公司档案管理实施细则（管理办法）.docx

《公司档案管理实施细则（管理办法）.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《公司档案管理实施细则（管理办法）.docx（6页珍藏版）》请在第一文库网上搜索。

1、第一章总则第一条为加强公司（以下简称：公司）档案管理工作，推动公司档案工作规范化、制度化、科学化，充分发挥各类档案在企业建设发展中的作用，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国企业档案工作规范等法律法规及XXX档案管理办法，结合公司实际，制定本细则。第二条本细则适用于公司所属各部门、各分公司（以下简称：各单位）。第三条本细则所指档案，主要包括文书、工程、招投标、合同、会计、审计、实物、权证、声像、产品、专利、科研等。第四条公司档案是公司资产的一部分，是确保国有资产保值增值的有效载体，受国家法律保护。各单位必须贯彻执行党和国家有关档案管理的法律、法规、办法及保密制度，维护档案的完整与安全。第二

2、章档案工作组织机构第五条公司综合部是公司档案工作的管理机构。第六条档案管理工作是公司各项业务活动的有机组成部分。各单位要将档案管理工作纳入到单位领导的议事日程，建立领导负责制和岗位责任制。第七条公司设置档案管理岗，并配备与本单位生产、经营和管理相适应的专职或兼职档案管理人员。第八条各单位应明确档案管理工作分管领导，并配备兼职档案管理人员。第三章档案工作职责第九条公司综合部负责对全市档案工作统一归口管理，并对各单位档案工作进行业务管理、指导和检查。其主要职责是：（一）贯彻执行国家档案工作的政策、法规及集团、省公司相关档案管理办法，接受集团、省公司及当地政府职能部门的业务指导和监督检查，制订本公司

3、档案管理各项制度、办法、实施细则等。（二）对各单位的档案工作进行监督检查和业务指导。（三）指导各单位形成的文件材料的归档工作，负责全市综合档案的接收、保管、鉴定、销毁、统计和提供利用等工作（人事档案由人力资源部、纪检档案由纪委办公室负责管理）。（四）负责向省公司报送档案统计年报。（五）开展档案宣传工作，培养公司全体员工的归档意识。（六）负责组织全市档案信息化建设及管理工作，建设档案信息网络。第十条各单位（主体责任部门）是文件材料形成、积累、整理和归档部门。其主要职责是：（一）接受档案管理部门的业务指导，支持档案工作，严格遵守档案各项规章制度，积极开展部门文件材料的收集整理工作，按时移交档案，妥

4、善保管暂存文件材料。（二）各单位档案管理员负责监督、检查、接收本单位员工移交的各类档案，归纳整理、编制移交清单后向综合部移交。（三）各单位档案管理员及项目负责人应对本部门或项目归档文件材料的完整、准确、系统和形成质量负责。笫四章档案管理第十一条档案库房及设施设备要求（一）各单位要建设规范的档案专用柜（架）或区域，妥善保管本单位留存及待移交的档案资料。（二）档案专用柜（架）或专用区域应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所，满足档案及其装具的承重要求（档案库房的单位承重标准不得低于800GJ）,并做到防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫、防光、防尘。存放特殊载体档案的区域或装具除应

5、具备上述“八防”功能外还应具有防磁能力。（三）设立档案库房的，应在库房内配置温（湿）度计、除湿机等设施设备,档案管理人员负责对库内温湿度计的观察，定时记录，并根据情况采取调节措施,确保室内温湿度达到规定要求（即库房标准温度为14-24。（3,标准相对湿度为45-60%）o（四）档案库房保持库房清洁卫生，无虫霉滋生。柜架内定期更换防潮、防虫剂。（五）档案库房不得堆放其它杂物，非工作人员不得进入，严禁在库房吸烟。第十二条档案借阅及利用（一）本公司员工因工作需要借阅档案，须凭本人工作证办理借阅登记手续，填写档案借阅登记表。（二）各项审计、巡视、检查如需查阅档案，须由迎检部门按规定办理借阅登记手续，填

6、写档案借阅登记表。（三）外单位查阅本公司档案，须持单位正式介绍信，由公司相关业务部门审核后，办理借阅登记手续，填写档案借阅登记表。（四）档案原件一般仅供在档案室阅看，如确因工作需要借出，借出期限一般不得超过五天，到期归还。如需再借，应办理续借手续。（五）借阅审批流程：借阅人提出申请一借阅单位领导审批一公司综合部领导审批一公司档案管理员。（六）绝密和机密档案的借阅按XX公司档案管理办法执行。第十三条档案的鉴定与销毁（一）公司综合部定期对已到保管期限的档案进行价值鉴定。鉴定档案由综合部主要负责人主持，由综合部和相关部门组成鉴定小组共同进行。（二）经鉴定仍需继续保存的档案应重新划定保管期限，对保管期

