印章管理制度.docx

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1、XX有限公司印章管理制度一、总则印章是公司经营管理活动中行使职权，明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具。为了规范公司的印章管理，维护公司印章的权威性和严肃性，明确公司印章的使用权限范围和使用人、保管人、审批人的责权，严格事务审批程序，规范用印行为，提高服务质量和办事效率，从而保证印章刻制、保管及使用的合法性、严肃性和安全性，有效地维护公司利益、降低运营风险，特制定本制度。二、适用范围本制度规定了内部通用印章的刻制、使用与管理，本制度适用于公司及各成员公司的印章管理。三、印章类型本制度中所涉及印章种类大体可分为行政印章与业务印章两类，行政印章种类明细有：企业法人公章、系统职能部门行政印章等印

2、鉴证明；业务章种类明细有：企业合同专用章、企业财务专用章、企业发票专用章等印鉴证明。公司印章主要指：公章、法定代表人名章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、各职能部门章等其它各种用于明确公司对外、对内各种权利、义务关系的印鉴。各部门及事业部印章属于内设机构章，按照部门管理职责范围及业务范围和工作需要使用，用于办理内部事务、对外处理答复本职能部门的职权范围内的一般事务及专项事务，不对外行使权力。按照通常使用的印章、根据各类印章的实际功能来分，主要印章类型如下：（一）公章公章系公司按法定程序经工商行政管理部门注册登记后，在所在地公安部门指定地点刻制并备案，对外具有法定效力的公司正式印章。代表公司

3、的法定名称，正式代表公司的权力和职责的印章。使用范围：代表公司行为，对书面文件、材料内容给予一定形式的认可并承担责任,如承认、发布、证明、担保、授权、权利义务关系承担等。1 .公司作为市场主体接受政府部门管理、履行相应职责、申请相关权利时按规定提交的资料及证明；2 .公司作为市场主体为保障正常运行办理相关支撑业务时代表公司行为；3 .公司作为市场主体与平等主体之间进行合作、开展业务的权利义务承担文件；4 .公司经营管理中的重大决策、通用规则文件；5 .公司因与员工建立劳动合同关系需协助提供的某些证明。（二）法定代表人名章系刻有法定代表人姓名，代替手写签名，加盖在文件或凭据上以代表公司负责的印章

4、。使用范围：公司开具的支票；其他须加盖法定代表人名章的凭证与法律文书。（三）专用印章系代表某项专业内容的行使或代表公司部分职能部门或事业部行使部门职能的印章。专用印章分为公司业务类专用章和部门印章。其中，公司业务类专用章为代表和行使某项专业内容和权力的印章，包括合同专用章、财务专用章、发票专用章、业务专用章等。部门印章为代表公司部分职能部门或事业部行使部门职能的印章，仅限公司内部或公司内部使用的印章。使用范围：1业务类专用章11合同专用章：以公司名义签订的各类对外合作的交易合同及协议。合同专用章采用圆形、直径40cm,刻有合同专用章字样、开户银行信息、银行账号、企业电话、企业地址（与营业执照相

5、符），文字自上而下排列。1.2财务专用章：往来对帐需财务确认的核对函件；结算、结账证明；涉税报表、资料及相关退税资料；其他需要加盖财务专用章的文件材料。财务专用章有方形章和圆形章两种，圆形章同上，方形章，边长2.5cm、文字自上而下自左而右。13发票专用章：购买或开具发票时使用。发票专用章采用椭圆形，4cm*3cm,文字自左而右环绕。1.4业务专用章：执行日常购销业务时启用的印章。业务专用章采用椭圆形，4cm*3cm,文字自左而右环绕。2.部门印章2.1人力行政部印章：包括人力资源章、劳动合同专用章等人力资源章使用范围：对公用于公司提交到劳动局、社保局、就业局、公积金管理中心的工作资料，以及提

