备用钥匙及证件管理规定.docx

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1、文档编号YD-JT-ZC-备用钥匙及证件管理规定2018018密级内部公开-c文档版本V1O页数共8页备用钥匙及证件管理规定发布日期：2018年11月1日文件签批页版次日期编写审核会签批准主办部门审计部核查分发原件存放此文件产权属亚滴新能源集团所有，未经许可，不得以任何方式外传。文件修改跟踪页版次作者文件修改原因日期修改页目录二、适用范围5三、职责5IZy、IiE彳牛自5.5五、匙及证件外借规定6六、钥匙及证件归还规定6七、钥匙及证件管理台账6附表一：钥匙及证件借用管理台账6附表二：备用钥匙借用申请模板8一、目的便于车辆钥匙及证照的管理，制定如下规定。二、适用范围本制度适用于亚滴集团所有分、子

2、公司三、职责1资产管理中心：负责制定车辆合规标准，规范车辆随车物件及证件的管理；制定车辆档案标准并适时对地区完成情况进行抽查。2 .地区资产管理中心：负责建立车辆档案，建立车辆档案室；完成车辆随车物件及证件的管理，确保车辆一车一档。3 .综合管理部：协助采购档案柜、建立档案室并增加监控及安保设备。四、钥匙及证件管理1 .存放要求：存放在视频监控可以监视的范围内，密闭带锁通风消防合规的房间。2 .管理要求：建立资产信息库，有序号有规则有台账式管理。3 .1线上管理将车辆照片及证件扫描归档并上传AFO系统。包括：车辆右前45照片、发票、登记证书、交强险保单、商业险保单、保险批单、行驶证（正本正面、

3、正本副本、副本正面、副本副面、正副本合照）、网约车证，文档命名规则如下：1）行驶证：车牌号正正I正背I副正I副背I正副,如“粤B1V55FJE正.png”2）车辆照片：车牌号前I后I左I右I内,如“哼B1V55F.前.png”3）登记证书、发票：车牌号登I发,如“粤B1V55F一登.png”4）车辆网约车证：车牌号网,如“嗯B1V55F网.png”4 .2线下管理一车一档，有固定资产编号及台账。包括：登记证书、行驶证（复印件）、运输证（复印件）、交强险保单、商业险保单、保险批单、完税证明。五、匙及证件外借规定1 .申请借用钥匙及证件必须为车队长、委托公司及租赁公司对接人员，至少提前1天，提OA

4、申请由资产负责人审批，借用备用钥匙为委托公司及租赁公司的，还需填写申请单盖公章。2 .借用钥匙及证件需缴纳押金（本公司工作人员不需缴押金）（秦、E5、宋MAX钥匙：500元/个、腾势钥匙2000元/个、行驶证200元/本、运输证XXX元/本-自定），押金直接转账到公司账户，借用时需向管理员提供财务开具的收款收据。3 .借用钥匙及证件时管理员需仔细登记借用人、借用时间、借用用途、归还时间。4 .借用钥匙及证件必须按约定时间归还，如需超期使用，则需到管理员处再次备案使用，如未再次备案则直接按丢失处理，相关损失由责任人承担。5 .配钥匙，则由资产管理人员陪同驾驶员前往合同修理厂配钥匙。6 .登记证书

5、不给予外借，特殊情况需由资产负责人审批，仅限于资产人员办理业务。7 .保单原件外借仅用于：违章处理，扣车处理，事故处理，年审，平台解封等。六、钥匙及证件归还规定1借用人在归还钥匙及证件时管理员需及时注销借用记录，摆放回原位。8 .借用人成功归还后将收据交于管理员处，管理员提交退款0A,将押金退还与借用人。七、钥匙及证件管理台账1管理员需建立备用钥匙及证件总台账，包括借用归还记录（纸质）。9 .钥匙及证件需定时盘点（半年一次），如有缺失需及时查明原因并补配。附表一：钥匙及证件借用管理台账序号车牌号车型借用物件借用事由借用时间是否缴交押金借用人归还记录12345678910附表二：备用钥匙借用申请模板备用钥匙借用申请()有限公司：我司租赁贵司的车牌号码为的车辆，共计把。现因口强收车：驾驶员长时间未交租金，拒绝接受我司运营管理，需借用备用钥匙收回车辆口驾驶员主钥匙丢失，需借用备用钥匙重新匹配，特向贵司申请备用钥匙，并委托我司员工姓名+身份证借用。我司承诺：1 .备用钥匙借用后会妥善保管按照约定时间归还。2 .如备用钥匙丢失，一切损失由我司承担，损失可从备用钥匙押金中扣除。盖章：XXXXXXX公司日期：深圳市迪滴新能源汽车科技有限公司2018年10月23日