XX学院采购管理信息系统建设意见.docx

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1、XX学院采购管理信息化系统建设意见一、项目概述1.1 建设背景为了进一步规范XX学院采购与招投标工作，严格执行政府采购管理制度，根据中华人民共和国政府采购法、中华人民共和国招标投标法、中华人民共和国政府采购法实施条例和XX省政府采购工作规程(试行)和学校采购管理招标管理办法等有关规定和文件，结合学校采购招标实际情况，加强对采购管理工作规范化管理，营造公开、公平和公正的清正廉洁校园环境。在梳理学校现有的采购管理流程的基础上，开展采购管理信息化建设，实现采购全周期管理管理与控制，实现资源共享，解决学校教学、科研后勤人员采购申请来回跑的问题，让网络和信息传递代替人跑路，方便老师，节省时间，及时信息提

2、醒，提高办事工作，进一步提高学校采购工作规范化管理。1.2 建设目标为了规范学校采购和资产管理办法，提高资金使用效益和资产使用率，建立规范有序的采购和资产管理机制，促进采购和资产管理工作的规范透明和有序，依据国家、省市和学校等有关法律法规和规章制度，结合高校的内部管理工作的实际情况，构建高校采购管理平台，并实现以下“三个一体化”目标：(1)建立采购一体化平台，使得教工、学生、申请部门和归口管理部门等能共享平台信息资源，实现不同业务之间信息自动流转和高效传输，实现采购全周期跟踪和追溯。(2)实现预算和招标采购一体化。以预算项目为核心，贯彻整个采购预算、采购计划、采购任务、采购执行、采购合同等一体

3、化的业务管理流程，实现“有预算采购、有计划执行”的规范采购管理流程。(3)实现合同与采购验收一体化。以采购合同为核心，贯彻整个学校采购合同签订、合同履行、合同验收、合同支付等一体化流程，实现“按合同登记、按登记支付”的规范业务流程。1.3 建设内容根据XX学院采购与招标管理办法，以现有校园网络硬件资源为基础，结合学校采购管理的实际情况，构架学校采购管理信息体系，集成多方主体，加强系统资源整合和资源共享，建成组织有序、程序规范、科学合理、监管到位的先进实用、反映及时、信息协同、安全可靠的XX学院的采购管理系统，实现采购资源统一管理，降低采购管理成本，提高采购管理工作效率。具体建设内容：1 .建立

4、学校采购管理系统，实现一站式的招标采购管理；2 .建立与省金财系统确认书对接，实现建议书一键上报，确认书自动下达；3 .建立统一用户访问控制系统，实现统一身份认证和单点登录；4 .建立采购数据接口，实现与校园网络和数据中心数据对接；5 .建立手机采购应用系统，实现移动采购管理功能。二、采购管理系统建设内容主要功能模块包括：采购预算、采购计划、采购任务、采购执行、采购合同、采购验收、采购分析、委托机构管理、采购监督管理、系统管理、数据接口、采购移动应用终端等功能实现。2.1 采购预算采购预算是指通过学校立项的预算项目，这些预算项目是实施采购计划的基础。主要包括预算项目登记、预算项目导入和预算查询

5、和项目组等功能。2.1.1 算项目登记系统支持预算项目的新增、编辑、删除和修改等功能。支持临时预算项目的添加。预算项目添加字段包括：资金来源编号、名称、项目负责人等。支持大批量预算项目的EXCe1导入。一旦预算项目执行，不支持删除预算项目功能。通过建立EXCe1模板方式，一次性到导入年度立项预算项目和子项。控制重复导入功能。检验导入数据完整性，关键性数据缺失不能导入。导入预算数据库前需要确认导入预算项目，确认通过后，一次性批量写入预算项目数据库，并具有对导入预算项目和子项进行编辑、删除和多维查询等功能。一旦有采购计划发生，不能删除预算项目。2.1.3 查询预算项目查看导入和新增的年度立项预算项

