公司行政固定资产管理办法.docx

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1、公司行政固定资产管理办法第一章总则一、目的为加强公司行政类固定资产管理,规范资产购置、使用、保管程序、 处置(报废)行为,合理配备,确保公司财产安全完整,特制定本办法。 二、适用范围公司所有行政类固定资产。三、部门职责1、人力行政部LI统一管理行政固定资产;1.2 建立资产台账,做到人力行政部、财务部二账一致,账、物一致, 每次盘点后及时上报资产管理情况;1.3 正确、及时办理行政固定资产的增加、转移、调拨、报废、领用、 回收等手续,并做好信息的登记;1. 4每年6月、12月底对公司行政固定资产进行全面清查盘点工作, 核对账实;L5负责组织行政固定资产维护与维修,确保正常使用;1. 6编制行政

2、固定资产编号并贴制标识;2、财务部2.1负责建立行政固定资产数量、金额的总账和明细账,统一核算, 建立健全核算凭证和账卡,正确填报相关会计报表;2. 2及时将行政固定资产卡片信息录入系统;2. 3根据审批后的行政固定资产增加、转移、调拨、报废等续,及时 同步财务信息;2. 4计提折旧及账务处理;2. 5参与人力行政部资产清查的监盘工作;第二章管理规定一、定义资产价值在IOOO元及以上,且使用年限超过1年,且在使用过程中 基本保持原来物质形态的资产。包括土地、房屋和建筑物及其附属设备、 车辆(生产用车辆除外)、办公设备(电脑、打印机、复印机等电子设备 类)、电器等。二、行政固定资产管理部门职责界

3、定L人力行政部为行政固定资产主要管理部门,负责建立资产台账,并 根据资产采购、调拨、报废等实时情况及时更新资产台账。同时负责督查 和核对各部门资产实际使用情况。2.财务部门负责建立财务行政固定资产系统账务。每季度人力行政部 和财务部对公司行政固定资产进行盘点并核对资产台账,也需账账相符。 三、资产申请1.因工作需添加资产的,由需求部门在钉钉上提起行政固定资产采 购审批流程,经部门负责人审批,人力行政部复核。申请部门负责对申 请的必要性和合理性负主要审核责任;人力行政部做复核并根据公司内部 可供调配的资源状况和使用部门对资产的要求,确定增补方式,增补方式 一般为:Ll调拨:有闲置资产情况下,首先

4、考虑从其他部门调拨。L 2采购:在没有可供调剂资产情况下,可通过采购新品实现增补。L 3订制:如需增补的资产在规格、材质等方面有一定特殊性,不能 通过采购实现的,则选择订制。2.行政固定资产采购审批流程审批完成后。采购部再按照流程审 批意见实施采购。四、采购1 .各职级员工使用电脑采购标准:一般员工:3500元以内;主管级:4000元-4500元以内;(副)经理级:5000元-5500元以内;总监级及以上:6000元-6500元以内;如有特殊情况,申请者需在行政固定资产采购审批流程中注明, 完成审批流程后,采购可根据使用者需求购买。2 .实施采购钉钉采购审批流程获得审批后方可实施采购,无审批的

5、采购,财务部 有权拒绝为其办理报销。3 .签收资产购置回来后,采购人员将资产移交人力行政部,同时制作到货 签收表,由人力行政部和采购人员共同签收确认。4 .入库、领用4. 1编号新采购行政固定资产验收完成,由人力行政部为新添行政固定资产编 号,公司所有的行政固定资产实行编号管理,编号要贴在资产表面,同时 和台账信息一致。4. 2入库采购部在U8系统中录入购买的资产信息,人力行政部在U8系统中完 成入库与出库流程,并形成入库单。五、领用各部门指定人员走钉钉物品领用流程(流程里备注清楚使用人及存放 地点),人力行政部在U8系统里完成出库流程并形成出库单,出库单 需使用部门签字。(出库单一式二联,一

