招标投标-6课Word邮件合并标书的整体制作 精品.ppt

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1、计算机基础计算机基础徐州工业职业技术学院 任务驱动：l任务4、为投标讨论发出批量邀请函 l任务5、投标书的整体制作与完成（生成目录） 知识点掌握：l掌握邮件合并的方法生成邀请函，掌握页面、页眉页脚、背景等的综合设置方法。掌握模板的使用方法，会自动套用格式，会更改英文的大小写，会用工具菜单l能自动生成目录，会更新目录 任务4、为投标讨论发出批量邀请函l2.4.1 样式l2.4.2 模板l2.4.3 邮件合并2.4.1 样式样式1、定义、定义:规定文档中标题、题注、正文等各种文本规定文档中标题、题注、正文等各种文本元素的外观形式元素的外观形式,样式是样式是几组格式的总称几组格式的总称。一个样。一个

2、样式中，可以包含多种格式，比如：标题式中，可以包含多种格式，比如：标题 1样式，样式，我们可以把它定义一个字体名称、字号大小、粗我们可以把它定义一个字体名称、字号大小、粗体、斜体，字体颜色等等。也就是说，通过样式体、斜体，字体颜色等等。也就是说，通过样式的设置，可以为内容快速应用多种格式，而不必的设置，可以为内容快速应用多种格式，而不必每种一一设置各个格式，更重要的是，样式具有每种一一设置各个格式，更重要的是，样式具有索引功能，能被索引功能，能被Word在后续操作中识别和替换等。在后续操作中识别和替换等。 2、样式分类：段落样式、字符样式、表格样式、样式分类：段落样式、字符样式、表格样式2.4

3、.1 样式样式3、设置：选中文字或段落，、设置：选中文字或段落， “格式格式”工具栏工具栏“格式窗格格式窗格”按钮按钮 或或 “格式格式”菜单菜单 “样式和格式样式和格式” 来创建段落样式或字符样式，来创建段落样式或字符样式，“表格自动表格自动套用格式套用格式”就是样式的一种综合运用就是样式的一种综合运用l实例演示：通讯录中样式的使用2.4.2 模板模板1、模板的含义、模板的含义 是文档的特定格式，是一种文件名后缀是文档的特定格式，是一种文件名后缀 为为 .DOT 的的word文档文档2、新建文档时选用的默认模板是、新建文档时选用的默认模板是word的空的空白文档模板，默认名为：白文档模板，默

4、认名为：Normal.dot3、利用一个模板的步骤：、利用一个模板的步骤： （1）“文件文件”+“新建新建” （2）单击标签，选择所需的文档类型）单击标签，选择所需的文档类型2.4.2 模板模板4、创建模板、创建模板方法方法1：执行：执行“文件文件”+“新建新建”+“模板模板”命令，命令， 创建一个新空白模板文档，创建一个新空白模板文档， 然后，然后， 输入内容，并将其保存为一个模板文输入内容，并将其保存为一个模板文 件。件。方法方法2：将现有文件直接转化为文件名后缀：将现有文件直接转化为文件名后缀 为为.DOT的文件的文件2.4.3 邮件合并邮件合并 邮件合并：利用邮件合并：利用Word处理

5、多个相似结构文档，这处理多个相似结构文档，这些文档的主体内容保持不变，只是需要在特定地些文档的主体内容保持不变，只是需要在特定地方输入不同的信息，如接收人姓名，地点等。创方输入不同的信息，如接收人姓名，地点等。创建邮件合并的条件：主文档和数据源建邮件合并的条件：主文档和数据源（1）创建主文档和数据源）创建主文档和数据源 “工具工具”“邮件合并邮件合并”“主文档主文档” / “数据源数据源”（2）在主文档中插入合并域）在主文档中插入合并域（3）合并数据源和主文档）合并数据源和主文档 插入点置于主文档邮件合并插入点置于主文档邮件合并2.4.3 邮件合并邮件合并l 邮件合并是在两个电子文档之间进行的

