还保管部门储存，确保机密文件不发生丢失与泄密。4. 8.6机密文件的储存与销毁部门领导对部门保密文件负有保管领导责任。各部门应指定专人储存机密资料，橱柜应加锁，收发、借阅应建立严格的收发记录。假如外单位借阅或者复印公司机密资料，一定要通过公司主管领导签署批准意见。当机密资料因时间或者其他原因，己经失去了储存价值的，在经公司主管领导同意后，能够进行销毁，销毁机密文件资料时应有两人在场。销毁办法通常使用写字楼的废纸处理机。5. 8.7违反保密纪律的处理如发生机密文件丢失或者出现泄密事件，首先将追究部门负责人的责任，同时追