6、交给保险公司的业务资料。对私用于公司出具的在职证明、离职证明、薪资证明（收入证明）、工作年限证明（仅适用员工在公司期间的工作年限）、实习鉴定表、人事介绍信等与人事信息相关证明。辅助履行部门职责、实现部门职能的终止或解除劳动合同协议书、对外招聘合作协议、考勤记录、培训或会议邀请函、旷工通知书、违纪通知书、倡议书等。人力资源章采用椭圆形，4cm*3cm,文字自左而右环绕；劳动合同专用章：用于公司与员工签订劳动合同、协议以及证明双方劳动关系的资料。四、印章管理印章管理包括印章刻制、印章下发及启用、印章保管授权、印章使用规范、用印检查、印章废止、印章更换、印章遗失处理以及违反印章管理规定的罚则等。公司

7、印章的管理应做到刻制经审核、保管依授权、使用经审批、用印需登记、违规受惩罚，并加强保管人员、用印人员责权意识、规范意识，严格遵守印章管理制度。4. 1印章刻制公司各类印章刻制的申请由印章使用管理部门提出，并根据需求填写印章刻制申请表将申请信息、印章的名称、印章用途、样式等进行详细说明。申请上报到法务部审核，经执行董事批准后，方可进行印章的刻制。审批通过后的印章刻制申请表在法务部存档备案，并由法务部开具公司介绍信委托专人到指定机关代表公司执行印章的刻制。印章样式应根据国家有关规定制作。字体应使用宋体字和规范化的简化字，材料选用根据同行业标准和惯例确定。刻制公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章

8、必须按国家规定在国家法定管理部门指定的地点办理并履行备案手续，严禁在非法定机构刻制印章。未经公司执行董事批准，任何部门和个人不得擅自刻制本部门的印章。对私自刻印、伪造公司印章的行为，公司将追究其法律责任，由此导致的所有民事、行政责任均由责任人承担，触犯法律规定的，将依法移交相应机关追究法律责任。印章刻制完毕必须做好印鉴留样工作，并填写印章留样备案表进行备案登记。4.2印章下发及启用法务部为印章管理部门。各分子公司印章实际保管使用部门为印章使用管理部门，也可称为印章保管部门。任何印章保管部门在启用印章前，均须在法务部办理领取手续，接受相应的责权告知，明确印章使用范围，并办理印章书面签收手续，印章

9、保管部门应指定专人领回印章并转交该部门负责人。指定的专人签收印章时，须查验印章是否有被使用过的痕迹，若发现有被使用过的痕迹，有权拒签，并应及时报告所在部门负责人和法务部负责人。法务部应及时监督各负责人在印章刻制申请表的印章领用备案信息处签字确认（包括执行董事、保管部门最高负责人、保管人、领取人、法务部交付人签字确认），并针对印章下发后的管理情况进行不定期抽查。印章保管部门最高负责人签署印章管理承诺书，印章实际保管人签署印章保管承诺书。新印章启用前应由法务部下发启用通知，并注明启用日期、保管部门和使用范围。4.3印章保管及使用授权4.3.1印章保管人印章原则上由保管部门最高负责人保管，即保管部门

10、最高负责人为保管人；部门章的保管人必须为部门最高负责人；其他类型的印章，若某部门保管的印章超过两枚，保管部门最高负责人可按管理制度授权指定的人进行保管，授权专管员应具备良好的职业道德和操守，印章保管人对授权专管员的工作负责，与其承担连带责任。印章保管人具有保管、登记、监督等多重责任与权力。4.3.2印章保管人职责公司所有印章应入柜加锁，妥善保管，随用随取，用毕立即存于原处。节假日应封存印章，严防不测。一旦发现丢失及异常情况，应妥善保护现场，及时报告法务部负责人（授权专管员保管印章的，第一时间报告部门最高负责人），查明情况，及时处理。印章保管人应妥善保管印章，并规范用印。防止因印章丢失、被盗用、

11、滥用等行为给公司造成损失。公司预留在银行的印鉴必须为公司法定代表人名章、财务专用章。法定代表人名章与公司公章应分部门保管，其保管人不得为同一人。保管人直接对用印的结果负责，遵循“无单不用印”的原则，用印时必须对符合本制度要求的资料是否已经通过用印审批人批准、复核；检查实际用印资料与批准用印资料是否一致，包括资料名称及份数。对不符合用印条件的资料，保管人有权予以退回；遇有违规用印要求的，保管人在拒绝用印后，有权将情况向法务部负责人直至执行董事汇报（授权专管员保管印章的，首先向保管部门最高负责人汇报）。对留档的用印审批单、合同审核单保管人应及时进行编号，保证可追溯性。保管人应严格遵循“按实用印”原