7、满确无保存价值的档案应登记造册，经公司领导批准后进行监督销毁，销毁清册永久保存。（三）销毁档案时，必须严守监销制度，指定两人以上监销，监销人要在销毁清册上签字。笫五章档案移交第十四条公司实行部门、项目及专项工作文件材料收集、整理、归档责任制。各主体责任部门、项目及专项工作专兼职档案管理人员应按照规定，将在工作中形成的应归档各类文件材料整理完毕后向公司综合部移交归档。任何个人不得将应归档的文件材料据为己有或者拒绝归档。临时性机构撤销时，其档案应向公司综合部移交。第十五条各单位向综合部移交前，必须先通知综合部档案管理员按归档要求检查验收，对不符合档案归档要求的，各单位应根据整改意见进行整改、经认定

8、合格后，再正式移交手续。移交时需提供纸质移交清单一式两份和电子目录。第十六条各单位移交档案时应编制移交清单，档案管理部门对归档文件进行审核验收，履行签字手续。对于不符合标准的文件材料，退回移交人处整改。（一）综合部收文员于每年3月底前移交上年度各类公司发文，签报，公司会议纪要，集团、省公司及相关上级单位的来文，总经理办公会、投资采购决策会等重要会议记录及会议录音录像、公司各类工作会议、新闻宣传等重要文件、资料及声像、实物档案。（二）各单位档案管员于每年3月底前移交上年度本单位承办的合同纸质件。集团客户部等单位代表公司对外签署的、未经合同系统会审的线下协议移交时间同上。（三）采购中心在完成招标6

9、0日内移交各类招标档案（同时移交招标资料PDF格式电子版）。（四）集团客户部等对外投标部门在完成投标60日内移交各类已中标的投标档案（同时移交投标资料PDF格式电子版）。（五）网络部、全业务支撑中心等工程项目建设部门及时移交已竣工验收3个月的各类项目、工程档案（同时移交竣工图纸、设计文件等资料PDF格式电子版）。（六）财务部次年5月前移交会计凭证档案。（七）党委办公室移交党委会会议记录本等档案前，需编制卷内目录并同步移交目录电子文档和纸质文档。（A）机要件设置专人进行专项保管。（九）公司级奖杯、奖状、证书等需由综合部保管的，各单位在实到实物后7个工作日内完成移交；由各单位自行摆放或保管的，需在

10、收到实物后7个工作日内提交实物照片及电子目录台账至综合部。公司级以下的奖杯等存放在各单位班组或服务中心的，由各单位收到实物次年3月前提交实物照片及电子目录台账至综合部。合中国移动公司档案管理实施细则件编?ChinaMobi1e版本：1.0（+）内、外部各级领导或单位到公司开展视察、调研等工作的，由综合部承办秘书于视察、调研等工作结束后7个工作日内提交照片、视频等影像资料及信息稿PDF电子文档到档案管理员处；各单位及下属机构承接的，由各单位档案管理员于视察、调研等工作结束后7个工作日内提交提交照片、视频等影像资料及信息稿PDF电子文档到公司档案管理员处。（十一）移交各类文书档案，需带会审部门及领

11、导签批的意见等流转信息同步打印，并加盖发文单位章；移交合同档案时，除提供合同文本外，还需同步提供合同审签页或领导审批的快文及所有附件资料，合同签字盖章及签署日期不得为空，否则综合部不予接收。（十二）各单位对移交的档案真实性及完整性负责，禁止篡改、损毁、伪造档案，禁止擅自销毁档案。第七章档案工作突发事件应急预案第十七条档案工作突发事件应急处置（一）公司珍贵保密档案、会计档案、科技档案库房为重要应急处置的区域；其它档案保管场所为一般应急处置的区域。（二）一旦发生突发事件，第一发现人应立即向主管领导报告。主管领导应按照已发生、可能发生之事件性质和等级，赶赴现场，组织处理。必要时，请求公安、消防和档案

12、主管部门的支持。（S）在火灾事件发生时应迅速拨打119火警电话，并在消防人员到场前组织人员尽可能的对室藏档案、资料、设备进行抢救，在依靠自身力量不能处置的情况下，组织人员撤至安全区域，等候消防人员到场后，及时全面介绍险情，协助抢险活动。（四）在盗窃、泄密事件发生时应立即控制和保护现场，禁止一切人员进入，同时报告主管领导和公安部门查勘。（五）在突发事件中如发生人身伤害情况，应立即拨打120急救电话，组织人员将伤者送往医院进行抢救。（六）在突发事件发生时应服从主管领导的指挥，准时到达指定位置，负责开展抢救人员、转移档案、抢修设备等工作。（七）按公司安保部的安排开展应急演练，将档案库房作为单独的点位组织。第八章问责第十八条各单位必须妥善保管档案，不得损毁、丢失及泄密。对违反规定造成档案损失的人员，按中华人民共和国档案法、中国共产党纪律处分条例、四川公司各类问责办法等相关文件对违规行为进行定性，视情节给予相应处分。构成犯罪的，依法追究刑事责任。第十九条各单位不按期移交档案、归档文件资料不符合档案管理规定的,责令限期整改。第九章附则第二十条本办法由公司综合部负责解释。第二十一条本办法自印发之日起实行。第十章附件附件一：公司综合档案业务管理规范V3.1宜宾分公司综合档案业务管理规范（V三附件二：隶属部门代码B隶属部门代码s附件三：档案分类号明细表B档案分类号明细表.x1sx