现代秘书实务课程学习内容.docx

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1、现代秘书实务第一章秘书实务概述1、秘书实务的含义理解（职能四个方面的关系）含义：秘书工作的实际事务。从秘书学科体系的角度来看，秘书实务是秘书学科的一门分支学科、从秘书工作的职能角度来看，秘书实务是指秘书工作中具体办理事务的职能。秘书工作职能的四个方面：辅助决策、处理信息、协调关系、办理事务（办文、办会、办事过程）秘书工作职能的四个方面的关系：办理事务职能是秘书实务的具体内容。秘书实务是秘书工作的一个组成部分，与辅助决策、处理信息、协调关系的职能相互联系和渗透，互为条件，构成秘书工作的整体。秘书实务是实现秘书工作各项职能的充分必要条件。2、秘书实务的内容（1）拟写文书（2）处理文书（3）组织会议

2、（4）安排领导活动（5）接待工作（6）信访工作（7）督查工作（8）协助领导处理危机（9）其他办公室日常事务：保密工作、值班工作、完成领导交办事项、管理办公用品和用房、接打电话、收发传真、管理印章与介绍信3、秘书实务的作用理解（危机管理案例中）（1）推动管理信息环流领导管理过程是动态控制系统，由研究、决策、执行、监督、反馈五个子系统构成，各子系统由信息连接。（2）实现秘书工作职能（3）提高领导管理效率4、秘书实务的性质（从属性）（1）从属性秘书实务应领导工作需要而发生，从属于领导工作，呈现被动性（2）服务性5、秘书实务的特点（潜隐性）综合性、繁复性、程序性、突击性、潜隐性（具有潜在隐蔽的特点，包

3、括活动名义的假借性、活动过程的幕后性、劳动成果的利他性）、机要性6、秘书实务的原则理解（1）主动原则随时掌握领导工作的目标、思路和发展脉络，在思想上与领导保持高度一致，不断增强做好秘书实务的自觉性，提高秘书实务的针对性加强工作的预见性，掌握工作的主动权。首先，对领导工作的需求（当前需求、可能性需求）进行预测；其次，对过去、将来突发危机早做准备。善于总结秘书实务的经验和规律，不断提出改进秘书事务的新方法，努力提高秘书实务的水平，以适应形势的发展变化和领导工作的新要求、新标准。（2）计划原则（3）规范原则（法定性规范、约定性规范）（4）创新原则（5）协调原则（工作协调、关系协调）第二章文书写作1、

4、公文包括哪些范畴P14公文是指法定组织在其公务活动中所形成的、具有法定效力和规范形式的、对外发出的公务文书。2、文书构成要素（笔记）符号要素、信息要素识别符号要素：文字符号、图形符号、格式符号信息要素：主题信息、辅助信息、附加信息3、行文关系相关文种P19（1）上行文：上行文即向具有隶属关系，或虽无隶属关系，但在特定的业务范围内受其职权管理的高级别机关的行文。（2）平行文：平行文即平行机关和单位之间，或者既不隶属、又无职权上管理与被管理关系的、级别不相等的机关或单位之间，以及高级别机关与受对方职权管理的低级别机关的相互行文。（3）下行文：下行文即向具有隶属关系，或虽无隶属关系，但在特殊的业务范

5、围内受本机关职权管理的次级机关的行文。（4）多向行文：多向行文即特定机关或单位根据工作需要，在自己的职权内同时向社会各个方面告知或要求遵照执行、办理的行文。4、文书的结构（骨架、血肉、衣服）（1）主题（灵魂）（2）材料（血肉）（3）语言（衣服）（4）结构（骨架）5、常用的用词（笔记表格）P28（1）开头词：如为了、为使、根据、遵照、兹因、由于、鉴于、据查、近查等。（2）称谓词：如我、本、你、贵、该等。（3）引叙词：如收悉、电悉、获悉、欣悉、惊悉、痛悉、前接等。（4）综合过渡词：如为此、因此、据此、有鉴于此、总之、综上所述、以上各条等。（5）期请词：如请、拟请、提请、恳请、特请、切盼、希、望等。