6、，一个叫邮件合并是在两个电子文档之间进行的，一个叫“主文主文档档”，一个叫，一个叫“数据源数据源”文档。文档。“主文档主文档” 中包含有在中包含有在合并文档时保持不变的文字或图形，可以理解为一份文件合并文档时保持不变的文字或图形，可以理解为一份文件的原件。的原件。“主文档主文档”内又可分为两部分，一是相对固定的内又可分为两部分，一是相对固定的内容（如：正文、签名等），另一部分是变化的内容，其内容（如：正文、签名等），另一部分是变化的内容，其中前者在中前者在“主文档主文档”中直接制作，后者则需要从中直接制作，后者则需要从“数据源数据源”文档中合并进来。文档中合并进来。“数据源数据源”文档一般所保

7、存的多为通讯文档一般所保存的多为通讯资料，以表格的形式存储，表格可以是资料，以表格的形式存储，表格可以是Word、Excel、Access或或Outlook中的联系人记录表。一行（一条记录）中的联系人记录表。一行（一条记录）为一个完整的信息，一列对应一个信息类别即数据域（如为一个完整的信息，一列对应一个信息类别即数据域（如姓名、地址等）。第一行为域名记录。在姓名、地址等）。第一行为域名记录。在“数据源数据源”文档文档中只允许包含一个表格，可以在合并文档时仅使用表格的中只允许包含一个表格，可以在合并文档时仅使用表格的部分数据域，但不允许包含表格之外的其它任何文字和对部分数据域，但不允许包含表格之

8、外的其它任何文字和对象。象。2.4.3 邮件合并邮件合并邮件合并通常包含以下几个步骤： 创建主文档，编辑好固定不变的内容。创建主文档，编辑好固定不变的内容。 创建或打开数据源。创建或打开数据源。 在主文档中对应位置插入合并域名字。在主文档中对应位置插入合并域名字。 执行邮件合并操作。将数据源中的可变内容执行邮件合并操作。将数据源中的可变内容与主文档中的不变内容进行合并，生成一个合与主文档中的不变内容进行合并，生成一个合并文档或打印输出并文档或打印输出2.4.3 邮件合并邮件合并操作实例：录取通知书的制作操作实例：录取通知书的制作邮件合并上机前的准备工作：l邮件合并上机操作要求生成班级邀请函，邀

9、请班上每个同学来参加招投标大会，请课代表事先做好”班级名单.xls”，里面含有班级每个成员的姓名，以备上机时使用。任务5、投标书的整体制作与完成（生成目录）l2.5.1 任意设置页码l2.5.2 创建目录l2.5.3 投标书的整体制作l2.5.4 Word2003的高级使用l*2.5.5 Word2003的实用技巧2.5.1 任意设置页码l分开封面（目录）与正文 不管你的封面有多少页，首先要做的就是将你的封面与正文分开（作用就如同将封面与正文分别存为两个文件一样，可以分别进行不同的操作），操作是将光标定位到封面最后，使用“插入”菜单中的“分隔符”命令，进入后在“分隔符”窗口下部“分节符类型”选

10、项栏中点选“下一页”，确定后退出。这时文档就分为封面（目录）与正文两节。 2.5.1 任意设置页码l 将光标定位在正文所在页，使用 “视图”菜单中的“页眉与页脚”命令，进入后在“页眉与页脚”对话框中点击“链接到前一个”按钮，目的是为了取消链接，再点选“设置页码格式”按钮（第四个按钮）进入后，在“页码格式”对话框下部“页码编排”选项栏中勾选“起始页码”，并根据你的要求在“起始页码”后的空白框中选择正文第一页的页码，一般都是1，确定后退出。 这样就达到了封面或目录与正文分开设置页码的目的。注意：使用分隔符可以将文档分成若干个使用分隔符可以将文档分成若干个部份分别进行设置部份分别进行设置。2.5.2

11、 创建目录目录自动生成是目录自动生成是“样式和格式样式和格式”的具体应用，操作方法：的具体应用，操作方法： 格式化各级标题格式化各级标题 选择选择“格式格式”“样式和格式样式和格式”命令，打开命令，打开“样式和格式样式和格式”任务窗格。任务窗格。 分别设置一级标题、二级标题、三级标题。分别设置一级标题、二级标题、三级标题。 使用使用“索引和目录索引和目录”命令，自动生成目录命令，自动生成目录 将插入点定位到目录页，敲击三次回车键【将插入点定位到目录页，敲击三次回车键【Enter】，产生三个空行。】，产生三个空行。将光标移到第一行，输入将光标移到第一行，输入“目录目录”，并设置居中、字体、字号和

