某电力建设办公室管理手册.docx

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1、某电力建设办公室管理手册湖南省*电力建设有限公司办公室管理第一章员工日常管理制度4第二章会议制度5第三章物资管理制度7第四章办公用品领用制度8第五章印鉴管理制度9第六章计算机管理制度10第七章档案管理制度12第八章资料管理制度14第九章卫生管理制度17第十章公司保密制度18第十一章保险柜管理制度21第十二章来宾日常接待制度22第十三章员工日常管理制度24第十四章车辆及驾驶员管理制度28第十五章司机人员文明礼仪规定31第十六章出差管理制度33第一章员工日常管理制度第一条上班时间为夏季上午8:00分12:00分;下午14:30分18:30分,冬季上午8:00分12:00分；下午13:30分17:3

2、0分，各员工须按时上下班，不得迟到或者早退。第二条上班时间不得吃零食，早餐不得迟于8：30分。第三条进入办公室务必着装整洁，不得奇装异服，办公区域内不得穿拖鞋，需佩戴工作牌。第四条在办公室自觉讲普通话，禁止喧哗、说笑、打闹，说脏话。第五条自觉爱护办公室的各项设施,员工应在每天的工作时间开始前与工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。第六条不得在上班前与工作时间内饮酒，不同意在办公区域抽烟。第七条不得在工作时间上网玩游戏、打私人电话，不做与工作无关的情况。第八条工作时间内不得擅自离岗、串岗、唾觉等，不得外出办私事。第九条客户来访，应热情接待，并安排相应的负责人接待，

3、不许冷落客人，要主动招呼，并倒上茶水。第十条客户打来的电话，务必认真倾听，文明礼貌、认真负责地做出回应，并做好有关记录。第十一条不私自动用办公室物品，如有需要应向办公室登记并做好领取记录。第十二条不随便动用他人物品，如有需要，应事先征得他人同意。第十三条下班之前要检查门窗、水龙头、电灯、电脑等是否关好，杜绝不必要的资源浪费现象。下午下班之后没有工作需要不得进入办公区域。第二章会议制度（一）目的第一条本制度规定了公司会议召开的管理方式。（二）会议种类第二条公司常务会议、总经理办公会议、各部门（办事处）工作会议与全体员工会议。（三）责任者第三条办公室（四）管理制度第四条职责1、 办公室负责会议的计

4、划安排及公司例会的考勤、组织、记录，会议纪要的起草、送审、签发、发放及会议安排工作的检查、落实与考核。2、 办公室负责公司员工大会及各部门（办事处）经理以上全体会议的通知、组织、议程安排、考勤与考核。3、 公司各部门（办事处）负责本部门（办事处）工作有关的专题会议的组织、记录、会议纪要的起草、送审、签发、发放及会议安排工作的落实与考核。（五）管理内容与方法第五条公司例会1、 公司常务会议：原则上为不定期召开，参加人员为各部门（办事处）负责人及以上人员，由办公室提早通知并做好会议各项准备，会议由总经理主持，各部门（办事处）负责人汇报本部门工作的情况、需要解决的问题与对下周工作的安排，总经理总结前

5、期工作，传达董事会指示,布置后期工作任务，讨论决定公司重大事项及人事安排。2、 公司总经理办公会议：原则上每周一上午召开一次。参加人员为各部门（办事处）负责人及以上人员。会议由总经理主持，各部门（办事处）负责人汇报本部门工作、存在问题、下阶段工作计划，公司领导协调解决各部门（办事处）工作中出现的问题，布置下阶段工作任务，通报公司的工作重点，如部门（办事处）负责人有出差或者其他原因不得到会的，应安排好该部门其他人员参加。3、 公司各部门（办事处）工作有关的专题会议。公司领导或者各部门（办事处）临时要求召开专题会议的，原则上务必于开会前三天将会议企划报告交办公室，由办公室统一协调安排会议，并打印会