6、（6）表态词：如同意、不得、照办、速办、迅即办理、准予、遵照执行、贯彻执行、参照执行、研究办理、供参考等。（7）询问词：如当否、妥否、可否、是否可行、是否同意、意见如何等。（8）程序词：如报批、报经、报送、报请、呈报、呈请、出具、非经.不可、核准、核定、核拨、审查、审定、审批、审议等。（9）结尾词：此令、特令、现予发布实施、现于公布等。6、拟标题P30（1）发文机关或会议名称+事由+文种（2）发文机关或会议名称+文种（3）事由（主题）+文种（4）适用范围+适用对象+文种（5）适用范围+适用时限+主题+文种（6）仅标明文种（7）复合式标题，由主题和副题组成7、主送机关P31（1）单称：用于向一个

7、特定的机关行文。使用单称要注意区域限制。在本地区、本单位可称上级为“省政府”、“董事会”，但跨地区、跨单位行文时，必须写明本地区或单位（机构）的全称或规范化简称。（2）并称：用于同时向两个以上的机关行文或称呼两个以上的对象。主要的机关和对象应写在前面。（3）统称：即将同一类型的机关名称或称呼对象的共同中心语抽出，前面加“各”。无中心语的机关，可按其性质统称。（4）转称：用于主送某一机关，同时要求转送另一机关的公文。（5）递降称：用于多级下行文。8、通知、请示、公告、函（PPT）（1）通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知后者执行的事项，及批转、转发公文。通知的机构由标题、主送机关、

8、正文、署名和成文日期五要素组成。例：XX市人民政府办公厅关于进一步规范以市政府名义举办的会展活动的通知各区、县（市）人民政府、市直机关各单位：正文XX市人民政府办公厅20XX年X月X日（2）请示请示用于向上级机关请求指示、批准。请示的结构包括标题、主送机关、正文、署名和成文日期五种要素例：保安部关于更换危险品仓库灭火器的请示总经理：正文特此请示/以上请示当否，请批复保安部20XX年X月X日（3）公告公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。公告的结构由标题、正文、署名和成文日期四要素组成。例：XX股份有限公司第X次董事会议公告正文XX股份有限公司董事会20XX年X月X日（4）函函使用于不相隶

9、属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函的结构包括标题、主送机关、正文、署名和成文日期五要素。例：XX大学关于XX公司技术人员进修的复函XX公司：正文特此函复XX大学20XX年X月X日第三章文书处理1、文书处理的先后顺序（拟办、传阅）P79图31,.g1运我,11FC傅理理渡意一般文书而言，其处理流程在总体上是相同的。%-可用身3收文处理程序文书处理的总流举发文处理程序拆封-I签收I封发一发文登记盖宜或签署存本归档XTO1传传阅件归档+不同,但那一幻，表示。2、文书立卷的几个方法P102（1）按作者特征立卷：如上海和平汽车有限公司2013年干部、员工培训工作计划、总结（2

10、）按问题特征立卷：如嘉定市人民政府、嘉定市绿化工作委员会关于城镇绿化工作的意见、纲要、通知、报告（3）按名称特征立卷：如上海北海生物科技有限公司关于任免王震、徐海婴、张磊、徐华同志职务的通知（4）按时间特征立卷：如沪江大学、沪江市教委、沪江大学招生办公室关于2013年本科生招生的请示、批复、通知（5）地区特征：如中山区2013年学前教育、基础教育、文化基础设施、群众性教育活动现状调查报告（6）按通讯者特征立卷：如中国人民大学与江南大学关于王海、刘啥工作调动问题的来往文书（7）按人物特征立卷：如张志高人事档案（8）按会议名称或类型立卷：如XX公司第X次职工代表大会文件第四章会议准备工作1、会议活

