公司订单管理办法.docx

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1、第一章总则第一条目的为加强公司采购订单管理，规范采购订单的流程，提升采购订单的制作效率和质量,依据国家相关法规、公司制度与内部控制要求，制定本订单管理办法。第二条适用范围以下内容均应实施请购与订单管理：一、二级集中采购目录内的产品或服务类采购,固定资产投资类项目。本办法适用于公司的订单管理。第三条定义需求请购是采购订单业务处理的起点，是触发寻源采购、订单下达、物资供应等的重要凭据。采购订单是为明确具体采购标的、数量、金额、期限、履行方式等主要条款而签订的合同性文件，是交易双方结算的重要凭证。第四条订单系统订单的系统管理采取“两个系统，一个标准”，两个系统指供应链系统和ERP系统，订单制作、提交

2、、同步等操作均应在供应链系统中进行，按照财务规定，要求同步的订单需同步至ERP系统。第二章职责分工第五条需求单位1 .负责请购的发起。以下条款是对在供应链系统中发起的请购的管理要求。2 .负责请购信息的准确性和完整性。负责正确选择或填写物资类型的产品信息,库存组织（工程物资、杂品、成本费用、工程费用、业务用品等）、物料编码、产品明细清单（含BOM数据结构下的产品清单）、数量、单价等请购信息。对于有采购结果的产品，需选择合同号、供应商等信息。对于无采购结果或有采购结果但份额不足的产品，需按照寻源采购的管理要求提供“1表格6附件”，其中“1表格”是指“请购内容整合表”；对于公开招标或公开比选采购项

3、目，“6附件”是指：技术评分细则、报价表、立项签报（资本开支项目）/预算截图（成本开支项目）、技术规范书、合同模板、合同关键条款内容；对于单一来源采购项目，“6附件”是指：报价表、立项签报（资本开支项目）/预算截图（成本开支项目）、技术规范书、合同模板、合同关键条款内容、单一来源采购支撑文件。3 .对于受配置清单管控的产品请购，负责及时在工建系统中录入产品的配置清单并同步至供应链系统。4 .对于工程类实物请购，负责在请购时明确物流方式。5 .已审批通过的需求发生变更、撤销等，导致订单无效、修改，负责及时发起订单修改/撤回/废除申请并按原请购流程逐级审批。6 .负责确保实物类物资严格执行订单下达

4、及审批在前，执行合同内容在后。7 .需求单位应为订单预留合理处理时间，并确保订单在合同有效期内下达。第六条采购组隶属于综合部采购物流中心。其主要职责如下：1 .负责根据合同等依据，对纳入统一管理的订单进行集中制作、提交、同步、修改、撤销等。2 .负责向供应商下达供货通知单。3 .对于因合同变更、合同终止等需变更或取消原合同订单的情况，负责根据合同经办人提供的有效依据（公文、快文等）在供应链系统中对原合同对应的订单作变更、取消等操作。4 .负责财务报销所需订货单的签字盖章。5 .当订单无法实施制作时，及时判断原因，并通知相关人员处理。第七条物流组隶属于综合部采购物流中心。其主要职责如下：1 .负

5、责物资仓储、运输管理，以及物资到货后在供应链系统及时完成系统同步工作。2 .负责供应商合同物资到货证明签署工作。3 .负责实施库存会签工作，确保优先使用库存物资。第三章订单基本要素第八条订货单编号：由供应链系统自动生成，是订货单识别和查询的标志号码。第九条资金来源：由需求填报时确定。资金来源决定了订单可选择的物料类型和物料属性。第十条合同编号：订单的合同信息决定了订单中的集采级别、框架协议编号、供应商信息和物料编码等字段。第十一条物料或服务名称、规格型号、单位：订单中相关的物料或服务名称，以及在此物料下的规格型号及单位。第十二条订单数量、价格及依据、税码：订单中的物料数量在填报需求时确定；物料