6、议安排表下发到各与会部门（办事处）。报告由组织召开会议的部门（办事处）预先提出会议议题，收集与议题有关的情况，会前通知与会者。与会者在会前务必充分熟悉会议内容,并做好发言准备，原则上会议是对预告的议题进行讨论、研究与决策，特殊情况下，征得与会者的同意对需要及时解决的时效性很强的问题，可适当增加会议议题。召开会议的部门（办事处）要做好会议记录，需要请示领导决定的事项应提出书面请示报告。会议召开部门（办事处），要做好会议记录，会后做好有关“会议纪要”，交办公室签发。4、 公司员工大会公司员工大会原则上每年举行一次。会议由总经理向大会报告公司上年度工作总结、下年度工作安排与表彰本年度优秀集体与先进个

7、人。第六条会议考核1、 与会人员务必按时出席会议，若确有其它工作无法准时到会，须事先向办公室请假，凡属迟到者，将直接与绩效考核挂钩。2、 所有会议务必准时召开，不管什么原因，造成会议推迟半小时以上召开的，会议取消。3、 务必做好会议记录，会后根据会议主持者的意见，整理会议纪要或者会议决议案。负责催办、查办，并将执行结果的信息反馈给会议主持者。下发给与会者与需执行的部门（办事处）。4、 会后各有关部门（办事处）务必严格按照会议精神完成会议布置的各项任务，办公室按时督办。（一）固定资产管理第一条公司的生产资料凡使用性质为非易耗品的，单价金额在50元以上均列入公司的固定资产范围。第二条公司如需添置固

8、定资产，应由所需人事先填制物品申购单，经总经理审批后交至财务部备案。财务事后根据物品申购单与发票入账。第三条财务部应按每台固定资产设立固定资产明细单，明细单一式二份，由财务部与办公室各执一份。明细单应注明固定资产的名称、原值、年折旧率、使用年限、使用时间、使用地点、保管人（或者领用人）、要紧附属设备等有关资料，并由保管人（或者领用人）签字。第四条为便于管理，财务部应按资产类型及时对每台固定资产进行编号，贴上标签，并将有关资料交由办公室备案。年末由财务部协同办公室对固定资产进行盘点，核对。第五条固定资产在公司内部的使用地点如发生变化，办公室应及时通知财务部，合同更正有关备案资料，保证帐、卡、物一

9、致。第六条固定资产如发生外借，出租，出售，赠与情况，务必由办公室事先经总经理批准，报财务备案或者核销。第七条固定资产如发生报废，盘盈，盘亏或者毁损时，财务都应会同办公室查明原因，并由办公室出具情况说明或者处理意见，报总经理审批签字后，财务做出相应的处理。（二）低值易耗品管理第八条低值易耗品的核算使用一次摊销法。第九条公司如需添置低值易耗品，经办人应按申请购置物品流程办理。第十条财务部设立低值易耗品辅助帐，并由领用人（或者保管人）签字。第十一条领用人（或者保管人）发生变更，办公室应通知财务部，并由领用人至财务部签字。第十二条低值易耗品如发生遗失，损坏，报废等情况，领用人（保管人）应及时上报办公室

10、，财务部应会同办公室查明原因，并由办公室出具情况说明或者处埋意见，报总经理审批签字后，财务部做相应处理。第十三条各类常用易耗品按办公用品领用制度执行。第四章办公用品领用制度第一条本着提倡节约、杜绝浪费的原则，也为了各部门工作有计划性地开展,特制定本制度。第二条办公用品分易耗品与非易耗品，统一由办公室安排，财务部审核。除特殊物资外非总经理批准，其他部门不准私自采购，否则不予报销。第三条每月25号由各部门将下个月所需的用品提交办公室，过期未报视作放弃申购。第四条办公室将各部门计划审核后，参照当前库存情况，统一汇总后交由总经理审核。第五条办公室采购办公用品时，应坚持货比三家、质优价廉的原则，不得搭“

11、顺风车”购买其它未经同意购置的物品，不得照顾亲朋好友而购置质次价高的物品，不得私拿回扣。第六条各部门易耗办公用品的发放实行定额操纵，费用按人均10元/月，由各部门限额包干。第七条次月5日一7日前各部门派专人到办公室统一将办公用品按实领回后,具体发放到人,办公室以后不再办理领用手续（特殊情况除外）。第八条办公室对办公用品建立台账,办好所有物品的入库、出库手续。对无计划的办公用品，原则上不予发放，特殊情况须报部门负责人、办公室及总经理签字。第九条关于新进员工，办公室进行如下一次性标准配置：一支签字笔、一个笔记本。第十条对配置的非易耗品，采取谁使用谁保管的办法，由办公室登记造册，凡调出的要办理交接手