12、字形。，并设置居中、字体、字号和字形。 将光标移到第二行，选择将光标移到第二行，选择“插入插入” “引用引用” “索引和目录索引和目录”对话对话框，点击框，点击“目录目录”选项卡，如图所示，确定即可在目录页生成目录。选项卡，如图所示，确定即可在目录页生成目录。 若生成目录页码未对齐，可将插入点置于未对齐后，此时水平标尺将若生成目录页码未对齐，可将插入点置于未对齐后，此时水平标尺将出现出现“右对齐式制表符右对齐式制表符”，按住【，按住【Alt】键并拖动该制表符，使出现】键并拖动该制表符，使出现的虚线与其它页码对齐，释放鼠标左键即可。的虚线与其它页码对齐，释放鼠标左键即可。 用户可以选定目录页的目

13、录文字，重新设置。因修改内容造成页码变用户可以选定目录页的目录文字，重新设置。因修改内容造成页码变化，可在目录页中右击并选择化，可在目录页中右击并选择“更新域更新域”命令，在弹出的对话框中选命令，在弹出的对话框中选择择“只更新页码只更新页码”按钮。如某些标题被修改，则选择按钮。如某些标题被修改，则选择“更新整个目更新整个目录录”，确定后目录中的页码或标题自动更新，确定后目录中的页码或标题自动更新2.5.2 创建目录生成目录实例演示：生成目录实例演示：“Word上机操作上机操作”的目录生成的目录生成注意：目录的更新注意：目录的更新2.5.3 投标书的整体制作参考参考1：封面封面目录目录正文正文：

14、 投标涵投标涵 投标人承诺涵投标人承诺涵 具体内容具体内容 1 2 附录：投标人资质文件附录：投标人资质文件招标邀请函招标邀请函注意：注意：红色红色为一级标题，为一级标题，蓝色蓝色为二级标题，为二级标题，绿色绿色为三级标题为三级标题2.5.3 投标书的整体制作参考参考2：封面封面目录目录正文：正文：1工程简述工程简述 1.1项目背景和开发理念项目背景和开发理念2商务部分商务部分 2.1投标涵投标涵 2.2投标人承诺涵投标人承诺涵 2.3法定代表人身份证明书法定代表人身份证明书 2.4投标人法定代表人授权委托书投标人法定代表人授权委托书 2.5设计内容设计内容 2.6建筑工程条例建筑工程条例 2

15、.6.1质量责任和义务质量责任和义务3附件：投标人资质文件附件：投标人资质文件招标邀请函招标邀请函2.5.4 Word2003的高级使用l1、自动检查拼写与语法错误、自动检查拼写与语法错误 （1）设置：）设置：“工具工具”“选项选项” 选中选中“键入时检查拼写键入时检查拼写”和和“键入时检查键入时检查语法语法”， 清除清除“隐藏文档中的拼写错误隐藏文档中的拼写错误”和和“隐藏文档中的语法错误隐藏文档中的语法错误” （2）用红色波浪线标识可能的拼写错误，）用红色波浪线标识可能的拼写错误，用绿色波浪线标识可能语法错误用绿色波浪线标识可能语法错误 2.5.4 Word2003的高级使用l2、搜查拼写

16、和语法错误、搜查拼写和语法错误 （1）选定段落）选定段落 （2）“工具工具” “拼写和语法拼写和语法”l3、字数统计、字数统计 （1）目的：用来查看字数、段落数和行数）目的：用来查看字数、段落数和行数 （2）使用）使用“工具工具” “字数统计字数统计” 进行进行查看。查看。 2.5.4 Word2003的高级使用l4、自动更正、自动更正 常用单词输入错误常用单词输入错误-如如:theri- their 误用误用CapsLock引起的错误引起的错误 thERE-there 同时关闭同时关闭CapsLock键键 常见的单词组合拼写错误常见的单词组合拼写错误如如:onthe on the 具有语法错误的常用词组具有语法错误的常用词组 如如:cant of beencant have been 2.5.4 Word2003的高级使用la、打开与关闭自动更正按钮、打开与关闭自动更正按钮 “工具工具” ”自动更正自动更正”：若要显示或：若要显示或隐藏隐藏“自动更正选项自动更正选项”按钮，选中或清除按钮，选中或清除“显示显示自动更正选项自动更正选项按钮按钮”复选框。复选框。lb、若要设置与大写更正有