12、则，绝不允许给空白文件和凭证盖章，也不能随意委托他人代为盖章。保管人对所保管的印章，应经常检查，及时清洗，细心保护。4.3.3印章保管使用授权根据印章性质，印章保管人保管使用授权如下：公章的保管人为公司法务部门负责人或各分子公司最高财务负责人，由执行董事审批使用。公章的保管人以公司执行董事及公司授权的有权签字人签字同意的审批单为依据使用公章。无相应审批单为依据使用公章，保管人承担主要责任，申请人承担次要责任。法定代表人名章的保管人为执行董事授权的专人，保管人无独立使用法定代表人名章的权力。印章保管人需依据已盖公章的文件或相关负责人审批的用印依据使用法定代表人名章，否则负全部责任。财务专用章的保

13、管人为各分公司财务部负责人，保管人无独立使用权力，但具有监督及使用审批权力。财务专用章应依据执行董事授权的范围、会计原则、对外结算需要和公司授权的有权签字人签字同意的审批单为依据使用。未在执行董事授权范围内或无公司授权的有权人签字同意的审批单为依据使用财务专用章，保管人承担主要责任，申请人承担次要责任。合同专用章的保管人为执行董事授权的专人，在执行董事授权范围内使用。保管人无独立使用权力，但具有监督权。合同专用章的启用须凭有法务部负责人审批同意的合同审核单为依据使用。未在执行董事授权范围内或未经法务部负责人签字同意使用，公司合同专用章保管人承担主要责任，申请人承担次要责任。各分子公司部门印章：

14、由经分子公司总经理批准、报法务部备案的部门负责人保管。保管人对印章具有使用复核权，同时负保管、监督责任。该类印章仅限运用在本制度规定范围内的相关文件上，不可逾越制度规定使用。4.3.4特定情况下授权保管人印章类型授权保管人审批人保管时间备注特定情况下授权保管人的规定:1 .印章保管人岗位空缺或人员处于试用期间，由印章管理部门负责人指定其他人员保管，须报法务部备案。2 .印章保管人出差或休假，影响到印章使用时，印章保管人需将印章临时交接给本部门专人保管（财务专用章与法定代表人名章不得指定同一人保管），填写印章临时保管交接表，并及时报法务部备案。授权专管员出差或休假，由保管部门最高负责人指定符合要

15、求的其他人为临时保管人。如因交接期间印章出现问题，临时保管人负直接责任，印章保管人负连带责任。3 .印章保管人离职、印章保管人临时变更时，必须办理印章的交接工作，保管人、交接人、监交人（法务部人员担任）必须签字确认。印章保管人如有岗位变动或调离公司时，须交清所保管的印章和印章使用登记簿，方准许办理岗位变动或离职手续。印章交接要在第三人监督下进行，并填写印章保管人离职交接单，由双方当事人及监督人签字。4 .4主要印章使用规范（包括使用范围及使用审批授权）4.4.1公章使用规范公章使用事项具体包括：内部文件，包括各类函件、会议决议、授权书、证件、证书、证照复印件等。报表类文件，包括财务类报表、统计

16、类报表等。由财务总监或财务经理对需要加盖公章的报表类文件进行审核。外来文件，包括各类公文、证明、保证书等。包括：合同类文件，各类需要加盖公章的合同、协议、备忘录、补充协议及相关附件等；进出口代理合同；所有对外合同、协议或具有合同成立作用的承诺；涉及本企业经营管理规章制度和重大决策的正式公文；涉及企业资本结构、对外投资、资产负债、盈利税收等重要财务数据的对外报表、相关资料或评估报告；对外报送的重要工作汇报；涉及本企业重大利益的诉讼、请示、报告、申请、说明、声明、告示；涉及本企业形象的大宗宣传项目；其他需要由执行董事及事业部总经理最终核准的事项。外来文件应当由法务部负责对需要加盖公章的合同类文件进行审