档案管理制度.docx

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1、档案管理制度一、概述本档案管理制度的目的是确保档案的安全性、完整性和有效性，规范档案管理流程和责任分工。档案是组织的记忆和资产，具有重要的历史价值、法律效力和管理意义。为了更好地保存和利用档案，本制度旨在规范档案管理行为，明确各部门的职责，加强档案保管、利用、归档和销毁等环节的管理,确保档案的安全可靠，便于查阅和利用。本制度适用于所有单位和个人的档案管理工作，包括机关、企事业单位、社会团体、个人等，涉及纸质档案和电子档案。并且本制度应当与国家有关法律法规和政策相衔接，遵守档案管理的基本原则和规范要求。档案管理应该贯穿整个档案生命周期，从档案的产生到最终处理都需要严格按照规定和程序进行。在档案保

2、管方面，应该选择条件良好的场所，建立门禁制度，实行登记台账，并设置专人负责，以确保档案的安全性和完整性。在档案利用方面，应该遵循规定和程序进行，确保档案的安全和有效利用。在档案归档方面，应当对档案进行分类编制目录，建立电子档案的分类规则和备份措施，以确保档案的方便查找和存储安全。在档案销毁方面，应当确定档案的保管期限，并按照相关规定和程序进行销毁，确保不会误删重要文件。对于涉及国家秘密或者其他重要信息的档案，在销毁前必须获得有关部门的批准，并按照相关要求进行销毁。最后，在违规处理方面，对于档案管理中的违规行为应当视情节轻重进行相应的处理。对于涉嫌违反法律法规或者损害组织利益的行为，将追究相关人

3、员的责任，包括纪律处分和经济赔偿等。二、档案保管档案保管是档案管理的重要环节，直接关系到档案的安全性和完整性。（一）、档案保管地点档案保管地点应该选择有限制出入口、通风良好、防潮、防火、防盗等条件较好的地方。同时还需要根据档案的特点和保存需求进行合理的布局和内部装修。具体来说，档案保管地点应当具备以下特点：空气湿度适宜：档案中大多数文件都是纸质的，纸张会受到空气湿度的影响而发生变化，导致文字模糊或者变形，因此档案保管地点应当保持相对稳定的湿度。防潮措施：对于档案保管地点常年处于潮湿环境的，需要采取防潮措施，如安装专业除湿设备、设置防潮隔离层等，以确保档案不会受到潮湿的影响。防火设施：档案保管地

4、点应当配备完善的消防设备，如灭火器、消防水带、烟感报警器等，并且需要定期进行维护和检查。防盗措施：档案保管地点应当具备一定的安全防范措施，如门禁系统、摄像头、保安巡逻等，确保档案不会被盗窃或者损坏。（二）、档案保管人员对于重要档案的保管，应当设置专门的负责人，对档案保管负主要责任，并建立相应的安全保卫制度。档案保管人员应当具备以下条件:具备相关知识和技能：档案保管人员应当经过专业培训和考核，掌握档案管理的基本理论、方法和技能，了解国家有关法律法规和政策。保密意识强：档案保管人员应当具备高度的保密意识，遵守秘密保密制度，保证档案的安全性和机密性。责任心强：档案保管人员应当具备较强的责任心和服务意

5、识，严格遵守规章制度，认真履行职责。（三）、档案保管登记档案保管应有登记台账，登记有明细，包括档案名称、编码、数量、排列位置、保管人员及日期等内容。档案保管登记有以下几个作用：便于查找：根据登记的信息，可以快速地定位和查找需要的档案。便于管理：通过登记，可以对档案的数量、种类、存放情况等信息进行统计和分析，为管理提供数据支持。便于监督：通过登记，可以了解档案保管人员的工作状态和档案的安全情况，及时进行监督和管理。（四）、档案室安全措施档案室的安全措施是档案保管的重要组成部分，主要包括以下几个方面：门禁制度：档案室应实行门禁制度，进出人员必须经过身份确认并记录。对于有限制权限的档案室，还需要设置

