2023新版常见业务费报销指南(文字版).docx

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1、常见业务费报销指南常见业务费报销指南1一、市内差旅费1二、国内差旅费1三、资料费、印刷费2四、办公用品、耗材、电脑配件2五、版面费、出版费2六、测试化验加工费3七、会议费3八、设备购置3九、数据采集费（文科经费）4十、学生活动费（仅维持性经费可支出）4十一、公务接待费4十二、国际合作交流费4十三、劳务费5十四、借款业务5一、市内差旅费市内差旅费类别报销说明出租车、磁悬浮同车号出租车发票不予报销维持性经费（C、E、J开头的经费卡）里开支需填写大学市内交通结算单地铁、公交、轮渡填写大学市内交通结算单租车费（不含租车自驾）租车合同租车说明（经费卡负责人和学院负责人签字）市内住宿费国内出差审批单（注明

2、住宿理由）市内会议注册费、会务费会议通知（需含金额）市汽油费、停车费、通行费仅横向项目经费可以报销二、国内差旅费（一）校内老师1）大学国内出差审批单（项目组成员出差由经费负责人签字，经费负责人出差由学院负责人签字）2）大学国内差旅费结算单3）往返火车票、汽车票或飞机票（必须是公务机票，行程单上印GP字样,附公务卡消费记录）4） 住宿费发票（可以凭住宿费发票领取伙食补助、交通补助）5） 会议注册费发票（附会议通知）（二）学生1）大学国内出差审批单（经费负责人签字）2）大学国内差旅费结算单3）往返火车票、汽车票或飞机票（机票需由老师的公务卡支付，并附相应消费记录）4） 住宿费发票（可以凭住宿费发票

3、领取伙食补助、交通补助）5） 会议注册费发票（附会议通知）（三）校外人员1）校外专家来访承诺书（邀请人签字）2）往返火车票、汽车票或飞机票（机票需附公务卡或银行卡消费记录）3）住宿费发票（校外人员不可领取伙食补助、交通补助）注： 外地高速公路通行费、汽油费、停车费仅可在横向项目经费国内差旅费预算中报销，附件同上 详见“上大内2016209号”文，关于修订大学国内差旅费管理办法的通知三、资料费、印刷费1 .图书发票2300元附图书清单2 .打印、复印发票21000元附明细清单或合同四、办公用品、耗材、电脑配件1 .发票开具为“办公用品”、“文具用品”，附品名、单价、数量等明细2 .发票开具为“耗

4、材、电脑配件”，发票金额超过300元（含）附明细五、版面费、出版费1 .发票2 .版面费提供论文录用通知3 .出版费提供出版合同原件4 .外币支付的版面费，先至外汇业务柜台处核算成人民币再做报销。需准备下列材料a）外文发票（Invoice、Receipt）b）版面费报销说明（样张见财务处下载中心）c）中英文录用通知d）自行支付的付款记录六、测试化验加工费1 .发票2 .对方单位提供盖章的测试、加工清单或合同七、会议费1 .会议审批表（财务处网站“下载中心”下载），内容包括会议通知、议程、成果、人数、开支明细、负责人审批签字等2 .出席会议人员签到表原件3 .会议所有支出的公务卡消费记录（汇款、

5、内转除外）4 .会议费遵循“一事一报”原则，同一次会议的报销材料需一次性递交至财务，不能分批逐次报销注：详见“上大内2016208号”文，关于修订大学会议费使用管理办法的通知八、设备购置（一）专用设备1）发票2）大学固定资产申请审批单，设备处网站填报3）订购合同4）大学仪器设备验收单（财务科），拿到发票后设备处办理5）如设备为政府采购，还需附市政府采购供货合同、市政府采购电子平台货物交付验收单注： 单价400（含）TOOO元之间的两用物资（共19类，详见设备处网站），常见有移动硬盘、打印机、录音笔、电子书、显示器、传真机、饮水机等，不做固定资产，需至设备处登记盖章 审批单上经费卡号变更或设备金

6、额增加至5万元（含）以上，需项目负责人出具说明，并由设备处签字认可（二）办公（家具）设备1）发票2）大学固定资产（办公家具）申请审批单，后勤集团网站填报3）订购合同4）家具入库单注： 家具单价低于IOOO元，需去后勤大楼登记，盖“不作固定资产入库”章九、数据采集费（文科经费）1 .问卷调查、数据跟踪采集或案例分析劳务费、印刷费2 .附调查样本、问卷内容等3 .数据采集支出说明（无统一格式），负责人签字十、学生活动费（仅维持性经费可支出）1 .原始票据2 .学院/部门分管学生工作领导签字的学生活动开支表（无统一格式），包括时间、地点、活动内容、支出明细等3 .学生活动费用可以使用学生的银行卡支付

