连锁门店超市商超销售退货业务详细设计及操作手册.docx

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1、目录1 .文档说明22 .销售退货业务概述22.1. 销售退货业务概述.22.2. 相关岗位职责描述.53 .退货业务系统流程介绍71. 1.退货业务系统操作流程图.73. 2. 详细流程与需求描述.94. 3. 业务关键控制点.115. 4.业务类型与活动规则说明.126. 5.业务单据134 .退货业务系统操作说明154.1. 录入退货授权记录.154.2. 退货审批194.3. 3.打印到货通知单204.4. 退货检验入库.214.5. 退货单入账.225 .换货业务流程235.1. 录入退货订单.235.2. 退货流程235.3. 换货订单下达.241 .文档说明本文档为OraCle

2、JDE系统应用方案中，专门针对省某某公司销售部处理与 客户退货相关业务时，应用ERP系统的需求描述文档。文档中主要描述物流客户发运业务目标流程、功能需求，及性能指标，使客 户和开发者对系统需求的理解达成一致，并将作为后续分析、设计、系统建设、 测试工作的依据，同时作为系统验收的标准之一2 .销售退货业务概述2.1. 销售退货业务概述客户提出退货要求，由销售部业务专员根据省某某公司退货管理办法，与客 户具体协商客户相关事宜，确认退货原因，判断是否符合退货条件。在此期间， 需要落实以下事项： 由物流过程中产生的损坏，通知物流部联系三方物流赔偿； 未开发票业务可以申请办理退货业务，现阶段只允许办理同

3、种商品换货, 原则上不办理退款业务； 已开发票业务，原则上只办理同种商品换货，如确实需要退货，必须先处 置完退货发票手续；确定客户属非物流原因，并符合公司退货管理规定的业务，销售部业务专员 可以填写退货申请单，办理退货流程。省某某公司退货业务流程如下图所示:t - i填事卜办卜录入卜注Ff退回两在-FrJsl退回商阖按 八 可 政 策 办 理 景，系统 自动 生成 相关退酣销售退货亨更新销售退回商由J退回手I 续 根据公验记来 .要 Iu检据报 行 进财$商镖O-业仓企L8据检验报过账与坐专 告员人L乍匚指定. 库保cr管告确认入库如上图所示退货业务包括退货申请、下达退货订单、退回商品检验入库

4、、销 售退货入账、换货业务流程4个业务环节。退货申请符合公司退货管理办法的退货申请，销售业务专员负责详细填写退/换货 申请单中的相关信息，并按照公司规定办理相关签批手续。完成相关审批后，销售业务专员将退/换货申请单转销售订单管理员, 在ERP系统中录入退货授权记录。下达退货订单客户退货采用原单退货方式，即按原销售记录的金额、成本与批次记录等信 息，下达退货订单。销售部订单管理员根据退/换货申请单，在ERP系统中录入退货授权记 录：所有退货，均采用原单退货方式，即按原销售订单的金额、成本与批次记 录等信息，生成退货记录；退回商品检验确认入库后，才能办理销售退货入账处理，因此每笔退货授 权，生成两

5、条相关联业务：退货订单CO、退库单CJ （退货检验入库）；销售部订单管理员录入完成退货授权记录后，将退/换货申请单转财务。 财务专员核实退/换货申请单无误后，在ERP系统中进行退货审批操作。退回商品检验入库财务审批通过后，销售订单管理员可以通知客户安排送货。客户退回商品发 出后，销售订单管理打印退回商品到货通知单，邮件或传真通知仓库保管准 备收货，同时通知品控部质检专员准备到货检验。退回商品到货后，首先由仓库保管核对退回商品数量，并在ERP系统中，确 认收货。同时由品控部进行退回商品检验，编写检验记录单，并完成检验审 批流程后，根据检验处置结果，在JDE-质量管理模块中，确定是否办理入库确 认

6、。品控部完成检验操作流程后，将审批后的检验记录单车仓库保管，仓库 保管根据合格数量，在JDE-库存管理模块中完成合格入库操作，并打印退货 检验入库单，转财务入账，同时通知销售部入库。销售退货入账退回商品确认入库后，JDE-销售管理模块自动将退货记录状态更新为待入 账状态，销售部订单管理专员可以打印销售附件商品销售出库单，转财务部 完成销售更新入账操作。换货流程如果客户退/换货申请单中标明属所换货业务，办理完相关退货流程后， 销售部订单管理员根据退/换货申请单，在原退货授权记录中，增加一条相关 联的换货记录，并根据退货流程完成相关退货业务后，系统自动将普通销售业务 生效。2. 2.相关岗位职责描

7、述下表是办理退货流程相关岗位及工作职责：岗位主要职责经办人接收客户退货申请规范编制退货申请单，办理退货签批订单管理员在系统中录入退货记录打印商品到货通知单财务部审批退货记录品控部退回商品检验，确认是否接收，以及接收后的处置编制检验记录单，完成检验签批仓库保管员入库收货处理根据检验记录单进行入库确认打印商品退货入库单3.退货业务系统流程介绍3.1.退货业务系统操作流程图省某某ERP系统中，退货业务操作流程如图所示:流程说明:编号快捷路径活动描述输出执行岗位1准备工作：客户提出退货要求后，相关销售业务专员落 实退货原因，如果属于物流运输原因，联系 物流部，按物流赔偿流程处理；如果属于其 他允许退货