11、动构成要素（笔记：主体、客体、时空环境、“三类九种”）（1）会议活动主体（会议筹办主体、会议议事主体、会议工作主体）（2）会议活动客体（会议主题、会议文书、会议结果）（3）会议时空环境（会议时间、会议地点、会场设施）“三类九种要素体系”相互联系、相互影响，形成息息相关的有机整体。2、会议议题P119（1）议题的作用：体现会议目标、引导和制约会议的信息交流（2）相关术语：会议主题：一次会议中贯穿各项议题的主线。中心议题：体现会议中心目标或主要目标的议题。动议：在会议期间临时提出的议题。所涉及的事项一般都较为紧急，常常是针对某项已经列入议程的议案而提出的修正性或者反对性议题。3、会议时间P120（

12、1）相关术语：会期：会议从正式开始到结束的时间跨度。会期同会议的效率有密切关系，效率越高，则会期越短。二是指周期性会议召开的固定时间。会议周期：一是指同一性质和同一系列的两次会议之间的时间跨度。休会：会议过程的中止或会议期间的休整。复会：会议在休会之后的继续。闭会：在正常情况下完成各项议程后结束会议。大型会议的闭会可称为闭幕。同一性质和系列的两次会议之间的正常间隔期称为“闭会期间二4、会议方式P121会议方式要素构成：一是沟通方式。比如按信息沟通的反馈情况来分，可分为单向沟通、双向沟通和多项沟通。二是发言形式，如口头发言、书面发言、自由发言和指定发言等，采用何种发言形式取决于会议性质和目标。三

13、是座位格局。座位格局有专设主席台的上下相对式、不设主席台的围坐式、与会者分成若干组围坐的分散式等。四是物质与技术手段。指举办会议活动、传播会议信息所必须具备的场馆、仪器、设施、用品、动力、技术等。5、按会议的方式划分哪些场合P124（1）现场会：即在事件发生现场召开并参观考察现场的会议。（2）演示会：又称展览会。这类会议与单纯性的展览不同之处在与会者在观摩操作演示之后，还要相互切磋交流或洽谈。（3）电话会：利用电话连接各分会场而召开的会议。（4）视频会：分为单项传播和双向传播。单项传播即利用电视实况转播，组织各分会场的与会者收听收看，分会场无法参与主会场的活动；双向传播视频会议即通过视频系统将

14、主会场和分会场连接起来，实现图像和声音双向传递和多向传递，又称电视电话会议。（5）广播会：通过有线或无线广播召开的会议。（6）计算机会：利用计算机和网络系统举行的多媒体会议。（7）座谈会：以围坐交谈的方式召开的会议。（8）茶话会：略备饮料、水果、茶点的会议。（9）招待会：以宴请的方式招待客人、商谈工作或发表演说的会议，如欢迎宴会、早餐会等。（10）普通会议：会场中专门设有主席台或讲台进行上下交流的会议。6、会议的领导机构（筹备委员会）筹备会简称筹委会，规模较小的会议活动则称之为筹备工作领导小组，简称筹备组，其职责与筹备委员会大体相同。但筹备委员会只负责会议的筹备工作，一旦会议产生出领导机构（如

15、主席团），筹备委员会的使命就宣告结束。7、会务工作系统（内部机构划分、部门分工、构成）（1）秘书长：既是会议活动的领导成员，又是会务工作系统的最高负责人。主要职责：A筹备阶段协助会议领导机构负责人（组委会主任、理事长等）开展工作，执行领导机构的各项决定和决议。B向会议领导机构及时汇报筹备工作的进展情况，指出存在问题并提出改进措施。C法定性代表大会的秘书长，在预备会议之后主持召开第一次主席团会议，选举或协商产生主席团常务主席和执行主席。D领导秘书处，处理会议活动举办期间的日常工作，签发各种文件。E负责领导会议的善后工作。(2)秘书处举或协商产生主席团常务主席和执行主席；5 .领导秘书处,处理会议活动举办期间的日常工作,签发各种文件.6 .负责领导会议的善后工作。（三）秘帆秘书处是秘书长领导下的具体实施会务和展务工作的机构其内部分工号如下：1 .文件组,又称秘书组,主