公司会议费管理办法.docx

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1、公司会议费管理办法第一章总则第一条根据XX（2017）63号XX会议费管理办法和XX2017）56号中共XX公司委员会关于贯彻落实中央八项规定精神、进一步深化作风建设有关规定文件精神，结合XX（2017）53号贯彻落实中央八项规定精神和省委、省政府十项规定实施细则等制度，为进一步规范省公司会议费用管理，切实改进会风，精简会议数量，控制会议规模,提高会议质量及工作效率，特制订定本办法。第二条本办法适用于XX公司省本部各部门主办或承办的各类会议，各地市公司可依据本办法，结合实际工作需要，制定本单位的会议费管理办法。第三条召开会议应遵循以下原则：（一）精简原则。性质相近、内容交叉、人员重复的会议应合

2、并召开，项目启动、政策宣贯、情况通报、活动动员和表彰等为内容的会议，原则上应采取电视电话会议方式。在不涉密且条件允许的情况下，直接开到基层，避免层层开会。（二）实效原则。明确会议目的，精炼文件材料，合理安排会期和会议议程，保障会议效果。（三）勤俭原则。严格执行费用标准，不得突破会议预算。第二章部门职责第四条各部门职责各部门应加强对会议的精细化管控，本着“必需、合规、节俭”的原则办会。（一）综合部：省公司会议管理部门，负责全省会议业务的归口管理，负责制定省公司会议管理办法，牵头管理省本部会议费预算及审核，对各部门会议费使用情况进行跟踪管控。（二）财务部：负责全省会议费预算的下达和会议的报销、审核

3、管理。负责公司整体会议费全面预算总盘子，年度会议费预算分解的审核，负责各类会议费报销及审核，对会议费支付结算实施监控。（三）主办（承办）部门：填报本部门年度会议计划，加强对本部门会议的管理，负责审核发生会议的必需性、真实性，确保会议实效，按规定管理、使用本部门会议费，对部门内会议费报销进行审核把关。第三章会议分类第五条会议分类：（一）一类会议：省公司召开的，要求省公司所属各单位、省公司各部门主要负责人参加的工作会、研讨会等。（二）二类会议：省公司各专业召开的，要求省公司所属各单位分管领导参加的专业会、研讨会等。（三）三类会议：省公司各部门召集的，要求省公司所属各单位相关部门负责人参加的专项工作

4、会等。（四）四类会议：是指除上述一、二、三类会议以外的其他业务性会议，包括小型研讨会、座谈会、规范制度编写会等。第六条会期、规模及人员（一）一类会议，会期一般不超过2天。参会人员不超过200人。工作人员数量控制在会议代表数量的15%以内。（二）二类会议，会期一般不超过2天，原则上每年不超过一次，参会人员不超过160人。合并召开的二类会议，会期不超过3天，应根据会议议题严格控制参会人数。工作人员数量控制在会议代表人数的15%以内。（三）三类会议，会期一般不超过2天，参会人员不超过80人。（四）四类会议，会期一般不超过15天，参会人员不超过40人。规范、制度编写等会议可依据实际情况适当延长会期。会

5、议报到和离开时间，一般不得超过2天，按一天的会议费标准计入会议预算。第四章会议预算、计划、审批和标准第七条会议预算（一）会议费预算采用定额上限管控，综合部牵头管理省本部会议费预算分配，各部门于每年年末上报下一年度会议费预算，经综合部审核后由财务部统一下达预算额度。各部门年度实际执行金额浮动超过批准年度预算的10%,将影响下年年度的预算申请总额。若需变更会议费预算，应在会议系统上走预算变更流程，报综合部审批后，提交公司领导批准。预算申请流程：部门综合提交预算申请一部门领导审批一综合部会议管理员审核一综合部领导审批，审批通过后可确认次年度批准预算。其中本次申请预算高于上年预算金额的，综合部领导审批

6、后需提交起草部门的分管领导审批通过，报综合部确认次年度批准预算。（二）各部门每年年底确定下一年会议费预算整体盘子，次年年中可根据上年年度实际执行总额以及上半年实际使用情况，通过系统变更申请流程调整本部门预算。预算变更（增加）申请流程：部门综合起草申请一部门领导审批一综合部会议管理员审批一综合部领导审批一起草部门分管领导审批，审批通过后报综合部可增加本年度预算。预算变更（减少）申请流程：部门综合起草申请一部门领导审批一综合会费管理员审核一综合部领导审批，待审批通过后可减少本年度预算。（三）参加政府机关和社会团体组织的会议，费用标准参照中央和国家机关会议费管理办法执行，所需分摊的费用原则上在部门整

7、体会议费预算内解决。各部门人员参加政府机关和社会团体组织的会议，应事先由各部门主要负责人批准。第八条会议计划与审批（一）省公司各部门应根据本部门的会议预算制定全年会议计划，于上一季度在会议系统中提交下一季度或全年会议计划，不能提交当季度会议计划。会议计划内容包括：主办单位，会议名称，经费、时间（月份）、天数、参会人数等信息。（二）会议计划提交流程：部门综合起草一部门领导审批。（三）无经费会议审批流程：经办人起草会议申请一部门领导或公司分管起草部门领导审批一提交综合部发布。（四）有经费会议审批流程：经办人起草会议申请一部门领导审批一综合部会议管理员审核一综合部领导审批一起草部门分管领导审批。待审

