物业基础管理服务标书专用参考借鉴范本.docx

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1、W颂闫昌超EE筠1一、档案管理方案3（一）、管理运作流程3（二）、管理内容31、资料的收集32、档案资料的分类3（三）、管理规范化51、档案资料管理的要点52、档案资料管理制度53、操作方法64、档案资料管理体系75、档案资料销毁规程8（四）、档案资料的编号9二、人事管理方案9三、便民服务方案101、无偿服务项目112、有偿服务项目（仅参考）11四、社区活动的设想和计划12（一）弘扬“以人为本”的社区文化精髓12（二）开展社区文化活动的基本措施131、制定完善的规章制度和明确的行为规范132、开展健康有益的社区文化活动133、健全组织机构和管理体系134、社区文化活动功能及硬件设置初期建议（略

2、）13（三）、社区文化活动形式13一、档案管理方案随着物业管理现代化的不断发展，信息资源成为管理又一重要因素。本物业项目的档窠、信息管理从本物业公司介入开始，始终伴随着物业管理的进程，从物业的规划设计、开发、监理、建筑的结构设施、设备及日常物业管理中的规章制度、记录表格、业主投诉与回访、承传工作票等等都涉及到档案、信息管理。为此，我们针对本物业项目的档案、信息资料管理，根据档案管理原理，遵循管理运作流程，将资料合理分类、确定保存年限，制定可行的管理规章制度和编号方法，最终达到“科学化、有序化、集中化”的管理目标。（一）、管理运作流程（二）、管理内容1、资料的收集本物业项目资料的收集坚持“来源多

3、、内容广”的原则。从物业管理的实际工作出发，扩大信息资料的来源，从建筑规划到工程竣工；从建筑物本体修缮到一花一木的养护都有详尽的档案资料收集。2、档案资料的分类所收集的档案资料，根据其来源、内容、形式，进行集中整理和科学分类，做到条理清晰、分类合理，便于使用、查找、检索。、移交资料项目资料名称规划资料1项目批准文件2.用地批准文件3.投资许可证、建筑许可证、开工许可证4.拆迁安置资料5.房地产平面图工程技术资料1竣工图、总平面图，建筑、结构、设备及附属工程及隐蔽工程的全套图纸2 .地质勘查报告、工程建设投标文件3 .工程合同及竣工报告、竣工验收证明书4 .工程预决算5.图纸会审记录6 .工程设

4、计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）7 .隐蔽工程验收签证8.沉降观察记录9.钢材、水泥等主要材料的质量保证书10.新材料、构配件的鉴定合格证书11 .水电气、卫生器具等设备的检验合格证书12 .砂浆、混凝土试块试压报告13.供水、供气的试压报告14 .园林绿化图纸和清样15 .设备清单、设备供货合同，设备安装调试记录，使用注意事项、说明，质保书和保修单16 .工程监理报告、日常物业管理档案、信息资料项目资料名称物业资料物业基本资料、分区资料、商业网点资料、娱乐设施资料等业主资料业主须知、业主基本资料、租赁合同、物品出入登记等装修资料装修申请表、报建批文、装修工程图、装修施工安全责任

5、书、装修施工人员出入证、施工单位营业执照、装修巡查记录、装修验收记录等维修资料修缮计划与方案、维修申报表、维修服务派工单、维修回访记录、公共设施维修记录等绿化养护资料绿化检查记录、绿化养护记录、礼仪摆花协议等清洁、保洁资料清洁服务整改通知单、保洁日检记录等消防管理资料消防巡视记录、消防设施检查记录、动火作业审批表、消防设施运行记录、火灾隐患整改通知等治安交通管理资料日常巡查记录、交接班记录、查岗记录、闭路电视监控系统录像带、紧急事件处理记录、车辆管理记录、护管巡逻签到表、安全隐患整改通知等设备管理资料设备台帐、设备维修保养计划与申请报告、设备维修保养记录、设备运行记录、设备维修分包协议、设备检