6、目。系统要求提供多维的查询条件，方便对预算项目查询。包括所在部门、经费主管部门、经费类别、经费性质、经费年度和预算类型（年度预算和临时预算）2.1.4 项目组管理项目组是指预算立项项目所对应的项目成员集合。由项目负责人和成员组成。可以是本部门或跨部门教工组员，支持学生干部或实习教师。项目负责人具有新增、编辑和删除项目组员的权限，也可以委托项目负责人。如果是非教职工，支持项目负责人为其创建登录账户。在采购申请时，只有项目组成员可以发起申请。项目负责人负责审核采购申请。2.2 采购计划采购计划是指采购人根据预算项目，提出采购申请，并经过项目负责人、所在部门领导、经费主管部门和学校分管领导（可选）等

7、流程审核后，所形成的学校统一采购计划。采购计划申请依据“有预算申请，有计划执行”。采购计划流程可根据工作流模型，可视化设计和配置节点和使用。采购计划明细可通过表格形式导出。采购计划包括具体采购项目名称、预算金额、具体项目负责人、拟采购方式、具体项目联系人等内容。支持多经费来源的采购计划申请。采购申请由采购人发起采购申请，内容包括采购基本信息、采购类型（货物、工程和服务）、选取采购预算项目、采购选项、采购明细和自适应采购附件。采购明细包括物品名称、采购目录、规格型号、参数、数量、单价、金额、经费来源等，要求预算项目余额能支持本次采购。采购选项（进口、大型仪器、高能耗设备、重大投资项目、科研、单一

8、来源采购和超限额标准等），支持参数可配置。采购附件支持采购技术参数和相应前置审批文件的模板和上载。要求支持采购选项与附件关联。（1）采购申请原则上支持一种采购类型，可以支持项目负责人的多预算经费来源。如果是政府采购的项目。（2）不同采购类型、经费主管部门、经费性质、采购限额标准和采购选项，支持不同采购申请流程，支持采购申请流程定义和配置。（3）采购申请人需要根据采购选择自适应不同的前置审批条件，包括项目论证、大型仪器设备采购论证、高能耗设备论证、单一来源采购论证和进口设备论证的。支持论证结果的扫描附件上传和查询。（4）支持采购申请的退回、修改、撤回等功能。（5）支持采购申请的货物、工程和服务的

9、相应采购明细、采购选项和采购附件目录的自动适应，并支持相应数据元填报和限额标准控制。（6）支持采购申请审批过程的系统页面提醒和手机短信提醒功能。2.2.2采购计划导入采购计划事先已经由学校或经费主管部门审核通过后，直接通过Exce1导入到采购计划模块中。支持通用类物品的集中采购，采购人是经费主管部门。（1）采购计划模板下载、导入和上载。（2）采购导入数据进行有效性检验，异常情况提醒。（3）导入数据查询确认，无误后写入采购计划数据库中。（4）外部采购计划。查询外部采购计划导入数据。2.2.3 采购申请审核采购申请提交后，按照自定义业务流程，支持不同角色的采购申请单审核。根据采购类型、经费来源、限

10、额标准和采购选项等情况,实施不同业务流程审核，支持采购审核节点的退回、确认提交和撤回等功能。支持可视化流程图展示查询、当前状态显示等功能，可导出采购审核完毕的图表，作为申报建议书的依据之一。2.2.4 采购受理采购管理部门（简称：采购办）统一受理学校采购计划申请，审核通过后，形成了学校统一采购计划。采购受理的主要功能如下：（1）受理采购申请。支持采购申请受理、退回等功能。如果受理通过后可直接创建采购任务书（采购建议书）。否则，退回给采购申请人，修改后再次提交受理审核。支持点对点回退或指定回退方式。支持项目与确认书一对一、一对多。（2）采购申请分单和合单。支持一个或多个采购申请分单和合单操作。按

11、照政府集中采购要求，对受理采购申请明细进行分单和合单操作，以便满足政府集中采购的要求，包括对采购组织形式、采购方式和采购执行需求。支持根据分单合单后的采购执行项目的金额给出建议采购方式。（3）受理采购计划（导入）。受理外部导入的采购计划。受理方式与内部的采购申请方式一样，只是对导入的采购计划进行受理。2.2.5采购申请查询系统支持多维条件查询，显示采购计划申请列表和采购申请单，审批流程图、流程日志、附件信息等。（1）采购申请查询。支持多维度的采购申请查询，采购申请列表、采购申请和附件清单，以及采购申请审核过程、流程图和流程日志等。（2）打印采购申请审批单。采购申请流程结束后，要求支持打印采购申