6、行中价格为不含税价格单价；订单依据是指制作和审批订单、订货单汇总表等所需的合同、公文、清单等支撑性证明文件。一张订单只能选择一个税码，不同税码的物料分别制作订单。第十三条需求到货日期：由需求人根据实际需求时间填写，可等于或晚于合同约定到货日期。第十四条供应商承诺到货日期：默认为合同约定到货日期，供应商承诺到货日期与合同约定不一致的，以实际沟通结果为准。合同约定到货日期由合同经办人根据合同条款填写。供应商负责对订单到货日期进行确认，供应商是否对订单到货时间确认不得影响订单审批流程。超过合同约定到货日期未被到货接收的订单视为逾期到货订单。第十五条物流方式：主要包含厂家直发现场、厂家送货到指定仓库、

7、到供应商仓库自提等方式。第十六条收货单位、收货人、项目名称：收货单位可以是省公司RDC仓库，市（州）仓库，需求或使用现场。第十七条采购订单中规定的收货人应根据实际到货情况，完成采购订单的接收工作。收货人不能为采购执行及订单创建的人员。第十八条服务类订单的要素：涉及施工，设计等服务类订单，订单中不含税单价为1元，以数量的额度为订单总价k元。特殊情况按具体实际情况操作。第四章订单分类第十九条订单根据资金来源分为资本类和成本类,其中资本类订单根据物料属性分为工程物资，土地购置，工程服务（非实物）订单；成本类订单根据物料属性分为促销礼品、宣传品、业务用品、杂品、卡品、备品备件、成本费用（非实物）订单。

8、第五章采购订单的管理流程及要求本章管理流程主要针对供应链系统中的制作、审核、订货单下达等流程。其他自采类及服务类订单应参照本流程规定，结合相关要求完善具体实施方案。通过电商平台管理的订单采用分级审批管理原则，具体流程及要求参照XX电商采购平台业务管理实施细则执行，需录入供应链系统的电商平台订单按本管理办法规定执行。订单管理必须遵循“需求、合同、订单三匹配”的要求。第二十条需求请购以下条款适用于供应链系统中发起的正常需求请购管理流程。抢险救灾、紧急请购、非供应链请购及本办法中未尽的关于请购的其他条款详见公司采购管理规范。（一）请购的产品尚无采购结果的或有采购结果但份额不足，请购审批通过后，由采购

9、人员进行寻源采购或向省公司申请份额，再转至订单环节下达订单。（二）资产实物类请购：需求部门需对项目名称、物料编码、产品名称、数量、单价、税码、到货接收人、到货日期等请购明细进行确认。（三）成本实物类请购：开支部门需对预算项目号、业务活动、会计科目、物料编码、数量、单价、税码、到货接收人、到货日期等请购明细进行确认。（四）资产非实物类请购：需求部门需对项目编码、物料编码、数量、税码、到货日期等请购明细进行确认，计划投资部门需对项目费用进行维护。（五）供应链系统中请购单的系统设置审批权限1 .请购金额2万及以下由请购单位三级经理审批；2 .请购金额2-10万由公司分管副总审批；3 .10万及以上由

10、公司总经理审批。第二十一条订单依据（一）订单依据的录入A.有合同的订单：采购合同是订单制作的有效依据。合同经办人需将以下合同信息及时录入供应链系统：a）产品的物料编码、单位、配额系数等；b）产品的价格（含联动价格及其有效订单周期的设置）；c）供应商信息；d）合同有效期。B.电商平台的订单：具体流程和要求详见省公司供应链管理部下发的XX平台业务管理实施细则。（二）订单依据的审批物料编码、单位、价格、配额等的维护与修改必须与采购结果或合同一致。第二十二条订单制作1 .框架协议加订单模式下，订单累计的金额，及货物或服务的数量，不得超过合同的金额上限及数量上限，也不得超过项目的预算总额。在合同有效期结

11、束后，该合同不能再生成具有购买要约性质的采购订单。2 .订单制作的依据应符合以下规定：订单必须严格按照合同规定提供附件；直接创建的订单，必须上传经审批的需求单作为附件；在合同中无法找到直接价格依据的订单，须在订单的备注或附件中体现价格计算方法。第二十三条供应链系统中订单的系统设置审批权限根据采购订单的分类，各类采购订单的决策按以下流程审核：1. 单项订单金额IOO万及以下由订单制作人所在部门经理审批；2. 100-200万由公司分管副总审批；3. 200万及以上由公司总经理审批。第二十四条订单下达：采购订单经审批通过后正式生效后，由订单人员通过供应链管理系统下达供货通知给供应商。第二十五条订单

