水利工程电子文件归档与管理利用.doc

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1、水利工程电子文件归档与管理利用摘要：水利工程关乎民生发展，具有防洪抗洪、水利调控等作用，而水利工程电子文件则是工程建设中形成的一种专门电子文件，包括工程勘测文件、规划文件、设计文件等。在水利工程建设中，做好电子文件归档管理利用研究十分重要，可以为工程后期兴修、扩建提供信息数据支持。对此，本文对水利工程电子文件归档及管理利用作研究。关键词：水利工程；电子文件归档；管理利用在信息化时代，电子文档由于具有便于储存、传输等特点，因此在很大程度上代替了传统纸质档案的使用，而在水利工程勘测、设计、施工等活动中，也会形成一些具有保存价值的电子文件资料，这些电子文档作为水利工程建设的重要组成部分，可以为工程后

2、期兴修、扩建提供数据信息支持，因此强化水利工程电子文件归档及管理利用研究十分重要。本文针对水利工程电力文件归档及管理利用的策略进行详尽分析，以促进我国水利工程建设发展，实现社会的可持续发展。一、水利工程电子文件归档概述（一）水利工程电子文件归档范围在信息网络通讯快速发展的时代背景下，电子文件数量迅速增加，而自1999年开始，国家档案局就将电子文件归档管理作为工作重点，并于近年颁布了建筑工程电子文件报送工作通知及水利工程声像档案管理方法，这些都将水利工程电子文件档案管理工作推向了新的高度1。具体而言，在水利工程电子文档归档中，勘测资料、规划资料、设计资料、招投标资料都是需要进行归档的电子文件资料

3、，如水利工程项目建议书、工程检验报告、工程总体规划方案、工程设计施工图、工程施工变更修改文件等都属于水利工程电子文档归档范围，因此在实际归档中，档案管理人员必须要明确水利工程电子文档归档范围，这样才能保证档案归档的完整性。（二）水利工程电子文件归档方法在水利工程电子文档归档中，主要是按照电子文件移交目录及相关说明进行归档，在实际归档工作中，档案管理工作人员首先要填写电子文件登记表、电子文件原数据表等，主要填写内容包括工程名称、文件标号、文案形成时间、文件操作系统名称、软件名称等。其次在电子文档归档及光盘刻录时，由于光盘是一种不能被修改的储存介质，因此各归档部门要以项目为单位进行组盘。通常情况下

4、，一个项目要尽量刻录在一个光盘中，若是刻录不下，可以刻录在两个或多个光盘中，但是不可在一个光盘中刻录两个项目，并于光盘刻录结束后，在光盘中做好标识。最后，归档的水利工程文件还应有相关的说明文件及目录，这些说明文件应采用纯文本格式，其中的内容应包括水利工程概况、电子文件归档说明等，从而对电子文档文件的卷宗名称、档号、档案份数、归档时间等加以说明，这是水利工程电子文档归档的一个完整过程，可以为电子档案的管理和利用提供便利。二、水利工程电子文件管理利用措施（一）健全档案利用制度电子文档作为水利工程建设的重要组成部分，是水利工程建设全过程的真实反映，是调查工程事故、工程兴修扩建的第一手资料，因此做好水

5、利工程电子文件管理利用工作十分重要。“没有规矩不成方圆”，因此若想要更好地管理利用水利工程电子文件资料，建立健全档案利用管理制度十分必要。首先应建立明确的档案利用审批制度，不断完善水利工程档案利用审批手续，无论是哪个部门的工作人员，若想要查阅使用水利工程电子文件资料，都必须要获得主管领导的批准，这样可以防止档案遗失泄密，为电子文件档案资料高效利用提供保障2。其次是建立完善的档案利用管理制度，根据制度要求，档案管理人员要及时利用信息技术收集管理档案，确保电子档案文件及时更新，从而更好地满足使用者的档案利用要求。此外，还应做到电子档案与纸质档案之间的利用互补，强化档案资源整合，从而推动水利工程电子

6、文件管理工作效率不断提升。（二）规范档案利用方式若想更好地提升水利工程电子文件管理利用效率，就必须规范档案利用方式，根据电子档案规范管理要求，要将带有档案标识的电子文件集中拷贝在光盘中，同时要一式三份，一份封存保管、一份为相关人员提供查阅使用、一份异地保存。考虑到移动硬盘的兼用性问题，可以将光盘数据拷贝到硬盘中，建立档案编号，然后使用另外两个移动硬盘，对第一个硬盘数据进行转化，从而一份封存保管、一份异地保存。同时，为了更加合理规范地利用水利工程电子文件，用于借阅使用的电子文件资料应根据使用者的身份情况及水利工程电子文件密级进行有效管理，要求不能完全开放的项目电子文件，使用者不可以进行电子复制，

7、因此这一类文件必须要在监控下进行使用。若是采用网络利用方式，应该对一些有密级的电子文件资料进行加密处理，并且要不定期地更换密钥，从而防止造成文件泄露损失。（三）提升管理人员素质在水利工程电子文件管理利用工作中，由于当下可以提供利用的方式多种多样，并且具有技术依赖多重化的特点，因此作为水利工程电子文件管理工作者，必须要具备较强的工作能力，这样才能为水利工程电子文件管理利用工作提供支持保障。首先要强化现有档案工作人员的专业培训，如对一些管理工作经验丰富而计算机知识欠缺的工作人员，要注重强化计算机操作知识培训及信息数据安全知识培训。而对那些业务能力强但缺乏水利工程电子文件管理意识的工作人员，要对他们

8、进行思想教育，让其认识到水利工程电子文件管理利用的重要性。其次要加大引入复合型管理人才，从而更新水利档案管理队伍血液，在复合型人才带动下，促使水利档案管理部门工作人员的素质能力不断提升，从而更好地推动水利工程档案管理工作的不断发展。（四）重视档案管理安全信息技术具有开放性、共享性的特点，这也决定了水利工程电子档案管理利用的脆弱性，为此进行水利工程电子文件管理利用工作时，必须要重视信息安全管理，确保电子档案管理系统的绝对安全，这样才能为我国水利工程档案管理工作发展提供保障。为此，首先档案管理部门应提升数字化管理能力，将现有库存的重要且需要永久保管的纸质工程档案资料采用扫描或者转换等方式变为电子文

9、件，同时针对电子文件档案来源多样的特性，要强化统一归档渠道建立3。其次在进行水利工程电子文件管理利用工作时，要严格控制保管条件，所保存的电子文件要远离磁场、电场，并对有害气体进行隔离，定期对归档的电子文档载体进行安全检测，确保无划痕、无病毒侵袭，同时可以采用软硬件数据相互转换的方式，为水利工程电子文件管理利用安全提供保障。水利工程文件是工程建设中形成的一种专门文件，而在信息化建设不断推进的过程中，水利工程电子文件由于具有便于管理、方便传输等特点，在很大程度上替代了传统的纸质文件，成为管理人员的重点管理对象。因此，为了更好地推动水利工程档案管理工作发展，强化水利工程电子文件归档及管理利用研究十分必要。参考文献：1向玮瑶.水利工程电子文件归档及管理利用研究J.城建档案,2017(10):27-28.2王娜娟.水利工程电子文件管理利用及保护措施J.山西水利,2014(8):51-52.3唐海峰.水利工程电子文件的归档及管理探讨J.中小企业管理与科技(上旬刊),2015(9):56-57.6