8、原因，则可进入销售退货流程 相关销售业务专员编辑退货申请表，详 细说明退货相关信息退货申请表销售业务T 一 口 专贝2销售业务专员负责按公司相关规定，完成 退货申请表签批流程已签批的退货 申请表销售业务T一 口 专贝3P40051销售订单专员根据退货申请表，在JDE 系统中录入退货授权记录：根据原销售单， 生成：退货单CO、退库单CJ销售部订 单专员4P5543025财务部核实退货申请单，确认无误后， 在ERP系统中完成退货审批：退库单CJ状态更新为380-390财务专员5R5543510退货记录审批后，销售订单专员打印退库 到货通知单，并通知仓库保管、品控部检 验专员，准备接收退货商品：退库

9、单CJ状态更新为390-400退库到货通知 单销售部订 单专员6退回商品到货后，物流部及品控品根据“退 货检验入库流程”办理相关物流入库手续：1、检验不符合退货申请描述，品控部作退 货拒收处理，退货流程结束2、检验确认符合退货申请描述，并完成ERP 系统相关退货检验入库流程，仓库保管打印 商品入库单3、打印商品入库单后，退货单Co状态 自动更新为545-565商品入库单仓库保管 品控专员7R5542565退回商品入库后，销售专员打印销售退货业 务附件，转财务办理入账商品销售单销售订单T 一旦 专贝7财务专员根据商品销售单完成销售更新 操作财务专员3. 2.详细流程与需求描述3.2.1. 退货申

10、请签批客户提出退货申请，经办人需要首先确认退货原因，并根据公司退货管 理制度编辑退货申请单，办理退货线下审批流程，在退货申请单中需 要详细注明以下事项： 必须明确注明属于退货业务还是属于换货业务，以及退货原因与对应描 述说明； 必须提供原订单号、商品批次、保质期等业务信息 注明说明原订单是事存在市场支持优惠政策，如果存在优惠政策，原由上, 只办理由于质量原因而产生的同种商品换货； 注明原订单是否已开发票，如果已开发票，原则上只办理同种商品换货， 如办理红票，需要与财务部另行协商发票处理办法；退货申请单继续延用现有单据模板。3.2.2. 退货流程1）下达退货订单经办人将退货申请单提交至销售订单管

11、理员。如果类型为退货，销售订单管理员在JDE-销售管理中录入退货授权记录： 在退货授权中，根据原始销售单生成退货单（Co）及相应退库单（CJ）； 在退货授权中，注明退货原因，修订退货数量，并指定退货分部991及相关库位；2）财务审批订单管理员需要将退货申请单转财务，财务根据退货申请单审 批确认退货记录。3）退货商品检验入库财务审批后，销售部订单管理员打印到货通知单，邮件通知仓库保管 准备收货，并转入物流/品控部“退货检验入库流程:下面对该流程进行简要 描述。退回商品到货后，仓库保管清点无误后，在JDE-库存管理系统中作收货 操作，JDE-库存管理系统自动将退货记录推送至检验流程。所有退货业务，

12、都须要经过品控部进行检验，以确定退货商品处置。品控部检验专员根据检验结果编写检验记录单，并完成检验审批流程后, 根据检验处置结果，在JDE-质量管理模块中，确定是否收货： 不存在质量问题，可以直接二次销售的商品，直接确认收货后，通过物流 移库处理，从991库位移至IOl相关库位； 存在质量问题，且与退货申请单中描述相符，需要退回厂家或报废处 理的，收货至991分部场所相关库位； 存在质量问题，与退货申请单中描述不相符，作拒收处理，并通知销 售部相关人员联系客户退回；品控部完成检验操作流程后，将审批后的检验记录单转仓库保管，仓库 保管根据合格数量，在JDE-库存管理模块中完成合格入库操作，并打印

13、退货单， 并将检验入库单与检验记录单一同转财务入账。3.2.3. 换货流程1）下达退货订单经办人将退货申请单提交至销售订单管理员。如果类型为换货，销售订单管理员在JDE-销售管理中录入退货记录： 采用原单退货方式，在系统中找到原始订单，生成退货记录，同时增加一 条换货出库记录； 先办理商品退货流程，商品合格入库后，系统自动将换货出库记录下一状 态更新至发运状态。 换货单流程发常销售订单流程。3. 3.业务关键控制点退货业务流程，需要增加以下关键控制点：1）退货业务均采用原单退货；2）退货业务需要经过财务审批，才能进入下一步流程（非标准功能）；3）所有退回商品，必须接收到991分部指定库位中，并

14、启用退货检验流程 （非标准功能）；4）对于换货业务，仅支持同种商品换货业务，且退货单与换货单均按原销售 订单金额计价；退货业务涉及2种订单类型:退货订单CO退库检验单CJ下表是销售业务所涉及的两种销售单类型，及对应单据活动规则:单据类型操作说明上一状态下一状态CO（退货单）退货业务生成520545退回商品入库545565打印退货单565620销售更新过账620999CJ（检验退库）查询与修订220380财务退库单审核380390打印到货通知单390400收货400999退换货流程，需要流转与打印的单据包括：1）退货申请单：由销售部业务员编制，并负责完成审批签字后，转销售部订单管理员，录入 退货订单记录。订单管理员将原件转财务留存，并据此审核退货记录。2）商品到货通知单退货记录财务审批通过后，销售部订单管理员负责打印商品退回到货通知 单，邮件至仓库保管员准备收货。同时邮件