6、特定区域的访问权限，并进行定期检查和更新。环境控制：档案室应该保持良好的环境条件，如温度、湿度、光照、通风等，以确保档案的安全性和完整性。消防设施：档案室应具备一定的消防设施，如灭火器、消防水带、烟感报警器等，以防止火灾的发生。安全监控：档案室应当安装合适的监控设备，如摄像头、监视器等,以便及时发现和处理异常情况。防护措施：档案室应当设置防护措施，如防盗门、防潮、防尘等，以确保档案不受到外界环境的影响。应急预案：档案室应制定相应的应急预案，定期进行演练和评估，以应对突发情况。以上措施是档案保管的基本要求，针对不同的档案种类、数量和保存期限等情况，还需要做出相应调整和补充。同时，档案保管人员应当

7、认真履行职责，加强安全管理，确保档案安全可靠。总之，档案保管是档案管理中最为重要、基础和关键的一个环节，只有建立完善的档案保管制度和实施严格的管理措施，才能有效地保障档案的安全性、完整性和有效性。三、档案利用档案利用是指对已经归档的档案，依照规定程序和要求，进行查阅、借阅、复制等操作。档案利用具有重要的历史价值、科研价值和管理意义，对于促进社会发展和服务公众有着十分重要的作用。（一）、档案利用的范围档案利用的范围主要包括以下几个方面：研究调查：档案可以作为研究调查的重要资料来源，如历史、政治、文化、社会等领域的研究。决策咨询：档案可以作为决策咨询的参考内容，如政府部门、企事业单位和社会组织等相

8、关部门利用档案进行政策制定、项目实施、评估等方面的工作。法律诉讼：档案可以作为法律诉讼的证据材料，如涉及合同纠纷、知识产权侵权、劳动争议等各种法律纠纷的解决过程中，利用相关档案进行证明。文化传承：档案可以作为文化传承的重要载体，如文物、名人手稿、历史文献等档案资料的展览、保护、转化和传播等工作。（二）、档案利用程序档案利用应当按照一定的程序和规定进行。具体来说，包括以下几个环节：申请：申请方需要填写档案利用申请表并提供必要的证明材料,包括身份证明、研究调查或者法律诉讼的相关文件等。审批：档案管理部门对申请内容进行审查，并根据档案保密等级和特殊情况进行审批。对于涉及国家秘密或者其他重要信息的档案

9、，需要经过有关部门的批准后方可开放利用。查阅：申请方凭借有效身份证件，在档案室内进行查阅，可以在指定的档案阅览区域内查看档案。复制：申请方可以申请档案复制，如拍照、扫描等方式进行复制，但需要遵守档案保密等级和版权法律法规等要求。返还：申请方需要在规定时间内将借阅的档案归还，对于延期未归还或者丢失损坏的档案，需要承担相应的责任和赔偿等后果。（三）、档案利用方式档案利用的方式主要包括以下几种：传统查阅：即在档案室内进行手动查阅。这是一种最基本、直接的方式，适合于个人或团体小规模的研究调查需求。数字化查阅：即通过数字技术手段在互联网上查阅电子档案。这种方式可以快速地定位和查询需要的档案，但需要注意档

10、案保密等级和版权法律法规等问题。展览展示：即对部分档案进行展览和展示，以宣传历史文化、促进教育普及等目的。这种方式可以吸引更多的公众关注和参与，但需要注意保护档案安全和完整性。数字化复制：即利用数字技术手段对档案进行复制和转化，如扫描、数字化处理等。这种方式可以有效地提高档案利用效率和便利性，但也需要注意版权法律法规等问题。（四）、档案利用注意事项在进行档案利用时，需要注意以下几个方面：遵守规定程序：必须按照规定的程序和要求进行申请、审批、查阅、复制等操作，不得违反档案保密等级和版权法律法规等要求。尊重档案完整性：档案在利用过程中应当尊重其完整性，不得随意篡改、删除或者擅自移动档案资料。保护档

11、案安全：档案利用过程中需要加强安全防范，严禁私自复制、传播、泄露档案内容和资料。注意保密等级：有些档案可能存在涉及国家机密或者商业机密等重要信息，申请方需要注意遵守档案保密等级的限制。四、档案归档档案归档是指对各类文件、记录资料，按照一定的规范和程序进行分类、整理、装订等处理过程，使其具备长期保存和利用价值的工作。（一）、档案归档的目的档案归档的主要目的是保护和管理各种文件、记录资料，使其能够长期保存和利用，在历史、文化、科学等领域发挥积极的作用。具体来说，档案归档的目的包括以下几个方面：保障档案安全：档案归档可以采取专业的技术手段和措施，确保档案内容和资料不被篡改、丢失或者损坏，确保档案的完