12、接收：供应商收到供货通知单后，发货前在系统生成发货通知。采购订单接收人根据发货通知单中的信息审核到货物资或服务的数量、型号等信息后对采购订单进行部分接收或全部接收。到货物资应及时处理（如：签收、退回、送检等），采购接收人应在物资到货签收后及时在供应链系统中完成到货接收并同步ERP系统。第二十六条订单到货进度跟踪：订单下达前，订单起草人员负责与供应商预沟通订单到货时间，填写沟通结果作为供应商承诺到货日期；订单下达后，订单起草人员负责对超过需求到货日期还未接收的订单进行跟踪，对供应商进行到货催办；对于逾期未到货订单，由采购、物流、供应商管理、合同管理等环节根据合同条款对供应商逾期到货进行考核及处理

13、。第二十七条采购订单的修改/撤回/废除：已正式生效的采购订单如需修改/撤回/废除，由相关人员发起订单修改/撤回/废除申请，经决策通过，完成采购订单的退接收后才能进行修改。1 .订单修改/撤回/废除申请决策流程：由申请人发起流程,按原清购流程逐级审批后，转至接收单位的物流管理员、订单管理员、采购物流中心经理等流程环节处理。2 .退接收操作流程：A.已入库接收但物资尚未领用及己直发现场到货接收的采购订单：由采购订单中的收货人进行退货操作后，由订单起草人员进行修改。B.己入库接收但物资已领用的采购订单：由物资领用人进行物资退库操作后，由采购订单中的收货人进行退货操作，由订单起草人员进行修改。C.已报

14、账的采购订单：由订单起草人员协同报账人员、财务人员联系供应商开具红字发票并退回相应已支付款项。财务人员完成退账操作后，物资领用人和收货人根据物资到货和领用的状态，完成退库和退货操作，再由订单起草人员进行修改。D.供应商在接收到退回货物后，通过线上协同或线下提供纸质单据的方式，将收货确认反馈至原订单中的物流管理员。第二十八条订单的报账结算：合同订单的结算应遵循合同中关于付款条款的规定。采购订单中未列明的其他事项均应遵循合同中交易双方相关责权条款的约定。供应商在订单货物接收后，按照合同的约定，凭包括采购订单在内的结算凭证申请支付相应的款项。订单制作人员负责根据报账相关要求提供报销所需的采购订单报表

15、等依据。长期挂账暂估应付款的订单应由经办的订单制作人员、合同经办人或经授权的相关人员签字确认并说明具体原因或情况。第六章嵌入式廉洁风险防控要求第二十九条本制度涉及的廉洁风险点及防控措施如下：1 .采购订单不规范2 .执行管控不到位第七章监督检查第三十条采购物流中心负责对本部门的采购活动进行指导、管理和监督，检查采购活动的规范性。第三十一条采购物流中心负责每季度检查下属对本办法的执行情况，纠正与本办法不一致的做法。对未严格执行本办法有关要求的单位，视情节严重程度，以扣减供应链绩效考核得分、通报批评、KP1扣分等方式进行责任追究，督促完成整改工作。第八章责任追究第三十二条因客观原因非蓄意违规，视情节轻重，对执行者处以诫勉谈话、通报批评，对管理者、决策者处以诫勉谈话、提醒谈话。第三十三条因主观原因蓄意违规，对执行者、管理者、决策者按公司员工违纪违规处分实施细则（试行）处理。第三十四条对违反廉洁从业规定已达到违纪违规的，按照员工违纪违规处分实施细则（试行）的相关规定进行责任追究，情节严重的移送司法机关处理。若为中共党员，还应按照中国共产党纪律处分条例进行党纪处分。第三十五条对违反廉洁从业规定但暂未达到违规违纪的行为，视情节轻重给予以下组织处理：情节较轻的，给予提醒谈话、批评教育、书面检查；情节较重的，给予通报批评、取消评优争先资格；情节严重的，给予诫勉谈话、