学习如何快速上手会务工作.docx

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1、办会经验相关素材汇编目录会务接待手册说明会务工作内部分工标准化明细表会务筹备服务需求确认表办会经验1办会经验2办会经验3会务接待手册1/17目录一、手册说明3二、有关会议的说明3三、会议程序5会前工作（按顺序）5议题及参会人员范围的确定5会议场所的选定 5会议通知的起草 5申报会议预算5人员确认 5设备准备（常用，根据不同会议及实际情况进行调整）5预定6车辆安排 6起草会务组工作安排表 6会务宣传品的制作6食品的采买6指导服务员的工作6会中工作（按顺序）7会议室保障7汇报人员的保障 7用餐的保障7住宿的保障8会后工作（按顺序）8离会车辆安排8退房8设备整理 8结账8设备归还 8费用报销 8会务

2、总结 8四、注意事项8附件：附件一：会议通知样式 10附件二：会务通知样式 11附件三：会议预算/结算清单样式14附件四：会务分工明细表15附件五：会议签到表172/17一、手册说明会务接待手册内容主要包含组织一次会议中所应做好的各项 工作（会前、会中、会后）及注意事项，以便于会务人员掌握会议服 务的各项流程，更好地为会议做好服务保障工作。二、有关会议的说明1 .适用范围：本手册所指会议是指公司或部门牵头组织的各类会 议。2 .会议通知应包括以下几项内容：3 .会议目的：明确说明举行此次会议要达到的效果；4 .会议时间：应包括会议的开始时间和结束时间；5 .会议地点：会议地点应明确标出，如果会

3、议地点在公司外部, 与会人员并不熟悉，会议通知中应附上会议地点示意图；6 .会议议程：根据会议内容不同，可分为汇报、通报、研讨等内 容。每项会议议程应列出本项议程的汇报人、参会人员、列席人员和 主持人的名单。组织会议人员在确定与会人员时，应在明确会议目的 基础上确定哪些人必须参会，努力做到既不因某人的缺席影响会议效 果，也不影响与本次会议关系不大的人员的正常工作。同时又给相关 人员以学习、观摩的机会。7 .会议注意事项：(1)着装要求：应以衣着整洁、大方得体为主要原则，必须佩 带工作牌。如有正装的着装要求需要明确指出。(2)会议要求：会议组织者根据会议的性质和内容确定会议内 容是要录像、摄像。

4、尽量保留第一手资料，并作为公司发展史的一部 分存档。会议如需保密，应做好保密工作。(3)对请假的要求：明确参会人员因特殊原因无法参会需要向 会议会议会务组指定人请假，待准假后方可请假。会议组织者不得请 假。(4)交通、食宿：如果会议需要安排组织与会人员的交通和食 宿，应确定住宿人员名单，落实人员达到报道时间，做好车辆接送安 排与食宿安排登记。3/17流程图：人员时序会议组织部门会务组相关部门备注会前开始确定会议议题、目的、内容、时间、参会人员范围选址及确定起草会议通知修改发布人员确认、会议预算会议准备起草会务通知会议议程制作食品采买场所布置与熟悉反馈接收咨询酒店会议室及客房信息等。1 .预定会

5、议室、用餐、会议设备。2 .与会人员接送的车辆安排。3 .了解会议地点周边餐饮娱乐信息。4 .如有住宿需求，应预定客房。会中会间服务会议期间会议室、与会人员、用餐、娱乐、住宿的保障工作。设备整理L费用结算。5 .人员离开车辆安排。6 .退房手续办理。设备归还会后费用报销会务总结结束4/17三、会议程序*会前工作(按顺序)L议题及参会人员范围的确定2 .会议场所的选定：会前至少十个工作日确定好会议地点，并详 细了解场地的具体费用标准。要求外部环境整洁幽雅、治安好、内部 设备齐全；(1)会议室的布局合理，灯光、音响、空调、投影仪等设备齐 全。(2)住宿(套间、单人间、标间)、餐饮等齐备。说明：对符