12、整性和可靠性。方便档案管理：档案归档可以按照一定的规范和程序进行分类、整理、装订等处理过程，使档案材料更加规范、统一，方便后续的检索、查询和利用。促进档案利用：档案归档可以为后续的档案利用提供有力的保障和支持，使历史、文化、科学等领域的研究调查更加深入、系统和全面。（二）、档案归档的原则档案归档应当遵守一定的原则，以确保档案管理的规范性、科学性和可靠性。具体来说，档案归档的原则包括以下几个方面：分类原则：按照文件、记录资料的性质、用途、保存期限等要求，采取分类方法进行处理，使其能够便于管理和利用。时限原则：根据不同档案的保存期限要求，将档案分为永久保存档案和定期保存档案，并按照不同的保存期限进

13、行归档和管理。完整原则：对于同一单位或者个人的各种文件、记录资料，应当尽可能地保持其完整性，不得随意挑选、删除或者篡改其中部分内容。简便原则：档案归档应当尽可能地简便、易行、经济，避免过多的手续和步骤，从而方便后续的管理和利用。（三）、档案归档的步骤档案归档的主要步骤包括以下几个方面：分类整理：按照分类原则，将各种文件、记录资料进行分类和整理,建立相应的目录和索引系统。装订封存：对于已经分类整理好的档案材料，进行装订和封存工作，采用专业的技术手段和措施，保证其安全可靠。标记编号：为了便于管理和利用，对于每一份档案材料，应当进行标记编号，使其具有唯一性和全局性。登记备案：对于归档好的档案材料，需

14、要进行登记备案工作，建立档案库房的档案管理制度和管理规范。鉴定鉴定：对于某些档案材料，需要进行鉴定工作，以确定其历史、文化、科学等价值和意义。保管借阅：归档好的档案材料需要进行专门的保管和借阅管理工作,确保档案安全可靠，并方便后续的利用和查询。（四）、档案归档的注意事项在进行档案归档时，需要注意以下几个方面：遵循规范程序：档案归档应当遵循一定的规范程序和要求，按照分类原则、时限原则、完整原则、简便原则等原则进行处理。加强保密措施：档案归档过程中需要加强保密措施，确保涉及国家秘密或者涉密信息的档案不被泄露或者篡改。注意鉴定工作：为了保证档案的历史、文化、科学等价值和意义，需要进行鉴定工作，确定其

15、真实性和可靠性。建立档案管理制度：档案归档是档案管理中最为重要的一个环节，需要建立档案管理制度和管理规范，确保档案管理的规范性和科学性。总之，档案归档是档案管理中最为基础、关键的一个环节，只有按照规范程序和要求进行操作，加强保密措施和鉴定工作，建立档案管理制度和管理规范，才能更好地保护和管理各种文件、记录资料，使其发挥长期保存和利用价值。五、档案销毁档案销毁是指对已经达到保存期限、没有历史、文化、科学等价值和意义的档案材料，按照一定的程序和要求进行销毁处理的工作。（一）、档案销毁的目的档案销毁的主要目的是清理过时、无用、无害的档案材料，节约档案管理资源，提高档案利用效率，同时也可以防止档案泄密

16、、滋生陈旧思想等负面影响。具体来说，档案销毁的目的包括以下几个方面：保障档案安全：销毁达到保存期限、无历史、文化、科学等价值和意义的档案材料，可以有效地减少档案数量，防止档案泄密和滋生陈旧思想等不良影响。节约资源:通过销毁无用、过时的档案材料，可以节约档案管理资源，为有价值的档案材料腾出更多的空间。提高利用效率:清理无用、过时的档案材料，可以提高档案利用效率，使有价值的档案材料更加易于查询、检索和利用。（二）、档案销毁的原则档案销毁应当遵守一定的原则，以确保档案销毁的规范性、科学性和可靠性。具体来说，档案销毁的原则包括以下几个方面：适用条件：只有达到保存期限、无历史、文化、科学等价值和意义的档案材料，才可以进行销毁处理。