12、续；离开公司的，应如数返还；对损坏或者丢失的，则照价赔偿。第十一条每月30日办公室要搞好办公用品盘存，月初出具一份月报表交由负责人审核。第十二条凡需报废的办公用品，务必由使用人提出申请，逐级审批（领用日期、报废日期）后，方可销账或者重新领用。第五章印鉴管理制度（一）印鉴管理第一条公司印鉴刻制由管理部门统一办理，需刻制印鉴的部门，根据需要向管理部门提出申清，内容为：印鉴名称、用途、要求式样，经管理部门审核，报总经理助理审批，重要涉外公章报总经理审批后，办公室负责办理刻制手续。第二条管理部门对所有印鉴的领用建立档案，各部门由专人管理印鉴。第三条公司行政公章使用：公司行政公章由办公室专人管理，管理人

13、应建立用印台账。（二）用印审批程序：第四条凡属对外函件、公司文件、制度、对外报表等有总经理直接签字的文件，印鉴管理员可直接用印。第五条常规性工作需使用公司行政公章的，由经办人提出申请，由所属部门领导签署意见,总经理助理审批后，授权公章管理员可重复在审批范围期限内直接办理。第六条各部门工作范围内使用公章，由部门负责人审核签字，管理部门负责人审批，方可用印。特殊情况使用行政公章由总经理助理报公司总经理审批后用印。第七条特殊文件的公章使用务必由总经理签字后方可使用。（三）公司合同章使用：第八条合同章由办公室管理，使用公司合同章时，务必随合同附上经承办部门负责人、签字同意的用章申请表及承办部门负责人签

14、署的合同文本一起，经总经理确认无误后，方可盖章。（一）总则第一条随着科学技术的进展，对企业经营管理工作的要求也越来越高，使用计算机对企业进行管理，是提高工作效率与管理水平、实现企业管理现代化的途径。第二条公司统一配置同一品牌电脑，关于部分人员配置的笔记本电脑，除出差或者其他特殊原因，未经登记许可不得私自带出办公室。（二）管理员第三条负责计算机运用的长远规划。第四条根据资金的安排，负责机器及其他配置的计划与参与采购。第五条对分散使用的电脑进行不定期的检查。第六条本文涉及所有电脑有关设备全由公司办公室负责。（三）计算机安全管理制度第七条病毒防护1、要求：1）关于联网的电脑，任何人在未经批准的情况下

15、，不得向电脑网络拷入软件或者文档；2）关于尚未联网的电脑，其软件的安装由办公室负责；3）任何电脑需安装软件时，由有关部门负责人提出书面申请，经部门负责人同意后，由办公室负责安装；4）所有电脑不得安装游戏软件，不得浏览非法网页；5）数据的备份由有关负责人管理，备份用的数据盘由有关负责人提供；6）移动存储在使用前，务必确保无病毒；7）使用人长时间离开电脑前应退出系统并关机；8）任何人未经使用人同意，不得使用他人电脑。2、监管措施：1）电脑管理使用责任到人的制度，谁使用谁负责；2）由办公室指定专人负责公司所有电脑的病毒检测与清理工作；3）每台电脑设密码，密码报部门负责人，并报办公室备案；4）办公室不定期对公司电脑使用情况抽查。第八条硬件保护及保养1、要求1）除办公室负责保护人员外，任何人不得随意拆卸所使用电脑或者有关电脑设备；2）保护人员在拆卸电脑时，务必采取必要的防静电措施；3）保护人员在作业完成后或者准备离去时，务必将所拆卸的设备复原；4）要求各部门负责人认真落实所管辖内电脑及配套设备的使用与保养责任；5）要求各部门负责人采取必要措施，确保所用的电脑始终处于整洁与良好状态；