6、合上述条件的场所应先初选2-3个地点进行综合比 较，提交会议组织部门确定后作后续工作。3 .会议通知的起草：(1)应在会前一周确定本次会议的议程，其中包括会议的具体时间、主要内容及安排、议题汇报人、参会人员及列席人员等事项。(2)结合会议议程起草会议通知，其中应注明会议的时间、地 点、主持人、议程、会议的注意事项(包括着装要求、内容保密要求、 会议文件的要求、请假的要求、会议的纪律等)及路线图，并在会前 十天发出。(3)会议所需文件、资料、讲话的准备、起草、审批、打印。4 .申报会议预算：根据会议的长短及对参会人员情况的确认，作如下费用明细。会 议室费用、住宿费用、餐饮费用、娱乐费用、水果食品

7、费、交通费、 相关费用、机动费用等。会议预算要求在会前四天完成，经会议组织 部门审阅后，报公司总经理审批。5 .人员确认：结合会议通知中所注明的参会人员名单，与其确认住宿、交通(往 返)情况。6 .设备准备(常用设备，根据不同会议及实际情况进行调整)设备明细数量设备明细数量设备明细数量投影仪1台U文件夹若干投影幕布1台激光笔2个桌牌若干笔记本电脑1台录音笔1个订书器、订书钉1个长线接线板 至少2个 笔记本、笔 若干 打印、复印一体 机1个白板(笔、擦) 至少1套 话筒1个 其他物品若干5/177 .预定：根据征询结果进行预定。其中要求确定的有：会议室、房间、餐 饮、娱乐。8 .车辆安排：根据会

8、议议程确定车辆的安排。要求明确到达方式(飞机、火车、 汽车)、到达时间、地点、路线，并将安排情况通知会务车辆调度人。9 .会务通知起草：在所发会议通知的基础上，结合以确定的参会及预订情况，起草 会议的会务通知，要求所有安排详细并确定。(1)应包括会议时间、地点、议程、房间安排、就餐安排、车 辆安排、活动安排、会务组联系方法及房间、会议注意事项及会址路 线图注。(2)会务通知要求在会前四天前完成，三天前发给参会人员。10 .起草会务组工作安排表：在所发会务通知的基础上，按会务流程分析会务工作，要求尽量 详细并将任务落实到人。IL会务宣传品的制作:根据会议名称制作相应的签到背景板、欢迎条幅、会议条

9、幅、温 馨提示卡等，并根据会议议程需要，制作相应的宣传品。12 .食品的采买：根据会议的长短，采购相应的水果(水果应尽量选择应季、便于 剥皮的水果，水果旁摆放干、湿纸巾及温馨提示卡等)、干果及小点 心，参考明细如下：13 .会务指导服务人员的工作：(1)确定每次会议须有2-3名会务人员。(2)通知服务员每15分钟续茶。(3)事先与酒店人员联系，保证服务人员的及时到位。(4)在抵达酒店后将会议所用水果及点心交由服务人员清洗, 并在会前6/1730分钟摆放完毕（需覆保鲜膜，临近会前取下）（5）摆放指路导示牌，指明会议室及会务组的地点。会务人员 需在会前30分钟布置好签到台，做好会议签到准备。（6）

10、所有会议所需用品必须在会前2小时运送到场。会议室所 需物品（投影仪、幕布、白板、激光笔）需在会前30分钟摆放并调 试完毕。（7）会议室的灯光、音响、空调等设备要求在会前30分钟准 备并调试完毕。（8）会议室内的茶水需在会前10分钟开始冲泡。（9）通知汇报人员于会前5分钟就坐并贮备好汇报资料。14 中工作（按顺序）L会议室的保障：（1）会议室全程要有一名会务人员留在会议室，保障会议的服 务工作。（2）每次汇报开始时，要随时关注设备、灯光、室温、音响等 情况。（3）协助汇报人员做好包PPT文件的调试及资料分发工作。（4）在会议休息期间，要协助下一个汇报人员进行调试及资料 的收发。1 5）及时了解会