6、联人力行政部保留存根、一 联财务部做账一联)。六、使用1 .公司所有行政固定资产均由人力行政部负责统一调配,只要是为满 足工作需要,任何人均不得以任何理由拒绝调配管理。2 .每件资产均需有管理人/使用人,具体责任为:2.1 责任划分:个人使用资产的责任人落实到个人,比如电脑;如为 部门公用资产,责任人为该部门负责人或部门指定的责任人。2. 2保管责任:对资产完好存在负有监督责任;2. 3维护责任:爱护资产,指导规范使用,避免人为损坏。一旦发生 损坏、故障,及时申报并配合完成维修;2. 4维护管理延续责任:管理人/使用人如因工发生岗位、职责或工作 地点变动的,有责任在做部门工作交接的同时做好资产

7、交接工作,确保资产管理的延续性。(电脑里的资料由各部门自行存档后将电脑交回人力行 政部)3,每位员工都负有爱护公司资产责任,不能以任何理由据为己有,每 位员工对故意损坏资产、私贪资产现象都应及时反馈给职能部门。对于违 规行为一旦查实,除对当事人给予相应的行政处分外,还要追查其经济赔 偿责任。4.资产在使用过程中发生损坏、损毁、丢失、配件缺失的,使用人/ 管理人须在第一时间报告部门负责人,并通报人力行政部。参照本办法第 九条、第十条、第十二条之规定处理。七、归还L人员离职Ll办理离职手续时,须到人力行政部做资产退还;1. 2离职人员所用资产,如部门留下继续使用,由部门负责人指定人 员接收,并填写

8、行政固定资产交接清单,交接双方签字确认后,人力行 政部凭交接单变更资产台账信息。1.3离职人员为部门负责人的,须由在公司指定人员监督下完成离职 人员使用的行政固定资产的盘点交接,方法流程同上。L 4资产如有遗失、人为损坏或配置配件缺失,离职人员应负责赔偿。 责任界定、赔偿办法及账目处理见本制度第十条之规定。2.人员内部调动2.1 原则上所使用资产不随人走。2. 2调动人员所用的资产,如果部门不留用的,统一退还人力行政部, 由人力行政部统一管理并变更资产台账信息。2.3 部门如需留用的,需更换使用人,部门填写行政固定资产交接 清单(如岗位需要附双方签字的资产盘点交接单:如人力行政部资产管 理人员

9、),原使用人、现使用人和部门负责人签字后,交人力行政部变更 台账信息及备存。2.4 如因工作需要资产随人员调动带走的,调动人员需填写固定资 产调拨单,经转出部门及转入部门负责人签字批准,到人力行政部办理 调拨手续,并完成台账更新。3. 资产暂借3.3 因工作需要暂借资产的,借入方需到借出方填写行政固定资产 暂借登记表,备注借用理由、预计归还时间。3.4 借出及归还,均需双方在场,共同检查资产状况、清点配件,并 做登记、注明。该行为不需做账务处理。3.5 如在借出期间发生资产损毁、丢失、缺件,在5个工作日内,由 双方出具情况说明,确定责任,报公司人力行政部审核,根据相关规章制 度做后期处理。不报

10、或延迟上报造成无法追查责任的,一律由该资产使用 人/使用部门承担全部责任。八、调拨L调拨原则:各部门、分公司间不允许私自调拨资产,如有需求,须报公司人力行 政部协助统一进行。2 .调拨手续及流程2.1 固定资产调拨2. 1.1确定调拨后,申请部门填写固定资产调拨单,需申请部门 及调出部门双方部门负责人签字确认,申请表原件人力行政部存档,调出 部门和调入部门各自备存复印件一份),并据此单登记资产调拨台账,人 力行政部变更资产总台账信息。2. 1. 2调拨时,调出部门需将该资产历史维修信息整理后随资产调拨。 申请部门做好信息接收,并继续记录该资产后续发生的各次维修,共同保 证记录的连续性,到此即完