7、相关消费十一、公务接待费（一）维持性经费：1）大学公务接待清单，财务处网站下载。接待费需一事一报2）餐费、食品发票、校内招待所或食堂的内转单3）公务卡消费记录4）邀请函或外来人员单位派出公函（注明到访或受邀人员姓名、人数、时间），均需盖章（二）横向科研经费：1）餐费、食品发票、校内招待所或食堂的内转单2）公务卡消费记录3） 若单次接待费用超过2000元（含）需附大学公务接待清单，财务处网站下载十二、国际合作交流费（一）教师出国培训费1）市政府任务批件（原件）或大学因公短期（6个月以下）出国或赴港澳申请表（国际事务处盖章并签字）；请在批件有效期内办理2）因公临时出国任务和预算审批意见表（国际事务

8、处盖章并签字）；3）因公临时出国任务行程安排（国际事务处盖章）4）航空运输电子客票行程单（政府网站购买的公务机票）、使用公务卡支付,需附消费记录单；还需有出入境记录的公务护照或通行证复印件5）办理出国手续相关费用，如：签证费、保险费（附保单）等发票6）用外汇结算的国外酒店住宿费发票（住宿发票指所住宾馆开具的收据发票）；7）访问、合作研究、交流、参加会议等需提供邀请信（中外文各一份），会议注册费通知函、会议注册费发票8）城市间交通费发票（出国前已申请批准的）。城市间交通费是指不同国家、不同城市间的列车或长途巴士等车费。不同国家或城市间的飞机票需在出国前预定联程机票，在国外期间购买的机票不能报销。

9、9）教师带学生团出访，需要携带和培训机构或者旅行社签订的合同、协议，出访期间费用应一次性核销。10）进入大学信息管理门户网站：选择外汇申请，创建用汇单特别说明：1）根据财政局规定，相同性别两人在国外期间需合住一个标准间，回国后两人的住宿费用按一个人的住宿标准报销。2）带的是有发票需要报销或团体出访的业务。3）一份任务批件作一次申请购汇、回国后国外票据需一次核销，不可以分批报销。出国前办理换汇，需所有的行程已安排并附住宿、城市间交通费的预定单；选择回国后报销，以人民币直接核销。4）所有的发票上需注明发生的内容并签名。（二）邀请国外专家来华交流费1）国际机票（带有INVOICE或RECE1PT字样

10、，并需附银行卡支付记录）2）校外专家来访承诺书3）中、英文邀请信4）被邀请人的护照入境记录的复印件十三、劳务费1.大学人员经费发放明细表2.附件：学生助研劳务临聘人员劳务大学学生助理和临时聘用人员工作合同书专家咨询费附专家咨询意见且负责人签字讲座费附学术讲座通知或海报注： 经费卡负责人登录大学信息门户-薪酬发放申报-按人员薪酬上传发放操作流程填写相关信息提交-打印大学人员经费发放明细表 发放到期之前的劳务费，附合同复印件；发放最后一次劳务费附合同原件 一份大学人员经费发放明细表对应一份报销单，不能合并填报十四、借款业务1 .网上报销业务类型选择“借款”，打印出“借款联”和“销账联”一并交至财务

11、2 .借款需提供附件：如合同、材料订单、立项书、版面/会议/注册费通知、出国批文、大学固定资产申请审批单、国内出差审批单等3 .借款人取得发票后，及时到原办理借款的校区办理冲销业务特别说明:1 .票据必须真实合法且填写完整，票据抬头必须是“大学”2 .当年度发票报销至次年3月底3 .每一笔报销单附件不超过50张4 .带的是可选项，如发生业务需要提供相关材料。5 .票据不能化整为零。对于连号发票，或同一家公司同一天发票均视为单张发票，超过限额需要提供清单和刷卡记录6 .发票金额超过2万元需签订合同，加盖“大学”公章或“大学合同专用章1并由经办人签字7 .自2017年4月10日起，除支票、贷记凭证等转账支付方式外，所有费用使用公务卡结算，报销时均需附公务卡消费记录（Pe）S机小票、银行对账单、短信截屏打印等）以下情况可暂不使用公务卡结算：单笔消费在500元（不含）以下且不具备刷卡条件的零星支出快递、出租车、通行费、停车费、汽油费、火车票等目前只能使用现金结算的支出支付给校外人员的一次性劳务报酬支付给困难或特殊人群等的一次性慰问支出维稳等特殊工作需要的相关支出8 .最终解释权归财务处所有