8、批通过后方可召开会议。市州分公司参照省公司审批流程制订各自的会议审批流程。（五）特殊会议（如：涉外会议等），根据实际需要，会议申请与审批按照“一事一议”报起草部门的公司分管领导审批。（六）未列入计划的有经费会议原则上不予审批召开，确因工作需要而召开的计划外会议，主办部门应在会议系统中走计划外会议申请流程。（七）会议通知上应明确此次会议是否包含“住宿”第九条会议费标准（一）会议费开支控制。会议费主要包括住宿费、膳食费、会议场地租金、会场布置、交通费、文件印刷费、医药费等项目。其中，交通费是指会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。会议代表参加会议发生的城市间交通费，按照

9、差旅费管理办法的规定在原单位报销。（二）会议费开支标准会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额标准如下：会议类型住宿费（元）伙食费（元）其他费用（元）合计（元/每人/每天）一类会XXXXXXXX二类会XXXXXXXX三、四类会XXXXXXXX综合定额标准为会议费开支的上限,各部门应在综合定额标准以内结算报销。分公司可参照省公司管理标准，修订本单位会议管理办法。(S)各部门应在会议结束后15个工作日内办理报销手续。会议费报销时应当提供会议费发票、会议通知、参会人员名单、会议所在酒店提供的费用原始明细单据及电子结算单等凭证。参加外单位组织的会议需提供会议费发票和会议通知

10、作为报销凭据。原则上，发票开具单位应与会议通知中会议召开地点一致，如在会议期间产生的会议费项目的正常费用，但酒店无法提供正常会议项目内容，可酌情处理，但总费用不能超过会议费用开支上限。省公司财务部依据会议计划对应经审批的会议通知按规定审核会议费开支。(四)会议费原则上采取银行转账方式由财务部直接结算，禁止以现金方式结算。如特殊情况需要员工先行垫付，报销时需附POS机刷卡单作为报销支撑材料。第五章会议组织纪律第十条不安排超规格住房，会议住宿用房以标准间和普通单间为主，参会人员不得额外洗漱用品。会议用餐原则上安排自助餐，不安排宴请。参会人员确需接送的尽量安排集中乘车。第十一条在省内召开的会议除会场

11、布置外不得外包给会务公司承办，会议活动现场布置要简朴，内部会议一律不专门摆鲜花、不制作背板和会议证件，不提供水果和茶歇。会议材料以电子版为主，会议一般不印制纸质材料，确需印制纸质材料的不得使用彩色铜板纸印制；不制作影集或相册。省公司一类及二类会议，有外部人员参加的会议等，确因工作需要可悬挂会议会标。会议会标应优先通过电子屏等形式展现。第十二条会议资料必须妥善保管，发放的内部资料严禁对外扩散，会议内容涉及保密事项的，必须严格遵守中国移动通信集团四川有限公司保密管理规定等相关制度，违反规定给公司造成后果或不良影响的，依据相关规定追究责任。第十三条不得虚报会议人数、天数等，不得违规扩大会议费开支范围

12、，不得擅自提高会议费开支标准。禁止使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用。禁止虚列会议，套取会议费用。禁止以会议费名义支付业务招待、培训等费用。禁止组织高消费娱乐、健身活动。第十四条会议费由主办部门承担，不得以任何方式转嫁摊派会议费，不得由第三方承担会议费。第十五条会议原则上安排在公司自有场所或协议酒店，禁止以各种名义和方式变相旅游。不得以任何名义赠送纪念品或土特产。参会人员不得接受供应商或合作方、其他单位提供的赞助和礼品。第十六条不得到中共中央办公厅、国务院办公厅关于严禁党政机关到风景名胜区开会的通知公布的21个风景名胜区（八达岭-十三陵、承德避

13、暑山庄外八庙、五台山、太湖、普陀山、黄山、九华山、武夷山、庐山、泰山、嵩山、武当山、武陵源（张家界）、白云山、桂林漓江、三亚热带海滨、峨眉山-乐山大佛、九寨沟-黄龙、黄果树、西双版纳、华山）召开会议。禁止召开会议的区域或范围以风景名胜区总体规划确定的核心景区地域范围为准。第六章附则第十七条省公司综合部落实主体责任，加大全省会议费管理的指导和执行情况检查。省公司内审、纪检等部门落实监督检查责任，加大对会议费支出合法合规性等内容的监督和检查。对于违反本办法相关条款规定的单位，给予通报批评；情节严重的，依照公司相关管理规定严肃追究相关人员的责任。第十八条本办法由省公司综合部、财务部负责解释。第十九条本办法自印发之日起施行。凡之前文件规定与本办法不一致的，以本办法为准。