11、成本次调拨。九、维修1 .资产发生故障,使用人需第一时间向人力行政部申报,并填写固 定资产维修记录表。如因未报或申报不及时,造成无法追查责任或造成 其他影响的,由该资产使用人承担相应后果。2 .人力行政部接到申报后,3个工作日内必须给予明确回复,特殊情 况的,需当天回复。2.1 尽快了解情况,确定解决办法,或维修,或报废,或其他。2. 2查询资产台账,确定维修价值,如建议维修,需对维修渠道、维 修估计费用等提出具体意见;同时分析、判断造成故障原因,如系人为使 用不当或保管不当造成的,需确认维修责任并提出处理建议。3. 3如建议报废,按报废流程办理。十、损坏遗失责任L该损坏指:故意损坏资产,使资

12、产报废的情况。2 .除不可抗拒的客观因素外,凡人为故意造成损坏的,使用人需及时 报备部门负责人及人力行政部调查鉴定,确定赔偿责任,并出具相关文件 (按财务折旧后的资产净值赔付)如当事人在无合理理由的情况下拒付, 公司有权从其收入中扣除并给予相应的行政处分。3 .在以上两点都不适用的情况下,由人力行政部与使用部门共同商讨 可行的赔偿方法,经总经理审批后实施。4 .未经批准擅自处置资产(包括报废、变卖、赠送他人等),处置人 应承担给公司造成的所有损失,并上交非法所得,同时视情节轻重给予降 级、降职、待岗甚至除名的处理,情节严重构成违法犯罪的依法移交公安 机关。H-一、盘点人力行政部联合财务部每季度

13、最后一月26日,对公司资产进行盘点。 十二、折旧及报废L基本原则所有固定资产均按财务规定做折旧核算。完全折旧后性能仍良好的资 产应继续管理使用。当使用性能已达不到要求时才可以作报废处理。2.报废确认2.1 资产已超过使用年限,且不能继续使用的(一般电脑报废年限为 5年);2.2 因自然或人为原因使得资产受到毁损和丢失,且无法弥补和修复 以便继续使用的;2.3 由于历史原因,申请报废的资产存在重大质量问题,性能低劣且无法修复的(如电脑蓝屏、卡死机等,且更换了主板、内存等主要部件, 主机超过5年,已无维修价值);2.4 因工艺设置改变和技术进步而遭淘汰,需要更新换代的;2 . 5资产虽未超过使用年

14、限,但实际工作量超过其产品设计工作量, 或功能远达不到现在需求的,或继续使用易发生危险的;3 . 6总的维修费用或一次性维修费用超过资产原值或残值的50%;4 . 7资产已搁置一年且估计今后一年也不可能再使用的;5 .报废流程5.1 资产报废由使用部门填写固定资产处置审批表,注明资产详 细信息及报废原因,经部门负责人确认签字,人力行政部、财务部及总经 办签字审批,审批意见均需在处置审批表上签署。5.2 资产报废申请表应有人力行政部及使用部门共同会签,并交由总 经理审批。6 .报废资产处理6.1 报废资产应按审批意见及时处理,完全丧失使用价值的可作废处 置,同时将相关资料存档;仍有使用价值的由人

15、力行政部参考财务部提供 的资产残值,提出处理价格,经审批后内部处理或处理给收购单位,所得 收入上缴公司财务部。6.2 报废处理完毕人力行政部及财务部需及时更新资产台账。7 .公司行政固定资产如需出售,应由使用部门或人力行政部提出书面 申请,经财务部、总经理审批,由指定部门具体操作。出售所得全部上缴 公司财务部,并完成资产处理流程。附件:1、行政固定资产审批流程2、电脑、打印机报废参考标准3、固定资产调拨单4、固定资产处置审批表5、固定资产维修记录表6、行政固定资产交接清单7、行政固定资产借用登记表附件1:行政固定资产审批流程行政固定资产采购审批流程注:只针对电脑、打印机的采购走此流程,其他资产采购流程已有。附件2、电脑、打印机报废参考标准电脑、打印机报废参考标准类型价格使用年限/ 打印张数常见报废标准故障笔记本电脑3500以上4年及以上1、电脑进水:即使能正常使用, 估计使用寿命也长,液体对主板 的腐蚀随时间越来越严重,如果 处理及时(进水后第一时间拆机 专

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