11、议的进展情况并及时通知外部会务人员做好日程安排的调整。2 .参会人员的保障：(1)落实参会人员及时到会，了解参会人员资料的准备情况， 并协助做好准备工作(如笔记本、资料准备等)(2)落实参会人员的用餐情况。(3)落实参会人员的返回情况。3 .用餐的保障：(1)要结合会议的进程和人数，通知餐厅饭餐的准备情况(人 数)及用餐时间。(2)要求凉菜在正餐开始前15分钟摆放完毕，热菜在用餐开 始时上桌，尽量减少等待时间。(3)如果下午有会议议程，午餐应安排为工作餐。(4)午餐时间原则上不能晚于12:30开餐。4 .住宿的保障：7/17(1)提前与酒店沟通房间及房卡的去用程序，尽量先取得房卡。 在需要住宿

12、的人员抵达酒店时，要及时做好签到。手机身份证并提供 相应的房卡。待酒店将身份证登记后再予以退还住宿人。(2)在当晚要与总台确定设定好第二天早上及中午的叫醒服务。(3)会议期间落实住宿人的时间安排，确定退房时间。做好与 酒店的房卡交还。*会后工作(按顺序)1 .离会车辆安排：全部会议结束后，做好参会人数返程车辆安排工作。确定尚需要 住宿人员名单及客房号码，做好用餐及退房安排。2 .退房：在会议最后一天的中午12:00之前，将所有住宿房间的房卡收 齐后，办理退房手续，并向酒店索要住宿清单。3 .设备整理：在送走所有参会人员后，进行设备的收拾和整理工作。4 .结账：在确认所有会议项目均已结束后，结账

13、并开具发票。5 .设备归还：返回公司后，归还所有所借设备。6 .费用报销：在会后一周内进行费用报销，并附此次会议的费用决算表。7 .会务总结：会后尽快进行会务总结工作。四、注意事项L会务人员要做好会议保障工作并携带公司通讯录方便联系。8 .全程会议至少保证有1辆会议用车。9 .会议所需仪器应在出发前进行检测与调试。10 会务人员要携带至少5份会务通知，以备查询。11 对于涉及机密的受控文件，要指定专人做资料的发放工作。12 会议期间如发生紧急情况，会务人员要沉着冷静，及时检查可 能导致的原因并尽快解决。附件：附件一：会议通知样式附件二：会务通知样式附件三：会议期间公司领导行程安排附件四：会议预

14、算/结算清单样式附件五：会务分工明细表附件六：会议签到表附件一：会议通知样式XXX单位XXXXXX会议通知一、会议地点：；二、会议时间：；三、会议主题:四、参会人员名单：；五、会议议程安排：六、注意事项：L着装要求：；请参会人员按照会议安排准时出席会议；会议 期间，请参会人员将通讯工具关闭或调成振动模式；2 .汇报人严格控制时间，保证会议议程顺利、按时进行；3 .对请假的要求：；（例：原则上不得请假与迟到，如因时间无 法配合需请假的人员应事先向总经理说明情况，请假批准后并告知会 务组。）七、会务成员及联系方式：本次会议相关的接待、住宿等会务事宜请于会务组联系；会务 组成员及联系方10/17式： ；附件二：会务通知样式XXX单位XXXXXX会议会务通知目录目 录会议须知日程安排参会人员名单友情提醒会务组成员及联系方式会务联系人联系电话会议须知尊敬的各位领导：欢迎您参加本次 会议，为开好本次会议，请您参考以下几点 说明：L本次会议安排在，会议地址：，酒店总机：；2 .请参会人员按照会议安排准时出席会议；会议期间，请参会人 员将通讯工具关闭或调成振动模式；3 会议内容涉及企业商业秘密，请务必注意保存好会议材料；4 .会议期