6、查记录等社区文化活动资料活动实施方案、活动宣传图片、录像记录、传媒报导、总结报告等员工管理资料员工个人资料、聘用表、员工培训计划、员工培训记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工内务管理记录等服务质量反馈资料服务质量回访记录、展户、参展人员意见调查、统计记录、业主人员投诉及处理记录等行政文件资料政府相关文件、法规、法律；房地产公司有关文件、通知、函件；物业规章制度、通知、通报等文件；物业荣誉档案；物业接待、参观记录等（三）、管理规范化1、档案资料管理的要点、重要的档案资料（如竣工资料）的交接必须经过双方负责人或其指定责任人验收，完善交接手续后方能分卷立档。、档案资料实行专人专职管理。、档案资料实行严

7、格的借阅登记制度，归还入档时，必须经过审核检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重的须追究借阅人员的责任。档案管理人员须定时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽导致文件流失。、档案资料管理实行严格的鉴定制度。档案资料的鉴定必须由主要负责人或其指定的责任人负责，对档案是否有效、作废以及保存数量等做出决定。当文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效文件。（5）、档案资料的管理必须做到“七防”，即防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防变质、防高温。必须配置有效的灭火器材，潮湿天气需放置生石灰等防潮物,档案管理人员须定期检查和清理，保证档案资料管理环境条件符合要

8、求。2、档案资料管理制度、管理处档案资料员负责整理收集各类档案资料。、管理处工作人员日常工作中必须完成工作范围内的各类文件、记录，以便档案员收集。、管理处资料室收档、存档的文件、批文必须是原始记录，其他资料确没有原始记录，也可存复印件。、档案员负责做好档案、资料的防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗、防高温工作。、管理处档案资料分类：住户档案资料、装修审批资料、维修保养资料、工程竣工资料及管理处相关资料。、已归档的资料，每月进行抽查，每季进行全面检查，年度进行清理、检查，对超期或已无保存价值的档案，严格按销毁规程进行。（7）、对外借阅住户借阅或其他人有关档案资料，须向管理处提出书面申请，经管理处

9、经理批准后，交档案员备案查找。所有借阅档案资料不得带出档案室，如遇特殊情况需复印的，应交纳一定的保证金。（8）、对内借阅管理处内部工作人员查阅档案资料时，经管理处经理批准后，交档案室档案员查找，但不得随意复印。3、操作方法规范的档案管理不仅可以体现企业行政管理的水平，而且长期保存的各种管理文件及其中的各项数据，对于企业分析、总结经营决策管理历史，以及由此制定的未来发展方针与具体工作方法都能够提供实质意义的参考。、建立目录建立目录作为完整的文件管理的最基本工作之一，能使查阅文件更加快速、方便，提高工作的效率。目录建立的形式采用书本式页码检索法。总目录根据目录名称首字母顺序排列，如第一个字首字母相

10、同，就以第二个字首字母作比，以此类推。目录后用括号注明该文件存档位置，虚线后标注分目录查阅页码数。分目录以表格形式，记录分目录下所包含文件情况，应当包括文件的顺序、名称、编号、时间、归档人及详细的存放位置等内容。当文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效文件。、存档。为了保证文件的完整，要求文件必须及时存档。日常存档的文件首先按接收或发出的文件内容对其进行分类，然后将文件信息记录在相对应的分目录表格中。记录时要注意字迹工整，使用黑色钢笔填写。其后才将文件放入文件夹（盒）中。文件夹（盒）按物业资料、设备管理资料、业主资料、维修资料、保洁绿化资料、安全护管资料、社区文