12、请审批单，原件扫描上载功能。支持系统的短信通知。采购任务是指采购计划受理后，通过对采购明细的合单和分单操作，生成待执行的采购任务单，并对该任务的采购组织形式、采购方式和委托机构等情况进行审核，并经过政府采购确认后，最后下达给采购执行人。具体实现功能如下：2.3.1 采购任务创建查询和选择已受理的采购计划申请，支持多选，并将采购申请对应的采购明细汇集成一个可选明细子集，为创建采购任务提供数据源，同样支持多选。用户可以点击子集创建任务，并生成采购任务单。支持分单和合单操作。一次创建没有完成子集，下一次还可以与别的采购申请明细单一或合单操作。支持灵活的采购任务创建。采购任务单形成后，通知项目负责人编

13、制具体任务的采购技术需求方案。在创建采购任务单时，如果选择采购组织形式为委托代理，要求自行产生下拉列表框，显示委托代理机构列表（从委托代理机构数据表中获取有效数据），选择其中之一。其他组织形式采用默认数，不用显示。支持采购计划导入模块中直接创建任务，支持多选。采购任务创建完成后。采购任务创建完成后，采购申请的附件一并继承,作为采购任务和执行附件。2.3.2 采购任务审核采购任务创建后，分管招标采购负责人对采购任务后续执行情况进行审核，包括采购项目、采购类型、采购预算、采购组织形式、采购方式、委托机构选择等进行审核。支持提交和退回功能。如果是单一来源的采购任务，可以增加分管领导审批环节。采购任务

14、审核通过后，如果是政府采购项目，再报上级部门审批。如果非财政项目，审批通过后直接下达采购执行任务。如果是政府采购项目，需要到省政府采购网上申报政府采购建议书，并获取“采购确认号”,最终明确采购组织形式和采购方式,并登记到采购任务模块中。附件上载政府采购确认书。采购建议书一旦被确认后，就可以下达采购执行任务。要求支持后期与省政府金财系统的对接方案。2.3.4 采购任务跟踪在异常情况下可以对采购任务进行撤销、终止或退回操作，或重新分配采购任务。采购任务单一旦被财政确认以后，不再支持退回和终止操作。异常情况下，如果采购任务被上级财政部门确认了，只能先撤销后，才能做退回或终止操作。235采购任务查询支

15、持多维度的采购任务和状态的查询，包括采购项目、采购负责人、采购类型、采购组织形式、采购方式、委托机构等。并打印采购任务审批单。各项目负责人只能查询本项目的任务情况。学院各级领导，根据授权，可查询所管辖范围内的采购任务，包括具体采购项目、项目负责人、采购任务等。2.4采购执行支持采购执行方式分为：项目采购、网超采购和自行采购。(1)项目采购：委托代理执行，包括“政府招标采购执行”、“第三方代理采购执行”和“学校招标采购中心执行”。(2)网上采购。政采云的网上超市执行(3)自行采购。由采购人或项目负责人自行采购。纳入政府集中采购目录的项目，单项或批量在限额金额标准以上，按照政府采购相关规定委托市本

16、级政府采购中心依法组织采购招标。主要实现功能：创建委托单、技术参数审核、委托查询、采购文件创建、审核和查询、成交结果登记。2.4.1.1 采购方案包括采购方案的创建、审核和查询，按照采购方案审核流程，进行采购方案的确认。支持采购方案跟踪、查询。2.4.1.2 委托创建选择下达采购任务，支持多选（原则：单一部门的同一采购申请人）。点击委托创建，生成采购委托单，系统支持其保存、修改、删除（恢复到采购任务状态）、提交功能。继承采购方案附件，支持下达采购任务的退回操作。2.4.1.3 委托跟踪委托跟踪，查询委托单，选择其中之一可以在委托单提交之前，可以进行退回和终止操作，退回指回到委托任务编辑状态。终止不再执行委托。支持委托查询。2.4.1.4 文