11、化活动资料、行政管理资料、常用表格、其它等类别有序地摆放在文件柜中。、归档日常接收或发出的文件通常按年度汇总归档，但内容比较多或记录比较频繁的文件（如护管的巡检表等），可按季度先整编，再按年度汇总。归档时，将文件装订成册后放入档案袋内，并在档案袋正面张贴文件相关信息的纪要说明书,包括文件类型、名称、编号、时间起止、归档时间、归档人等内容。要求使用文档打印（格式另见附件）。文件汇总归档后，应当按类别进行存放，以便日后的查阅。原则上应该为归档的文件安排一个文档仓库间，以货架或箱子将文件袋按类别分处放置，如果因空间等条件所限也可放在一起，但必须以醒目标识的卡片分隔。、查阅企业的文件有些是属于机密性质

12、的，为了防止文件的外流与丢失，健全的档案管理制度必须包括文件的查阅与使用规定。各部门与管理处在日常的操作中，一定要严格遵守文件查阅与使用制度，严禁一切私自查阅文件的行为。如果因工作需要而查阅文件,应当按程序与规定填写借阅登记表,做好严谨的借、还记录。在使用档案资料的过程中，一定要做到及时存档,按类归档,做好借阅记录。、考核：档案资料的管理列入管理处工作考核范围，定期进行考核评比。4、档案资料管理体系图文介绍项目概貌基本情况附属设施5、档案资料销毁规程、每年年底由档案资料员对档案资料作一次全面认真检查、整理，并提出超过期限或已无保存价值的档案。、根据各类档案资料的保管期限，在确定该档案已超过保存

13、期限或已无保存价值时，由档案资料员填写销毁单并报经理鉴定。、经理在接到销毁单10个工作日内，结合实际情况，并经管理处办公会议进行鉴定，确认无误后，执行销毁。(4)、销毁档案资料时，应有详细记录。(四)、档案资料的编号PJ一一/年份顺序号I文件代号分类代号管理处代号公司代号说明：1、公司代号：前两位为地名前两位的拼音字头，如南京为“NJ”、北京为“BJ”，后两位为圣地的拼音字头“SD”。2、管理处代号：取管理处名称的前两位的拼音字头，如“本物业项目”管理处为“BW”。3、分类代号统一规定用下列字母代表：规划资料(A),技术资料(B).物业资料(C)、业主资料(D)、装修资料(E).维修资料(F)

14、.绿化养护资料(G).清洁保洁资料(H),消防管理资料(I)、治安交通管理资料(J),设备管理资料(K)、社区文化活动资料(1)、员工管理资料(M)、服务质量反馈资料(N)、行政文件资料(O)04、文件代号按照移交资料表和日常管理资料表内的资料内容，由分公司及各管理处自行规定用两位数字代表：如竣工图(06)、总平面图(07)等等。5、顺序号：依归档顺序编号，用三位数字表示。6、年份：按照归档年份编写。二、人事管理方案近几年来，本物业公司之所以取得了外拓物业的骄人业绩，管理创新是其中的原动力之一，而人事管理则是其核心部分。公司在员工录用考核、晋升淘汰等方面已建立了一整套高效运作的体系。在本物业项

15、目的人事管理中，我们将继续坚持本物业公司人事管理的“四机制”原则。 竞争上岗机制建立“岗位能上能下、人员能进能出、工资能高能低”的竞争上岗机制。管理人员实行竞争上岗、优胜劣汰，能者上、平者让、庸者下，创造平等竞争的良性环境，促进人才的脱颖而出。 激励机制在本物业项目的人事管理中，我们将一如既往地以员工的需要、行为、动机、目的作为确定激励机制的根本，充分发挥人的积极性、创造性、能动性。根据员工的服务态度、质量意识、工作技能、工作绩效确定物质奖励和精神奖励的标准。以物质奖励调动员工的积极性，降低劳动成本，改善服务质量，提高管理水平;以精神奖励使员工树立正确的人生观、价值观，通过精神奖励对员工的行为方式和价值观念给予充分的肯定、认可和赞赏，以此激发员工的精神动力。 实施全员量化考核制对每位员工的各个工作环节，进行量化考核记分，考核人每月对员工的上月工作实绩，按量化标准进行考核。考核实行百分制，按实得